Świadczenie usług w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Usługi prawnicze

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Świadczenie usług w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warnice
Data publikacji	2022-03-15
Data składania ofert	21/03/2022, Godzina 15:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	791000005 Usługi prawnicze
Numer przetargu	3751449

<div class="clearfix">
ZAPYTANIE OFERTOWE &bdquo;Świadczenie usług w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD) w okresie od 01 kwietnia 2022 roku do 31 marca 2023 roku&rdquo;
I. ZAMAWIAJĄCY Urząd Gminy w Warnicach Warnice 66 74-201 Warnice sekretariat@warnice.pl
II. TRYB UDZIELENIA ZAM&Oacute;WIENIA: postepowanie prowadzone jest zgodnie z regulaminem postępowania przy udzielaniu zam&oacute;wień publicznych o wartości nieprzekraczającej&nbsp; 130.000,00 euro na podstawie Zarządzenia nr 1/2021 W&oacute;jta Gminy Warnice z dnia 4 stycznia 2021 roku.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przetwarzanych w Urzędzie Gminy w Warnicach, w rozumieniu Rozporządzenia parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie swobodnego przepływu takich dany oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (og&oacute;lne Rozporządzenie o ochronie danych) na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.
2. Usługa będzie świadczona w następujących jednostkach, będących administratorami danych osobowych: a) Urząd Gminy Warnice, w tym Straż Gminna w Warnicach, b) Ośrodek Pomocy Społecznej w Warnicach, c) Szkoła Podstawowa im. Kawaler&oacute;w Orderu Uśmiechu w Warnicach, d) Gminna Biblioteka Publiczna w Warnicach.
3. W ramach zam&oacute;wienia Wykonawca pełniąc na rzecz Zamawiającego funkcję Inspektora Ochrony Danych, zobowiązany jest do kompleksowej obsługi z zakresu ochrony danych osobowych, kt&oacute;ra będzie polegała m.in. na wykonywaniu następujących czynności: 1) przeprowadzania audytu stanu przetwarzania danych osobowych, w celu sprawdzenia wypełnienia obowiązk&oacute;w przez Zamawiającego wynikających z RODO (oraz&nbsp; z wytycznych komisji UE, jak r&oacute;wnież z Ustawy o ochronie danych osobowych ) w zakresie wymagań: &bull; technicznych - zabezpieczenia fizyczne, bezpieczeństwo system&oacute;w informatycznych wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych, zabezpieczenie teletransmisji danych, &bull; organizacyjnych - weryfikacja procedur i prawidłowości zarządzania incydentami naruszenia bezpieczeństwa, analiza zasad dostępu pracownik&oacute;w do system&oacute;w, opracowanie metodologii i formularza analizy ryzyka dla planowanych operacji przetwarzania danych osobowych, &nbsp; &bull; formalno-prawnych - ocena spełnienia obowiązk&oacute;w informacyjnych, weryfikacja poprawności istniejących klauzuli zg&oacute;d na przetwarzanie danych, oraz wypełnienia obowiązk&oacute;w związanych z powierzeniem przetwarzania danych osobom trzecim, 2) przedstawianie wynik&oacute;w audytu w formie raportu, zawierającego ocenę stosowanych zabezpieczeń, opis stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości (og&oacute;lnie, nie tylko w zakresie zabezpieczeń) oraz wytyczne pozwalające na ich usunięcie, 3) przygotowanie nowej lub weryfikacja istniejącej dokumentacji, celem zapewnienia jej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, w tym w szczeg&oacute;lności: Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych, Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi, ewidencji os&oacute;b zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych, imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, klauzul zg&oacute;d na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzul obowiązk&oacute;w informacyjnych, oświadczeń w przedmiocie poufności dla pracownik&oacute;w i kontrahent&oacute;w Zamawiającego, 4) przygotowanie oraz prowadzenie rejestru czynności przetwarzania, 5) identyfikacja i aktualizacja rejestr&oacute;w zbior&oacute;w danych osobowych, w tym: zasob&oacute;w informacyjnych i informatycznych zawierających dane osobowe we wszystkich kom&oacute;rkach organizacyjnych określonych w pkt 3 ust. 2 niniejszego zapytania ofertowego, analiza legalności prowadzenia tych zbior&oacute;w (m.in. w zakresie wypełnienia obowiązku informacyjnego) oraz sporządzenia i prowadzenia rejestru zbior&oacute;w danych osobowych przetwarzanych przez administratora danych, 6) zlecanie wykonania analizy ryzyka dla zinwentaryzowanych zbior&oacute;w danych osobowych&nbsp; i oceny skutk&oacute;w, monitorowanie przestrzegania przepis&oacute;w o ochronie danych osobowych w jednostkach organizacyjnych określonych w pkt 3 ust. 2 niniejszego zapytania ofertowego, poprzez: a) wykonywanie audyt&oacute;w, sprawozdań i kontroli, b) opiniowanie, przygotowanie um&oacute;w powierzenia przetwarzania danych osobowych, 7) prowadzenie dokumentacji przetwarzania danych osobowych, 8) rozpatrywanie zapytań i skarg związanych z ochroną danych osobowych, 9) rozpatrywanie wniosk&oacute;w o wydanie upoważnień do przetwarzania danych, 10) zgłoszenia naruszeń oraz przeprowadzanie wewnętrznych postępowań wyjaśniających&nbsp; w przypadku powstałych naruszeń przepis&oacute;w o ochronie danych osobowych oraz ich ewidencjonowanie, 11) doradztwo w toku postępowań kontrolnych, w tym bieżące wsparcie w przypadku&nbsp; przeprowadzania kontroli oraz pomoc we wdrażaniu zaleceń pokontrolnych, 12) nadz&oacute;r nad procesem powierzenia danych osobowych, 13) udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania lub wątpliwości związane z ochroną danych osobowych m.in. poprzez: spotkania w siedzibie Zamawiającego, konsultacje mailowe lub telefoniczne oraz wideokonsultacje, 14) monitorowanie funkcjonowania zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych, 15) kontrola archiwizacji dokument&oacute;w zawierających dane osobowe, 16) wsp&oacute;łpraca z działem IT w zakresie tych obszar&oacute;w, kt&oacute;re wiążą się z ochroną danych osobowych, 17) wykonywanie innych czynności nie wymienionych, a do kt&oacute;rych realizacji Zamawiający będzie zobowiązany na mocy obowiązujących przepis&oacute;w w tym zakresie, 18) przeprowadzanie szkoleń dla pracownik&oacute;w, kt&oacute;rzy mają dostęp do danych osobowych, w tym szkoleń dla nowozatrudnionych os&oacute;b w jednostkach organizacyjnych określonych w pkt 3 ust. 2 niniejszego zapytania ofertowego.
4. Wymagania dodatkowe w zakresie przedmiotu zam&oacute;wienia: a) Inspektor Ochrony Danych jest zobowiązany przyjeżdżać do siedziby Urzędu Gminy w Warnicach co najmniej 4 razy do roku oraz na każdorazowe wezwanie Zamawiającego, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. b) Dokumentem potwierdzającym obecność IOD&nbsp; będzie podpisany przez obie strony protok&oacute;ł spotkania IOD w siedzibie. W pozostałym zakresie IOD będzie dostępny w dni robocze w godzinach pracy Urzędu Gminy w Warnicach pod wskazanym numerem telefonu i adresem e-mail. c) Miejsce wykonywania działalności (biuro) IOD musi znajdować się w odległości nie większej niż 100 km włącznie od siedziby Zamawiającego, tj. Urzędu Gminy Warnice, Warnice 66, 74-201 Warnice.
5. Ponadto w momencie wystąpienia naruszenia danych osobowych IOD powinien niezwłocznie, nie p&oacute;źniej niż w ciągu 8 godz. stawić się w&nbsp; siedzibie Zamawiającego w celu zabezpieczenia naruszenia i zgłoszenia go do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
6. IOD zobowiązany jest podpisać Umowę Powierzenia Danych Osobowych (zał. nr 2 do zapytania ofertowego)
7. W ramach wykonywanych zadań Inspektor zobowiązany jest zapewnić zastępstwo IOD na czas swojej nieobecności.
IV. TERMIN WYKONANIA ZAM&Oacute;WIENIA: od 1 kwietnia 2022 roku do 31 marca 2023 roku.
V. OPIS KRYTERI&Oacute;W ORAZ SPOS&Oacute;B OCENY OFERT: Przy wyborze ofert zamawiający będzie kierował się kryterium: najniższa cena (przy czym decyduje cena łączna za usługę).
VI. WYKAZ DOKUMENT&Oacute;W, JAKIE MA ZAŁĄCZYĆ WYKONAWCA W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNK&Oacute;W UDZIAŁU W POSTEPOWANIU:
1. każdy z wykonawc&oacute;w ma obowiązek złożyć formularz oferty (zał. nr 1) 2. zaświadczenie o ukończeniu szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych przeprowadzonych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych odbytych po dniu 28 maja 2018 roku 3. referencje z co najmniej dw&oacute;ch jednostek samorządu terytorialnego szczebla gminnego tj. z urzędu miasta lub urzędu gminy, potwierdzające pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych po 28 maja 2018 roku.
VII. TERMIN SKŁADANIA OFERTY
Ofertę należy złożyć do dnia 21 marca 2022 roku do godz. 15.00 w formie: pocztą, kurierem lub osobiście w siedzibie Zamawiającego lub na adres e-mail: sekretarz@warnice.pl. Liczy się data wpływu do Urzędu Gminy w Warnicach
Informacja dotycząca rozstrzygnięcia zapytania będzie zamieszczona w&nbsp; Biuletynie Informacji Publicznej (BIP)
VIII. POZOSTAŁE INFORMACJE: 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w całości lub w części na każdym jego etapie. Postępowanie może zostać unieważnione przez Zamawiającego także po terminie złożenia ofert. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny z Wykonawcami. 4. Szczeg&oacute;ły dotyczące przedmiotu zam&oacute;wienia oraz wz&oacute;r umowy zawarte są w załącznikach do niniejszego ogłoszenia. 5. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zam&oacute;wień uzupełniających. 6. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 8. Zamawiający nie dopuszcza do rozliczeń w walutach obcych. 9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu koszt&oacute;w udziału w postępowaniu
IX. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO:
1. Wypełniając obowiązek prawny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony os&oacute;b fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (og&oacute;lne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE z dnia 04.05.2016 r. L 119/1), dalej &bdquo;RODO&rdquo;, informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych. 2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Warnice jest W&oacute;jt Gminy Warnice, Warnice 66, 74-201 Warnice, tel. fax: (91) 561 28 90, (91) 561 28 17 (91) 578 32 84, e-mail: wojt@warnice.pl 3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD)jest nim Pan Grzegorz Grenda, kontakt e-mail: iod@warnice.pl 4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonywania umowy łączącej Zamawiającego i Wykonawcę (art. 6 ust. 1 lit. b). 5. W związku z przetwarzaniem danych w celach o kt&oacute;rych mowa w ust. 3 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepis&oacute;w prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych. Zgodnie z przepisami prawa dane publikowane będą na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Administratora. 6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu osiągnięcia celu, w jakim je pozyskaliśmy, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym rozporządzenia Prezesa Rady Ministr&oacute;w z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykaz&oacute;w akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiw&oacute;w zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z p&oacute;źn. zm.). 7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa: a) prawo dostępu do treści swoich danych osobowych; b) prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych; c) prawo do przenoszenia danych; d) prawo do ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadk&oacute;w, o kt&oacute;rych mowa w art. 18 ust. 2 RODO; (tj. prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środk&oacute;w ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego). 8. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych nie przysługują Pani/Panu: a) prawo do usunięcia danych; b) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. 9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00. 10. Podanie danych jest obowiązkowe. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwy udział w postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia publicznego. 11. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji, w tym profilowaniu. 12. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.
X. ZAŁĄCZNIKI: 1. Formularz ofertowy. (plik Word lub PDF) 2. Projekt umowy. (plik Word lub PDF)
&nbsp;
&nbsp;
</div>
<h2 class="mt-5 mb-5">Załączniki do pobrania</h2>
<table class="table table-bordered table-striped" style="width: 100%;">
<tbody>
<tr>
<td><a href="http://bip.warnice.pl/unzip/warnice_6824/15_03_2022_12_26_27_zal_nr_1_formularz_ofertowy.doc">15_03_2022_12_26_27_zal_nr_1_formularz_ofertowy.doc</a></td>
</tr>
<tr>
<td><a href="http://bip.warnice.pl/unzip/warnice_6824/15_03_2022_12_26_27_zal_nr_1_formularz_ofertowy.pdf">15_03_2022_12_26_27_zal_nr_1_formularz_ofertowy.pdf</a></td>
</tr>
<tr>
<td><a href="http://bip.warnice.pl/unzip/warnice_6824/15_03_2022_12_26_27_zal_nr_2_umowa_iod_2022.doc">15_03_2022_12_26_27_zal_nr_2_umowa_iod_2022.doc</a></td>
</tr>
<tr>
<td><a href="http://bip.warnice.pl/unzip/warnice_6824/15_03_2022_12_26_27_zal_nr_2_umowa_iod_2022.pdf">15_03_2022_12_26_27_zal_nr_2_umowa_iod_2022.pdf</a></td>
</tr>
</tbody>
</table>
&nbsp;
&nbsp;
<div class="table-responsive">
<table class="table table-bordered table-striped" style="width: 100%;">
<thead>
<tr><th>
&nbsp;
&nbsp;
</th></tr>
</thead>
</table>
</div>