Usłaga hotelarsko-gastronomiczna

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usłaga hotelarsko-gastronomiczna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Poznań
Data publikacji	2025-05-10
Data składania ofert	19/05/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551300000 Inne usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6244214

<div>
 <h1>Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2030138">Zapytanie ofertowe_usługa hotelarsko-gastronomiczna</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2030139">Zał nr 1 Formularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2030140">Zał nr 2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2030141">Zał nr 3 Oświadczenie przepisy sankcyjne</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2030142">Zał nr 4 Informacja o przetwarzaniu danych osobowych</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usłaga hotelarsko-gastronomiczna</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń. 
 
Nazwa zamówienia: 
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi hotelarsko – gastronomiczne wraz z wynajmem sal konferencyjnych i szkoleniowych w związku z organizacją spotkań warsztatowych w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus 
 
Czas trwania zamówienia: 11.06.2025 – 12.06.2005 
 
Miejsce realizacji zamówienia: Poznań (woj. wielkopolskie) 
 
Opis przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych wraz z wynajmem sal konferencyjnych i szkoleniowych w związku z organizacją spotkań warsztatowych w Poznaniu w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. 
 
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia: 
1.	zakwaterowania uczestników spotkań warsztatowych (80 osób), 
2.	pełnego wyżywania uczestników spotkań warsztatowych (100 osób), 
3.	serwisu kawowego podczas spotkań warsztatowych (100 osób), 
4.	sal konferencyjnych i szkoleniowych na spotkania warsztatowe (dzień 1: 1 sala na 100 osób, 3 sale na 35 osób; dzień 2: 1 sala na 100 osób, 3 sale na 35 osób oraz 9 sal na 11 osób). 
 
Zamawiający zastrzega sobie zapłatę za faktyczną liczbę uczestników spotkań warsztatowych oraz faktyczną liczbę zrealizowanych elementów usługi. Zamawiający poinformuje Wykonawcę drogą mailową o ostatecznej wielkości zamówienia, w tym: liczbie uczestników spotkań warsztatowych, liczbie noclegów, liczbie serwisów kawowych oraz posiłków z podziałem na liczbę posiłków mięsnych i wegetariańskich na 3 dni przed datą spotkań warsztatowych. 
 
Wymagania dotyczące zakwaterowania: 
a.	obiekt zlokalizowany na terenie Poznania (województwo wielkopolskie) w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca), 
b.	obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami, 
c.	obiekt spełniający standard dla obiektu 3-gwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, 
d.	obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań warsztatowych, 
e.	liczba noclegów na 1 uczestnika spotkania: jeden nocleg, 
f.	pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko), 
g.	wszyscy uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w tym samym obiekcie, 
h.	pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), 
i.	Wi-fi w cenie pokoju, 
j.	ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie, 
k.	śniadanie kontynentalne, w formie bufetu, w cenie pokoju, 
l.	rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00, 
m.	zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10.00, 
n.	dostępność sal konferencyjnych i szkoleniowych od 11.00 pierwszego dnia do 17.00 drugiego dnia, 
o.	pokoje dla niepalących, 
p.	obiekt powinien posiadać sale konferencyjne i szkoleniowe zlokalizowane w budynku, w którym zorganizowane jest zakwaterowanie. Sale winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażony w dostęp do Internetu; w sali na 100 osób i w salach na 35 osób: nagłośnienie, ekran, projektor; ponadto w salach na 35 osób i salach na 11 osób: flipchart, pisaki. Zamawiający dopuszcza by sale znajdowały się poza budynkiem, w którym organizowane jest zakwaterowanie uczestników, lecz w takim wypadku Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia obiadów w miejscu organizacji spotkań warsztatowych, 
q.	obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w której organizowane będzie wyżywienie uczestników spotkania zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowane jest zakwaterowanie (z zastrzeżeniem punktu powyżej). 
Wymagania dotyczące wyżywienia: 
Kolacja (jedna kolacja w pierwszym dniu spotkań warsztatowych): 
Wymagania: 
- Kolacja serwowana w formie bufetu: 
Porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum: 
- minimum dwa dania podawane na ciepło, 
- minimum dwie przystawki (np. ryba, galaretka z drobiu), 
- dania zimne – wędliny (3 rodzaje), sery (3 rodzaje), sałatki (3 rodzaje), warzywa (min. 3 rodzaje), 
- pieczywo mieszane, 
- masło, 
- napoje zimne (sok owocowy min. 0,2 l na osobę i woda mineralna gazowana i niegazowana - min. 0,2 l na osobę), serwowane w dzbankach lub butelkach, 
- zestaw herbat czarnych i smakowych w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę), 
- cukier, 
- cytryna. 
 
Obiad (dwa obiady – w pierwszym i drugim dniu spotkań warsztatowych): 
Wymagania: 
– obiad dwudaniowy serwowany na talerzu, 
Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania: 
- zupę (min. 0,25 l na osobę), 
- drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml. 
 
Ponadto: 
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegetariańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. 
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym spotkaniem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu. W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego. 
Wymagania dotyczące serwisu kawowego: 
Serwis kawowy (dwa serwisy kawowe - 1 serwis kawowy pierwszego i 1 drugiego dnia spotkania). 
Wymagania: 
- podany w formie ciągłej w sali konferencyjnej i salach na 35 osób (lub w pobliżu sali) na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z Zamawiającym), 
- porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum: 
- zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę), 
- kawa serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę), 
- cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę), 
- cytryna pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę), 
- mleko serwowane w dzbankach, 
- woda mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana w butelkach), 
- sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach), 
- ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę). 
 
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących wyżywania należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego. 
 
Harmonogram spotkań warsztatowych: 
 
Data spotkania	Miejsce spotkania 	Liczba sal szkoleniowych	Szacowana ilość uczestników spotkania wraz z kadrą zamawiającego 
11.06.2025 
godz. 12.00 – 13.30	Poznań	1 sala na 100 osób	100 osób 
11.06.2025 
godz. 13.45 – 14.45	Poznań	3 sale na 35 osób	100 osób 
11.06.2025 
godz. 14.45 – 15.30	Przerwa obiadowa 
11.06.2025 
godz. 15.30 – 17.30	Poznań	3 sale na 35 osób	100 osób 
11.06.2025 
godz. 17.45 – 19.15	Poznań	1 sala na 100 osób	100 osób 
11.06.2025 
godz. 19.15	Kolacja 
12.06.2025 
godz. 9.00 – 10.30	Poznań	1 sala na 100 osób	100 osób 
12.06.2025 
godz. 10.45 – 12.15	Poznań	3 sale na 35 osób	100 osób 
12.06.2025 
godz. 12.30 – 14.00	Poznań	9 sal na 11 osób	100 osób 
12.06.2025 
godz. 14.00 – 14.45	Przerwa obiadowa 
12.06.2025 
godz. 14.45 – 16.00	Poznań	9 sal na 11 osób	100 osób 
12.06.2025 
godz. 16.00 – 16.30	Poznań	1 sala na 100 osób	100 osób 
 
* harmonogram godzinowy może ulec zmianie. Zamawiający uzgodni z Wykonawcą szczegółowy harmonogram z co najmniej 1 tygodniowym terminem przed realizacją usługi.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 kryterium 1: cena - 100% 
1% = 1 punkt 
Najwyższą liczbę punktów w kryterium Cena: 
100 pkt. otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego zamówienia, 
a każda następna według poniższego wzoru: 
(najniższa oferowana cena brutto/cena brutto oferty ocenianej) x 100 pkt
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy w sytuacji gdy okoliczności niezależne od Zamawiającego, a wynikające z realizacji projektu „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS Plus) w ramach którego ogłoszono zapytanie ofertowe, uniemożliwią realizację tych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy lub renegocjacji umowy z Wykonawcami w trakcie jej realizacji. 
2.	Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że: 
a)	zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian, 
b)	zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
i.	zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, 
ii.	zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego, 
iii.	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
c)	zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
i.	konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, 
ii.	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
d)	wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca: 
i.	w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub 
ii.	w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, 
e)	zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 538 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 143 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 
 
Zmiana umowy w sprawie zamówienia jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczególności jeżeli zmiana: wprowadza warunki, które gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy; polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych, niż wskazane w lit. d.
 </div>