Organizacja 3 wyjazdów warsztatowych dla 15 rodzin z dziećmi

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja 3 wyjazdów warsztatowych dla 15 rodzin z dziećmi
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Bielsko-Biała
Data publikacji	2025-06-23
Data składania ofert	01/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6341387

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe w ramach projektu pn.: &quot;Moja siła to rodzina&quot;, realizowanego przez Miasto Bielsko-Biała we współpracy z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz Towarzystwem Psychoprofilaktycznym oddział w Bielsku-Białej, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytet V &quot;Innowacje społeczne (innowacyjne działania społeczne)&quot;, Działania 05.01 &quot;Innowacje społeczne&quot; nr FERS.05.01-IZ.00-002/24.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2118420">Oświadczenie o braku powiązania osobowego lub kapitałowego</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2118422">Obowiązek informacyjny RODO</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2118421">Oświadczenie o wypełnieniu obowiazków informacyjnych przewidzianych w art.13 i 14 RODO(jeżeli dotycz</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2118423">Oświadczenie o braku spełnienia przesłanek wykluczenia</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2118425">Zapytanie ofertowe wraz z formularzem</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2118424">Wzór umowy</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja 3 wyjazdów warsztatowych dla 15 rodzin z dziećmi</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest organizacja 3 wyjazdów warsztatowych dla 15 rodzin z dziećmi, w tym ok. 20 osób dorosłych i ok. 44 dzieci (od 4 do 17 roku życia). Warsztaty o tytule „Poznajmy się jako osoby niepowtarzalne i wyjątkowe” zorganizowane są w ramach projektu pn.: &quot;Moja siła to rodzina&quot;, realizowanego przez Miasto Bielsko-Biała we współpracy z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz Towarzystwem Psychoprofilaktycznym oddział w Bielsku-Białej, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytet V &quot;Innowacje społeczne (innowacyjne działania społeczne)&quot;, Działania 05.01 &quot;Innowacje społeczne&quot; nr FERS.05.01-IZ.00-002/24. 
Wyjazdy powinny być zorganizowane w 3 terminach: 
PIERWSZY WYJAZD - 03-06.07.2025 r., gdzie układ rodzin przedstawia się następująco: 
1)	Mama + Dziewczyna (17 lat), Chłopiec (13 lat) 
2)	Mama + Dz*. (17), Ch. (14), Ch*. (12), Dz.(10), Dz. (7), Ch. (5) 
3)	Mama + Tata + Ch.(16), Ch. (12), Dz. (7) 
4)	Mama + Ch. (12) 
5)	Mama + Ch.(12), Ch. (7) 
+ 2 pokoje dla 3 osób prowadzących 
DRUGI WYJAZD - 17-20.07.2025 r. 
1)	Mama + Tata + Dz. (16), Ch. (14), Dz. (6) 
2)	Mama + Dz. (17), Ch. (16) 
3)	Mama + Ch. (17), Ch. (10), Dz. (9), Dz. (7) 
4)	Mama + Tata + Dz. (6), Dz. (12) 
5)	Mama + Tata + Ch. (14), Dz. (13), Dz. (10), Ch. (7), Ch (4) 
+ 2 pokoje dla 3 osób prowadzących 
TRZECI WYJAZD - 24-27.07.2025 r. 
1)	Mama + Dz. (7), Ch. (5) 
2)	Mama + Tata + Ch. (6), Ch. (8), Ch (9), Ch. (10) 
3)	Mama + Dz. (7), Ch. (4) 
4)	Mama + Dz. (16), Dz. (12) 
5)	Mama + Dz.(17), Dz.(17), Dz. (15), Ch. (12) 
+ 2 pokoje dla 3 osób prowadzących 
 
*Dz. oznacza Dziewczynę, *Ch. oznacza Chłopca 
- Długość pobytu to 3 x 3 doby hotelowe we wskazanych terminach, od czwartku do niedzieli 
- Miejsce odbywania się wyjazdowych warsztatów oddalone może być od Miasta Bielska-Białej maksymalnie do 200 km w atrakcyjnej miejscowości górskiej na terenie RP (odległość liczona z dokładnością miejscowość – miejscowość przy pomocy serwisu Mapy Google (https://www.google.com/maps/) z miejscowości Bielsko-Biała do miejscowości, w której znajduje się miejsce warsztatów, przy uwzględnieniu formy transportu „samochodem” i przy przyjęciu najkrótszej (w km) proponowanej przez serwis trasy w zaokrągleniu do pełnego kilometra) 
- Wszystkie pokoje, w których będą zakwaterowani uczestnicy projektu (rodziny z dziećmi) oraz trenerzy i animator powinny posiadać prywatną łazienkę z prysznicem lub wanną i klimatyzację w pokoju, 
- Wykonawca winien zapewnić możliwość noclegów dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku inwalidzkim (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pokój i łazienka powinny być przystosowane do użytku osób z niepełnosprawnościami m.in. na wózku inwalidzkim. Informacja o ostatecznej liczbie osób korzystających z noclegu wraz z informacją, czy w danej grupie wymagane są pokoje dostosowane dla osób ze szczególnymi potrzebami zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zamówienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego 3 dniowego wyjazdu warsztatowego (do 3 dni przed terminem rozpoczęcia danego pobytu). 
- Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia noclegów przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestników szkolenia korzystających z noclegów 
- hotel powinien zapewnić salę konferencyjną, która będzie dostępna przez cały pobyt uczestników. Sala musi pomieścić min. 10-12 osób. Warsztaty w niej przeprowadzone będą trwały 16 godzin (podzielone na wszystkie dni pobytu, w godzinach dostosowanych do organizacji posiłków w hotelu i w porozumieniu z uczestnikami warsztatów i trenerami). 
- Szla szkoleniowa/ konferencyjna powinna być wyposażona w: krzesła i stoły (dostosowane do ilości osób biorących udział w szkoleniu), klimatyzację/ogrzewanie, dostęp do dziennego światła, otwierane okna. Sala szkoleniowa nie może stanowić pomieszczenia przechodniego/korytarza. Wyposażona musi być również w wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. Sala powinna być dostępna dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.), na kondygnacji gdzie znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością. 
 
- 3 dni przed przyjazdem zamawiający poinformuje o liczbie osób uczestniczących w wyjeździe z podziałem na rodziny i trenerów. Zamawiający zakłada tolerancję +/-10% uczestników ze względu na dość dużą liczbę osób wyjazdowych 
- hotel powinien dysponować strefą relaksu (basen wewnętrzny, jacuzzi, sauna), salą zabaw dla dzieci, pokojem gier komputerowych i terenem rekreacyjnym dla prowadzenia animacji zaplanowanych w ramach projektu 
- Wyżywienie podczas wyjazdowych warsztatów: Hotel musi zapewnić pełne wyżywienie dla uczestników warsztatów i osób prowadzących tj: śniadanie, obiad/lunch, kolacja, przerwy kawowe. 
 Usługodawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne ze względu na szczególne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez uczestniczki/uczestników warsztatów. Ostateczna liczba osób korzystających z poszczególnych posiłków wraz z informacjami odnośnie szczególnych potrzeb dietetycznych, zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zamówienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego trzydniowego wyjazdu. 
- Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestników szkolenia korzystających z poszczególnych posiłków. 
- Minimalny zakres poczęstunku w przypadku obiadu: zupa, drugie danie z sałatką/surówką, woda mineralna/ sok. 
- Minimalny zakres poczęstunku w przypadku kolacji: danie na zimno, danie na ciepło, kawa, herbata, mleko, cukier lub jego zamiennik, woda/ sok 
- Minimalny zakres poczęstunku w przypadku przerwy kawowej: kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna, słodkie i słone przekąski, woda 
Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku inwalidzkim (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.), na kondygnacji gdzie znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością. Jedzenie i napoje winny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 
- Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w szczególności w zakresie higieny i czystości. 
 
Uwaga!!! Podczas całego pobytu grupy na wyjeździe należy zapewnić osobę / kierownika / koordynatora / menagera hotelu / ośrodka, do rozwiązywania wszelkich spraw / tematów związanych z przedmiotem postępowania.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 W kryterium „Cena” (C) ocena ofert zostanie dokonana przy użyciu wzoru: 
LPc = cena min/cena b oferty x 100 
Gdzie: 
LPc – ozn. liczbę punktów uzyskanych przez badaną ofertę 
Cena min – ozn. najniższą cenę oferty spośród ofert badanych w ramach kryteriów oceny 
Cena b oferty – ozn. cenę badanej oferty
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających i dodatkowych zgodnie z celem zamówienia oraz przeznaczeniem przedmiotu zamówienia w przypadku zwiększenia zapotrzebowania do 50% wartości zamówienia. tj. dopuszcza się zamówień dodatkowych usług jak nocleg, wyżywienie, inne usługi w ramach organizacji warsztatu wyjazdowego dla 15 rodzin, które nie zostały wymienione w ogłoszeniu, które spełniają jednak cel zamówienia. 
Warunki zmiany umowy 
Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta w przypadku: 
a) promocyjnych obniżek cen jednostkowych przedmiotu umowy, 
b) zmian ilościowych zamawianego przedmiotu umowy w zakresie poszczególnych pozycji oferty, do wysokości cen zawartych w ofercie, 
c) innych okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego, 
d) zwiększenie kwoty zamówienia w przypadku wystąpienia specjalnej potrzeby wynikającej z udział w szkoleniu osoby z niepełnosprawnościami i zgłoszeniu takiej potrzeby na piśmie przez osobę z niepełnosprawnościami, 
e) zmiana terminu lub formy płatności/rozliczenia, 
f) zmiany w obowiązujących przepisach prawa, mające wpływ na przedmiot i warunki umowy oraz zmiana sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy i/lub Zamawiającego skutkująca niemożliwość realizacji przedmiotu umowy, 
g) zawieszenia realizacji zamówienia przez Zamawiającego z powodu wystąpienia przyczyn technicznych lub organizacyjnych uniemożliwiających kontynuowanie wykonania przedmiotu umowy, o czas zawieszenia. O zawieszeniu realizacji zamówienia Zamawiający powiadomi Wykonawcę wskazując przyczynę zawieszenia, 
h) zmiany terminu realizacji wyjazdu. Wynagrodzenie Wykonawcy określone w umowie może ulec zmianom w następujących przypadkach: 
a) rezygnacji z części zadań, których wykonanie nie będzie konieczne lub będzie bezcelowe, w przypadku okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – o wartość niewykonanych zadań, 
b) wysokość wynagrodzenia może zostać waloryzowana przy uwzględnieniu wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszanego przez Prezesa GUS po zaopiniowaniu i uzyskaniu zgody przez instytucję pośredniczącą ogłaszająca konkurs, w ramach którego realizowany jest przedmiot zamówienia.
 </div>