Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025”

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025”
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Włocławek
Data publikacji	2025-05-15
Data składania ofert	23/05/2025
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Wynik zamówienia	04-06-2025/6299382
Kod CPV	799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6256928

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025”</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>POWIAT WŁOCŁAWSKI</span></h3><h3>1.3.) Oddział zamawiającego:<span>Wydział Zamówień Publicznych</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 910866778</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>ul. Cyganka 28</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Włocławek</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>87-800</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>kujawsko-pomorskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL619 - Włocławski</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>(54) 230 46 00</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>zamowieniapubliczne@powiat.wloclawski.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.bip.wloclawski.pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Ogólne usługi publiczne</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025”</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-34a11494-fd99-474d-ba0b-2784c26b3017</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00232416</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2025-05-15</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.9.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2025/BZP 00038696/04/P</span></h3><h3>2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.2 Kompleksowa organizacja i realizacja wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego"</p><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-34a11494-fd99-474d-ba0b-2784c26b3017<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między<br>Zamawiającym a wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl lub poczty elektronicznej (https://login.poczta.home.pl/).</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.<br>Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią<br>elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o<br>udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452), zwanego dalej ”rozporządzeniem PRM”.<br>Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia PRM, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 773, ze zm.), zwanego dalej ”rozporządzeniem RM”, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia PRM, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:<br>- w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia RM (i przekazuje się jako załącznik), lub - jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).<br>W przypadku załączników, które są zgodnie z pzp lub rozporządzeniem PRM opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W<br>zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).<br>Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowieniapubliczne@powiat.wloclawski.pl<br>(nie dotyczy składania ofert). W przypadku przekazania dokumentów elektronicznych, cyfrowych odwzorowań dokumentów oraz innych informacji za pomocą poczty elektronicznej datą ich przesłania będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej dokument/informację z serwera pocztowego Zamawiającego.<br>Formularz ofertowy podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty lub składane wraz z ofertą, które są zgodnie z pzp lub PRM opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h3>3.15.) RODO (obowiązek informacyjny):<span>Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu<br>Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO − informuję, że: Administratorem Danych Osobowych zawartych we<br>wszystkich dokumentach związanych z udzieleniem zamówienia publicznego jest Starosta Włocławski z siedzibą w Starostwie Powiatowym we Włocławku, ul. Cyganka 28, 87-800 Włocławek (tel. 54 230-46-00, e-mail: starostwo@powiat.wloclawski.pl).<br>Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych pod numerem telefonu 54 230-46-60, e-mail: iod@powiat.wloclawski.pl lub pisemnie na adres siedziby. Cele i podstawy przetwarzania Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego<br>prowadzonym w trybie ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych na podstawie:<br>a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,<br>b) art. 6 ust. 1. lit. b RODO w celu realizacji praw i obowiązków związanych z czynnościami przed zawarciem umowy oraz wynikających z zawartej umowy (dotyczy w szczególności danych osobowych osób kontaktowych, reprezentujących lub zatrudnionych u kontrahenta).<br>Dane osobowe uzyskujemy bezpośrednio od Pani/Pana, mogą nam zostać przekazane przez Pani/Pana pracodawcę lub pochodzić z publicznie dostępnych rejestrów lub stron internetowych. Dane osobowe przekazane przez Wykonawcę w toku udzielenia i realizacji zamówienia publicznego będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Prawa zamówień publicznych przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być jedynie podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 74 ustawy), podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów np. do prowadzenia kontroli. Ponadto odbiorcami danych mogą być również podmioty, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy powierzenia, w tym podmioty dostarczające lub utrzymujące infrastrukturę IT Administratora oraz podmioty i osoby świadczące usługi prawne. Administrator co do zasady nie zamierza<br>przekazywać Pana/Pani danych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych. Podanie danych osobowych w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych i przepisach wykonawczych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W<br>oparciu o Pana/Pani dane osobowe Administrator nie będzie podejmował wobec Pana/Pani zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.</span></h3><h3>3.16.) RODO (ograniczenia stosowania):<span>Na zasadach określonych przepisami RODO, posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora:<br>a) dostępu do swoich danych na podstawie art. 15 RODO (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie Administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązany do wskazania dodatkowych informacji mającychna celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia),<br>b) sprostowania lub uzupełnienia danych zgodnie z art. 16 RODO (skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z Prawem Zamówień Publicznych (art. 19 ust. 2 ustawy ) oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników (art. 76 ustawy).<br>c) ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO, z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby<br>fizycznej/prawnej albo z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego).<br>d) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00- 193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.<br>Nie przysługuje Pani/Panu:<br>a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych,<br>b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO,<br>c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.</span></h3><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>ZP.272.1.15.2025</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:</h3><p>Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy</p><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025” (impreza masowa). Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia aż do przeprowadzenia formalności związanych z zamknięciem wydarzenia w kwestii formalnej, technicznej i estetycznej oraz przekazaniem filmu z całości wydarzenia tzw. relacji.<br>Termin i lokalizacja wydarzenia: 04-05 lipca 2025 r., lokalizacja: na terenie lotniska Aeroklubu Włocławskiego przy ul. Szybowcowej 3, 87-853 Kruszyn, tj.:<br>- w dniu 04 lipca 2025 r. w godzinach 18:30 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego połączonego z piknikiem dla młodzieży Powiatu Włocławskiego,<br>- w dniu 05 lipca 2025 r. w godzinach 14:30 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego  połączonego z piknikiem dla mieszkańców Powiatu Włocławskiego oraz „Festiwalem Smaku” – konkursem kulinarnym Kół Gospodyń Wiejskich z terenu Powiatu Włocławskiego.<br>Do obowiązków wykonawcy w szczególności należy:<br>-zaplanowanie wydarzenia we współpracy z Zamawiającym,<br>- uzyskanie niezbędnych opinii i dokonanie zgłoszenia wydarzenia w imieniu Zamawiającego,<br>- szacowanie liczby uczestników wydarzenia i takie przygotowanie przestrzeni, aby każdy mógł czuć się w niej komfortowo swobodnie i miał równy dostęp do rozrywek,<br>- zapewnienie dodatkowych rozrywek, stoisk wystawienniczych i gastronomicznych,<br>-  nawiązywanie współpracy z partnerami np. umiejscowienia wystaw, stoisk z produktami i usługami,<br>- zapewnienie udogodnień dla uczestników wydarzenia,<br>- zatrudnianie osób lub nawiązanie współpracy z podwykonawcami,<br>- zapewnienie usługi cateringowej wraz z obsługą,<br>- zabezpieczenie techniczne, sprzętowe i materiałowe wydarzenia (sceny, ekrany, garderoby, sanitariaty, namioty, parasole, oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony, kamery, multimedia, okablowanie, agregaty, media, oznakowanie, ogrodzenie, stoły, krzesła/ławki, naczynia, produkty, kosze na śmieci itp.),<br>- dbanie o wyposażenie i porządek przestrzeni wydarzenia,<br>- dbanie o terminowość powierzonych zadań,<br>- trzymanie się planu wydarzenia,<br>- zapewnienie czystości w miejscu organizacji wydarzenia i w jego bliskim sąsiedztwie,<br>- nawiązanie współpracy z prelegentami, artystami wybranymi przez Zamawiającego,<br>- organizacja transportu, noclegów i wyżywienia prelegentów i artystów,<br>- zapewnienie komunikacji między uczestnikami a organizatorami (np. organizacja usługi konferansjera),<br>- prowadzenie negocjacji z usługodawcami w celu wypracowania jak najlepszych warunków umowy,<br>-prowadzenie dokumentacji w zakresie organizacji wydarzenia, np. raportowanie, sporządzanie faktur i umów,<br>- zapewnienie obsługi wydarzenia technicznej, medycznej i porządkowej,<br>- zadbanie o bezpieczeństwo wydarzenia,<br>- organizacja ochroniarzy i środków zabezpieczających,<br>- zapewnienie ochrony osób i mienia podczas wydarzenia oraz ochrony nocnej terenu i infrastruktury wydarzenia z 04 lipca 2025 r. do 05 lipca 2025 r.,<br>-  koordynacja zadań związanych z ewakuacją i ratownictwem,<br>- opracowywanie regulaminu oraz scenariusza imprezy,<br>- przywrócenie udostępnionego terenu do stanu sprzed wydarzenia,<br>-   rozliczanie finansowe z osobami pełniącymi usługi na rzecz wydarzenia,<br>- koordynowanie zadań;<br>a także zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych:<br>- spełnienie wymogów określonych, w szczególności, w przepisach prawa budowlanego, w przepisach sanitarnych i przepisach dotyczących ochrony przeciwpożarowej,<br>- zapewnienie udział służb porządkowych, służb informacyjnych oraz kierującego tymi służbami kierownika do spraw bezpieczeństwa,<br>- zapewnienie pomocy medycznej,<br>-zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego,<br>- wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i Policji,<br>- zapewnienie warunków do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej,<br>- zapewnienie sprzętu ratowniczego i gaśniczego oraz środków gaśniczych niezbędnych do zabezpieczenia imprezy masowej w zakresie działań ratowniczo-gaśniczych,<br>- zapewnienie wydzielonego pomieszczenia dla służb kierujących zabezpieczeniem imprezy masowej.<br>Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.<br>Zamawiający dołożył wszelkich starań, aby w opisie przedmiotu zamówienia nie znalazł się żaden znak towarowy, patent lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczone przez konkretnego Wykonawcę. Jeśli w dokumentach zamówienia, wskazano znak towarowy, patent lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, ma to wyłącznie charakter informacyjny.<br>W przypadku, gdy w opisie przedmiotu zamówienia zawarto odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 pzp, Zamawiający dopuszcza oferowanie rozwiązań równoważnych opisywanym pod warunkiem, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.<br>W przypadku oferowania rozwiązań równoważnych w stosunku do rozwiązań określonych w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia wymogu wynikającego z art. 101 ust. 5 i 6 pzp.<br>Jeżeli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez określoną jednostkę oceniającą zgodność, Zamawiający akceptuje również certyfikaty wydane przez inne równoważne jednostki oceniające zgodność.<br>Jeżeli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez jednostki oceniające zgodność lub sprawozdań z badań przeprowadzonych przez te jednostki, Zamawiający akceptuje również dokumentację techniczną producenta.<br>Przedmiot zamówienia winien uwzględniać wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników.<br>Szczegółowe obowiązki Wykonawcy w zakresie realizacji niniejszego zamówienia określają Projektowane postanowienia umowy - Załącznik nr 2 do SWZ.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez</span></h3><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>5 dni</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.1.) Sposób oceny ofert:<span>Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium:<br><br>1) Cena /C/ - waga 60 %<br>2) Kawa pochodząca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)  /K/ - waga 10%<br>3) Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu /A/ - waga 30%<br><br>Kryterium 1 – „Cena” - będzie punktowane przez Zamawiającego w oparciu o wyliczenie arytmetyczne: [najniższa cena brutto ze wszystkich ofert nie podlegających odrzuceniu : cena brutto oferty badanej] x 60 (waga), wg niżej podanego wzoru:<br><br>Najniższa cena ze wszystkich ofert<br>C = ------------------------------------------------- x 60 = ilość punktów<br>Cena oferty badanej<br><br>Kryterium 2 – „Kawa pochodząca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)”- punkty zostaną przyznane na podstawie:<br>- zobowiązania Wykonawcy do wykorzystania kawy, która będzie posiadała certyfikat FairTrade lub inny równoważny certyfikat potwierdzający spełnianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade).<br>Punkty zostaną przyznane w następujący sposób:<br>Wykonawca, który nie zadeklaruje wykorzystania kawy posiadającej certyfikat FairTrade lub inny równoważny certyfikat potwierdzający spełnianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade) - otrzyma 0 pkt.<br>Wykonawca, który zadeklaruje w całości wykorzystanie kawy, która będzie posiadała certyfikat FairTrade lub inny równoważny certyfikat potwierdzający spełnianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade) - otrzyma 10 pkt.<br><br>Kryterium 3 - „Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu”- punkty przez Zamawiającego zostaną przyznane w następujący sposób:<br>Wykonawca, który zaoferuje 1 dodatkową atrakcję na wydarzeniu - otrzyma 10 pkt.<br>Wykonawca, który zaoferuje 2 dodatkowe atrakcje na wydarzeniu - otrzyma 20 pkt.<br>Wykonawca, który zaoferuje 3 dodatkowe atrakcje na wydarzeniu - otrzyma 30 pkt.<br><br>Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną ilość punktów za wszystkie kryteria wg wzoru:<br><br>Łączna ilość punktów = C + K + A<br><br>gdzie:<br>C  – punkty przyznane w kryterium „Cena”<br>K  – punkty przyznane w kryterium „Kawa pochodząca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)”<br>A - punkty przyznane w kryterium „Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu”</span></h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Procentowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>60</span></h3><h3>Kryterium 2</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Kawa pochodząca ze Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>10</span></h3><h3>Kryterium 3</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>30</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Tak</span></h3><h3>4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku  kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:</h3><p>wymagania dotyczące określonej etykiety, zgodnie z art. 104 ustawy - etykiety społecznej</p><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Nie</span></h3><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Nie</span></h3><h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h3>5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:</h3>1. Do przygotowania oferty zaleca się wykorzystanie Formularza Ofertowego, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do SWZ.<br>2. W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania - odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.<br>3. Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 2 -pełnomocnictwo lub inny dokument (np. akt powołania na stanowisko prezesa zarządu, członka zarządu spółki lub, w przypadku spółek działających w systemie common law, członka rady dyrektorów spółki, a także umowa spółki cywilnej lub uchwała jej wspólników, wskazująca jednego ze wspólników jako umocowanego do reprezentacji spółki) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.<br>4. Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.<br>5. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp tj. oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.<br>W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców.<br>Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia każdego z wykonawców.<br>6. Wykonawca/podmiot udostępniający zasoby/podwykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w pkt 2, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca/podmiot udostępniający zasoby/podwykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.<br>7. W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności dokumentów, o których mowa w pkt 2, pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez Zamawiającego dokumentów.<br>8. Jeżeli Wykonawca wnosi wadium  w formie  gwarancji  lub  poręczenia,  oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej (jeżeli dotyczy).<h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Tak</span></h3><h3>6.4.1) Informacje dotyczące wadium:</h3>1. Zamawiający żąda od Wykonawców wniesienia wadium w wysokości: 5.000,00 zł, (słownie: pięć tysięcy złotych i 00/100).<br>2.  Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert tj. do dnia 23 maja 2025 r., do godz. 10:00 i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 pzp.<br>3.  Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.<br>4.  Wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:<br>1) pieniądzu;<br>2) gwarancjach bankowych;<br>3) gwarancjach ubezpieczeniowych;<br>4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r., poz. 98, ze zm.).<br>5.  Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego prowadzony przez BNP PARIBAS Nr: 40 1600 1462 1746 9555 6000 0010 z dopiskiem „Wadium- Święto Powiatu Włocławskiego 2025”.<br>6.  Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.<br>7.  Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt 4 ppkt 2-4, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.<br>8. Okoliczności i zasady zwrotu wadium, jego przepadku oraz zasady jego zaliczenia na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy określa pzp.<h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:</h3>Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.<br>W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia każdego z Wykonawców.<h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>1.	Zmiana postanowień Umowy może nastąpić za zgodą obu Stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.<br>2.	Oprócz przypadków, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 2-4 i ust. 2 ustawy pzp, na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy pzp, Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania zmian Umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania (rodzaj i zakres zmian, warunki ich wprowadzenia):<br>1)	zmiana zakresu Przedmiotu umowy, w przypadku:<br>a)	niedostępności na rynku materiałów lub urządzeń wskazanych w opisie Przedmiotu umowy spowodowanej zaprzestaniem produkcji lub wycofaniem z rynku tych materiałów lub urządzeń,<br>b)	konieczności wykonania dodatkowych usług oraz dostaw z nimi związanych, lub wykraczających poza zakres Przedmiotu umowy, których wykonanie będzie niezbędne do prawidłowej realizacji Umowy,<br>c)	gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Przedmiotu umowy,<br>d)	gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem umów i  porozumień  o  współpracy zawartych pomiędzy Zamawiającym a innym niż Wykonawca podmiotami (osobami  trzecimi), w szczególności z partnerami innymi JST oraz   podmiotami  wspierającymi  cel  Wydarzenia,<br>e)	zaistnieją okoliczności związanie z pandemią, stanami epidemicznymi, epidemiologicznymi, stanami wyjątkowymi lub innymi okolicznościami o cechach „siły wyższej”, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne mające swe źródło poza  Wykonawcą, niemożliwe do przewidzenia (mały stopień prawdopodobieństwa pojawienia się w określonej sytuacji w świetle obiektywnej oceny wydarzeń), niemożliwe do zapobieżenia - nie tyle samemu zjawisku, ale szkodliwym jego następstwom przy zastosowaniu współczesnej techniki, które zasadniczo i istotnie utrudnia  wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z Umowy,<br>f)	wystąpi możliwość i/lub konieczność/sposobność wprowadzenia zmian w sposobie wykonania Przedmiotu umowy, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego,<br>g)	wystąpi konieczność zmiany sposobu realizacji Umowy wynikająca z zaistnienia niemożliwej wcześniej do przewidzenia okoliczność, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności i mającej wpływ na wykonanie Umowy;<br>2)	zmiana terminu realizacji Przedmiotu umowy, w przypadku:<br>a)	przedłużenia procedury wyboru oferty najkorzystniejszej,<br>b)	zaistnienia innej, niemożliwej do przewidzenia w momencie zawarcia Umowy okoliczność prawnej, ekonomicznej, finansowej lub technicznej, skutkującej brakiem możliwości należytego wykonania Umowy, zgodnie z SWZ,<br>c)	konieczności usunięcia błędów lub wprowadzenia zmian w Przedmiocie umowy,<br>d)	innych okoliczności trudnych do przewidzenia w dniu zawarcia Umowy, a istotnej z punktu realizacji wydarzenia,<br>e)	gdy wykonanie Przedmiotu umowy w określonym pierwotnie terminie nie leży w uzasadnionym interesie Zamawiającego,<br>f)	działania siły wyższej, rozumianej jak w pkt 1 litera e wyżej, która zasadniczo i istotnie utrudnia  wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z Umowy w określonym pierwotnie terminie,<br>g)	w przypadku wystąpienia obiektywnych czynników niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy;<br>Powyższe nie będzie stanowiło dla Wykonawcy roszczenia odszkodowawczego.<br>3) dopuszcza się możliwość zmiany sposobu rozliczania Umowy lub terminów i sposobu dokonywania płatności wynikających z wszelkich zmian wprowadzanych przez strony do Umowy;<br>4) w zakresie odbiorów i sposobu fakturowania, o którym mowa w § 2 (zmiana ilości odbiorów i faktur, zmiany odbiorcy, płatnika faktur/y także w okolicznościach    opisanych  w  pkt  1  lit .d )<br>3.	Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.<br>4.	Z wnioskiem o zmianę Umowy może wystąpić zarówno Wykonawca, jak i Zamawiający.<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Tak</span></h3><h3>7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:</h3><p>w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy</p><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2025-05-23 10:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem strony https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-34a11494-fd99-474d-ba0b-2784c26b3017 za pomocą zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy.</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2025-05-23 10:30</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2025-06-21</span></h3></body>