Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-05-21
Data składania ofert	29/05/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6268131

<div>
    <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 14/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, na targi Heimtextil 2026 Frankfurt nad Menem, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2052798">Zapytanie ofertowe 14 IW PCE z załącznikami</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2052799">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 14 IW PCE</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2052801">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 14 IW PCE</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2052802">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 14 IW PCE</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2052805">Załącznik nr 4 Wzór umowy warunkowej 14 IW PCE</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.<br />
<br />
III.	Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.<br />
1.	Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, na targi Heimtextil 2026 Frankfurt nad Menem, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. <br />
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy „PIK” Sp. J. Hurt-Detal K. i B. Nartowicz, NIP 5420209494 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi Heimtextil 2026 Frankfurt nad Menem, Niemcy, które odbędą się w dniach 13 – 16 stycznia 2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.<br />
<br />
A.	Wynajęcie powierzchni targowej: <br />
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Heimtextil 2026 Frankfurt nad Menem, Niemcy, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 64m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: <br />
•	wynajęcie powierzchni wystawienniczej 64m2 (+/-2m2) pod stoisko otwarte z 3 stron;<br />
•	preferowaną wielkością stoiska jest układ 8 m na 8 m lub zbliżony;<br />
•	preferowana lokalizacja: hala 4.1, stoisko G61;<br />
•	pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (np. opłata rejestracyjna, opłata środowiskowa, AUMA, ubezpieczenie, itp.);<br />
•	pokrycie kosztu wpisu do katalogu Mandatory media package;<br />
•	montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię – główne przyłącze elektryczne 7-10 kW (energia odnawialna) w tym tablica rozdzielcza, 6 uziemionych gniazdek elektrycznych i gniazdo lodówki. <br />
<br />
B.	Wykonanie projektu zabudowy: <br />
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:<br />
•	wysokość stoiska 3m;<br />
•	zabudowa wykonana w technologii suchej zabudowy np. GK lub równoważnej;<br />
•	ściany estetyczne, gładkie, malowane kolorem białym matowym, <br />
•	wykładzina w kolorze beżowym;<br />
•	belki łączące poszczególne elementy konstrukcji ze ścianą główną i kantorkiem wykonane z drewna, materiału drewnopodobnego lub metalu, w kolorze czarnym matowym (malowane lub oklejone folią w kolorze czarnym matowym); <br />
•	narożna konstrukcja wzmacniająca zabudowę i pełniąca formę dekoracyjną w formie narożnych słupów stabilizujących całą zabudowę malowanych na czarny mat lub oklejonych czarną matową folią. Na górze (w środku) konstrukcji narożnych, zamontowanych 10 belek metalowych, na których powieszone zostaną tkaniny tapicerskie;<br />
•	elementy ozdobne stoiska, ocieplające jego odbiór w formie paneli wykonanych z drewna lub materiału imitującego drewno;<br />
•	meble, wyposażenie stoiska oraz dekoracje zaplanowano we własnym zakresie Wnioskodawcy;<br />
•	zaplecze o wymiarach 1,5x1,5m, drzwi zamykane na klucz, wyposażone w wieszaki na ubrania montowane na ścianie lub wieszak wolnostojący, min. 6 haczyków na odzież oraz przedłużacz z 6 gniazdami; drzwi i ściany zaplecza w kolorze ściany – biały mat;  <br />
•	lampy LED (26 szt. punktów świetlnych, każdy o mocy co najmniej 150W z możliwością ich kierunkowej regulacji, barwa neutralna) rozmieszczone zgodnie z projektem; <br />
•	wykonanie instalacji elektrycznej pozwalającej na obsłużenie stoiska oraz wszystkich urządzeń elektrycznych będących w użyciu (czajnik, ekspres do kawy, ładowarki, odkurzacz);<br />
•	logo Wnioskodawcy - jeden duży podświetlany logotyp na ścianie głównej, oraz logotypy zamontowane u góry konstrukcji narożnych (po 2szt w każdym rogu), logotyp z boku zaplecza od strony alejki, grafika na ściance frontowej zaplecza, grafika z logiem wystawcy maskująca z każdej strony słup znajdujący się w przestrzeni stoiska. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;<br />
•	elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;<br />
•	przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;<br />
•	wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. <br />
<br />
C.	Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:<br />
•	montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Heimtextil 2026 Frankfurt nad Menem, Niemcy obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;<br />
•	sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;<br />
•	przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;<br />
•	przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 11.00.</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena brutto - 100%<br />
LP = Cmin/Co *100<br />
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto<br />
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br />
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej<br />
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn.<br />
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. <br />
3.	Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą „PIK” Sp. J. Hurt-Detal K. i B. Nartowicz, NIP 5420209494, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą.<br />
4.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie:<br />
a)	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub<br />
b)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub<br />
c)	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy.<br />
5.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.<br />
6.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę:<br />
a)	Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki.<br />
b)	Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej – załącznik nr 4.</p>
    </div>