Zakup usług hotelarskich oraz transport osób na targi

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zakup usług hotelarskich oraz transport osób na targi
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-04-29
Data składania ofert	08/05/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 665153006 Usługi ubezpieczenia od skutków żywiołów i straty finansowej
Numer przetargu	6221385

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 3/TM/PCE na zakup usług hotelarskich oraz transport osób na targi Manufacturing World Osaka 2025, Osaka, Japonia oraz targi Cosmoprof Asia 2025, Hongkong w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2008676">Zapytanie ofertowe 3 TM PCE z załącznikami</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2008679">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 3 TM PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2008681">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 3 TM PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2008682">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 3 TM PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2008683">Załącznik nr 4 Wzór umowy 3 TM PCE</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zakup usług hotelarskich oraz transport osób na targi</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. 
 
1.	Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarskich oraz transport osób w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 
Zamówienie dotyczy zakupu usług hotelarskich oraz transportu w związku z organizacją 2 misji gospodarczych w charakterze wystawcy na targach Manufacturing World Osaka 2025, Osaka, Japonia, odbywających się w dniach 01 – 03.10.2025 r. oraz na targach Cosmoprof Asia 2025, Hongkong odbywających się w dniach 12 – 14.11.2025 r. 
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. 
 
2.	Misja gospodarcza w charakterze wystawcy na targach Manufacturing World Osaka 2025, Osaka, Japonia: 
A.	Zakup usług transportu osób na targi obejmujący: 
a)	zakup biletów lotniczych dla 14 osób na trasie Warszawa (WAW) – Osaka (KIX) – Warszawa (WAW) (przelot z maks. 1 przesiadką, łączny czas lotu: maks. 21 h), wylot: w dniu 28.09.2025 r. w godzinach 10.00 – 18.00, lot powrotny: w dniu 04.10.2025 r. w godzinach 20:00- 23:59. Preferowane miejsca przesiadek: Helsinki, Dubaj; 
b)	Ceny biletów powinny uwzględniać: 
	koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (min. 20 kg) + bagażu podręcznego, dla każdej z osób podróżujących, 
	wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp. 
	możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży; 
	wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze; 
c)	zakup usługi transferu busem dla 14 osób w Polsce, w dniu wylotu oraz dniu lotu powrotnego - na trasie: siedziba Zamawiającego w Białymstoku – lotnisko (WAW) - siedziba Zamawiającego w Białymstoku; 
d)	zakup usługi transferu busem dla 14 osób w Osace, Japonia, w dniu przylotu oraz wylotu, na trasie: lotnisko w Osace (KIX) - miejsca zakwaterowania - do lotniska - lotnisko w Osace (KIX); 
e)	zakup usługi codziennego, w dniach 30.09 – 03.10.2025 r., przejazdu (bus lub taxi) z miejsca zakwaterowania do miejsca targów i z powrotem, dla 14 osób, (lokalizacja targów Manufacturing World Osaka 2025: INTEX Osaka - 1-5-102, Nanko-Kita, Suminoe-ku, Osaka, 559-0034, Japonia); 
f)	usługa ubezpieczenia dla 14 osób w zakresie NNW i KL, na czas podróży. 
B. Zakup usług hotelarskich: 
a)	rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdek lub obiekcie o podobnym charakterze i standardzie – dla 14 osób w dniach 29.09 – 04.10.2025 r. (5 noclegów); 
b)	14 pokoi 1-osobowych z łazienkami; 
c)	bezpłatny dostęp do Internetu; 
d)	cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie kontynentalne; 
e)	hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów i lotniska; dojazd busem/taxi do miejsca targów max. do 30 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego; 
f)	koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Japonii (tj. 22000 JPY dziennie na osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania); 
C. Organizacja wyżywienia: 
a)	organizacja 2 kolacji dla 14 osób w dniach – 29 września 2025 i 3 października 2025r. Posiłek składający się z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki) lub posiłek w formie bufetu. Miejsce max 15 min piechotą od miejsca zakwaterowania zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego; 
 
3.	Misja gospodarcza w charakterze wystawcy na targach Cosmoprof Asia 2025, Hongkong 
A.	Zakup usług transportu osób: 
a)	zakup biletów lotniczych dla 11 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hongkong (HKG) – Warszawa (WAW) wylot: w dniu 09.11.2025 r. w godzinach 14:00- 22:00, lot powrotny: w dniu 15.11.2025 r., w godzinach 13:00-00:00. Długość lotu nie dłuższa niż 20h z maksymalnie 1 przesiadką – preferowane miejsca przesiadki: Helsinki, Zurych, Dubaj, Doha. 
b)	Ceny biletów powinny uwzględniać: 
	koszt bagażu podręcznego oraz 2 sztuki bagażu rejestrowanego (min. 20 kg jeden bagaż) dla każdej z osób podróżujących; 
	wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; 
	możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego; dla wszystkich uczestników podróży; 
	wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze; 
c)	zakup usługi transferu busem dla 11 osób w Polsce, w dniu wylotu oraz w dniu przylotu na trasie: siedziba Zamawiającego w Białymstoku – lotnisko (WAW) – siedziba Zamawiającego w Białymstoku; 
d)	zakup usługi transferu busem dla 11 osób w Hongkongu, w dniu przylotu (10.11.2025r.): z lotniska (HKG) do miejsca zakwaterowania, oraz w dniu wylotu (15.11.2025r.): z miejsca zakwaterowania na lotnisko (HKG); 
e)	zakup usług transferu dla 11 osób 11.11.2025 z hotelu w Hongkongu na targi Cosmopack Asia w World-Expo (Hong Kong International Airport, Lantau, Hong Kong) i z powrotem; 
f)	usługa ubezpieczenia 11 osób w zakresie NNW i KL, na czas podróży; 
B.	Zakup usług hotelarskich: 
a)	rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 11 osób w dniach 10 – 15 listopada 2025 r. (5 noclegów); 
b)	11 pokoi 1-osobowych z łazienkami; 
c)	cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; 
d)	hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub obiekcie o podobnym charakterze i standardzie; 
e)	bezpłatny dostęp do Internetu; 
f)	hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów; dojście pieszo z hotelu do miejsca targów do max. 30 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego; 
g)	koszt noclegów nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hongkongu (tj. 250 USD dziennie na osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania); 
C.	Organizacja wyżywienia: 
a)	Organizacja 2 kolacji dla 11 osób w dniach – 10 i 14 listopada 2025r. Posiłek składający się z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki) lub posiłek w formie bufetu. Miejsce max 15 min piechotą od miejsca zakwaterowania zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto - 100% 
LP = Cmin/Co *100 
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto 
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej 
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
a)	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub 
b)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
c)	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 
4.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
5.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a)	Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki. 
b)	Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy – załącznik nr 4.
 </div>