Kompleksowa usługa zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Kompleksowa usługa zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-07-11
Data składania ofert	21/07/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	301900007 Różny sprzęt i artykuły biurowe 550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555200001 Usługi dostarczania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Numer przetargu	6389535

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/07/2025/ProNGO</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie Ofertowe nr 1_07_2025_ProNGO.pdf</li>
 <li>Zał. 1 - Formularz ofertowy.docx</li>
 <li>Zał. 2 - Wzór oświadczenia.docx</li>
 <li>Zał. 3 - Wykaz usług.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa usługa zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia.</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zapewnienia zakwaterowania oraz wyżywienia 
podczas organizacji wsparcia grupowego (spotkania sieciujące, szkolenia, wizyty studyjne krajowe) w ramach realizacji projektu „ProNGO” nr FEDS.07.07-IP.02-0024/24. 
Zakres przedmiotu zamówienia. 
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca: 
1.1.	Zapewnienie łącznie 450 pokoi dwuosobowych ze śniadaniem. Przewidywany zakres świadczenia usług: 
a.	Zadanie Sieciowanie współpracy, wsparcie grupowe: spotkania dwudniowe na terenie Dolnego Śląska. 
•	1 grupa: śr. 17 osób, tj. śr. 9 pokoi dwuosobowych. 
Łącznie 18 grup: śr. 8 grup w 2025 roku oraz śr. 10 grup w 2026. 
b.	Zadanie Szkolenia dla NGO, wsparcie grupowe: spotkania trzydniowe na terenie Dolnego Śląska. 
•	1 grupa: śr. 10 osób, tj. śr. 5 pokoi dwuosobowych x 2 doby. 
Łącznie 18 grup: śr. 8 grup w 2025 roku oraz śr. 10 grup w 2026. 
c.	Zadanie Wizyty studyjne krajowe, wsparcie grupowe: spotkania dwudniowe na terenie Polski. 
•	1 grupa: śr. 17 osób, tj. śr. 9 pokoi dwuosobowych. 
Łącznie 12 grup: śr. 6 grup w 2025 roku oraz śr. 6 grup w 2026. 
1.2.	Zapewnienie łącznie: 1668 Obiadów, 942 Kolacji, 1668 Przerw kawowych. Przewidywany zakres usługi: 
a.	Zadanie Sieciowanie współpracy, wsparcie grupowe: spotkania dwudniowe na terenie Dolnego Śląska. 
•	1 grupa: śr. 17 osób (1 os.: 2 x obiad, 1 x kolacja, 2 x przerwa kawowa). 
Łącznie 18 grup: śr. 8 grup w 2025 roku oraz śr. 10 grup w 2026. 
b.	Zadanie Szkolenia dla NGO, wsparcie grupowe: spotkania trzydniowe na terenie Dolnego Śląska. 
•	1 grupa: śr. 12 osób (1 os.: 3 x obiad, 2 x kolacja, 3 x przerwa kawowa). 
Łącznie 18 grup: śr. 8 grup w 2025 roku oraz śr. 10 grup w 2026. 
c.	Zadanie Wizyty studyjne krajowe, wsparcie grupowe: spotkania dwudniowe na terenie Polski. 
•	1 grupa: śr. 17 osób (1 os.: 2 x obiad, 1 x kolacja, 2 x przerwa kawowa). 
Łącznie 12 grup: 6 grup w 2025 roku oraz 6 grup w 2026. 
2.	Okres realizacji usług: od 01.08.2025 do 31.12.2026. 
3.	Zamawiający zastrzega, iż szczegółowy zakres usług będzie wskazywany przez Zamawiającego przed każdym wydarzeniem/daną formą wsparcia dla danej grupy uczestników, nie później niż: 
•	14 dni - w zakresie terminu/data i ilość dni; 
•	14 dni - w zakresie lokalizacji/województwo i miejscowość; 
•	7 dni – w zakresie liczby uczestników. 
4.	W zakresie, o którym mowa w pkt. 4 powyżej, Zamawiający wymaga elektronicznej wymiany informacji, za pośrednictwem uzgodnionych przez Zamawiającego i Wykonawcę adresów mailowych. 
5.	Zamawiający przewiduje możliwość częściowych płatności wynagrodzenia Wykonawcy, odrębnie za każde wydarzenie/daną formę wsparcia dla danej grupy uczestników. 
Szczegółowe informacje w Zapytaniu Ofertowym i zał.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Zgodnie z Zapytaniem ofertowym i zał.: Oferta zostanie oceniona na podstawie 3 kryteriów gdzie na 100% składa się: Cena oferty (90%), Gotowość (5%), Zatrudnienie pracowników w niekorzystnej sytuacji (5%). 
Ocenie w ramach kryteriów zostaną poddane wyłącznie oferty spełniające wymogi formalne.
 Kryterium 1: Cena złożonej oferty (waga 90%, maksymalna ilość punktów: 90). 
Punkty: 
C=(Cn/Co) x 90% x 90 pkt. 
gdzie: 
C – liczba punktów w ramach kryterium „Cena”, 
Cn - najniższa cena spośród ofert ocenianych 
Co - cena oferty ocenianej 
Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.
 Kryterium 2: Gotowość (waga 5%, maksymalna ilość punktów: 5). 
Punkty: 
G=(Gn/Go) x 5% x 5 pkt. 
gdzie: 
G – liczba punktów w ramach kryterium „Gotowość”, 
Gn - najniższa wartość spośród ofert ocenianych 
Go - wartość oferty ocenianej 
Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.
 Kryterium 3: Zatrudnienie pracowników znajdujących się w niekorzystnej sytuacji (waga 5%, maksymalna ilość punktów: 5). 
Punkty: 
− brak zatrudnienia - 0 punktów; 
− zatrudnienie 1 osoby – 2 punkty. 
− zatrudnienie 2 lub więcej osób – 5 punktów. 
Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Umowa i istotne zmiany umowy: 
1. Cena przedstawiona w ofercie nie zawiera potencjalnych dodatkowych kosztów związanych z wykonaniem zamówienia. Koszty te ponosi Wykonawca. 
2. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 40% łącznego wynagrodzenia brutto wynikającego z treści oferty Wykonawcy, w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy. 
3. W razie przedłożenia przez Wykonawcę w toku realizacji przedmiotu zamówienia fałszywych oświadczeń lub podrobionych, przerobionych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub też popełnienie oszustwa – kara umowna, o której mowa w ust. 2 powyżej, wynosi 100% wynagrodzenia całkowitego brutto za realizację przedmiotu zamówienia, wynikającego z treści oferty Wykonawcy. 
4. Zaproponowana cena obowiązywać będzie w całym okresie trwania umowy. 
5. Strony dopuszczają możliwość dokonania zmian w umowie dotyczących wynagrodzenia Wykonawcy, poprzez jego waloryzację w sytuacji spełnienia niżej wymienionych wymagań: 
1) w przypadku istotnej zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, rozumianej jako wzrost odpowiednio cen lub kosztów, jak i ich obniżenie, względem ceny lub kosztu przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie Wykonawcy oraz 
2) przy zachowaniu niżej określonych warunków i postanowień Umowy. 
6. W przypadku dokonywania waloryzacji wynagrodzenia, wynagrodzenie Wykonawcy będzie waloryzowane o aktualny o wskaźnik stanowiący różnicę odchylenia wskaźnika inflacji za ostatnie 4-ry kwartały od zakładanego 3%, przy łącznym spełnieniu następujących postanowień: 
1) podwyższenie wynagrodzenia Wykonawcy – nastąpi na wniosek Wykonawcy, złożony najwcześniej po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia Umowy przez Strony oraz przy wzroście Wskaźnika waloryzacji określonego powyżej, o co najmniej 3% za ostatnie 4 kwartały poprzedzające złożenie wniosku o waloryzację, 
2) obniżenie wynagrodzenia Wykonawcy – nastąpi w wyniku działań Zamawiającego, podjętych co najmniej po upływie każdych 6 miesięcy od zawarcia Umowy przez Strony oraz przy obniżeniu Wskaźnika waloryzacji określonego powyżej, o co najmniej 3% za ostatnie 4 kwartały poprzedzające działania Zamawiającego o waloryzację, z uwzględnieniem, iż waloryzacja będzie obliczana na podstawie średniej wskaźników określonych według Wskaźnika waloryzacji określonego powyżej, za ostatnie 4 kwartały poprzedzające złożenie wniosku o waloryzację / działań Zamawiającego, z uwzględnieniem, iż pierwsza (i każda kolejna) waloryzacja dokonana: 
a) na wniosek Wykonawcy – nastąpi tylko i wyłącznie w przypadku, gdy Wykonawca na dzień złożenia wniosku o waloryzację realizuje Przedmiot umowy, 
b) w wyniku działań Zamawiającego – nastąpi bez względu na fakt czy Wykonawca na dzień podjęcia działań Zamawiającego realizuje Przedmiot Umowy czy dopuszcza się opóźnienia/ zwłoki. 
3) maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie zastosowania postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w wyniku waloryzacji, wynosi 1% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w ofercie Wykonawcy. 
7. W przypadku, gdy w ocenie Wykonawcy zaistnieją okoliczności uzasadniające zmianę umowy w zakresie waloryzacji, będzie on zobowiązany do przekazania Zamawiającemu pisemnego wniosku dotyczącego zmiany umowy wraz z opisem zdarzenia lub okoliczności stanowiących podstawę do żądania takiej zmiany. 
8. Wniosek powinien zostać przekazany niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym Wykonawca dowiedział się o danym zdarzeniu lub okolicznościach. 
9. W terminie 7 dni od dnia otrzymania żądania zmiany, Zamawiający powiadomi Wykonawcę o akceptacji żądania zmiany umowy i terminie podpisania aneksu do umowy lub odpowiednio o braku akceptacji zmiany wraz z uzasadnieniem. Zmiana umowy wejdzie w życie z pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym minie termin wskazany w zdaniu poprzedzającym. 
10. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy w następującym zakresie: 
1) W wypadku rozwiązania lub zmiany umowy, która wiąże Zamawiającego z Instytucją Pośredniczącą - dostosowaniu ulegną te elementy Umowy, które muszą zostać zmienione, aby osiągnąć zgodność z umową z Instytucją Pośredniczącą, w szczególności zmiany harmonogramu realizacji umowy wynikającej z postanowień umowy o dofinansowanie projektu, jeżeli umowa ta została zmieniona po udzieleniu zamówienia. 
2) Możliwość zmiany sposobu płatności wynagrodzenia Wykonawcy, w tym wprowadzenie wynagrodzenia płatnego w transzach. 
3) Zmiany wynagrodzenia Wykonawcy określonego w umowie w następujących przypadkach: 
a) Rezygnacji z części zadań, których wykonanie nie będzie konieczne lub będzie bezcelowe, w przypadku okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – o wartość niewykonanych zadań; 
b) Otrzymania decyzji Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej zawierającej zmiany zakresu zadań lub ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany; 
c) Wprowadzeniu aktualizacji do budżetu Projektu.
 </div>