Wybór Wykonawcy świadczącego kompleksowe usługi (noclegowe, cateringowe i wynajmu sal ) w związku z organizacją wydarzenia edukacyjnego

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wybór Wykonawcy świadczącego kompleksowe usługi (noclegowe, cateringowe i wynajmu sal ) w związku z organizacją wydarzenia edukacyjnego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-03-16
Data składania ofert	25/03/2024, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	5318014

<div> <h1>Wyb&oacute;r Wykonawcy świadczącego kompleksowe usługi (noclegowe, cateringowe i wynajmu sal ) w związku z organizacją wydarzenia edukacyjnego dla Fundacji Centrum Edukacji Obywatelskiej - Warsztaty organizowane w terminie 05-06.04.2024 r.</h1> <h2>Załączniki</h2> <ul> <li><span class="was-link">Regulacje NMF</span></li> <li><span class="was-link">Regulacje MF_EOG</span></li> <li><span class="was-link">Załączniki edytowalne</span></li> <li><span class="was-link">Specyfikacja Warunk&oacute;w Zam&oacute;wienia</span></li> </ul> <h2>Części zam&oacute;wienia</h2> <h3>Wyb&oacute;r Wykonawcy świadczącego kompleksowe usługi</h3> <strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong> <p>1. Przedmiotem niniejszego zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy świadczącego kompleksowe usługi (noclegowe, cateringowe i wynajmu sal ) w związku z organizacją wydarzenia edukacyjnego dla Fundacji Centrum Edukacji Obywatelskiej - Warsztaty organizowane w terminie 05-06.04.2024 r. <br /> 2. Przedmiot zapytania ofertowego jest realizowany w ramach inicjatywy &bdquo;Wsparcie edukacji integracyjnej&rsquo;&rsquo; finansowanej przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i EOG w ramach Funduszu Wsp&oacute;łpracy Dwustronnej (ze środk&oacute;w Funduszu Wsp&oacute;łpracy Dwustronnej, zwanej dalej =&ldquo;FWD&rdquo;, Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021) <br /> 3. Warsztaty należy zorganizować w Warszawie, w miejscu dobrze skomunikowanym z Dworcem Centralnym (jeśli miejsce wydarzenia będzie odbywało się po lewej stronie Wisły) lub Dworcem Wschodnim (jeśli miejsce wydarzenia będzie odbywało się po prawej stronie Wisły). Czas dotarcia do obiektu za pomocą transportu publicznego (dojazd i dojście) powinien być nie dłuższy niż 30 min. (czas dotarcia mierzony za pomocą aplikacji &ldquo;Jak dojadę&rdquo; &ndash; w trybie wyszukiwania &ldquo;Połączenie optymalne&rdquo;, o godz. 8:30 - 9:00 w piątek i w sobotę).<br /> 5. Wydarzenie planowane jest na ok. 46 os&oacute;b (uczestnicy + trenerzy + organizatorzy) w podziale na dwie grupy warsztatowe. Oznacza to zapotrzebowanie na 2 sale warsztatowe, każda na ok. 20 os&oacute;b + 2-ch trener&oacute;w (w ustawieniu: krzesełka w p&oacute;łkolu + 3 stoły pod ścianą).<br /> 6. Obie sale warsztatowe muszą znajdować się blisko siebie (najlepiej ze sobą sąsiadować), w jednej części budynku, tak, by przestrzeń przed salami była ich wsp&oacute;lną przestrzenią, umożliwiającą korzystanie z jednego bufetu kawowego i jednego miejsca do wsp&oacute;lnych spotkań i rozm&oacute;w.<br /> 7. Organizacja wydarzenia może mieć miejsce w obiekcie hotelowym, kt&oacute;ry zapewni uczestnikom nocleg, sale szkoleniowe oraz wyżywienie lub w centrum konferencyjnym, zapewniającym sale szkoleniowe i catering, jeśli jednocześnie zostanie zapewniony uczestnikom hotel (wraz ze śniadaniem), kt&oacute;ry będzie znajdował się w odległości 15 minut pieszej wędr&oacute;wki od miejsca wydarzenia (wg mapy google) lub w miejscu umożliwiającym dotarcie (przejazd +dojście piesze) jednym środkiem transportu komunikacji miejskiej (bez przesiadek) w ciągu maksymalnie 20 minut (zgodnie z aplikacją &ldquo;Jak dojadę&rdquo; &ndash; w trybie wyszukiwania &ldquo;Połączenie optymalne&rdquo;, w piątek i sobotę o godz. 8:30).<br /> 8. 4 Trenerom należy zapewnić dwa noclegi w pokojach jednoosobowych w dniach 4.04/5.04 oraz 5.04/6.04 2024 roku. <br /> 9. 40 Uczestnikom należy zapewnić dwa noclegi w pokojach dwuosobowych w dniach 4.04/5.04 oraz 5.04/6.04 2024 roku. <br /> 10. Wszystkim uczestnikom wydarzenia należy zapewnić wyżywienie wegetariańskie: śniadanie (dla os&oacute;b nocujących), bufet kawowy, obiad (w formie bufetu) i kolację (w formie bufetu) w pierwszym dniu wydarzenia oraz śniadanie (dla os&oacute;b nocujących), bufet kawowy i obiad (w formie bufetu) drugiego dnia. Szczeg&oacute;łowe wytyczne znajdują się w części &ldquo;Usługa hotelowa&rdquo; oraz &ldquo;Catering&rdquo;. <br /> 11. W okolicy sal warsztatowych musi znajdować się miejsce, w kt&oacute;rym zostanie przygotowana recepcja Zleceniodawcy (wymagany jest st&oacute;ł o wymiarach min 140 cm x 65 cm oraz 3 krzesła) <br /> 12. W okolicy sal warsztatowych musi znajdować się estetyczna przestrzeń wsp&oacute;lna, z dostępem do światła dziennego, wyposażona w meble wypoczynkowe (sofy, fotele), stoliki kawowe, stwarzające warunki do relaksu i integracji uczestnik&oacute;w podczas przerw. <br /> 13. W przestrzeni, blisko recepcji i sal warsztatowych, z kt&oacute;rych będa korzystać uczestnicy, musi znajdować się też miejsce na ustawienie stołu z wydawnictwami CEO, kt&oacute;re uczestnicy naszego wydarzenia będa mogli sobie bezpłatnie pobrać (wymagany jest st&oacute;ł o wymiarach min 140 cm x 65 cm). <br /> 14. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Wz&oacute;r umowy stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zapytania ofertowego.<br /> 15. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.<br /> 16. Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych.<br /> 17. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.<br /> 18. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty.<br /> 19. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zam&oacute;wienia.<br /> 20. Zamawiający odrzuci oferty jako niezgodne z treścią niniejszego Zapytania Ofertowego, oferujące zrealizowanie zam&oacute;wienia w dniach innych niż terminy podane w przedmiocie zapytania ofertowego.<br /> 21. Zamawiający odrzuci oferty, kt&oacute;re zostaną złożone w spos&oacute;b inny niż określony przez zamawiającego w rozdziale VII.<br /> 22. Zamawiający odrzuci oferty, kt&oacute;re zostaną złożone po terminie określonym przez Zamawiającego, w rozdziale IX.<br /> 23. Zamawiający odrzuci oferty jako niezgodne z treścią niniejszego Zapytania Ofertowego, jeżeli suma koszt&oacute;w całego wydarzenia brutto będzie przekraczał możliwości sfinansowania niniejszego zam&oacute;wienia. <br /> 24. Zamawiający przewiduje maksymalną stawkę za koszt realizacji zam&oacute;wienia dot. opisanego Wydarzenia na poziomie 54.650 złotych brutto (pełnych koszt&oacute;w), kwota ta wynika z przeprowadzonego oszacowania. <br /> Oferta, w kt&oacute;rej ww. suma koszt&oacute;w całego wydarzenia brutto zostanie przekroczona, zostanie odrzucona jako niezgodna z treścią niniejszego zapytania i nie będzie brana pod uwagę w ocenie ofert.<br /> 25. Wykonawca poda w ofercie, kt&oacute;rej wz&oacute;r stanowi załącznik nr 5 do zapytania ofertowego, ceny jednostkowe brutto za elementy składowe Wydarzenia oraz sumę koszt&oacute;w całego wydarzenia brutto.<br /> 26. Podana cena musi obejmować wszystkie koszty z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatk&oacute;w (także od towar&oacute;w i usług). Cena musi być podana w złotych polskich. <br /> 27. Wszystkie ceny należy podać w złotych polskich, z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. <br /> 28. Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres obowiązywania umowy i nie będą podlegały zmianom. <br /> 29. Ofertę należy złożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowieniaeea@ceo.org.pl do dnia 25 marca 2024 r. do godz. 10:00, w tytule e-maila wpisując &bdquo;Zapytanie ofertowe nr 21_GS_EEA_2024&rdquo;.<br /> 30. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą rozpatrywane. <br /> 31. Oferty złożone inną drogą niż wskazana przez Zamawiającego nie będą rozpatrywane.<br /> 32. Po analizie nadesłanych ofert Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, kt&oacute;ra spełnia warunki formalne udziału w postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu i odrzuceniu z postępowania &ndash; oferta z największą liczbą punkt&oacute;w zgodnie z kryteriami oceny ofert, o kt&oacute;rych mowa w rozdziale XI zapytania ofertowego.<br /> <br /> </p> <h2>Kryteria oceny</h2> <p>Suma koszt&oacute;w całego wydarzenia brutto - 60%</p> <p>Proponowane menu - 35%</p> <p>Aspekt ekologiczny - 5%</p> <h2>Warunki zmiany umowy</h2> <p>Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą nastąpić wyłącznie za zgodą obu Stron i pod rygorem nieważności<br /> wymagają formy pisemnej.</p> </div>