Usługi promocji wydarzenia plenerowego

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Materiały reklamowe, tablice, stoiska i podobne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługi promocji wydarzenia plenerowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Buczek
Data publikacji	2025-07-10
Data składania ofert	17/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	793422005 Usługi w zakresie promocji
Numer przetargu	6385542

<div>
<h1>"Usługi promocji wydarzenia plenerowego" w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Ł&oacute;dzkiego 2021-2027</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>formularz oferty i załączniki (SP-112).docx</li>
<li>zapytanie ofertowe (SP-112).pdf</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
1. Przedmiotem zam&oacute;wienia są usługi promocji wydarzenia plenerowego organizowanych na terenie wojew&oacute;dztwa ł&oacute;dzkiego obejmujące zapewnienie kompleksowej organizacji i obsługi następujących atrakcji: a) stanowisko przeznaczone do malowania twarzy dla dzieci; b) stanowisko przeznaczone do wykonywania zmywalnych tatuaży dla młodzieży i dorosłych. Szacuje się że każde stanowisko może odwiedzić nie mniej niż 300 os&oacute;b (og&oacute;łem 600 os&oacute;b). 2. Do obowiązk&oacute;w Wykonawcy należeć będzie w szczeg&oacute;lności: a) pełne przygotowanie stanowiska wystawienniczego, przed rozpoczęciem danego wydarzenia; Do obowiązk&oacute;w Wykonawcy należy transport niezbędnego wyposażenia, materiał&oacute;w i akcesori&oacute;w wraz z montażem na miejscu. Wykonawca na każdym wydarzeniu musi być w pełnej gotowości do rozpoczęcia świadczenia usługi o wskazanej przez Zamawiającego godzinie i nie może opuścić stanowiska przed zakończeniem wydarzenia. b) Zapewnienie sprzętu niezbędnego do zapewnienia określonych atrakcji Sprzęt powinien być kompletny i gotowy do pracy. Jego stan techniczny powinien odpowiadać obowiązującym przepisom i zapewniać jego bezpieczne użytkowanie. c) zapewnienie sprawnego działania atrakcji; d) zapewnienie oznakowania stoisk (odpowiednio tablice informacyjne, słup reklamowy) Po zakończeniu realizacji usługi wskazane elementy oznakowania maja zostać przekazane Zamawiającemu. e) działanie w ścisłym porozumieniu z Zamawiającym; Realizując przedmiot zam&oacute;wienia Wykonawca musi oraz zobowiązuje się do uwzględnienia wszelkich sugestii Zamawiającego; f) zapewnienie obsługi stoisk; g) demontaż stoiska i uprzątnięcie miejsca realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia. 3. Obowiązki Zamawiającego: a) bezpłatne udostępnienie miejsca do organizacji wydarzeń z dostępem do prądu, b) bieżący kontakt z Wykonawcą w zakresie szczeg&oacute;ł&oacute;w realizacji wydarzeń, c) przekazanie logotyp&oacute;w niezbędnych do oznakowania poszczeg&oacute;lnych atrakcji. 4. W ramach organizacji stanowiska przeznaczonego do malowania twarzy dla dzieci Wykonawca ma zapewnić obsługę stanowiska przez min. 2 animator&oacute;w wykonujących makijaże na twarzy dzieci tzw. face painting przy użyciu odpowiednio dostosowanych kosmetyk&oacute;w, z zachowaniem zasad ostrożności, higieny i bezpieczeństwa. Makijaż na twarzach dzieci tzw. face painting musi być wykonany przy użyciu odpowiednio dostosowanych kosmetyk&oacute;w tj. farb wodnych lub kredek przeznaczonych do malowania twarzy, posiadającymi właściwe atesty dermatologiczne, zgodny z normami i regulacjami UE i FDA dotyczącymi kosmetyk&oacute;w i zabawek. W celu zachowania bezpiecznego i higienicznego charakteru atrakcji, Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo, przed przystąpieniem do realizacji makijażu do pouczenia opiekuna prawnego/faktycznego dziecka o wszelkich przeciwskazaniach oraz o ryzyku wystąpienia możliwych reakcji alergicznych. W związku z powyższym, Wykonawca zobowiązany jest także zapewnić każdemu uczestnikowi kr&oacute;tką instrukcję w formie papierowej dotyczącą sposobu zmycia makijażu oraz zawierającą informacje dot. zastosowanych kosmetyk&oacute;w użytych w trakcie tworzenia malunk&oacute;w. Wykonywane makijaże mają być odwzorowaniem bajkowych/filmowych postaci, zwierząt lub roślin. Wykonawca ma obowiązek zapewnić także minimum jeden szablon nawiązujący do Unii Europejskiej, zaakceptowany przez Zamawiającego. Szablony mają zostać utrzymane w stylistyce przyjaznej dla oka, budzić pozytywne skojarzenia, nie mogą powodować strachu lub lęku u najmłodszych uczestnik&oacute;w wydarzenia. Stanowisko powinno być wyposażone w: a) odpowiednią ilość farb/kredek do malowania twarzy, zapewniającą realizację zadeklarowanej przez Wykonawcę liczby szablon&oacute;w umożliwiającą wykonanie makijaży dla 300 uczestnik&oacute;w wydarzenia; b) odpowiednią ilość pędzli/gąbek do makijażu w przypadku wyboru opcji farb wodnych oraz innych narzędzi umożliwiających tworzenie makijaży; c) odpowiednią ilość środk&oacute;w do dezynfekcji; d) lusterko kosmetyczne; e) st&oacute;ł z nakryciem; f) minimum 4 krzesła, lustro, bezpieczne oraz hipoalergiczne farby z atestem; g) środki do dezynfekcji; h) chusteczki Do Wykonawcy należy r&oacute;wnież zapewnienie mini-strefy kreatywnej dla dzieci obejmującej: a) kartonowe zabawki do kolorowania XXL: lokomotywa z wagonami i domek Model lokomotywy z kartonu (do samodzielnego kolorowania) wraz z co najmniej dwoma modelami wagon&oacute;w spełniających następujące parametry:  wymiary lokomotywy po złożeniu: 114 x 56 x 117 cm (+/- 10%);  materiał: 5-warstwowa tektura falista Domek z kartonu (do samodzielnego kolorowania) spełniający następujące parametry:  wymiary po złożeniu: 88 x 55 x 114 cm (+/-10%);  materiał: 5-warstwowa tektura falista b) artykuły plastyczne do malowania ww. modeli z kartonu w ilości wystarczającej na cały czas trwania wydarzenia (3 opakowania kredek oł&oacute;wkowych po min. 25 kolor&oacute;w w opakowaniu, 5 opakowań mazak&oacute;w po min. 20 kolor&oacute;w w opakowaniu, 5 opakowań kredek świecowych po min 12 kolor&oacute;w w opakowaniu, 3 temper&oacute;wki z pojemnikami na ostrużyny, 3 opakowania farb plakatowych po min. 10 kolor&oacute;w w opakowaniu, pojemniczki na wodę, pędzle); c) 300 sztuk baniek mydlanych, o następujących właściwościach:  standardowe dmuchadełko z dwoma otworami: większym i mniejszym;  bańki w nakrętce mają umieszczoną grę (np. labirynt z piłeczką);  wysokość pojemnika: ok. 10,5 cm;  wz&oacute;r/kolor: do ustalenia z Zamawiającym d) dużą kolorową matę na podłoże, jako oznaczenie miejsca zabaw dla dzieci &ndash; na macie dzieci będą mogły siedzieć czekając na malowanie buziek i malować modele z kartonu. Zadania Wykonawcy obejmują także obrandowanie stoiska poprzez zapewnienie tablicy informacyjnej i instalację przy stoisku słupa reklamowego z grafiką zaakceptowaną przez Zamawiającego. Specyfikacja słupa reklamowego została zamieszczona w zapytaniu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia. 5. W ramach organizacji stanowiska przeznaczonego do wykonywania zmywalnych tatuaży dla młodzieży i dorosłych Wykonawca ma zapewnić obsługę stanowiska przez min. 2 animator&oacute;w wykonujących zmywalne tatuaże (brokatowe lub wykonywane farbami) przy użyciu odpowiednio dostosowanego sprzętu i kosmetyk&oacute;w, z zachowaniem zasad ostrożności, higieny i bezpieczeństwa. Tatuaże muszą być wykonane przy użyciu odpowiednio dostosowanych kosmetyk&oacute;w, posiadających właściwe atesty dermatologiczne, zgodne z normami i regulacjami UE i FDA dotyczącymi kosmetyk&oacute;w i zabawek. W celu zachowania bezpiecznego i higienicznego charakteru atrakcji, Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo, przed przystąpieniem do wykonania tatuażu do pouczenia uczestnika o wszelkich przeciwskazaniach oraz o ryzyku wystąpienia możliwych reakcji alergicznych. W związku z powyższym, Wykonawca zobowiązany jest także zapewnić każdemu uczestnikowi kr&oacute;tką instrukcję w formie papierowej dotyczącą sposobu zmycia tatuażu oraz zawierającą informacje dot. zastosowanych kosmetyk&oacute;w użytych w trakcie tworzenia tatuaży. Wykonywane tatuaże mają być odwzorowaniem bajkowych/filmowych postaci, zwierząt lub roślin. Wykonawca ma obowiązek zapewnić także minimum jeden szablon nawiązujący do Unii Europejskiej, zaakceptowany przez Zamawiającego. Szablony mają zostać utrzymane w stylistyce przyjaznej dla oka, budzących pozytywne skojarzenia, nie powodujące strachu lub lęku u najmłodszych uczestnik&oacute;w wydarzenia. Stanowisko powinno być wyposażone w: a) odpowiednią ilość szablon&oacute;w tatuaży zgodnie ze złożoną deklaracją, umożliwiającą wykonanie tatuaży dla minimum 300 uczestnik&oacute;w; b) odpowiednią ilość narzędzi/kosmetyk&oacute;w umożliwiających tworzenie tatuaży; c) odpowiednią ilość środk&oacute;w do dezynfekcji; d) lusterko kosmetyczne Wykonawca zapewnieni ponadto 300 szt. gadżet&oacute;w w postaci składanych kubk&oacute;w podr&oacute;żnych dla mieszkańc&oacute;w wojew&oacute;dztwa ł&oacute;dzkiego, kt&oacute;rzy brać będą udział w wydarzeniu. Specyfikacja kubk&oacute;w została zamieszczona w zapytaniu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia. Zadania Wykonawcy obejmują także obrandowanie stoiska poprzez zapewnienie tablicy informacyjnej z grafiką zaakceptowaną przez Zamawiającego. 6. Wydarzenia będą organizowane na terenie wojew&oacute;dztwa ł&oacute;dzkiego, przy czym Zamawiający zastrzega, że dokładne miejsce organizacji wydarzenia zostanie ustalone po podpisaniu umowy oraz po otrzymaniu potwierdzenia od organizatora wydarzenia. 7. Planowany czas świadczenia usługi to około 6 godzin zegarowych (przy czym nie wlicza się do tego czasu: przygotowania oraz demontażu stoiska). Usługa powinna być świadczona w spos&oacute;b ciągły podczas trwania całego wydarzenia. 8. Planuje się że usługa realizowana będzie na imprezach plenerowych, dlatego w ramach realizacji usługi Wykonawca powinien zapewnić namiot o wymiarach 3x3, kt&oacute;ry może ale nie musi zostać wykorzystany na potrzeby realizacji przedmiotowej usługi. Namiot nie przechodzi na własność Zamawiającego. 9. Oznakowanie oznacza umieszczenie wymaganego przez Zamawiającego znakowania/logotypu/ciągu znak&oacute;w (projekty oznakowania muszą uwzględniać wszystkie wskazane przez Zamawiającego elementy, wymagania jakościowe i sugestie oraz wymagają akceptacji). Wykonawca jest obowiązany do rozmieszczenia na wskazanych elementach (tablice informacyjne, słup reklamowy) przekazanych przez Zamawiającego, logotyp&oacute;w zgodnie z jego wymogami. Znakowanie powinno być zgodne z Księgą Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027. 10. Usługa powinna mieć charakter kompleksowy - do Wykonawcy należeć będzie w szczeg&oacute;lności: transport, montaż, zapewnienie obsługi i demontaż stoisk oraz uporządkowanie terenu po zakończeniu każdego wydarzenia. 11. Zamawiający wymaga r&oacute;wnież, aby Wykonawca zapewnił aranżację stoisk zapewniającą dostęp dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Aranżacja powinna być estetyczna oraz dopasowana do charakteru wydarzenia. 12. Uszczeg&oacute;łowienie w zapytaniu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Punkty za kryterium &bdquo;cena&rdquo; będą liczone wg wzoru: ((cena brutto oferty najtańszej)/(cena brutto oferty badanej)) x 60 pkt. Na potrzeby oceny ofert cena brutto oferty rozumiana jest suma cen jednostkowych wskazanych w formularzu oferty.Oferta uzyskać może w danym kryterium maksymalnie 60,00 pkt.
Punkty za kryterium &bdquo;ilość dostępnych szablon&oacute;w/wzor&oacute;w&rdquo; będą przyznawane Wykonawcom, kt&oacute;rzy zaoferują większą liczbę szablon&oacute;w odpowiednio: do malowania twarzy lub tatuaży, niż wymagane przez Zamawiającego minimum. Uszczeg&oacute;łowienie w zapytaniu ofertowym.
Punkty za &bdquo;wykształcenie/kwalifikacje animatora&rdquo; będą przyznawane Wykonawcom, kt&oacute;rzy zaoferują, iż usługa realizowana będzie przez animator&oacute;w posiadających wykształcenie co najmniej zawodowe w kierunku artystycznym/kosmetycznym lub o podobnym charakterze lub/i ukończyły specjalistyczne kursy...
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zmiana umowy jest dopuszczalna w sytuacjach i na zasadach określonych w sekcji 3.2.4 pkt. 4 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności. 2. Zmiana istotnych postanowień umowy jest dopuszczalna: a) w przypadku wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zewnętrzne, nagłe okoliczności niezależne od woli Stron, kt&oacute;re pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz kt&oacute;rym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie, b) w przypadku zmiany obowiązujących przepis&oacute;w prawa mających wpływ na realizację zam&oacute;wienia. 3. Zamawiający nie jest organizatorem wydarzeń na kt&oacute;rych realizowane mają być usługi będące przedmiotem postępowania dlatego w przypadku odwołania wydarzenia, zmiany terminu lub miejsca imprezy, zastrzega możliwość zmian umowy w tym zakresie. 4. Zmiana osoby wyznaczonej do wsp&oacute;łpracy ze strony Zamawiającego oraz Wykonawcy wymaga poinformowania o tym fakcie w formie mailowej lub telefonicznie i nie będzie stanowić to zmiany umowy.
</div>