Kompleksowe działania promocyjne i marketingowe, obejmujące przygotowanie materiałów audiowizualnych, graficznych oraz prowadzenie komunikacji medialnej

Usługi drukarskie, wydawnicze, projektowania graficznego i powiązane, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowe działania promocyjne i marketingowe, obejmujące przygotowanie materiałów audiowizualnych, graficznych oraz prowadzenie komunikacji medialnej
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Wielogłowy
Data publikacji	2025-05-30
Data składania ofert	09/06/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	793400009 Usługi reklamowe i marketingowe 793420003 Usługi marketingowe 793422005 Usługi w zakresie promocji 793410006 Usługi reklamowe 793414000 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych 921110002 Usługi produkcji filmów kinowych i wideo 921112107 Produkcja filmów reklamowych
Numer przetargu	6292088

<div>
<h1>Kompleksowe działania promocyjne i marketingowe, obejmujące przygotowanie materiał&oacute;w audiowizualnych, graficznych oraz prowadzenie komunikacji medialnej na potrzeby promocji działań FabLab dla Subregionu Sądeckiego filia w Wielogłowach</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 9/2025</li>
<li>Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunk&oacute;w udziału</li>
<li>Załącznik nr 3 &ndash; Formularz oferty</li>
<li>Załącznik nr 4 &ndash; Oświadczenie o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną</li>
<li>Załącznik nr 5 &ndash; Wytyczne dotyczące dostępności i r&oacute;wności szans</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Pakiet 1: Materiały audiowizualne - filmy</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia są kompleksowe działania promocyjne i marketingowe, obejmujące przygotowanie materiał&oacute;w audiowizualnych, graficznych oraz prowadzenie komunikacji medialnej na potrzeby promocji działań FabLab dla Subregionu Sądeckiego filia w Wielogłowach. Pakiet 1: Materiały audiowizualne - filmy Pakiet materiał&oacute;w audiowizualnych, w tym: a) produkcja filmu promującego ideę przestrzeni kreatywnych oraz markę FabLab &ndash; wersja pełna, o długości ok. 2 minut. Film ma na celu zaprezentowanie FabLabu jako nowoczesnej, dostępnej i przyjaznej przestrzeni edukacyjnej dla mieszkańc&oacute;w Subregionu Sądeckiego &ndash; dzieci, młodzieży oraz os&oacute;b dorosłych. Zakres prac obejmuje: &bull; przygotowanie scenariusza (w uzgodnieniu z Zamawiającym, z możliwością zgłaszania uwag i ich uwzględnienia przez Wykonawcę), &bull; realizację materiału filmowego (ujęcia przestrzeni FabLabu oraz ewentualnych wypowiedzi, zgodnie ze scenariuszem), &bull; zapewnienie podkładu muzycznego (minimum 3 propozycje do wyboru; z przekazaniem oświadczenia o posiadaniu praw do wykorzystania wybranego utworu), &bull; wykonanie pełnego montażu z udźwiękowieniem, dodania napis&oacute;w oraz ewentualnej ścieżki lektorskiej, &bull; stworzenie sp&oacute;jnej oprawy graficznej, zgodnej z identyfikacją wizualną FabLabu (czoł&oacute;wka, tył&oacute;wka, plansze informacyjne, animacje, napisy), &bull; przygotowanie wersji do emisji internetowej &ndash; format Full HD (1920x1080), plik mp4. b) Produkcja 3 kr&oacute;tkich film&oacute;w (do 1 minuty każdy), prezentujących wybrane strefy tematyczne FabLabu (np. Strefa Robotyki, Druk 3D, Prototypowania). Każdy film ma w przystępny i atrakcyjny spos&oacute;b zaprezentować wybraną strefę tematyczną FabLabu &ndash; jej funkcjonalność, wyposażenie oraz użytkownik&oacute;w korzystających ze sprzętu w praktyce. Zakres prac obejmuje: &bull; przygotowanie koncepcji i zarysu scenariusza dla każdego z film&oacute;w (we wsp&oacute;łpracy z Zamawiającym), &bull; realizację ujęć filmowych w danej strefie (ujęcia sprzętu, działania uczestnik&oacute;w, aktywności edukacyjnej), &bull; montaż i udźwiękowienie (w tym dynamiczny montaż dostosowany do młodego odbiorcy), &bull; zastosowanie plansz informacyjnych, podpis&oacute;w oraz sp&oacute;jnej oprawy graficznej zgodnej z identyfikacją wizualną marki FabLab, &bull; przygotowanie wersji Full HD (.mp4) c) Produkcję minimum 3 kr&oacute;tkich film&oacute;w w formacie pionowym (tzw. &bdquo;reels&rdquo;), przeznaczonych do publikacji w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram). Filmy mają obrazować transformację przestrzeni FabLabu poprzez zestawienie ujęć &bdquo;przed&rdquo; i &bdquo;po&rdquo; modernizacji. Celem jest ukazanie w przystępny i dynamiczny spos&oacute;b skali zmian, nowoczesnego wyposażenia oraz możliwości, jakie oferuje zmodernizowana przestrzeń. Zakres obejmuje: &bull; przygotowanie koncepcji i zarysu scenariusza dla każdego z film&oacute;w (we wsp&oacute;łpracy z Zamawiającym), &bull; realizację ujęć filmowych w danej strefie (ujęcia sprzętu, działania uczestnik&oacute;w, aktywności edukacyjnej), &bull; montaż i udźwiękowienie (w tym dynamiczny montaż dostosowany do młodego odbiorcy), &bull; zastosowanie plansz informacyjnych, podpis&oacute;w oraz sp&oacute;jnej oprawy graficznej zgodnej z identyfikacją wizualną FabLabu, &bull; przygotowanie wersji Full HD (.mp4) w układzie poziomym (16:9) oraz wersji dostosowanej do medi&oacute;w społecznościowych w układzie pionowym (9:16), przeznaczonej na Instagram Reels, Instagram Stories oraz Facebook Reels. &bull; zachowanie sp&oacute;jności graficznej z identyfikacją wizualną marki FabLab (materiały graficzne zostaną przekazane przez Zamawiającego). d) Wszystkie materiały audiowizualne przygotowane w ramach zam&oacute;wienia muszą spełniać następujące warunki techniczne i formalne: &bull; jakość nagrania minimum Full HD (1920&times;1080 px), format pliku .mp4, &bull; montaż płynny, dynamiczny, z odpowiednim tempem przejść pomiędzy ujęciami og&oacute;lnymi i szczeg&oacute;łowymi, &bull; udźwiękowienie z zastosowaniem muzyki i lektora, w standardzie stereo, &bull; język polski (ścieżka dźwiękowa oraz napisy) oraz zgodność z zasadami dostępności cyfrowej zgodnie z WCAG 2.1 na poziomie AA (np. napisy, kontrast, czytelność), wymagany tłumacz języka migowego dla treści m&oacute;wionych lub napisy, &bull; oprawa graficzna sp&oacute;jna z identyfikacją wizualną FabLabu, &bull; prawa autorskie: pełne przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na rzecz Zamawiającego, &bull; Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania wszelkich wymaganych zg&oacute;d, w szczeg&oacute;lności na rozpowszechnianie wizerunku os&oacute;b występujących w materiałach. e) Produkcja materiał&oacute;w filmowych musi odbywać się z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu audiowizualnego, w tym co najmniej kamery nagrywającej w jakości Full HD, systemu oświetleniowego oraz rejestrator&oacute;w dźwięku. Wykonawca zobowiązany jest do: &bull; zapewnienia bezpiecznych warunk&oacute;w realizacji zgodnych z przepisami BHP i PPOŻ, &bull; wskazania imiennie zespołu realizacyjnego (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu), odpowiedzialnego za kontakt i realizację zam&oacute;wienia. f) Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy: &bull; materiał&oacute;w niezbędnych do realizacji zam&oacute;wienia, w tym logotyp&oacute;w, wytycznych do oznaczenia projekt&oacute;w wsp&oacute;łfinansowanych ze środk&oacute;w unijnych, &bull; założeń i treści do scenariusza, &bull; wszelkich dodatkowych informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji materiał&oacute;w promocyjnych.
Okres gwarancji: nie dotyczy
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena 100% Liczba punkt&oacute;w zostanie wyliczona według wzoru: PKc = (Cn / Cb) &times; 100 gdzie: PKc &ndash; liczba punkt&oacute;w przyznanych w tym kryterium, Cn &ndash; najniższa cena spośr&oacute;d wszystkich ocenianych ofert, Cb &ndash; cena oferty badanej.
<h3>Pakiet 2: Roczny plan komunikacji i promocji</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia są kompleksowe działania promocyjne i marketingowe, obejmujące przygotowanie materiał&oacute;w audiowizualnych, graficznych oraz prowadzenie komunikacji medialnej na potrzeby promocji działań FabLab dla Subregionu Sądeckiego filia w Wielogłowach. Pakiet 2: Roczny plan komunikacji i promocji wraz z materiałami 1) Opracowanie rocznego (12-miesięcznego) planu komunikacji i promocji, w tym: &bull; opracowanie księgi wizualizacji dla tworzonego FabLabu; &bull; przygotowanie sp&oacute;jnej, rocznej strategii komunikacji i promocji FabLabu w Wielogłowach, uwzględniającej cele edukacyjne, wizerunkowe i promocyjne projektu. Dokument powinien zawierać szczeg&oacute;łowy plan działań w mediach społecznościowych (Facebook Instagram; Tik Tok), w tym propozycję kalendarza publikacji, określenie gł&oacute;wnych temat&oacute;w komunikacji oraz rekomendacje co do typ&oacute;w treści i ich częstotliwości; &bull; plan powinien uwzględniać podział na cykle tematyczne (np. prezentacja przestrzeni FabLabu, sylwetki użytkownik&oacute;w, relacje z wydarzeń, edukacja STEAM, inspiracje technologiczne, promocja oferty dla kobiet i młodzieży), określić grupy docelowe i dopasować styl komunikacji do ich potrzeb. Należy także wskazać rekomendowane formaty publikacji (posty, rolki, stories, relacje, artykuły, grafiki), kanały dystrybucji, optymalne dni i godziny publikacji oraz sposoby angażowania społeczności; &bull; w ramach planu należy przygotować założenia dla promocji działań FabLabu w mediach społecznościowych na okres 12 miesięcy w tym m.in. wstępny harmonogram publikacji i ich tematyka; rekomendowane terminy kampanii na Google Ads; Pitch-lista medi&oacute;w lokalnych i branżowych; szablon informacji prasowej i scenariuszy do wywiad&oacute;w &bull; w ramach planu należy przygotować na okres pierwszych 3 miesięcy szczeg&oacute;łowe treści wraz z grafikami do publikacji w mediach społecznościowych: FB, Istagram, TikTok w tym: - przygotowywanie do publikacji minimum 2 post&oacute;w na tydzień, zawierających treść i grafikę, dostosowanych do danej platformy; - przygotowanie do publikacji minimum 2 rolek na tydzień (kr&oacute;tkich film&oacute;w wideo w formacie pionowym), prezentujących działania FabLabu, wydarzenia, relacje z zajęć, inspiracje technologiczne itp.; - całość tworzonych materiał&oacute;w musi być poprawne językowo, sp&oacute;jne stylistycznie, atrakcyjne wizualnie oraz zgodne z zasadami r&oacute;wności szans kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminacji. &bull; plan musi być zgodny z zasadami oznaczania projekt&oacute;w wsp&oacute;łfinansowanych z Funduszy Europejskich, zawierać sugestie dotyczące sp&oacute;jnej identyfikacji wizualnej i hasłowej, a także wskazania dotyczące mierzenia efektywności działań (np. podstawowe wskaźniki, analityka); &bull; plan powinien być opracowany w ścisłej wsp&oacute;łpracy z Zamawiającym, w formie dokumentu edytowalnego, z możliwością aktualizacji. Po złożeniu przez Wykonawcę pierwszej wersji, przewidziana jest możliwość wniesienia uwag przez Zamawiającego i wprowadzenia poprawek w terminie uzgodnionym przez strony. Wszystkie materiały graficzne oraz wideo wykorzystywane w mediach społecznościowych muszą być wykonane zgodnie z tożsamą identyfikacją wizualną, sp&oacute;jną z pozostałymi działaniami promocyjnymi FabLab Wielogłowy oraz z wytycznymi projekt&oacute;w wsp&oacute;łfinansowanych z Funduszy Europejskich. 2) Opracowanie i przygotowanie artykuł&oacute;w tematycznych W ramach zam&oacute;wienia Wykonawca będzie zobowiązany do opracowywania 24 artykuł&oacute;w, kt&oacute;re będą zamieszczane na stronie www FabLabu, związanych z działalnością FabLabu, jego przestrzeniami, użytkownikami oraz tematyką szeroko pojętej edukacji STEAM, innowacji technologicznych oraz przedsiębiorczości i aktywizacji kobiet w branży nowych technologii - min.5 artykuł&oacute;w związanych z przedmiotową treścią. Artykuły powinny mieć charakter popularnonaukowy lub informacyjno-edukacyjny i być dostosowane do odbiorc&oacute;w w r&oacute;żnym wieku &ndash; w tym dzieci, młodzieży, dorosłych oraz nauczycieli i rodzic&oacute;w. Teksty powinny być przygotowane w przystępnej, zaangażowanej formie, z zachowaniem zasad poprawności językowej. Ich objętość powinna mieścić się w przedziale od 4 000 do 6 000 znak&oacute;w ze spacjami &ndash; w zależności od tematu i charakteru materiału. W uzasadnionych przypadkach, dopuszcza się kr&oacute;tszą formę (minimum 2 500 znak&oacute;w ze spacjami), jeśli wynika to z rodzaju treści lub specyfiki miejsca publikacji. Treści muszą być przygotowane z uwzględnieniem zasad dostępności cyfrowej &ndash; z zachowaniem czytelności, przejrzystej struktury nagł&oacute;wk&oacute;w oraz jasnego języka, zgodnie ze standardem WCAG 2.1 oraz wytycznymi Funduszy Europejskich dla Małopolski 2021&ndash;2027. Artykuły będą przeznaczone do publikacji na stronie internetowej FabLabu oraz w kanałach social media &ndash; dlatego każdy tekst powinien być przygotowany w dw&oacute;ch wersjach: &bull; pełnej (do umieszczenia na stronie internetowej), &bull; skr&oacute;conej (do publikacji w mediach społecznościowych, z grafiką lub linkiem do pełnej treści). Wykonawca zobowiązany jest do uzgadniania temat&oacute;w oraz przesyłania każdej wersji tekstu do akceptacji Zamawiającemu, z możliwością wniesienia uwag i ich uwzględnienia. 3) Opracowanie treści na stronę internetową FabLabu W ramach zam&oacute;wienia Wykonawca przygotuje komplet materiał&oacute;w tekstowych przeznaczonych do publikacji na stronie internetowej FabLabu. Zakres prac obejmuje: &bull; opracowanie treści og&oacute;lnych, przedstawiających ideę, misję oraz ofertę FabLabu w przystępny i angażujący spos&oacute;b, &bull; przygotowanie opis&oacute;w stref tematycznych (np. Strefa Robotyki, Druk 3D, Modelarnia, Strefa Szycia, itp.) wraz z przykładami zastosowań i możliwościami dla użytkownik&oacute;w, &bull; przygotowanie tekst&oacute;w informacyjnych wymaganych w związku z finansowaniem ze środk&oacute;w Funduszy Europejskich, w tym opis projektu i źr&oacute;deł jego finansowania (zgodnie z wytycznymi FEM 2021&ndash;2027), &bull; opracowanie treści dla zakładek funkcjonalnych: o nas, pracownie, oferta, kontakt, zasady korzystania, informacje o dostępności, RODO, polityka cookies, &bull; przygotowanie propozycji treści dynamicznych (np. zapowiedzi wydarzeń, aktualności) możliwych do p&oacute;źniejszej aktualizacji przez Zamawiającego lub obsługę zewnętrzną, Opracowane treści muszą być zgodne z zasadami dostępności cyfrowej (w tym: odpowiednia struktura, nagł&oacute;wki, alternatywny tekst do grafik, kontrast, język łatwy do zrozumienia), zgodnie ze standardem WCAG 2.1 na poziomie AA. Treści powinny być opracowane w spos&oacute;b zrozumiały, przyjazny dla r&oacute;żnych grup wiekowych, stylistycznie i językowo sp&oacute;jny z marką FabLab. Każdy tekst podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego &ndash; Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia uwag i zgłoszonych poprawek. 4) Zaprojektowanie i wykonanie materiał&oacute;w graficznych i treści promocyjnych Wykonawca zobowiązany będzie do zaprojektowania i opracowywania materiał&oacute;w graficznych służących bieżącej promocji działalności FabLabu, zgodnie z systemem identyfikacji wizualnej FabLabu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczeń projekt&oacute;w wsp&oacute;łfinansowanych z Programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021&ndash;2027. Zakres obejmuje m.in.: &bull; stworzenie wzoru graficznego do prezentacji (w formacie PowerPoint), &bull; stworzenie papieru firmowego oraz wizyt&oacute;wki FabLabu, &bull; zaprojektowanie winder&oacute;w reklamowych oraz wykonanie 4 sztuk winder&oacute;w zgodnie z wykonanym projektem, &bull; zaprojektowanie roll-up&oacute;w promocyjnych oraz wykonanie 4 sztuk roll-up&oacute;w zgodnie z wykonanym projektem &bull; zaprojektowanie ścianek wystawienniczych - minimum 2 projekty oraz wykonanie 1 ścianki wystawienniczej, &bull; zaprojektowanie plansz do wyświetlania na ekranach TV - Plansza powitalna, logotyp kompozytowy, mapa FabLabu.
Okres gwarancji: nie dotyczy
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena 100% Liczba punkt&oacute;w zostanie wyliczona według wzoru: PKc = (Cn / Cb) &times; 100 gdzie: PKc &ndash; liczba punkt&oacute;w przyznanych w tym kryterium, Cn &ndash; najniższa cena spośr&oacute;d wszystkich ocenianych ofert, Cb &ndash; cena oferty badanej.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania - zmiany postanowień zawartej umowy mogą być dokonywane: a) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy; b) w przypadku zmiany obowiązujących przepis&oacute;w prawa, odnoszących się do niniejszego zam&oacute;wienia; c) w przypadku wystąpienia wszelkich obiektywnych zmian, niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, jeżeli taka zmiana leży w interesie publicznym lub nie była możliwa do przewidzenia na etapie składania oferty; d) w przypadku wystąpienia siły wyższej, np.: wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, kt&oacute;rego nie można było przewidzieć z pewnością, w szczeg&oacute;lności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach; e) w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku, gdy konieczność dokonania takich zmian wynika z okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego; f) w przypadku zmiany jakichkolwiek rozporządzeń, przepis&oacute;w i innych dokument&oacute;w, w tym dokument&oacute;w programowych i wytycznych dotyczących wdrażania funduszy europejskich na lata 2021-2027- mających wpływ na realizację umowy; g) w zakresie terminu realizacji przedmiotu umowy o ile zachodzi min. 1 przesłanka wskazana w lit. b - f. Przewidziane powyżej okoliczności stanowiące podstawę zmian do umowy, stanowią uprawnienie Zamawiającego nie zaś jego obowiązek wprowadzenia takich zmian. Nie stanowi zmiany umowy: zmiana danych teleadresowych, zmiana os&oacute;b uprawnionych do realizacji umowy i wskazanych do kontakt&oacute;w między stronami.
</div>