Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia Clusters meet Regions w Rzeszowie

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia Clusters meet Regions w Rzeszowie
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Rzeszów
Data publikacji	2025-04-22
Data składania ofert	30/04/2025
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553200009 Usługi podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 642240002 Usługi telekonferencyjne 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6206826

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia Clusters meet Regions w Rzeszowie</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Województwo Podkarpackie</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 690581324</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Aleja Łukasza Cieplińskiego 4</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Rzeszów</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>35-010</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>podkarpackie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL823 - Rzeszowski</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>(17) 860-67-79</span></h3><h3>1.5.8.) Numer faksu:<span>(17) 850-17-76</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>administracja@podkarpackie.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.bip.podkarpackie.pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Ogólne usługi publiczne</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia Clusters meet Regions w Rzeszowie</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-9bb54816-893f-4369-8afc-53ff9a93b3e5</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00199840</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2025-04-22</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.9.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2025/BZP 00049101/15/P</span></h3><h3>2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.10 Kompleksowa organizacja imprez, spotkań, konferencji, warsztatów itp., w tym koszty związane z organizacją Podkarpackich Forów Innowacyjności oraz „Clusters meet Regions”</p><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Tak</span></h3><h3>2.15.) Nazwa projektu lub programu</h3><p>„Podkarpackie - Inteligentny Region” realizowany w ramach Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021-2027.</p><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-9bb54816-893f-4369-8afc-53ff9a93b3e5<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się elektronicznie, przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl.<br>2. Link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia znajduje się w sekcji III.3.1 Ogłoszenia o zamówieniu.<br>3. Adresem strony internetowej służącej do elektronicznego składania ofert, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, innych oświadczeń lub dokumentów jest adres wskazany wyżej.<br>4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: administracja@podkarpackie.pl (nie dotyczy składania ofert).</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.<br>2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452), zwanego dalej „rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”.<br>3. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) zwanego dalej „rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności”, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.<br>4. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji” lub w treści wiadomości e-mail).<br>5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).<br>6. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e Zamówienia.<br>7. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy.<br>8. Formularz ofertowy podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty lub składane wraz z ofertą, które są zgodne z ustawą lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.<br>9. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB.<br>10. Dodatkowe informacje dotyczące Informacji o środkach komunikacji elektronicznej oraz Wymagań technicznych i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zawarte są w rozdz. XVIII SWZ.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h3>3.15.) RODO (obowiązek informacyjny):<span>Zamawiający realizuje obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 ust. 1–3 rozporządzenia rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679” przez zamieszczenie wymaganych informacji w SWZ - załącznik nr 5.</span></h3><h3>3.16.) RODO (ograniczenia stosowania):<span>Zamawiający informuje o ograniczeniach stosowania przepisów rozporządzenia 2016/679 w SWZ - załącznik nr 5.</span></h3><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>OR-IV.272.2.14.2025</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:</h3><p>Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy</p><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia „Clusters meet Regions w Rzeszowie” w dniach 3-4 czerwca 2025 r. zwanego dalej „wydarzeniem” lub „CmR” dla 120 150 osób z kraju i zagranicy. Zakres zamówienia: Zamówienie będzie obejmowało następujące elementy:<br>1. Przygotowanie wydarzenia w lokalizacji wskazanej przez Zamawiającego;<br>2. Zapewnienie usługi gastronomicznej dla uczestników wydarzenia;<br>3. Zapewnienie oznakowanych materiałów konferencyjnych;<br>4. Zapewnienie ustnego tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski;<br>5. Pozyskanie w uzgodnieniu z Zamawiającym moderatorów i prelegentów dla wydarzenia, w tym ekspertów z zagranicy (WARUNKOWE);<br>6. Zapewnienie w uzgodnieniu z Zamawiającym zakwaterowania dla prelegentów, moderatorów, przedstawicieli KE i ECCP, w tym transport prelegentów,moderatorów samochodem na trasie Lotnisko/Dworzec PKP – Hotel – Jasionka – Hotel – Lotnisko/Dworzec PKP w dniach wydarzenia;<br>7. Zapewnienie tłumaczenia na język migowy (WARUNKOWE);<br>8. Zapewnienie odpowiedniego oświetlenia sali oraz dostarczenie ekranu led wraz z obsługą;<br>9. Zapewnienie obsługi szatni;<br>10.	Zapewnienie koszy do segregacji śmieci.<br><br>Opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 4 do SWZ.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez</span></h3><h3>4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:</h3><p>55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków</p><p>55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji</p><p>55320000-9 - Usługi podawania posiłków</p><p>64224000-2 - Usługi telekonferencyjne</p><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>do 2025-06-04</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Wyłącznie kryterium ceny</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>100</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Nie</span></h3><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Nie</span></h3><h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h3>5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:</h3>Na kompletną ofertę składają się (obligatoryjnie):<br>a) oferta właściwa (wypełniony interaktywny formularz ofertowy) sporządzona zgodnie z wymogami SWZ;<br>b) oświadczenie wykonawcy, że nie podlega on wykluczeniu z postępowania (art. 125 ust. 1 ustawy);<br>c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy/ wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego – o ile dotyczy;<br>d) szczegółowa kalkulacja ceny oferty sporządzona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1.1 do SWZ.<h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:</h3>1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, zobowiązani są ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są dołączyć do oferty pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do ich reprezentowania.<br>2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy składa wraz z ofertą oddzielnie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.<h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>Szczegółowe warunki realizacji umowy zawarte są w załączniku nr 3 do SWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy. Zakres zmian umowy oraz warunki wprowadzenia wspomnianych zmian określa załącznik nr 3 do SWZ.<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2025-04-30 10:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>Oferty wraz z załącznikami należy składać drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy.</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2025-04-30 11:00</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2025-05-29</span></h3><h2>SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE</h2>1. Ilekroć w ogłoszeniu jest mowa o „SWZ”, należy przez to rozumieć Specyfikację Warunków Zamówienia.<br>2. Ilekroć w ogłoszeniu jest mowa o „ustawie”, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320).<br>3. Do sekcji V ogłoszenia: Podstawy wykluczenia:<br>1) Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy: TAK.<br>2) Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 2 ustawy: NIE DOTYCZY ze względu na wartość zamówienia – zamawiający nie przewiduje wykluczenia na podstawie wyżej wskazanego przepisu.<br>3) Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy: NIE – zamawiający nie przewiduje wykluczenia na podstawie wyżej wskazanego przepisu.<br>4) Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2024 r. poz. 507 ze zm.): TAK.</body>