KONFERENCJA ”Wolontariat Srebrnego Pokolenia-jestem na tak

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Publikacja ogłoszeń, emisja spotów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	KONFERENCJA ”Wolontariat Srebrnego Pokolenia-jestem na tak
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Szczecin
Data publikacji	2025-03-28
Data składania ofert	04/04/2025, Godzina 23:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799700004 Usługi publikacji 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 793422005 Usługi w zakresie promocji
Numer przetargu	6153255

<div>
<h1>ORGANIZACJA I OBSŁUGA JEDNIODNIOWEJ KONFERENCJI pn.&rdquo;Wolontariat Srebrnego Pokolenia - jestem na tak&rdquo; oraz opracowanie materiał&oacute;w edukacyjnych potrzebnych do przeprowadzenia kampanii edukacyjno-informacyjnej propagującej idee wolontariatu senior&oacute;w 60+ w ramach projektu &bdquo;Social Silver&rdquo;</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941632">Załącznik nr 1- Zapytanie ofertowe</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941633">Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941634">Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941635">Załącznik nr 4a -Oświadczenie o spełnieniu warunk&oacute;w udziału w postępowaniu do części 1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941636">Załącznik nr 4b - Oświadczenie o spełnieniu warunk&oacute;w udziału w postępowaniu do części 2</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941637">Załącznik nr 5- Wykaz usług wykonanych przez osobę wskazaną do realizacji zam&oacute;wienia do części 1</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>KONFERENCJA &rdquo;Wolontariat Srebrnego Pokolenia-jestem na tak</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>Przedmiot zam&oacute;wienia obejmuje organizację i obsługę konferencji w sali Zamawiającego z wyłączeniem usługi cateringowej, kt&oacute;rej zapewnienie należy do Zamawiającego. Celem konferencji jest propagowanie idei wolontariatu senior&oacute;w 60+ na rzecz lokalnych społeczności. Zamawiający zakłada organizację konferencji w trybie stacjonarnym z transmisją online i możliwością połączenia online z prelegentem, kt&oacute;ry nie będzie m&oacute;gł przybyć na miejsce konferencji. Zamawiający określa liczbę uczestnik&oacute;w i prelegent&oacute;w na max 180 os&oacute;b. Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie platformy do transmisji konferencji online. Udział w konferencji będzie bezpłatny. Uczestnikami konferencji będą mieszkańcy wojew&oacute;dztwa zach. w tym stowarzyszenia senioralne, animatorzy społeczni pracujący z grupami 60+, seniorzy, osoby/instytucje zainteresowane/związane z realizacją zadań z obszaru wsparcia senior&oacute;w. W czym liczba uczestnik&oacute;w konferencji nie może przekroczyć 180 os&oacute;b. Rekrutację na konferencję przeprowadza Zamawiający. Zakres merytoryczny konferencji: Propagowanie idei wolontariatu senior&oacute;w 60+ .Przedmiot zam&oacute;wienia obejmuje:1. Przygotowanie szczeg&oacute;łowego programu konferencji: Wykonawca przedstawi do akceptacji, nie p&oacute;źniej niż 20 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji, szczeg&oacute;łowy program opracowany na podstawie programu ramowego przedstawionego w załączniku nr 1 do Ogłoszenia, z uwzględnieniem koncepcji Zamawiającego. Koncepcję zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ostatecznej wersji programu konferencji (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia poszczeg&oacute;lnych element&oacute;w konferencji oraz rozkładu przerw kawowych i obiadu) i przekazanie tej informacji Wykonawcy najp&oacute;źniej do 3 dni roboczych od otrzymania szczeg&oacute;łowego programu konferencji. 2. Zapewnienie Biura Konferencji w tym: Wykonawca zapewni 1 osobę na stanowisko Event Managera, kt&oacute;ra będzie pozostawała w stałym kontakcie z osobą/osobami wskazanymi przez Zamawiającego w umowie (spotkania z udziałem Event Managera z osobą/osobami odpowiedzialnymi za realizację zam&oacute;wienia &ndash; odpowiednio do potrzeb, kontakty telefoniczne i e-maile na bieżąco), Event Manager będzie informował Zamawiającego na każde żądanie o stanie prac realizowanych w ramach zam&oacute;wienia, a także o wszelkich pojawiających się problemach, zagrożeniach lub op&oacute;źnieniach w realizacji oraz innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zam&oacute;wienia, ponadto będzie odpowiedzialny/a za: kontakt z prelegentami, w tym: przygotowanie i wysyłkę zaproszeń, potwierdzenie udziału, zebranie sylwetek i prezentacji, potwierdzenie noclegu dla prelegent&oacute;w, kontakt z uczestnikami; - udzielanie na bieżąco informacji dotyczących udziału w konferencji, przygotowanie formularza rekrutacji online zgodnie z grupą docelową (za rekrutację odpowiada zamawiający) oraz inne zadania związane przygotowaniem konferencji zlecone przez Zamawiającego, Event Manager będzie obecny osobiście podczas trwania konferencji i będzie na bieżąco nadzorował prawidłowość przebiegu wydarzenia. Biuro Konferencyjne funkcjonowało będzie przez cały okres realizacji usługi. Biuro Konferencyjne funkcjonowało będzie zdalnie, praca Biura Konferencyjnego będzie zadaniowa. 2. Zapewnienie Konferansjera Wykonawca zapewni usługę polegającą na prowadzeniu zapowiedzi konferansjerskiej podczas konferencji. Konferansjer poprowadzi imprezę wg. dostarczonego programu wsp&oacute;łpracując z występującymi na scenie prelegentami. Konferansjer powinien mieć minimum 5-letni staż w zakresie prowadzenia konferencji. Wykonawca przedstawi propozycję konferansjera/ki (wraz z CV) Zamawiającemu nie p&oacute;źniej niż na 20 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia konferencji. Propozycja konferansjera/ki podlega akceptacji Zamawiającego. 3.Opracowanie identyfikacji wizualnej konferencji z uwzględnieniem znak&oacute;w graficznych i logotyp&oacute;w dostarczonych przez zamawiającego w tym: Wykonawca zobowiązuje się przygotować identyfikację wizualną konferencji we wsp&oacute;łpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązuje się opracować materiały graficzne promujące konferencję oraz udostępnić je Zamawiającemu, w tym: grafiki na stronę/strony internetowe, nagł&oacute;wek graficzny do Worda, formularz rekrutacji online dla uczestnik&oacute;w, imienne zaproszenia dla panelist&oacute;w (przewidywana liczba: max. 20),zaproszenia dla medi&oacute;w na konferencję, program konferencji, niepersonalizowane zaproszenie dla uczestnik&oacute;w w wersji elektronicznej, max. 20 grafik prezentujących panelist&oacute;w w wersji elektronicznej, banery reklamowe w wersji elektronicznej, przekładki i belki do transmisji konferencji, imienne podziękowania za udział w konferencji (przewidywana liczba: max. 20). Zamawiający wymaga, żeby grafiki wykonane zostały w profesjonalnych programach graficznych typu: Adobe (Photoshop, Ilustrator, InDesign) lub Sketch lub CorelDRAW, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej cztery r&oacute;żne koncepcje graficzne, z kt&oacute;rych Zamawiający wybierze jedną, Wykonawca w ciągu 14 dni od zawarcia umowy przedstawi projekty grafik w formie plik&oacute;w, Zamawiający dokona akceptacji przedstawionych projekt&oacute;w albo zgłosi do nich uwagi w terminie do 2 dni roboczych od dnia ich otrzymania. Wykonawca dokona wskazanych przez Zamawiającego zmian i poprawek w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania uwag, Procedura akceptacji projekt&oacute;w będzie realizowana do czasu uwzględnienia przez Wykonawcę wszystkich uwag Zamawiającego. Brak uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego nie skutkuje wydłużeniem terminu dostarczenia grafik tj. nie p&oacute;źniej niż 20 dni przed konferencją, Wykonawca zobowiązuje się, że projekty będzie przygotowywał doświadczony grafik, Wykonawca przygotuje przekładki oraz belki do transmisji wydarzenia najwcześniej 2 dni przed wydarzeniem, Wykonawca przedstawi belki i przekładki Zamawiającemu do akceptacji najp&oacute;źniej jeden dzień roboczy przed konferencją. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia zmian na przekładkach i belkach do chwili zakończenia wydarzenia Zamawiający zastrzega, że grafik w dniu wydarzenia będzie reagował na bieżąco tj. aktualizował materiały graficznie zgodnie z zaistniałą sytuacją. Zamawiający wymaga, by grafik dostępny był przez całe wydarzenie. Zamawiający wymaga, by wprowadzenie zmian wynosiło maksymalnie 20 minut (zmiany dotyczyć mogą: zamiany nazwisk, zmiany tytułu panelu itp.) 5. Zapewnienie obsługi multimedialnej w tym: Wykonawca zapewni nagłośnienie, kt&oacute;re będzie dostosowane do powierzchni sali, Wykonawca zapewni łącznie 5 mikrofon&oacute;w bezprzewodowych, Wykonawca wykorzysta technologię, kt&oacute;ra nie powoduje przepięć/zakł&oacute;ceń. Wykonawca zapewni opiekę minimum jednego dźwiękowca w sali wykładowej podczas trwania całego wydarzenia, Wykonawca zapewni podczas konferencji tłumacza migowego, Wykonawca zapewni transmisje online, (serwery, łącze internetowe, urządzenia i oprogramowanie do kodowania obrazu, itd.) Wykonawca zapewni możliwość zdalnego połączenia on-line z prelegentami zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku 1 do Ogłoszenia 6. Rezerwacja nocleg&oacute;w dla panelist&oacute;w w tym: Wykonawca zapewni zakwaterowanie w terminie i liczbie ustalonych z Zamawiającym, łączna ilość d&oacute;b hotelowych nie przekroczy 20, w obiekcie o standardzie min. trzy gwiazdkowym usytuowanym blisko miejsca konferencji. Zamawiający ostateczną liczbę d&oacute;b hotelowych oraz termin wskaże najp&oacute;źniej na 14 dni przed konferencją, Wykonawca zapewni nocleg w pokojach jednoosobowych; Zamawiający nie dopuszcza możliwości noclegu w pokojach dwuosobowych, chyba, że pokoje te będą do jednoosobowego użytku, Wykonawca uwzględni przy wystawianiu faktury faktyczną kwotę, kt&oacute;ra została wykorzystana w związku z potwierdzeniem przez Zamawiającego liczby nocleg&oacute;w, Zamawiający wymaga, aby część pokoi była dostosowana dla os&oacute;b niepełnosprawnych zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. 7. Zapewnienie materiał&oacute;w konferencyjnych zgodnie z szczeg&oacute;łami zawartymi w załączniku nr 1 do Ogłoszenia.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>1.1. Punkty za kryterium &bdquo;Cena&rdquo; (C ) zostaną obliczone według wzoru: Cena oferty najtańszej --------------------------------- x 60 = liczba punkt&oacute;w Cena oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dw&oacute;ch miejsc po przecinku.</p>
<p>Doświadczenie osoby do realizacji zam&oacute;wienia ( D) zostaną przyznane w oparciu o przedstawione przez Wykonawcę oświadczenie o uczestnictwie osoby wskazanej do realizacji zam&oacute;wienia w co najmniej 3 konferencje/wydarzenia 10p.; 4 konferencje/wydarzenia 20p.; konferencji/wydarzeń 30p.</p>
<p>Kryterium społecznym&rdquo; (S) dotyczy zatrudnienia przy realizacji zam&oacute;wienia os&oacute;b będących członkami grup społecznie marginalizowanych.1 i więcej os&oacute;b - otrzymuje 10 pkt;</p>
<h3>KAMPANIA EDUKACYJNO-INFORMACYJNA</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>Opis<br /> Podstawowe dane dotyczące przygotowania i przeprowadzenia kampanii edukacyjno-informacyjnej: - 30 000 sztuk broszur informacyjnych format A5, 4 stronne, - 5000 plakat&oacute;w format A4, - 10 artykuł&oacute;w sponsorowanych (w prasie drukowanej w Internecie). W ramach zam&oacute;wienia należy opracować koncepcję kreatywną oraz plan działań wraz z mediaplanem z uzasadnieniem dla wyboru wskazanych wydawc&oacute;w/medi&oacute;w. Koncepcja musi uwzględniać: a. wytyczne Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Wojew&oacute;dztwa Zachodniopomorskiego (www.siw.wzp.pl) b. wytyczne w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 - Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej Opis przedmiotu zam&oacute;wienia materiał&oacute;w: a. Broszury informacyjne - format A5, kolor 4/4, papier kreda 180g, 4 strony z ologowaniem &ndash; 30 000 tys. sztuk. Zleceniobiorca opracuje promocyjne broszury informacyjne o tematyce dot. wolontariatu i srebrnej gospodarki, kt&oacute;re będą rozdysponowane w ramach kampanii edukacyjno-informacyjnej. Format: broszura informacyjna, min. 1500 znak&oacute;w bez spacji, dopasowaną grafiką oraz licencją do bezterminowego zarządzania treścią gotową do publikacji, elementy graficzne (tj. obraz lub zdjęcia, itp.). b. Plakaty promujące kampanię edukacyjno-informacyjną &ndash; format A4, papier kreda 200g, kolorystyka. Zleceniobiorca opracuje promocyjny plakat o tematyce dot. wolontariatu i srebrnej gospodarki kt&oacute;re będą rozdysponowane w ramach kampanii edukacyjno-informacyjnej. Format: plakat, min. 200 znak&oacute;w bez spacji, dopasowaną do plakatu grafiką oraz licencją do bezterminowego zarządzania treścią gotową do publikacji, elementy graficzne (tj. obraz lub zdjęcia). c. Artykuły sponsorowane (w prasie drukowanej i w Internecie): Zleceniobiorca opracuje 10 r&oacute;żnych artykuł&oacute;w o tematyce dot. wolontariatu i srebrnej gospodarki, (artykuły nie mogą się powtarzać) kt&oacute;re będą publikowane w mediach regionalnych zgodnie z zaproponowanym mediaplanem. Format: artykuł promocyjny, min. 1000 znak&oacute;w bez spacji, 1 strona w przypadku prasy drukowanej, z dopasowaną do każdego artykułu grafiką oraz licencją do bezterminowego zarządzania treścią gotową do publikacji, elementy graficzne (tj. obraz lub zdjęcia, tabele/modele itp.). Miejsca publikacji (oba obligatoryjnie): -tytuł prasy regionalnej, kt&oacute;ry swoim zasięgiem obejmuje wojew&oacute;dztwo zachodniopomorskie. Dopuszcza się wykorzystanie wydań regionalnych prasy og&oacute;lnopolskiej. Wykonawca zadba aby miejsce publikacji nie znajdowało się obok treści kontrowersyjnych czy działu ogłoszeń. -portale informacyjne (co najmniej dwa), kt&oacute;re skierowane są do mieszkańc&oacute;w wojew&oacute;dztwa zachodniopomorskiego. Dopuszcza się wykorzystanie lokalnych serwis&oacute;w portali og&oacute;lnopolskich. Zleceniobiorca zobowiązany będzie do informowania o pojawieniu się artykułu oraz dostarczania co najmniej po 1 kopii opublikowanych materiał&oacute;w do Zleceniodawcy (w przypadku publikacji internetowych - linki). Zlecenie wykonania przez Zleceniobiorcę artykuł&oacute;w nastąpi po akceptacji przez Zleceniodawcę scenariusza treści temat&oacute;w artykuł&oacute;w. Zleceniodawca wymaga uwzględnienia w planowanych działaniach (w uzasadnionych przypadkach) zapis&oacute;w &bdquo;Wytycznych dotyczących realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027&rdquo; w szczeg&oacute;lności: 1. kwestie dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami; 2. używanie niestereotypowego i zr&oacute;żnicowanego przekazu w materiałach informacyjnych np. pokazywanie kobiet i mężczyzn w aktywnych, niestereotypowych rolach, zr&oacute;żnicowanie kanał&oacute;w komunikacji tak, aby dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorczyń i odbiorc&oacute;w; 3. unikanie przekazu i jakichkolwiek innych element&oacute;w dyskryminujących, ośmieszających bądź utrwalających stereotypy ze względu na płeć, niepełnosprawność. W trakcie realizacji zadania Zleceniobiorca będzie zobowiązany do przedłożenia do akceptacji Zleceniodawcy wszelkich projekt&oacute;w, treści, skład&oacute;w przed ich finalną publikacją/drukiem. Podczas wszystkich działań Zleceniobiorca będzie zobowiązany do ich oznakowania w spos&oacute;b ustalony ze Zleceniodawcą. W tej części zam&oacute;wienia należy ująć: 1. Tematy artykuł&oacute;w oraz ich kr&oacute;tki opis. 2. Wykorzystane technologie, 3. Spos&oacute;b i miejsca promocji, 4. Miejsca publikacji artykuł&oacute;w (prasa drukowana, serwis internetowy). 5. Wstępny mediaplan określający np. zakładaną formę i liczbę poszczeg&oacute;lnych form, wraz z uzasadnieniem oraz zakładanymi celami, rezultatami. 6. Wszystkie projekty po stronie Wykonawcy. Materiały promocyjne kt&oacute;re powstaną na potrzeby wydarzenia wymagają oznakowania zgodnego z wytycznymi Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Wojew&oacute;dztwa Zachodniopomorskiego (www.siw.wzp.pl). </p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Punkty za kryterium &bdquo;Cena&rdquo; (C ) zostaną obliczone według wzoru: Cena oferty najtańszej --------------------------------- x 60 = liczba punkt&oacute;w Cena oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dw&oacute;ch miejsc po przecinku.</p>
<p>&bdquo; Koncepcja kampanii edukacyjno-informacyjnej&rdquo; ( K) zostaną przyznane w oparciu o ocenę trzech kluczowych kryteri&oacute;w - precyzyjność odniesienia się do cel&oacute;w kampanii - dotarcie do grupy docelowej - atrakcyjność koncepcji graficznej ( maksymalnie 30p.)</p>
<p>&bdquo; Koncepcja kampanii edukacyjno-informacyjnej&rdquo; ( K) zostaną przyznane w oparciu o ocenę trzech kluczowych kryteri&oacute;w - precyzyjność odniesienia się do cel&oacute;w kampanii - dotarcie do grupy docelowej - atrakcyjność koncepcji graficznej ( maksymalnie 30p.)</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>1. Zawarcie umowy nastąpi według wzor&oacute;w ustanowionych przez Zamawiającego.<br /> 2. Wynagrodzenie Wykonawcy, płatne będzie przez Zamawiającego przelewem na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT/ustrukturyzowanej faktury elektronicznej/rachunku udostępnionej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.<br /> 3. Termin zapłaty przez Zamawiającego każdej wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT/ ustrukturyzowanej faktury elektronicznej/rachunku udostępnionej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania wynosi 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT/ustrukturyzowanej faktury elektronicznej/rachunku udostępnionej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.<br /> 4. Wykonawca składając ofertę akceptuje, że w umowie będą znajdowały się między innymi zapisy zastrzegające możliwość przesunięcia okresu realizacji umowy w przypadku wystąpienia zdarzeń zewnętrznych (zdarzeń uniemożliwiających wykonanie zam&oacute;wienia, siły wyższej, awarii, niewywołanych działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy i Zamawiającego).</p>
</div>