Usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi FachPack 2026 Norymberga, Niemcy

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi FachPack 2026 Norymberga, Niemcy
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-06-27
Data składania ofert	07/07/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6354599

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 23/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi FachPack 2026 Norymberga, Niemcy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 23 IW PCE z załącznikami</li>
<li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 23 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 23 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 23 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 23 IW PCE</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. III. Opis przedmiotu zam&oacute;wienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi FachPack 2026 Norymberga, Niemcy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy &bdquo;TORPOL&rdquo; Sp&oacute;łka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, NIP 7190000879 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi FachPack 2026 Norymberga, Niemcy, kt&oacute;re odbędą się we wrześniu 2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach FachPack 2026 Norymberga, Niemcy, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 20m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20m2 (+/-2m2) pod stoisko narożne, otwarte z 2 stron; &bull; preferowaną wielkością stoiska jest układ 5 m na 4 m lub zbliżony; &bull; preferowana lokalizacja: hala 4A lub hala 7A, zgodnie z tematyką opakowań papierowych i ekoinnowacji, określoną przez organizatora targ&oacute;w FACHPACK (fachpack.de/en/all-about-the-exhibition/floor-plan). &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (np. opłata rejestracyjna/wpisowa, opłata za codzienne sprzątanie, opłata AUMA, opłata za wpis do katalogu targowego, usługi techniczne, itp.); &bull; pokrycie koszt&oacute;w reklamy w katalogu targowym FACHPACK oraz na stronie internetowej targ&oacute;w (1/2 strony A4, kolor); &bull; montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię. B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy: &bull; zabudowa systemowa premium oferowana przez Organizatora targ&oacute;w FACHPAK, w tym:  ściany z paneli MDF lub płyty kompozytowej, konstrukcja aluminiowa, wysokość 3,0 m, kolor biały z elementami dekoracyjnymi (np. podświetlane grafiki firmowe na ścianach);  wykładzina dywanowa premium, kolor grafitowy lub antracyt;  oświetlenie sufitowe LED (8 punkt&oacute;w świetlnych) oraz podświetlane elementy ekspozycyjne;  meble premium: lada recepcyjna (dł. 120 cm, szer. 45 cm, wys. 110 cm, MDF lakierowany, kolor biały), witryna ekspozycyjna (dł. 100 cm, szer. 40 cm, wys. 200 cm, szkło/aluminium), stoły konferencyjne (2 szt., blat szklany, śr. 90 cm, wys. 75 cm), krzesła tapicerowane (4 szt., kolor szary, styl nowoczesny), szafka na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm, MDF, kolor biały);  dekoracje: rośliny doniczkowe premium (2 szt., wysokość 150 cm, np. fikus benjamina, donica designerska);  gniazdka elektryczne: 6 szt. (w tym min. 2 w zapleczu socjalnym, umożliwiające podłączenie lod&oacute;wki lub ekspresu do kawy);  zaplecze socjalne: wydzielona przestrzeń o wymiarach min. 2 m x 2 m, wyposażona w szafkę na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm), wieszak na ubrania, lustro, mini-lod&oacute;wka;  grafiki reklamowe: druk na folii samoprzylepnej z laminatem ochronnym, powierzchnia grafik min. 12 m&sup2;, montaż na ścianach stoiska; &bull; dodatkowe wyposażenie stoiska: telewizor LED 55&rdquo;, rozdzielczość 4K, montaż na ścianie stoiska, 1 tablica informacyjna, rozmiar 70x100 cm, PCV, montaż na ścianie stoiska. Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotyp&oacute;w i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach FachPack 2026 Norymberga, Niemcy obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem, obsługa techniczna; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu (w tym opłata za usługi porządkowe); &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, do godz. 9.00; &bull; transport eksponat&oacute;w w obsłudze door-to-door na trasie: Szczuczyn (siedziba Wnioskodawcy) &ndash; Norymberga, Niemcy (lokalizacja targ&oacute;w FachPack 2026) &ndash; Szczuczyn (siedziba Wnioskodawcy); &bull; szacowana wielkość i waga ładunku: 1 paleta standardowe o wymiarach 120x80 cm, waga ładunku: 200 kg; Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w w&oacute;zkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targ&oacute;w; &bull; dostawa eksponat&oacute;w na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w do godz. 9.00; odbi&oacute;r eksponat&oacute;w z targ&oacute;w &ndash; po zakończeniu targ&oacute;w. Załadunek i odbi&oacute;r eksponat&oacute;w &ndash; do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej. D. Zakup usług transportu os&oacute;b: &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla 3 os&oacute;b na trasie Warszawa (WAW) &ndash; Norymberga &ndash; Warszawa (WAW) (lot bezpośredni lub z 1 przesiadką), wylot z Warszawy: dwa dni przed rozpoczęciem targ&oacute;w i wylot z Norymbergi: dzień po zakończeniu targ&oacute;w; &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. E. Zakup usług hotelarskich &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla 3 os&oacute;b w terminie: dwa dni przed rozpoczęciem targ&oacute;w - 1 dzień po zakończeniu targ&oacute;w (5 nocleg&oacute;w), &bull; 3 pokoje 1-osobowe; &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; &bull; hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek; &bull; hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w, przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targ&oacute;w (lub z 1 przesiadką). Dodatkowo dojazd z hotelu do miejsca targ&oacute;w max. do 20 minut &ndash; wskazanie dla samochodu osobowego &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Niemiec (170 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą &bdquo;TORPOL&rdquo; Sp&oacute;łka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, NIP 7190000879 030075856, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>