Kompleksowa organizacja wydarzeń integracyjnych

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja wydarzeń integracyjnych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Wrocław
Data publikacji	2025-06-28
Data składania ofert	07/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 793400009 Usługi reklamowe i marketingowe 793422005 Usługi w zakresie promocji
Numer przetargu	6357057

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE nr 3/FEDS/2025
na „Organizację wydarzeń integrujących mniejszość romską ze społecznością lokalną oraz kampanii społecznych w zakresie niedyskryminacji i zwalczania stereotypów”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe - organizacja wydarzeń integracyjnych i kampanii społecznych</li>
 <li>Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego - Formularz ofertowy</li>
 <li>Załącznik nr 1 do formularza ofertowego - oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu</li>
 <li>Załącznik nr 2 do formularza ofertowego- oświadczenie dotyczące przestrzegania sankcji</li>
 <li>Załącznik nr 3 do formularza ofertowego - oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych</li>
 <li>Załącznik nr 4 do formularza ofertowego - wykaz zrealizowanych usług</li>
 <li>Załącznik nr 5 do formularza ofertowego - oświadczenie dodatkowe kryteria</li>
 <li>Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego - Istotne postanowienia umowy</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja wydarzeń integracyjnych</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wydarzeń integracyjnych oraz kampanii społecznych, których celem jest promowanie integracji społeczności romskiej z lokalną społecznością, przeciwdziałanie stereotypom i uprzedzeniom, a także budowanie pozytywnego wizerunku Romów i zwiększenie świadomości społecznej w zakresie równości i różnorodności kulturowej. 
Zakres działań do realizacji w ramach zamówienia: 
	Festiwal Kultury Romskiej 
Termin realizacji: w uzgodnionym w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym terminie w roku 2026. 
Miejsce realizacji: na terenie miasta Wrocław. 
Wykonawca zorganizuje jedno duże, otwarte wydarzenie plenerowe lub półplenerowe w przestrzeni miejskiej (np. park, rynek, dziedziniec instytucji kultury) z udziałem społeczności romskiej i lokalnej. 
W ramach realizacji wymagane jest zapewnienie: 
- wynajmu przestrzeni festiwalowej, 
- występów min. 5 grup artystycznych (muzyka, taniec, teatr romski), 
- obsługi technicznej (nagłośnienie, scena, oświetlenie), 
- promocji i materiałów informacyjnych (plakaty, ulotki, programy), 
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia bezpieczeństwa uczestników oraz utrzymania porządku publicznego podczas całego przebiegu wydarzenia. 
W szczególności obejmuje to zapewnienie odpowiedniej liczby personelu technicznego 
i porządkowego (np. obsługi sceny, ochrony, koordynatorów wolontariatu), a także – 
w zależności od charakteru wydarzenia i liczby uczestników – zabezpieczenia medycznego oraz uzyskanie ewentualnych wymaganych zgód lub pozwoleń od właściwych służb i instytucji (np. straży pożarnej, policji, zarządcy terenu). 
Festiwal ma promować kulturę romską i umożliwiać integrację z lokalną społecznością poprzez zabawę, wspólne działania artystyczne, stoiska informacyjne i integracyjne, konkursy dla dzieci itp. 
	Koncerty i wystawy artystów promujących kulturę romską 
Liczba wydarzeń: 5 (4 koncerty i 1 wystawa) 
Termin realizacji: organizacja wydarzeń powinna być rozłożona w czasie; poszczególne wydarzenia powinny odbywać się regularnie przez cały okres realizacji zamówienia (np. co 2-3 miesiące). 
Miejsce realizacji: obszar województwa dolnośląskiego (wydarzenia powinny zostać zorganizowane w minimum w 3 różnych miejscowościach woj. dolnośląskiego, aby zapewnić dotarcie do szerokiego grona odbiorców). 
Na koszty realizacji przedmiotu zamówienia składają się m.in.: 
- wynajem przestrzeni do realizacji wydarzeń kulturalnych (galerie, sale koncertowe) spełniających powszechnie przyjęte standardy akustyczne i wystawiennicze, 
- wynagrodzenia dla artystów i wykonawców, 
- koszty logistyczne (transport i zakwaterowanie artystów), 
- produkcję materiałów promocyjnych i informacyjnych (projekt oraz wydruk katalogów wystawy, broszur koncertowych, plakatów oraz kampania promocyjna w mediach i na platformach internetowych.). 
Wydarzenia mają prezentować dorobek artystyczny społeczności romskiej (malarstwo, fotografia, muzyka) i angażować lokalnych twórców i mieszkańców. 
	Kampania społeczna w zakresie niedyskryminacji i przeciwdziałania stereotypom 
Wymagane działania w ramach kampanii: 
a)	Produkcja i dystrybucja materiałów edukacyjnych (broszur, plakatów, ulotek i innych materiałów edukacyjnych, które będą dystrybuowane podczas wydarzeń, w szkołach, urzędach, i innych miejscach publicznych. Materiały mają na celu edukowanie społeczeństwa na temat kultury romskiej i przeciwdziałania stereotypom). 
 
Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania graficznego, wydruku oraz dystrybucji materiałów promocyjno-edukacyjnych, w tym: 
 
Ulotki edukacyjne: 10 000 szt. 
(dystrybucja w szkołach, bibliotekach, domach kultury, urzędach, podczas wydarzeń integracyjnych) 
 
Plakaty A2: 500 szt. 
(eksponowane w instytucjach publicznych, szkołach, lokalnych ośrodkach kultury, organizacjach pozarządowych) 
 
Broszury informacyjno-edukacyjne (minimum 8 stron): 1 000 szt. 
(zawierające treści nt. historii i kultury romskiej, praw człowieka, przełamywania uprzedzeń) 
 
Banery informacyjne (zewnętrzne i wewnętrzne): min. 10 szt.(min. wielkość: 300x150cm) 
 
Materiały cyfrowe (PDF, JPG) do pobrania na potrzeby mediów i instytucji: 5 wersji dostosowanych do różnych formatów. 
 
Wszystkie materiały muszą być zgodne z zasadami dostępności (kontrast, wielkość czcionki, język prosty). 
 
b)	Kampania w mediach lokalnych i społecznościowych (kampanie reklamowe 
w lokalnych stacjach radiowych, telewizyjnych, gazetach oraz na platformach społecznościowych, aby dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców i zwiększyć świadomość na temat inicjatyw antydyskryminacyjnych). 
 
W ramach kampanii medialnej Wykonawca zapewnia: 
 
	Spoty radiowe: 
min. 2 różne spoty (każdy 30–60 sek.), 
emisja: min. 200 razy w lokalnych stacjach radiowych (różne miasta Dolnego Śląska), 
 
	Spot wideo do Internetu i TV lokalnej: 
1 film promocyjny (ok. 60–90 sek.), 
emisja: min. 30 razy w telewizji lokalnej i 300 razy jako reklama na YouTube lub Facebooku, 
 
	Posty i grafiki do mediów społecznościowych: 
przygotowanie min. 18 grafik (min. 1/miesiąc przez 18 miesięcy), 
przygotowanie i publikacja min. 18 postów merytorycznych (tekst + grafika), 
kampania sponsorowana (targetowana na Dolny Śląsk) – min. 20 000 wyświetleń/miesiąc. 
 
	Publikacje prasowe: 
min. 5 artykułów sponsorowanych w mediach lokalnych lub regionalnych, 
zakres: dobre praktyki integracji, przełamywanie stereotypów, historia społeczności romskiej. 
 
	Podcasty / nagrania audio: 
min. 3 odcinki (20–30 min), w formule rozmów z ekspertami, liderami romskimi, edukatorami, publikacja w serwisach streamingowych (Spotify, YouTube). 
 
c)	Organizacja warsztatów i debat publicznych (wymagane jest zorganizowanie pięciu warsztatów i debat publicznych na temat równości, integracji i przeciwdziałania dyskryminacji), 
Kampania powinna obejmować działania w mediach społecznościowych, publikacje w prasie lokalnej, nagrania podcastów, emisję spotów w radiu i Internecie. Tematykę przewodnią kampanii powinny stanowić równość, integracja oraz przeciwdziałanie uprzedzeniom wobec Romów. Wydarzenia edukacyjne powinny angażować ekspertów, przedstawicieli organizacji społecznych, młodzież i lokalne społeczności. 
Wykonawca zobowiązany będzie do: 
	opracowania strategii kampanii, w tym m.in.: 
- określenie kluczowych przekazów i wyróżników regionu, 
- dobór odpowiednich formatów reklamowych i częstotliwości publikacji, 
- przygotowanie harmonogramu działań (comiesięcznego kalendarza kampanii). 
	współpracy z Zamawiającym, w tym m.in.: konsultacje i akceptacja treści przed publikacją, uwzględnianie materiałów przekazanych przez Zamawiającego (zdjęcia, logotypy, opisy), 
	przedstawienia harmonogramu emisji i publikacji (media, terminy, formaty), 
	prowadzenia monitoringu efektów kampanii (zasięgi, liczby emisji, liczby odbiorców), 
	bieżącego raportowania prowadzonych działań i ich efektów - przekazywania raportu tygodniowego z najważniejszymi danymi dotyczącymi postępów kampanii(m.in. liczba postów, zasięg, reakcje), 
	dokumentacji działań w postaci: 
-	screenów/zdjęć z emisji materiałów, 
-	statystyk zasięgów kampanii internetowej, 
-	raportów z warsztatów i debat (z listami obecności, programem, zdjęciami), 
-	kopii materiałów drukowanych, 
-	złożenia raportu końcowego, który podsumuje działania i efekty kampanii, wraz z oceną realizacji celów informacyjno-edukacyjnych.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena –80 % 
Cena (brutto) powinna być podana w złotych wraz ze wszystkimi należnymi podatkami i obciążeniami, do dwóch miejsc po przecinku. 
Punkty przyznawane za kryterium cena będą liczone wg następującego wzoru: 
C = (Cmin/C0) x 80 
Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kryterium cena to 80 pkt.
 Aspekt społeczny – 20% 
W kryterium Aspekt społeczny oceniane będzie skierowanie do realizacji usługi - świadczenie usług przez osoby z grup zagrożonych wykluczeniem społecznym. 
Zatrudnienie/oddelegowanie 1 osoby należącej do grup zagrożonych wykluczeniem społecznym – 10 pkt, 2 osób - 20 pkt.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zgodnie z treścią Zapytania ofertowego nr 3/FEDS/2025 oraz Istotnymi postanowieniami umowy stanowiącymi załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr 3/FEDS/2025.
 </div>