KONFERENCJA ”Wolontariat Srebrnego Pokolenia-jestem na tak

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Publikacja ogłoszeń, emisja spotów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	KONFERENCJA ”Wolontariat Srebrnego Pokolenia-jestem na tak
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-03-17
Data składania ofert	25/03/2025, Godzina 23:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799700004 Usługi publikacji 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 793422005 Usługi w zakresie promocji
Numer przetargu	6124447

<div>
 <h1>ORGANIZACJA I OBSŁUGA JEDNIODNIOWEJ KONFERENCJI 
pn.”Wolontariat Srebrnego Pokolenia - jestem na tak” oraz opracowanie materiałów edukacyjnych potrzebnych do przeprowadzenia kampanii edukacyjno-informacyjnej propagującej idee wolontariatu seniorów 60+ w ramach projektu „Social Silver”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910611">Oświadczenie o braku powiązań - Załącznik nr 2</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910617">Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu do części 1 - Załącznik nr 3a</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910634">Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu do części 2 - Załącznik 3b</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910640">Wykaz usług wykonywanych przez osobę wyznaczoną do do realizacji zamówienia - Załącznik nr4</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910868">Zapytanie ofertowe- Załącznik nr 1</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>KONFERENCJA ”Wolontariat Srebrnego Pokolenia-jestem na tak</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę konferencji w sali Zamawiającego z wyłączeniem usługi cateringowej, której zapewnienie należy do Zamawiającego. Celem konferencji jest propagowanie idei wolontariatu seniorów 60+ na rzecz lokalnych społeczności. Zamawiający zakłada organizację konferencji w trybie stacjonarnym z transmisją online i możliwością połączenia online z prelegentem, który nie będzie mógł przybyć na miejsce konferencji. Zamawiający określa liczbę uczestników i prelegentów na max 180 osób. Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie platformy do transmisji konferencji online. Udział w konferencji będzie bezpłatny. Uczestnikami konferencji będą mieszkańcy województwa zach. w tym stowarzyszenia senioralne, animatorzy społeczni pracujący z grupami 60+, seniorzy, osoby/instytucje zainteresowane/związane z realizacją zadań z obszaru wsparcia seniorów. W czym liczba uczestników konferencji nie może przekroczyć 180 osób. Rekrutację na konferencję przeprowadza Zamawiający. Zakres merytoryczny konferencji: Propagowanie idei wolontariatu seniorów 60+ .Przedmiot zamówienia obejmuje:1. Przygotowanie szczegółowego programu konferencji: Wykonawca przedstawi do akceptacji, nie później niż 20 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji, szczegółowy program opracowany na podstawie programu ramowego przedstawionego w załączniku nr 1 do Ogłoszenia, z uwzględnieniem koncepcji Zamawiającego. Koncepcję zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ostatecznej wersji programu konferencji (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych elementów konferencji oraz rozkładu przerw kawowych i obiadu) i przekazanie tej informacji Wykonawcy najpóźniej do 3 dni roboczych od otrzymania szczegółowego programu konferencji. 2. Zapewnienie Biura Konferencji w tym: Wykonawca zapewni 1 osobę na stanowisko Event Managera, która będzie pozostawała w stałym kontakcie z osobą/osobami wskazanymi przez Zamawiającego w umowie (spotkania z udziałem Event Managera z osobą/osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia – odpowiednio do potrzeb, kontakty telefoniczne i e-maile na bieżąco), Event Manager będzie informował Zamawiającego na każde żądanie o stanie prac realizowanych w ramach zamówienia, a także o wszelkich pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji oraz innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zamówienia, ponadto będzie odpowiedzialny/a za: kontakt z prelegentami, w tym: przygotowanie i wysyłkę zaproszeń, potwierdzenie udziału, zebranie sylwetek i prezentacji, potwierdzenie noclegu dla prelegentów, kontakt z uczestnikami; - udzielanie na bieżąco informacji dotyczących udziału w konferencji, przygotowanie formularza rekrutacji online zgodnie z grupą docelową (za rekrutację odpowiada zamawiający) oraz inne zadania związane przygotowaniem konferencji zlecone przez Zamawiającego, Event Manager będzie obecny osobiście podczas trwania konferencji i będzie na bieżąco nadzorował prawidłowość przebiegu wydarzenia. Biuro Konferencyjne funkcjonowało będzie przez cały okres realizacji usługi. Biuro Konferencyjne funkcjonowało będzie zdalnie, praca Biura Konferencyjnego będzie zadaniowa. 2. Zapewnienie Konferansjera Wykonawca zapewni usługę polegającą na prowadzeniu zapowiedzi konferansjerskiej podczas konferencji. Konferansjer poprowadzi imprezę wg. dostarczonego programu współpracując z występującymi na scenie prelegentami. Konferansjer powinien mieć minimum 5-letni staż w zakresie prowadzenia konferencji. Wykonawca przedstawi propozycję konferansjera/ki (wraz z CV) Zamawiającemu nie później niż na 20 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia konferencji. Propozycja konferansjera/ki podlega akceptacji Zamawiającego. 3.Opracowanie identyfikacji wizualnej konferencji z uwzględnieniem znaków graficznych i logotypów dostarczonych przez zamawiającego w tym: Wykonawca zobowiązuje się przygotować identyfikację wizualną konferencji we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązuje się opracować materiały graficzne promujące konferencję oraz udostępnić je Zamawiającemu, w tym: grafiki na stronę/strony internetowe, nagłówek graficzny do Worda, formularz rekrutacji online dla uczestników, imienne zaproszenia dla panelistów (przewidywana liczba: max. 20),zaproszenia dla mediów na konferencję, program konferencji, niepersonalizowane zaproszenie dla uczestników w wersji elektronicznej, max. 20 grafik prezentujących panelistów w wersji elektronicznej, banery reklamowe w wersji elektronicznej, przekładki i belki do transmisji konferencji, imienne podziękowania za udział w konferencji (przewidywana liczba: max. 20). Zamawiający wymaga, żeby grafiki wykonane zostały w profesjonalnych programach graficznych typu: Adobe (Photoshop, Ilustrator, InDesign) lub Sketch lub CorelDRAW, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej cztery różne koncepcje graficzne, 
z których Zamawiający wybierze jedną, Wykonawca w ciągu 14 dni od zawarcia umowy przedstawi projekty grafik w formie plików, Zamawiający dokona akceptacji przedstawionych projektów albo zgłosi do nich uwagi w terminie do 2 dni roboczych od dnia ich otrzymania. Wykonawca dokona wskazanych przez Zamawiającego zmian i poprawek w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania uwag, Procedura akceptacji projektów będzie realizowana do czasu uwzględnienia przez Wykonawcę wszystkich uwag Zamawiającego. Brak uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego nie skutkuje wydłużeniem terminu dostarczenia grafik tj. nie później niż 20 dni przed konferencją, Wykonawca zobowiązuje się, że projekty będzie przygotowywał doświadczony grafik, Wykonawca przygotuje przekładki oraz belki do transmisji wydarzenia najwcześniej 2 dni przed wydarzeniem, Wykonawca przedstawi belki i przekładki Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej jeden dzień roboczy przed konferencją. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia zmian na przekładkach i belkach do chwili zakończenia wydarzenia Zamawiający zastrzega, że grafik w dniu wydarzenia będzie reagował na bieżąco tj. aktualizował materiały graficznie zgodnie z zaistniałą sytuacją. Zamawiający wymaga, by grafik dostępny był przez całe wydarzenie. Zamawiający wymaga, by wprowadzenie zmian wynosiło maksymalnie 20 minut (zmiany dotyczyć mogą: zamiany nazwisk, zmiany tytułu panelu itp.) 5. Zapewnienie obsługi multimedialnej w tym: Wykonawca zapewni nagłośnienie, które będzie dostosowane do powierzchni sali, Wykonawca zapewni łącznie 5 mikrofonów bezprzewodowych, Wykonawca wykorzysta technologię, która nie powoduje przepięć/zakłóceń. Wykonawca zapewni opiekę minimum jednego dźwiękowca w sali wykładowej podczas trwania całego wydarzenia, Wykonawca zapewni podczas konferencji tłumacza migowego, 
Wykonawca zapewni transmisje online, (serwery, łącze internetowe, urządzenia i oprogramowanie do kodowania obrazu, itd.) Wykonawca zapewni możliwość zdalnego połączenia on-line z prelegentami zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku 1 do Ogłoszenia 
6. Rezerwacja noclegów dla panelistów w tym: Wykonawca zapewni zakwaterowanie w terminie i liczbie ustalonych z Zamawiającym, łączna ilość dób hotelowych nie przekroczy 20, w obiekcie o standardzie min. trzy gwiazdkowym usytuowanym blisko miejsca konferencji. Zamawiający ostateczną liczbę dób hotelowych oraz termin wskaże najpóźniej na 14 dni przed konferencją, Wykonawca zapewni nocleg w pokojach jednoosobowych; Zamawiający nie dopuszcza możliwości noclegu w pokojach dwuosobowych, chyba, że pokoje te będą do jednoosobowego użytku, Wykonawca uwzględni przy wystawianiu faktury faktyczną kwotę, która została wykorzystana w związku z potwierdzeniem przez Zamawiającego liczby noclegów, Zamawiający wymaga, aby część pokoi była dostosowana dla osób niepełnosprawnych zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. 
7. Zapewnienie materiałów konferencyjnych zgodnie z szczegółami zawartymi w załączniku nr 1 do Ogłoszenia.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 1.1.	Punkty za kryterium „Cena” (C ) zostaną obliczone według wzoru: 
 
Cena oferty najtańszej 
--------------------------------- x 60 = liczba punktów 
Cena oferty badanej 
 
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
 Doświadczenie osoby do realizacji zamówienia ( D) zostaną przyznane w oparciu o przedstawione przez Wykonawcę oświadczenie o uczestnictwie osoby wskazanej do realizacji zamówienia w co najmniej 3 konferencje/wydarzenia 10p.; 4 konferencje/wydarzenia 20p.; konferencji/wydarzeń 30p.
 Kryterium społecznym” (S) dotyczy zatrudnienia przy realizacji zamówienia osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych.1 i więcej osób - otrzymuje 10 pkt;
 <h3>KAMPANIA EDUKACYJNO-INFORMACYJNA</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Podstawowe dane dotyczące przygotowania i przeprowadzenia kampanii edukacyjno-informacyjnej: 
- 30 000 sztuk broszur informacyjnych format A5, 4 stronne, 
- 5000 plakatów format A4, 
- 10 artykułów sponsorowanych (w prasie drukowanej w Internecie). 
W ramach zamówienia należy opracować koncepcję kreatywną oraz plan działań wraz z mediaplanem z uzasadnieniem dla wyboru wskazanych wydawców/mediów. 
Koncepcja musi uwzględniać: 
a.	wytyczne Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego (www.siw.wzp.pl) 
b.	wytyczne w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 
Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 - Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej 
 
Opis przedmiotu zamówienia materiałów: 
a.	Broszury informacyjne - format A5, kolor 4/4, papier kreda 180g, 4 strony z ologowaniem – 30 000 tys. sztuk. 
Zleceniobiorca opracuje promocyjne broszury informacyjne o tematyce dot. wolontariatu 
i srebrnej gospodarki, które będą rozdysponowane w ramach kampanii edukacyjno-informacyjnej. 
Format: broszura informacyjna, min. 1500 znaków bez spacji, dopasowaną grafiką oraz licencją 
do bezterminowego zarządzania treścią gotową do publikacji, elementy graficzne (tj. obraz lub zdjęcia, itp.). 
b.	Plakaty promujące kampanię edukacyjno-informacyjną – format A3, papier kreda 200g, kolorystyka zadruku 4/4. 
Zleceniobiorca opracuje promocyjny plakat o tematyce dot. wolontariatu i srebrnej gospodarki które będą rozdysponowane w ramach kampanii edukacyjno-informacyjnej. 
 Format: plakat, min. 200 znaków bez spacji, dopasowaną do plakatu grafiką oraz licencją do bezterminowego zarządzania treścią gotową do publikacji, elementy graficzne (tj. obraz lub zdjęcia). 
c.	Artykuły sponsorowane (w prasie drukowanej i w Internecie): 
Zleceniobiorca opracuje 10 różnych artykułów o tematyce dot. wolontariatu i srebrnej gospodarki, (artykuły nie mogą się powtarzać) które będą publikowane w mediach regionalnych zgodnie z zaproponowanym mediaplanem. 
Format: artykuł promocyjny, min. 1000 znaków bez spacji, 1 strona w przypadku prasy drukowanej, z dopasowaną do każdego artykułu grafiką oraz licencją do bezterminowego zarządzania treścią gotową do publikacji, elementy graficzne (tj. obraz lub zdjęcia, tabele/modele itp.). 
Miejsca publikacji (oba obligatoryjnie): 
-tytuł prasy regionalnej, który swoim zasięgiem obejmuje województwo zachodniopomorskie. Dopuszcza się wykorzystanie wydań regionalnych prasy ogólnopolskiej. Wykonawca zadba aby miejsce publikacji nie znajdowało się obok treści kontrowersyjnych czy działu ogłoszeń. 
-portale informacyjne (co najmniej dwa), które skierowane są do mieszkańców województwa zachodniopomorskiego. Dopuszcza się wykorzystanie lokalnych serwisów portali ogólnopolskich. 
Zleceniobiorca zobowiązany będzie do informowania o pojawieniu się artykułu oraz dostarczania co najmniej po 1 kopii opublikowanych materiałów do Zleceniodawcy 
 (w przypadku publikacji internetowych - linki). Zlecenie wykonania przez Zleceniobiorcę artykułów nastąpi po akceptacji przez Zleceniodawcę scenariusza treści tematów artykułów. Zleceniodawca wymaga uwzględnienia w planowanych działaniach (w uzasadnionych przypadkach) zapisów „Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027” w szczególności: 
1.	kwestie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami; 
2.	używanie niestereotypowego i zróżnicowanego przekazu w materiałach informacyjnych np. pokazywanie kobiet i mężczyzn w aktywnych, niestereotypowych rolach, zróżnicowanie kanałów komunikacji tak, aby dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorczyń i odbiorców; 
3.	unikanie przekazu i jakichkolwiek innych elementów dyskryminujących, ośmieszających bądź utrwalających stereotypy ze względu na płeć, niepełnosprawność. 
W trakcie realizacji zadania Zleceniobiorca będzie zobowiązany do przedłożenia do akceptacji Zleceniodawcy wszelkich projektów, treści, składów przed ich finalną publikacją/drukiem. 
Podczas wszystkich działań Zleceniobiorca będzie zobowiązany do ich oznakowania w sposób ustalony ze Zleceniodawcą. 
 
W tej części zamówienia należy ująć: 
1.	Tematy artykułów oraz ich krótki opis. 
2.	Wykorzystane technologie, 
3.	Sposób i miejsca promocji, 
4.	Miejsca publikacji artykułów (prasa drukowana, serwis internetowy). 
5.	Wstępny mediaplan określający np. zakładaną formę i liczbę poszczególnych form, wraz 
z uzasadnieniem oraz zakładanymi celami, rezultatami. 
6.	Wszystkie projekty po stronie Wykonawcy. Materiały promocyjne które powstaną na potrzeby wydarzenia wymagają oznakowania zgodnego z wytycznymi Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego (www.siw.wzp.pl).

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Punkty za kryterium „Cena” (C ) zostaną obliczone według wzoru: 
 
Cena oferty najtańszej 
--------------------------------- x 60 = liczba punktów 
Cena oferty badanej 
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
 „ Koncepcja kampanii edukacyjno-informacyjnej” ( K) zostaną przyznane 
w oparciu o ocenę trzech kluczowych kryteriów 
- precyzyjność odniesienia się do celów kampanii 
- dotarcie do grupy docelowej 
- atrakcyjność koncepcji graficznej ( maksymalnie 30p.)
 Kryterium społecznym” (S) dotyczy zatrudnienia przy realizacji zamówienia osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych.1 i więcej osób - otrzymuje 10 pkt;
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zawarcie umowy nastąpi według wzorów ustanowionych przez Zamawiającego. 
2.	Wynagrodzenie Wykonawcy, płatne będzie przez Zamawiającego przelewem na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT/ustrukturyzowanej faktury elektronicznej/rachunku udostępnionej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania. 
3.	Termin zapłaty przez Zamawiającego każdej wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT/ ustrukturyzowanej faktury elektronicznej/rachunku udostępnionej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania wynosi 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT/ustrukturyzowanej faktury elektronicznej/rachunku udostępnionej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania. 
4.	Wykonawca składając ofertę akceptuje, że w umowie będą znajdowały się między innymi zapisy zastrzegające możliwość przesunięcia okresu realizacji umowy w przypadku wystąpienia zdarzeń zewnętrznych (zdarzeń uniemożliwiających wykonanie zamówienia, siły wyższej, awarii, niewywołanych działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy i Zamawiającego).
 </div>