Zakup, dostawa i wdrożenie oprogramowania CRM

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Dostawy
Tytuł	Zakup, dostawa i wdrożenie oprogramowania CRM
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Częstochowa
Data publikacji	2025-09-12
Data składania ofert	19/09/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
Numer przetargu	6536490

<div>
 <h1>KPO_241777 - Zakup, dostawa i wdrożenie oprogramowania CRM</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowy.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3> Zakup, dostawa i wdrożenie oprogramowania CRM</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Opis zamówienia: 
Zamówienie obejmuje zaprojektowania, stworzenia, wdrożenia i uruchomienia dedykowanego systemu CRM w formie aplikacji webowej, przeznaczonego dla organizatora wycieczek. System ma wspierać zarządzanie kontaktami z klientami, procesami sprzedażowymi, ofertowaniem oraz automatyzacją marketingu i obsługi klienta z wykorzystaniem narzędzi AI. 
Zakres zamówienia: 
- Stworzenie systemu CRM w formie aplikacji webowej (chmurowej, responsywnej, bezpiecznej); 
- Wdrożenie systemu wraz z integracją z istniejącymi narzędziami (CMS, social media, strona WWW); 
- Automatyzacja procesów marketingowych i obsługi klienta z wykorzystaniem elementów sztucznej inteligencji; 
- Migracja danych (klienci, oferty, obecna strona www Biura Podróży); 
- Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników; 
- Dostarczenie dokumentacji dla użytkownika i administratora. 
 
Kluczowe funkcjonalności systemu CRM: 
1. Panel CRM: 
- Elastyczny układ, zgodny z metodami organizacji pracy Kanban; 
- Zarządzanie kontaktami: historia kontaktów, notatki, przypisywanie użytkowników, e-mail jako karty; 
- Widoki kalendarza, powiadomienia mobilne; 
- Tworzenie, edytowanie i publikowanie ofert wycieczek bezpośrednio z panelu CRM. Wprowadzenie automatyzacji, która ułatwia edycję opisów, tworzenie grafiki oraz publikację oferty; 
- Automatyczne publikowanie i wycofywanie ofert na stronie WWW; 
- Przypisywanie zadań pracownikom wraz z terminami i statusami; 
- Monitorowanie liczby rezerwacji i dostępnych miejsc; 
- Informowanie klientów o promocjach i wolnych miejscach (e-mail/SMS); 
- Analiza sprzedaży w podziale na lata i oferty (wizualizacje graficzne); 
- Automatyzacja mailingu: rozpoznawanie treści zapytań, tworzenie szkiców odpowiedzi; 
- Obsługa promptów tekstowych i głosowych (tworzenie dokumentów, ofert, grafik). 
 
2. Integracje: 
- Integracja z istniejącą stroną internetową oraz kanałami social media (Messenger, Instagram i inne); 
- Synchronizacja danych między CRM, stroną WWW i chatbotami. 
 
3. Automatyzacje z wykorzystaniem AI: 
- Chatbot na stronie i w social media: odpowiadanie na pytania, przekierowanie zapytań do CRM; 
- Tworzenie plików Excel z danymi klientów; 
- Wysyłka masowych wiadomości SMS i e-mail; 
- Generowanie grafik promocyjnych na podstawie statusów ofert; 
- Personalizowane newslettery na podstawie historii i trendów; 
- Automatyczna sekretarka telefoniczna oparta na technologii AI. 
 
Minimalne Wymagania techniczne: 
- Aplikacja webowa działająca w chmurze; 
- Responsywność (obsługa desktop i mobile); 
- Zgodność z RODO i WCAG 2.2; 
- Intuicyjny interfejs (UX/UI) oparty na zasadach prostego projektowania. 
 
Minimalne wymagania branżowe: 
System powinien umożliwiać: 
- Obsługę zapytań rezerwacyjnych (z różnych kanałów); 
- Automatyzację kontaktów z klientami; 
- Szybkie tworzenie spersonalizowanych ofert i dokumentów podróży; 
- Kontrolę płatności i wpłat; 
- Współpracę zespołową (chaty, wideokonferencje, współdzielenie dokumentów); 
- Zarządzanie zasobami ludzkimi (grafiki pracy, rejestracja obecności, ocena wydajności). 
 
Wdrożenie i wsparcie: 
- Migracja danych z dotychczasowych systemów; 
- Szkolenie zespołu zamawiającego z obsługi systemu; 
- Gwarancja działania systemu – minimum 12 miesięcy; 
- Wsparcie powdrożeniowe mobilne lub stacjonarne przez okres gwarancyjny. 
 
Ostateczna wersja systemu powinna zostać skompilowana ora z przetestowana. Szczególną uwagę należy zwrócić na ochronę danych osobowych. Wszelkie dane powinny zostać szyfrowane zapewniając co najmniej podstawową ochronę przed ich wyciekiem. 
 
Obowiązkowy zakres gwarancji: 
- okres minimum 12 miesięcy; 
- obowiązkowa reakcja na zgłoszenie w ciągu 24 godzin od zgłoszenia lub szybszym. 
 
Miejsce dostawy systemu CRM: 
- woj. Śląskie, Częstochowa (42-200) ul. Przemysłowa 14/16/38 
 
Czas realizacji usługi do dnia 14 listopada 2025 r. lub krócej.

Okres gwarancji: Minimum 12 miesięcy od dnia dostawy do Wnioskodawcy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena netto (C) - maksymalnie 70 pkt. 
 
Wykonawca, który zaoferował najniższą cenę netto otrzymuje 70 pkt. 
 
Dla pozostałych wykonawców punktacja za to kryterium obliczana będzie wg wzoru: 
C = (Najniższa cena netto / Cena netto w rozpatrywanej ofercie) x 70 pkt
 Kryterium gwarancji (G) – maksymalnie 10 pkt. 
 
Punktacja w ramach kryterium będzie przyznawana zgodnie ze wzorem: 
- okres gwarancji wynoszący 12 m-ce – 0 pkt. (wymagane minimum) 
- okres gwarancji od 13 do 24 m-cy – 5 pkt. 
- okres gwarancji od 25 m-cy – 10 pkt.
 Czas realizacji (T) - maksymalnie 20 pkt. 
Licząc od dnia 24.09.2025 r. 
 
Wykonawca, który zaoferował najkrótszy czas otrzymuje 20 pkt. 
 
Dla pozostałych wykonawców punktacja za to kryterium obliczana będzie wg wzoru: 
T = (Najkrótszy czas realizacji / Czas realizacji w rozpatrywanej ofercie) x 20 pkt.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian w umowie zawartej z wykonawcą, który zostanie wybrany w wyniku przeprowadzonego postępowania. Ewentualne zmiany zapisów umowy będą wymagały formy pisemnego aneksu, a ponadto będą one mogły być wprowadzane z powodu: 
- wystąpienia uzasadnionych zmian w zakresie i sposobie wykonania przedmiotu zamówienia; 
- wystąpienia obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego i wykonawcy; 
- wystąpienia okoliczności będących wynikiem działania siły wyższej; 
- zmiany istotnych regulacji prawnych; 
- zmian umowy o dofinansowanie dla projektu, którego dotyczy zamówienie.
 </div>