Organizacja stoiska wystawowego na targach AAPEX 2025

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Materiały reklamowe, tablice, stoiska i podobne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja stoiska wystawowego na targach AAPEX 2025
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-06-25
Data składania ofert	02/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6348555

<div>
    <h1>Kompleksowa organizacja stoiska wystawowego dla marki „Aroma Car” na targach AAPEX 2025</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2124895">Załącznik 1 - formularz ofertowy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2124897">Załącznik 2 - oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2124899">Załącznik 3 - wykaz usług</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2124898">Załącznik 4 - wykaz osób</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2124900">Zapytanie ofertowe Aroma Car</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja stoiska wystawowego na targach AAPEX 2025</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja stoiska wystawowego na targach AAPEX 2025 (Las Vegas, USA), w terminie 4-6.11.2025, obejmująca:<br />
•	wynajem powierzchni wystawienniczej o metrażu ok. 27m2 w sekcji targów dedykowanej producentom samochodowych odświeżaczy powietrza,<br />
•	rejestrację wystawcy, dokonanie wpisu do katalogu wystawców, reprezentowanie Zamawiającego w procesie zatwierdzenia wykonawcy zabudowy stoiska u organizatora targów, wypełnienia wszelkiej dokumentacji niezbędnej do wykonania i odbioru stoiska oraz na potrzeby prowadzonego przez organizatora targów nadzoru,<br />
•	wykonanie projektu indywidualnej zabudowy stoiska zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, z uwzględnieniem elementów opisanych poniżej,<br />
•	zatwierdzenie projektu stoiska przez organizatora targów i poniesienie kosztów tego zatwierdzenia,<br />
•	montaż i demontaż stoiska,<br />
•	zabudowę stoiska w formie zabudowy indywidualnej, o wysokości min. 220cm, z uwzględnieniem ścian w całości zadrukowanych grafikami promocyjnymi zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego, i spełniającymi wymogi organizatora co do zachowania widoczności sąsiedniego stoiska, wraz z pozyskaniem wszelkich wymaganych zgód organizatora targów dla zaprojektowanej konstrukcji stoiska,<br />
•	zaprojektowanie i zapewnienie na stoisku wizualizacji Marki Polskiej Gospodarki zgodnie z zasadami określonymi w dokumencie dostępnym pod linkiem: https://www.trade.gov.pl/wp-content/uploads/2024/07/Wytyczne-dla-wnioskodawcow-dzialania-2.25-FENG.pdf, a także znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej zgodnie z wymogami dofinansowania w ramach działania 2.25 FENG Promocja Marki Innowacyjnych MŚP i opisanymi w Księdze Tożsamości Wizualnej, dostępnej na stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/fundusze-20212027/prawo-i-dokumenty/zasady-komunikacji-fe/<br />
•	zapewnienie podłogi z wykładziny dywanowej na całej powierzchni stoiska,<br />
•	zapewnienie indywidualnego dedykowanego oświetlenia nad stoiskiem, podwieszonego do stropu hali – w postaci min. 4 lamp o mocy 1000W każda<br />
•	zapewnienie doświetlenia ścianek montowanego bezpośrednio na stoisku w postaci lampek halogenowych<br />
•	wykonanie mebli wg indywidualnych projektów - min. 8 stojaków na produkty Zamawiającego o wysokości ok. 170cm, wyposażonych w haki umożliwiające zawieszenie na nich produktów Zamawiającego (ok. 60 wariantów produktowych na każdym ze stojaków), obrandowanych logotypem Aroma Car oraz grafikami promocyjnymi zgodnie z wytycznymi Zamawiającego<br />
•	zapewnienie 2 komód o długości ok. 2m każda i wysokiego blatu do prowadzenia rozmów - meble wykonane z laminowanej płyty MDF, wraz z hokerami<br />
•	zapewnienie stolika i 4 krzeseł<br />
•	zapewnienie kosza na śmieci,<br />
•	zapewnienie dostępu do energii elektrycznej na stoisku, dokonanie opłat w tym zakresie na rzecz organizatora targów, wykonanie instalacji elektrycznej na stoisku umożliwiającej prawidłowe funkcjonowanie oświetlenia i zainstalowanie min. 8 gniazdek elektrycznych w różnych częściach stoiska wraz z przejściówkami umożliwiającymi podłączenie wtyczek europejskich,<br />
•	zapewnienie i pokrycie kosztów dostarczenia, w tym wwiezienia na halę targową i bezpośrednio na stoisko Zamawiającego próbek towarowych udostępnionych Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w Kaliszu, w Polsce, wraz z organizacją wszelkich formalności związanych z dostarczeniem tych próbek na stoisko, wymaganych w Stanach Zjednoczonych i przez przewoźników, w szczególności w zakresie produktów Zamawiającego traktowanych jako towary niebezpieczne,<br />
•	zapewnienie i pokrycie kosztów dostarczenia, w tym wwiezienia na halę targową poszczególnych elementów konstrukcyjnych i wyposażenia stoiska, w tym wynajmu wózków widłowych od organizatora,<br />
•	zapewnienie przechowania na czas targów palet i kartonów niezbędnych do spakowania po targach próbek towarów,<br />
•	zapewnienie priorytetowego zwrotu palet i kartonów po targach na stoisko, w celu umożliwienia spakowania próbek bezpośrednio po zakończeniu targów,<br />
•	zapewnienie obsługi technicznej stoiska przez cały okres trwania targów, zagwarantowanie 30min. czasu reakcji w przypadku wystąpienia jakiejkolwiek awarii bądź usterki na stoisku w trakcie trwania targów.<br />
<br />
Założenia projektowe i wykonawcze:<br />
Przy projektowaniu stoiska, w tym elementów konstrukcyjnych, mebli, wyposażenia oraz elementów wizualizacji Marki Polskiej Gospodarki, Wykonawca uwzględni zasadę uniwersalnego projektowania. Układ stoisk i wszystkie elementy wyposażenia zostaną zaprojektowane w taki sposób, aby nie tworzyć barier dla osób o ograniczonej sprawności. Wykonawca musi zaprojektować i wykonać stoiska w taki sposób, aby ograniczyć ewentualne wystające elementy, zaprojektować stoisko bez podwyższonej podłogi, a w przypadku konieczności jej zastosowania ze względów technicznych – zapewnić odpowiednią rampę dla osób niepełnosprawnych. Ponadto stoisko powinno być czytelnie oznakowane, użyteczne dla osób o różnym stopniu sprawności, zapewniać elastyczność użytkowania, proste i intuicyjne korzystanie, czytelną informację, tolerancję na błędy, wygodę użytkowania bez wysiłku. Elementy wizualizacji MPG powinny być przygotowane zgodnie ze standardem informacyjno-promocyjnym – w szczególności powinna być zastosowana odpowiednio duża czcionka i kontrast czcionki do tła, wysokiej jakości grafika, aby wizualizacja była jak najbardziej czytelna. Miejsce na prezentowanie materiałów promocyjnych powinno być zaplanowane na takiej wysokości, aby było dostępne również dla osób z niepełnosprawnością.<br />
Wykonawca zapewni zgodność projektu i prowadzonych prac montażowych i demontażu z przepisami ochrony środowiska w kraju realizowanych działań oraz wymogami organizatora targów, w szczególności z przepisami dotyczącymi zagospodarowania odpadów poprzez ograniczenie odpadów i zapewnienie obowiązujących w danym kraju zasad i poziomu ich recyklingu.<br />
Wykonawca zobowiązuje się do zaprojektowania i wykonania stoisk w taki sposób, aby ograniczyć ilość materiałów wykorzystywanych do budowy i wyposażenia stoiska targowego. Ilość materiałów i elementów wykorzystywanych do budowy i wyposażenia stoiska targowego nie powinna przekraczać 45kg/m2 stoiska z uwzględnieniem materiałów konstrukcyjnych stoiska i pełnego wyposażenia. Wykonawca jest odpowiedzialny za przedstawienie odpowiedniej dokumentacji od firmy handlingowej potwierdzającej ilość materiałów wwiezioną na hale targową z przeznaczeniem do budowy i wyposażenia stoiska.<br />
Wykonawca zobowiązuje się do ponownego wykorzystania dedykowanych elementów wyposażenia stoiska w ramach kolejnych edycji targów. Wykonawca jest odpowiedzialny za przedstawienie dokumentacji fotograficznej oraz raportu potwierdzającego fakt ponownego wykorzystania elementów wyposażenia stoiska na kolejnych targach w ramach innego zamówienia lub też przekazania tych elementów wyposażenia innemu podmiotowi, który wykorzysta je ponownie przy innych zamówieniach lub do własnej działalności marketingowej. Minimalna ilość elementów wyposażenia wykorzystywanych ponownie nie może być niższa niż 3.<br />
</p>

<strong>Okres gwarancji</strong>: nie dotyczy
                    
        <h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Całkowita cena netto<br />
Maksymalna liczba punktów - 50<br />
<br />
Punkty będą przyznawane wg następującej formuły:<br />
W= (Cmin/Cn) x 50<br />
<br />
W - liczba uzyskanych punktów<br />
Cmin- cena minimalna zgłoszonych ofert<br />
Cn – cena oferty rozpatrywanej</p>
                <p>Doświadczenie osoby/osób wyznaczonej/ych do realizacji zamówienia, którą/ymi dysponuje Wykonawca<br />
Maksymalna liczba punktów - 40<br />
<br />
Punktacja przyznawana zgodnie z opisem w załączniku - Zapytanie ofertowe Aroma Car, sekcja 8. Opis sposobu dokonywania oceny ofert</p>
                <p>Zapewnienie obecności osoby/osób wskazanej/ych w załączniku nr 4 podczas zabudowy i organizacji stoisk<br />
Maksymalna liczba punktów - 10<br />
<br />
Punktacja przyznawana zgodnie z opisem w załączniku - Zapytanie ofertowe Aroma Car, sekcja 8. Opis sposobu dokonywania oceny ofert</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy dotyczącej niniejszego zamówienia w następujących sytuacjach:<br />
a)	Zmiany obowiązujących stawek VAT,<br />
b)	Zmiany terminu, miejsca organizacji lub odwołania imprezy targowej, w ramach której przewidziano organizację stoiska,<br />
c)	Zmiany imprezy targowej na inną o podobnym charakterze,<br />
d)	Zmiany wielkości stoiska wynikającej z wymogów organizatora lub dostępności powierzchni na poszczególnych imprezach targowych objętych zamówieniem.</p>
    </div>