Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Usługi transportowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-05-06
Data składania ofert	14/05/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	604000002 Usługi transportu lotniczego 601700000 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6231993

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 9/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi PLMA 2026 ,,World of Private Label&rdquo;, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2018679">Zapytanie ofertowe 9 IW PCE z załącznikami</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2018681">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 9 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2018683">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 9 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2018686">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 9 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2018688">Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 9 IW PCE</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi PLMA 2026 ,,World of Private Label&rdquo;, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy EDPOL FOOD &amp; INNOVATION SP&Oacute;ŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 7182139887 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi PLMA 2026 ,,World of Private Label&rdquo;, Amsterdam, Niderlandy, kt&oacute;re odbędą się w maju 2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach PLMA 2026 ,,World of Private Label&rdquo;, Amsterdam, Niderlandy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 18m2. Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 18m2, stoisko narożne, otwarte z 2 stron; &bull; preferowaną wielkością stoiska jest układ 3 m na 6 m lub zbliżony, stoisko powinno składać się z dw&oacute;ch sąsiadujących, połączonych ze sobą moduł&oacute;w (3m x 3m); &bull; preferowana lokalizacja stoiska na terenie Europa Complex (Food Section, branża spożywcza), w centralnej części hali (hall 1, hall 5), preferowana lokalizacja stoiska w obszarze oznaczonym numerem stoisk 1.F03 do 5.D99, numery stoisk podano dla zwizualizowania preferowanej lokalizacji z "2023 Show Floor Plan"* (https://www.plmainternational.com/d/2023/WPL2023/exhibitors/PLMA_2023_-_Exhibitor_Set-Up_Floor_Plan_Full.pdf). W edycji PLMA 2026 numeracja stoisk prawdopodobnie zostanie zaktualizowana przez Organizatora; &bull; opłata wstępu na udział w wydarzeniu dla trzech pracownik&oacute;w Wnioskodawcy biorących udział w wydarzeniu targowym. Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety; &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (np. wpisowe, opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, opłata członkowska PLMA, opłata za usługi marketingowe, wpis do katalogu targowego, ubezpieczenie, itp.); &bull; montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za zużycie energi. Podłączona energia powinna być mocy do 3 kW. B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy zabudowy systemowej obejmującej: &bull; ścianki o wysokości ok. 2,5 m; &bull; szarą wykładzinę; &bull; 2 okrągłe stoły (kolor biały), 6 krzeseł (kolor biały), 1 hoker (kolor biały), 1 ladę informacyjną z gablotą pulpitową; &bull; 2 witryny szklane o wymiarach ok. szer. 100 x gł. 50 x wys. 250 (cm); &bull; wydzielone zaplecze gospodarcze o powierzchni do 2m2 zamykane na klucz; &bull; wyposażenie zaplecza (regał lub p&oacute;łki, wieszak, kosz na śmieci); &bull; min. 2 gniazdka elektryczne na terenie stoiska, min. 1 punkt świetlny na każde 3 m2 stoiska, podświetlanie poszczeg&oacute;lnych p&oacute;łek w witrynach szklanych; &bull; wydruk i oklejanie ścian, witryn i lady informacyjnej grafiką Zamawiającego (ok. 18m2); &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia zasady r&oacute;wności szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, w tym szczeg&oacute;lności w zakresie minimalizowania barier fizycznych na obszarze stoiska; &bull; wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach PLMA 2026 ,,World of Private Label&rdquo;, Amsterdam, Niderlandy, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, do godz. 19.00; &bull; transport eksponat&oacute;w w obsłudze door-to-door na trasie: Łomża (siedziba Wnioskodawcy) &ndash;, Amsterdam, Niderlandy (lokalizacja targ&oacute;w PLMA 2026 ,,World of Private Label&rdquo;) - Łomża (siedziba Wnioskodawcy), przy użyciu samochodu dostawczego/ciężarowego; &bull; gabaryty eksponat&oacute;w (wymiary): 1 paleta (80x120), wysokość do 1,5 m, łączna waga ładunku do 150 kg; &bull; usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w w&oacute;zkiem widłowym na wskazane stoisko targowe oraz składowanie opakowań podczas targ&oacute;w. Dostawa eksponat&oacute;w na targi powinna nastąpić dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w do godz. 19.00. Załadunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania (Łomża) oraz odbi&oacute;r eksponat&oacute;w po targach &ndash; do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej. D. Zakup usług transportu os&oacute;b: &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla 3 os&oacute;b na trasie Warszawa &ndash; Amsterdam Schiphol &ndash; Warszawa (przelot bezpośredni, bez przesiadki), wylot z Warszawy: 1 dzień przed targami, przed godz. 13.00 i wylot z Amsterdamu: dzień zakończenia targ&oacute;w, po godz. 18.30; &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. E. Zakup usług hotelarskich &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla 3 os&oacute;b w maju 2026 r. (2 noclegi), zgodnie z datami bilet&oacute;w lotniczych; &bull; 3 pokoje 1-osobowe; &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; &bull; hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek, Zamawiający dopuszcza możliwość zapewnienia nocleg&oacute;w w obiektach innych niż hotele (np. kwatery) pod warunkiem, że zaproponowane obiekty będą spełniać, co najmniej następujące standardy jakości: zakwaterowanie - 1 osoba w pokoju, dostęp do indywidualnej łazienki z prysznicem, bezpłatny dostęp do internetu; &bull; hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w; przy przystanku linii metra bezpośrednio prowadzącej do targ&oacute;w (lub z 1 przesiadką: metro-metro), dojazd max. do 25 minut &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego; &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą EDPOL FOOD &amp; INNOVATION SP&Oacute;ŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 7182139887, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>