Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Malezji

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Malezji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-05-14
Data składania ofert	22/05/2025, Godzina 15:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 665100008 Usługi ubezpieczeniowe 799970009 Usługi organizowania podróży służbowych
Numer przetargu	6251981

<div>
 <h1>Kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Malezji, obejmującej udział w targach WHX Kuala Lumpur (wcześniej Medlab Asia 2025 oraz Asia Health 2025) połączonej ze spotkaniami biznesowymi w Malezji odbywającej się w terminie 14 – 20.07.2025 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” (2/M/IPH/PCE/2025)</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2037069">Załącznik nr 1 - Formularz Ofertowo - cenowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2037071">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta o spełnieniu kryteriów</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2037072">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2037073">Załącznik nr 4 Wzór umowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2037088">Zapytanie ofertowe nr 2/M/IPH/PCE/2025</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Malezji</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Misje i targi gospodarcze” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Malezji, obejmującej udział w targach WHX Kuala Lumpur (wcześniej Medlab Asia 2025 oraz Asia Health 2025) połączonej ze spotkaniami biznesowymi w Malezji odbywającej się w terminie 14 – 20.07.2025 r. 
w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. 
 
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej: 
 
1.1. Zapewnienie transportu w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na 
a) Zakup usługi transportu i ubezpieczenia dla 12 osób poprzez organizację przelotu na trasie: 
•	Warszawa (WAW) – Kuala Lumpur (KUL) – wylot w dniu 14.07.2025 r. w godzinach 08:00 – 18.00, uwzględniając: lot z max. 1 przesiadką, lot w jedną stronę nie dłuższy niż 20 godziny łącznie z przesiadkami, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących. 
•	Kuala Lumpur (KUL) – Warszawa (WAW) wylot: w dniu 19.05.2025 r. w godzinach 09.00 – 18.00, uwzględniając lot z max. 1 przesiadką, lot w jedną stronę nie dłuższy niż 20 godziny łącznie z przesiadkami), min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących. 
•	Wykonawca zapewni połączenia lotnicze z maksymalnie jedną przesiadką w danym kierunku. 
•	Zamawiający nie dopuszcza lotów z więcej niż jedną przesiadką w danym kierunku i nie wyraża zgody na sytuację, w której łączny czas podróży uczestników misji przekroczy 20 godziny. 
•	W sytuacji konieczności oczekiwania na lotnisku w trakcie podróży przez okres równy 3 godziny lub dłuższy, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom misji zagranicznej nielimitowanego dostępu do saloniku biznesowego wraz z dostępnym w nim serwisem, w ramach każdego lotu. 
•	Bilet lotniczy uwzględniać będzie możliwość zmiany rezerwacji (możliwość zmiany danych osobowych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego) – bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego - bilet flex. 
•	Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą. 
•	Bagaże uczestników muszą zostać nadane bezpośrednio do portu docelowego (odpowiednio Kuala Lumpur lub Warszawa). Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której uczestnicy misji na poszczególnych lotniskach przesiadkowych będą zmuszeni odbierać bagaże, wychodzić do ponownej odprawy (opuszczać teren terminalu odlotów/tranzytu). 
•	Podczas podróży lotniczej (dotyczy odcinków dłuższych niż 3 godziny) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podróżnego i nieograniczony dostęp do napojów bezalkoholowych. 
•	Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów. 
•	Wszyscy uczestnicy misji muszą podróżować razem, tym samym lotem. 
•	Cena powinna obejmować możliwość anulowania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych pandemią wirusa SARS-CoV-2. 
•	Zamawiający ma prawo wezwać Oferenta do przedstawienia propozycji lotów uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert. 
•	Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycje najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podróży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy. 
 
b)	Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji (max. 12 osób + kierowca): 
•	z siedziby Izby Przemysłowo-Handlowej w Białystoku, ul. Antoniukowska 7 na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Izby Przemysłowo – Handlowej w Białymstoku, ul. Antoniukowska 7. 
•	z lotniska w Kuala Lumpur do hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej w dniu 15.07.2025 r. 
•	z hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej, na lotnisko w Kuala Lumpur w dniu 19.07.2025 r. 
•	autobus/bus powinien mieć wystarczającą ilość miejsca na bagaż rejestrowany (min. 20 kg i podręczny wszystkich uczestników misji) 
•	wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca. 
 
c)	Zakup ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (min. 10 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os.) na czas podróży (dla 12 osób) oraz ochrony uczestników w zakresie zachorowania na choroby zakaźne (pokrycie kosztów pobytu na kwarantannie w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku testu przykładowo na obecność Covid-19 po przylocie do Malezji, izolacji oraz kosztów badań i usług medycznych związanych z pobytem na kwarantannie i izolacji). 
 
d)	 Zapewnienie transportu lokalnego (autobus) dla max. 15 osób + kierowca na potrzeby Zamawiającego. 
•	wszyscy uczestnicy misji w dniach 15-19.07.2025 r. w obszarze metropolitalnym Kuala Lumpur/Malezji podróżują jednym środkiem transportu (bus/autobus). Całkowity limit kilometrów do wykorzystania wyniesie 800 km (dzienny limit 160 km). 
•	pojazd powinien być do dyspozycji Zamawiającego 16 godzin na dobę. 
•	kierowca/kierowcy muszą znać komunikatywny język angielski oraz bardzo dobrze topografię miasta, otoczenia terenu w pobliżu targów WHX Kuala Lumpur oraz miejsca zakwaterowania uczestników misji. 
•	wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca. 
•	zamawiający nie dopuszcza korzystania z transportu publicznego. 
 
1.2. Zapewnienie noclegu wraz z wyżywieniem w trakcie trwania misji gospodarczej 
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu min. 4 – gwiazdkowym, dla max. 12 osób w terminie 15-19.07.2025 r. w Kuala Lumpur, wymagane są pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pokój będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.) 
b) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną, 
c) zapewnienia wyżywienia (w hotelu) wszystkim uczestnikom misji (max. 12 osób) w tym: 
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 16-19.07.2025 r. 
- kolacja na terenie Kuala Lumpur dla wszystkich uczestników misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską, nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food. Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym – kolacje w dniach: 15 – 18.05.2025 r. 
Posiłek składać się będzie z: 
•	przystawki lub zupy, 
•	dania głównego mięsnego, rybnego lub jarskiego (do wyboru), 
•	deseru, 
•	napojów ciepłych lub zimnych. 
d) Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. 
e) Cena powinna obejmować możliwość opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych pandemią wirusa SARS-CoV-2. 
f) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania, nie później niż ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów. 
g) Zamawiający informuje, że nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników misji. 
 
1.3. Zapewnienie wstępu na wydarzenia w trakcje misji gospodarczej 
a) Zakup jednodniowych biletów wstępu dla 12 osób na targi WHX Kuala Lumpur (wcześniej Medlab Asia 2025 oraz Asia Health 2025) w dniach 16-18.07.2025 r. Karty wstępu powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targów, jeśli taka opcja będzie dostępna. 
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena netto - 100% 
LP = Cmin/Co *100 
LP - liczba punktów za kryterium cena netto 
Cmin – najniższa wartość netto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
Co – wartość netto oferty rozpatrywanej 
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
1.1. w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczególności zmiany przepisów związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem COVID-19 lub innych chorób zakaźnych, lub 
1.2. wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
1.3. w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy, 
- zmianie mogą ulec terminy realizacji umowy, zakres obowiązków stron, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy. 
2. Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli stron, a wskazane w niniejszym Rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie stron. 
3. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez strony negocjacji i ustaleń. 
4. Każda zmiana umowy wymagać będzie dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności. 
 
INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY 
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego. 
4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Oferentowi zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. 
5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienie, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a) Płatność przelewem w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT 
b) Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi określonych we Wzorze umowy – załącznik nr 4.
 </div>