Projekt i wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Materiały reklamowe, tablice, stoiska i podobne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Projekt i wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-05-08
Data składania ofert	19/05/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	601800003 Wynajem pojazdów do transportu towarów wraz z kierowcą 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6238684

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 4/TM/PCE na wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz transport eksponat&oacute;w na targi Cosmoprof Asia 2025, Hongkong w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 4 TM PCE z załącznikami</li>
<li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 4 TM PCE</li>
<li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 4 TM PCE</li>
<li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 4 TM PCE</li>
<li>Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy 4 TM PCE</li>
<li>Załacznik nr 5 Plan rozmieszczenia stoiska 4 TM PCE</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Projekt i wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz transport eksponat&oacute;w na targi Cosmoprof Asia 2025, Hongkong w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy wykonania projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz transportu eksponat&oacute;w dla czterech wsp&oacute;łwystawc&oacute;w na targi Cosmoprof Asia 2025, Hongkong odbywających się w dniach 12 &ndash; 14.11.2025 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien uwzględniać wsp&oacute;lną przestrzeń ekspozycyjną dla czterech wsp&oacute;łwystawc&oacute;w, prezentujących wysokiej jakości kosmetyki, r&oacute;wnież naturalne, kierowane do wymagającego rynku azjatyckiego. Zabudowa stoiska realizowana będzie na zarezerwowanej powierzchni 48 m2 (wymiary: 6 m x 8 m ) - hala 1E, stoisko nr L4B - w układzie p&oacute;łwyspowym, otwartym z trzech stron, co zapewnia maksymalną dostępność i widoczność dla odwiedzających, zgodnie z planem rozmieszczenia stoiska (Załącznik nr 5). Proces projektowania prowadzony będzie w ścisłej wsp&oacute;łpracy z Zamawiającym, z uwzględnieniem konsultacji na każdym etapie tworzenia koncepcji oraz realizacji. Celem jest stworzenie przestrzeni, kt&oacute;ra nie tylko zachwyci odwiedzających estetyką i sp&oacute;jnością wizualną, ale też skutecznie wesprze działania promocyjne i handlowe marek obecnych na stoisku. 1. Kluczowe elementy stoiska: &bull; Tylna ściana: długość 8m, wysokość 3m; &bull; Witryny ekspozycyjne (4 szt): w formie wnęk w ścianie tylnej bądź zewnętrznych ścianach pomieszczenia socjalnego. Wysokość każdej witryny min 2m, szerokość min 1,5m. W witrynach p&oacute;łki szklane (ilość i rozstawienie do ustalenia, w zależności od eksponowanych produkt&oacute;w), każda witryna ma wbudowane światła LED wok&oacute;ł oraz pod każdą p&oacute;łką, kt&oacute;re r&oacute;wnomiernie oświetlają produkty, nadając elegancji. Nad każdą witryną znajduje się optymalnej wielkości logo firmy z podświetlanymi literami i znakami 3D. We wnęce każdej z witryn umieszczona grafika nawiązująca do danej firmy; &bull; Zaplecze socjalne: min. 2m x 2m, zamykane na klucz, wyposażone w p&oacute;łki (min. 5, każda z udźwigiem 50 kg), wieszaki, haczyki, czajnik, ekspres ciśnieniowy na kawę ziarnistą, kosz na śmieci, min 3 gniazdka wewnątrz i dwa na zewnątrz; &bull; TV led &ndash; min 75 cali (z gniazdem hdmi oraz usb) umieszczony w centralnym punkcie stoiska, dobrze widoczny z gł&oacute;wnego ciągu komunikacyjnego; &bull; Lady ekspozycyjne (4 szt.): wyspowe, wysokość min. 1,2 m, szerokość min. 1 m, umiejscowione wzdłuż gł&oacute;wnego ciągu komunikacyjnego; satynowe wykończenie, welurowe logotypy (logo + nazwa firmy) na każdej ladzie w optymalnej wielkości, kod QR w g&oacute;rnym rogu każdej z lad, podświetlenie LED od dołu wok&oacute;ł każdej z lad; każda z lad zamykana na klucz od wewnątrz, gniazdko wewnątrz każdej lady. Przy każdej ladzie po 2 hokery; &bull; Strefa spotkań: 4 stoliki na n&oacute;żkach w preferowanym kolorze miedzianym przy każdym 4 tapicerowane krzesła (n&oacute;żki w preferowanym kolorze miedzianym); &bull; Zlew z baterią: preferowany kolor miedziany umieszczony w miejscu dostępnym dla wszystkich firm, w estetycznej zabudowie w preferowanej kolorystyce, podłączony do wody bieżącej; &bull; Podłoga: wykładzina lub panele podłogowe na podłodze w preferowanej kolorystyce; &bull; Preferowana kolorystyka: kolory PANTONE w odcieniach: Cannoli Cream, Cream Tan, Safari, Sirocco, Mocha Mousse, Chanterelle, Baltic Amber, Chocolate Martini. Dopuszczamy możliwość wstępnego projektu z inną kolorystyką; &bull; Donice z zielenią &ndash; 4 szt., każda o wymiarach min 2m szerokości x 0,5m głębokości x 0,5m wysokości. W każdej z donic po min 3 kwiaty- rośliny żywe o wysokości min. 45 cm; &bull; Oprawa graficzna stoiska opr&oacute;cz element&oacute;w opisanych powyżej, powinna zawierać zestaw logotyp&oacute;w:  Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego,  Projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; oraz Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego, Materiały do opracowania grafik - logotypy &ndash; zostaną dostarczone przez Zamawiającego. Pozostałe elementy graficzne opracowane zostaną przez Wykonawcę w ścisłej wsp&oacute;łpracy z Zamawiającym; &bull; Oświetlenie: oświetlenie korespondujące z wystrojem stoiska, punkty świetlne LED obudowa w kolorze miedzianym o mocy min. 100 W na każde 2 m2 długości ściany w tym ścian pomieszczenia socjalnego. (neutralna barwa światła), montowane na konstrukcji (kratownicy), w przypadku awarii lub przepalenia zagwarantowana wymiana oświetlenia (personel techniczny); &bull; Na etapie składania oferty wymagany jest Projekt wstępny stoiska, kt&oacute;ry będzie zawierał wizualizację 3D i rzuty z g&oacute;ry oraz z 3 stron, uwzględniający wymiary i gł&oacute;wne elementy (z wyjątkiem oprawy graficznej oraz oświetlenia) opisane w pkt. &bdquo;Kluczowe elementy stoiska&rdquo;. Integralną częścią projektu wstępnego stoiska powinien być jego kr&oacute;tki opis. 2. Koszt wykonania stoiska obejmuje: &bull; zam&oacute;wienie przyłącza prądu i wykonanie instalacji elektrycznej wraz z rozdzielnią; &bull; zam&oacute;wienie przyłącza wody i wykonanie instalacji wodno-kanalizacyjnej; &bull; koszt serwisu technicznego przez cały okres targ&oacute;w; &bull; montaż (w tym wykonanie grafik) i demontaż stoiska; &bull; sprzątanie stoiska po montażu, demontażu oraz po każdym dniu targowym; &bull; koszty: transportu, spedycji, załadunku i wyładunku materiał&oacute;w do wykonania stoiska; &bull; zaopatrzenie stoiska - zaopatrzenie stoiska w m.in.: środki czystości niezbędne do przygotowania stoiska (spray do czyszczenia powierzchni - 2 szt., spray do szyb &ndash; 2 szt.), naczynia jednorazowego użytku (kubeczki na wodę, kubeczki na kawę/herbatę, łyżeczki/mieszadła plastikowe), a ponadto: kawę ziarnistą 1 kg, herbatę, wodę niegazowaną w zgrzewkach, w ilości wystarczającej dla 11 os&oacute;b przez cały okres trwania targ&oacute;w; &bull; Przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; Wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w Opisie przedmiotu zam&oacute;wienia, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Wykonawca będzie zobowiązany do sporządzenia dokumentacji technicznej stoiska targowego, zgodnie z wymaganiami i wymogami Organizatora targ&oacute;w, w tym: wykonanie rysunku technicznego podłączeń elektrycznych, specyfikacji stoiska targowego. Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu. B. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt A: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy w hali 1E, stoisko nr L4B na targach Cosmoprof Asia 2025, Hongkong, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, tj. w dniu 11.11.2025 r. do godz. 13.00; &bull; transport eksponat&oacute;w tylko w jedną stronę z siedziby wsp&oacute;łwystawc&oacute;w (4 firmy z woj. podlaskiego) do Hongkongu, Chiny (lokalizacja targ&oacute;w Cosmoprof Asia 2025, Hongkong) przy użyciu samochodu dostawczego/ciężarowego + cargo lotnicze; &bull; eksponaty zapakowane na 4 europaletach o masie max. 200 kg i wysokości ładunku 1,5 m każda; &bull; usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w na wskazane stanowisko targowe oraz składowanie opakowań (palet) podczas targ&oacute;w; &bull; dostawa eksponat&oacute;w na targi: do dnia 11.11.2025 r. do godz. 13.00; &bull; usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponat&oacute;w do Hongkongu.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 4. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 5. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy &ndash; załącznik nr 4.
</div>