Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego Kuala Lumpur, Malezja

Usługi transportowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego Kuala Lumpur, Malezja
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-05-20
Data składania ofert	28/05/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6264892

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 11/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na International Society of Blood Transfusion (ISBT) International Congress, Kuala Lumpur, Malezja w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2050616">Zapytanie ofertowe 11 IW PCE z załącznikami</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2050617">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 11 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2050620">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 11 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2050622">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 11 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2050623">Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 11 IW PCE</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;.<br /> <br /> III. Opis przedmiotu zam&oacute;wienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.<br /> 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na International Society of Blood Transfusion (ISBT) International Congress, Kuala Lumpur, Malezja w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. <br /> Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi International Society of Blood Transfusion (ISBT) International Congress, Kuala Lumpur, Malezja, kt&oacute;re odbędą się w dniach 20-24 czerwca 2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej.<br /> <br /> A. Wynajęcie powierzchni targowej: <br /> Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach International Society of Blood Transfusion (ISBT) International Congress, Kuala Lumpur, Malezja wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 9m2. Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: <br /> &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9m2 pod stoisko otwarte z 2 stron;<br /> &bull; preferowaną wielkością stoiska jest układ 3 m na 3 m lub zbliżony;<br /> &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (np. opłata rejestracyjna, opłata za wstęp na targi i wydanie identyfikator&oacute;w, opłata za codzienne sprzątanie, opłata za wpis do katalogu targowego, itp.);<br /> &bull; montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię; <br /> &bull; pokrycie koszt&oacute;w związanych z odpadami.<br /> <br /> B. Wykonanie projektu zabudowy: <br /> Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien być oparty o stoisko wystawowe Basic shell scheme package i zawierać następujące elementy:<br /> &bull; pomieszczenie socjalne o wymiarach 1mx1m o nazwie: Shell scheme storage room 1x1m;<br /> &bull; wykładzinę dywanową w kolorze ciemnoszarym lub granatowym;<br /> &bull; 2 białe kwadratowe stoliki - wymiary: 75cmx75cm (plastikowe) i 4 białe krzesła (plastikowe);<br /> &bull; ladę informacyjną lub szafkę w kolorze białym - wymiary: 100cmLx50cmWx100cmH (plastikowa lub drewniana) na potrzeby wystawienia urządzeń, oraz materiał&oacute;w marketingowych;<br /> &bull; telewizor 40&rdquo; LED Smart TV (USB port/HDMI) - umieszczony na ścianie;<br /> &bull; elementy graficzne urządzeń Prolab i identyfikacje wizualną logotypu tj. BTS (Blood Tube Stripper) w kolorze: przed napisem czerwona kropla krwi i czarny napis BTS, <br /> &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;<br /> &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w;<br /> &bull; wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotyp&oacute;w i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. <br /> <br /> C. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:<br /> &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach International Society of Blood Transfusion (ISBT) International Congress, Kuala Lumpur, Malezja obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę oraz multimedia, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;<br /> &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;<br /> &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w;<br /> &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić w dniu rozpoczęcia targ&oacute;w, 2 godziny przed rozpoczęciem targ&oacute;w;<br /> <br /> D. Zakup usług transportu os&oacute;b: <br /> &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla 3 os&oacute;b na trasie Warszawa (WAW) &ndash; Kuala Lumpur &ndash; Warszawa (WAW) (lot z 1 przesiadką, preferowane miejsce przesiadki - Doha), wylot z Warszawy: 18.06.2026r. i wylot z Kuala Lumpur: 25.06.2026r.;<br /> &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 25 kg (+ bagaż podręczny) dla 2 os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz dla 1 osoby podr&oacute;żującej 2 x bagaż rejestrowy min. 25 kg (+ bagaż podręczny) oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; <br /> &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. <br /> <br /> E. Zakup usług hotelarskich<br /> &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla 3 os&oacute;b w dniach 19-25.05.2026 r. (6 nocleg&oacute;w), <br /> &bull; 3 pokoje 1-osobowe; <br /> &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;<br /> &bull; hotel powinien spełniać standard min. 4-gwiazdek; <br /> &bull; hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w, przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targ&oacute;w (lub z 1 przesiadką) dojazd max. do 20 minut &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego;<br /> &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;<br /> &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Malezji (140 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Cena brutto - 100%<br /> LP = Cmin/Co *100<br /> LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto<br /> Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br /> Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej<br /> Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.<br /> Podsumowani</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn.<br /> 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. <br /> 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą.<br /> 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie:<br /> a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub<br /> b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub<br /> c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy.<br /> 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w.<br /> 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę:<br /> a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki.<br /> b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.</p>
</div>