Usługa hotelarsko-gastronomiczna

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa hotelarsko-gastronomiczna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-07-01
Data składania ofert	09/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551300000 Inne usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6361118

<div>
<h1>Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2133685">Zapytanie ofertowe usługa hotelarsko-gastronomiczna</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2133687">Zał nr 1 Formularz ofertowy</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2133689">Zał nr 2 Brak podstaw do wykluczenia</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2133691">Zał nr 3 Oświadczenie przepisy sankcyjne</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2133694">Zał nr 4 Informacja dane osobowe</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>usługa hotelarsko-gastronomiczna</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiot zam&oacute;wienia realizowany jest w ramach projektu pn. &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracownik&oacute;w instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń. Nazwa zam&oacute;wienia: Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi hotelarsko &ndash; gastronomiczne wraz z wynajmem sal konferencyjnych i szkoleniowych w związku z organizacją spotkań warsztatowych (Warszawa) w ramach projektu: &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus Czas trwania zam&oacute;wienia: 18.09.2025 &ndash; 19.09.2005 Miejsce realizacji zam&oacute;wienia: Warszawa (woj. mazowieckie) Opis przedmiotu zam&oacute;wienia: Przedmiotem zam&oacute;wienia jest świadczenie usług hotelarsko &ndash; gastronomicznych wraz z wynajmem sal konferencyjnych i szkoleniowych w związku z organizacją spotkań warsztatowych w ramach projektu: &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w Poznaniu . Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia: 1. zakwaterowania uczestnik&oacute;w spotkań warsztatowych (100 os&oacute;b), 2. pełnego wyżywania uczestnik&oacute;w spotkań warsztatowych (120 os&oacute;b), 3. serwisu kawowego podczas spotkań warsztatowych (120 os&oacute;b), 4. sal konferencyjnych i szkoleniowych na spotkania warsztatowe (dzień 1: 1 sala na 120 os&oacute;b, 3 sale na 40 os&oacute;b; dzień 2: 1 sala na 120 os&oacute;b, 3 sale na 40 os&oacute;b oraz 9 sal na 14 os&oacute;b). Zamawiający zastrzega sobie zapłatę za faktyczną liczbę uczestnik&oacute;w spotkania warsztatowego oraz faktyczną liczbę zrealizowanych element&oacute;w usługi. Zamawiający poinformuje Wykonawcę drogą mailową o ostatecznej wielkości zam&oacute;wienia, w tym: liczbie uczestnik&oacute;w spotkania warsztatowego, liczbie nocleg&oacute;w, liczbie serwis&oacute;w kawowych oraz posiłk&oacute;w z podziałem na liczbę posiłk&oacute;w mięsnych i wegetariańskich na 3 dni przed datą spotkania warsztatowego. Wymagania dotyczące zakwaterowania: a. obiekt zlokalizowany na terenie Warszawy (wojew&oacute;dztwo mazowieckie) w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca), b. obiekt bez barier architektonicznych dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, c. obiekt spełniający standard dla obiektu 3-gwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych są świadczone usługi hotelarskie, d. obiekt nie może być w trakcie prac remontowo &ndash; budowlanych w trakcie trwania spotkań warsztatowych, e. liczba nocleg&oacute;w na 1 uczestnika spotkania: jeden nocleg, f. pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba &ndash; 1 ł&oacute;żko), g. wszyscy uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w tym samym obiekcie, h. pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), i. Wi-fi w cenie pokoju, j. ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie, k. śniadanie kontynentalne, w formie bufetu, w cenie pokoju, l. rozpoczęcie doby hotelowej nie p&oacute;źniej niż od godz. 14:00, m. zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10.00, n. dostępność sal konferencyjnych i szkoleniowych od 11.00 pierwszego dnia do 17.00 drugiego dnia, o. pokoje dla niepalących, p. obiekt powinien posiadać sale konferencyjne i szkoleniowe zlokalizowane w budynku, w kt&oacute;rym zorganizowane jest zakwaterowanie. Sale winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażony w dostęp do Internetu, nagłośnienie, ekran, projektor, flipchart, pisaki (dotyczy wszystkich sal). Zamawiający dopuszcza by sale znajdowały się poza budynkiem, w kt&oacute;rym organizowane jest zakwaterowanie uczestnik&oacute;w, lecz w takim wypadku Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia serwisu kawowego, obiad&oacute;w i/lub kolacji (w uzgodnieniu z Zamawiającym) w miejscu organizacji spotkań warsztatowych. q. obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w kt&oacute;rej organizowane będzie wyżywienie uczestnik&oacute;w spotkania zlokalizowaną w budynku, w kt&oacute;rym zorganizowane jest zakwaterowanie (z zastrzeżeniem punktu powyżej). Wymagania dotyczące wyżywienia: Kolacja (jedna kolacja w pierwszym dniu spotkań warsztatowych): Wymagania: - Kolacja serwowana w formie bufetu: Porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum:  minimum dwa dania podawane na ciepło,  minimum dwie przystawki (np. ryba, galaretka z drobiu),  dania zimne &ndash; wędliny (3 rodzaje), sery (3 rodzaje), sałatki (3 rodzaje), warzywa (min. 3 rodzaje),  pieczywo mieszane,  masło,  napoje zimne (sok owocowy min. 0,2 l na osobę i woda mineralna gazowana i niegazowana - min. 0,2 l na osobę), serwowane w dzbankach lub butelkach,  zestaw herbat czarnych i smakowych w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę),  cukier,  cytryna. Obiad (dwa obiady &ndash; w pierwszym i drugim dniu spotkań warsztatowych): Wymagania: &ndash; obiad dwudaniowy serwowany na talerzu, Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania:  zupę (min. 0,25 l na osobę),  drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski &ndash; min. 150 g, sur&oacute;wka &ndash; min. 150 g, woda lub sok &ndash; 200 ml. Ponadto: Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiad&oacute;w należy używać produkt&oacute;w świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źr&oacute;dłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy &ndash; obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym spotkaniem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczeg&oacute;łową propozycję menu. W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracownik&oacute;w wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestnik&oacute;w, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłk&oacute;w oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środk&oacute;w transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparat&oacute;w myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłk&oacute;w są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do cel&oacute;w sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokument&oacute;w na żądanie Zamawiającego. Wymagania dotyczące serwisu kawowego: Serwis kawowy (dwa serwisy kawowe - 1 serwis kawowy pierwszego i 1 drugiego dnia spotkania). Wymagania:  podany w formie ciągłej w sali konferencyjnej lub szkoleniowej (lub w pobliżu sali) na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z Zamawiającym),  porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum:  zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę),  kawa serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę),  cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę),  cytryna pokrojona w plasterki (nie mniej niż &frac12; plasterka na osobę),  mleko serwowane w dzbankach,  woda mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana w butelkach),  sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach),  ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę). Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących wyżywania należy stosować r&oacute;wnież do wykonywania usługi serwisu kawowego. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium 1: cena - 100% Najwyższą liczbę punkt&oacute;w w kryterium Cena: 100 pkt. otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego zam&oacute;wienia, a każda następna według poniższego wzoru: (najniższa cena/cena oferty ocenianej) x 100 pkt
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunk&oacute;w umowy w sytuacji gdy okoliczności niezależne od Zamawiającego, a wynikające z realizacji projektu &bdquo;Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną&rdquo; wsp&oacute;łfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS Plus) w ramach kt&oacute;rego ogłoszono zapytanie ofertowe, uniemożliwią realizację tych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy lub renegocjacji umowy z Wykonawcami w trakcie jej realizacji. 2. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru wykonawcy, chyba że: a) zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, kt&oacute;re określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian, b) zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub rob&oacute;t budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zam&oacute;wieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: i. zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powod&oacute;w ekonomicznych lub technicznych, w szczeg&oacute;lności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zam&oacute;wionych w ramach zam&oacute;wienia podstawowego, ii. zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie koszt&oacute;w dla zamawiającego, iii. wartość zmian nie przekracza 50% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie, c) zmiana nie prowadzi do zmiany og&oacute;lnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: i. konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, kt&oacute;rych zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć, ii. wartość zmian nie przekracza 50% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie, d) wykonawcę, kt&oacute;remu zamawiający udzielił zam&oacute;wienia, ma zastąpić nowy wykonawca: i. w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub ii. w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawc&oacute;w &ndash; w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunk&oacute;w realizacji zam&oacute;wienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, e) zmiana nie prowadzi do zmiany og&oacute;lnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 538 000 EUR w przypadku rob&oacute;t budowlanych, a 143 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zam&oacute;wień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zam&oacute;wień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie. Zmiana umowy w sprawie zam&oacute;wienia jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w spos&oacute;b istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczeg&oacute;lności jeżeli zmiana: wprowadza warunki, kt&oacute;re gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza r&oacute;wnowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w spos&oacute;b nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w spos&oacute;b znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy; polega na zastąpieniu wykonawcy, kt&oacute;remu zamawiający udzielił zam&oacute;wienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych, niż wskazane w lit. d.
</div>