Wynajem hotelu na organizację szkoleń (woj. lubelskie)

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wynajem hotelu na organizację szkoleń (woj. lubelskie)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-04-22
Data składania ofert	29/04/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6205940

<div>
 <h1>Wynajem hotelu na organizację szkoleń - woj. lubelskie (projekt &quot;Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej&quot;)</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1992680">Zapytanie ofertowe</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1992709">Formularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1992710">Wzór umowy</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Wynajem hotelu na organizację szkoleń (woj. lubelskie)</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiot zamówienia: 
Wynajem hotelu na organizację szkoleń z zapewnieniem miejsc noclegowych, wyżywienia oraz sali szkoleniowej w ramach Akademii Partycypacji Społecznej - etap I w województwie lubelskim – trzy dwudniowe (sobota-niedziela) zjazdy szkoleniowe dla grupy około 20 osób, z opcją zakwaterowania w piątek. 
1. Lokalizacja 
Hotel musi znajdować się w miejscowości położonej na terenie województwa lubelskiego. Miejscowość ta powinna być skomunikowana transportem zbiorowym (autobus i/lub pociąg) z każdym z miast powiatowych w województwie lubelskim. Wymagane jest, aby maksymalny czas dojazdu z każdego z tych miast nie przekraczał 2 godzin, z dopuszczeniem maksymalnie jednej przesiadki. 
2. Liczba uczestników szkolenia:					 
Planowana przez Zamawiającego liczba uczestników/uczestniczek każdego Zjazdu wynosić będzie około 20 osób z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników/uczestniczek szkolenia zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem realizacji szkolenia. 
Potwierdzona przez Zamawiającego ostateczna liczba uczestników/uczestniczek szkolenia będzie stanowiła podstawę̨ do rozliczeń́ z Wykonawcą, zaś ostateczny koszt będzie proporcjonalny do wprowadzonych zmian.							 
3. Standard hotelu 
Wykonawca zapewni, że realizacja usług będących przedmiotem zapytania ofertowego będzie realizowana w obiekcie o standardzie maksymalnie hotelu trzygwiazdkowego, wpisanego do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. 
 
Hotel musi dysponować infrastrukturą w postaci: bazy konferencyjnej i noclegowej oraz lokalu gastronomicznego (restauracji), która umożliwi realizację programu szkolenia. 
 
Wszystkie te elementy infrastruktury – baza konferencyjna, noclegowa oraz lokal gastronomiczny (restauracja) – muszą znajdować się w jednym budynku, aby uczestnicy szkolenia mogli z niej korzystać bez konieczności wychodzenia na zewnątrz. 
 
Obiekt, w którym odbywa się szkolenie musi spełniać wymagania dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obejmuje to m.in. podjazdy, windy, szerokie przejścia, toalety dla osób z niepełnosprawnościami. 
3.1. Infrastruktura szkoleniowa 
Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę̨, która umożliwi realizację programu szkolenia przez uczestników/uczestniczki szkolenia w pierwszym dniu w godzinach od 8.30 do 19.30 i drugim dniu w godzinach od 8.00 do 15.30. 
					 
Hotel musi dysponować́ bazą szkoleniową, m.in. salami szkoleniowymi/konferencyjnymi, spełniającymi wszystkie wymagania BHP i ppoż., które pozwolą̨ na efektywny udział uczestników/uczestniczek szkolenia w zajęciach. Sale będą̨ powierzchniowo dopasowane do liczby uczestników/uczestniczek szkolenia. 
 
Sala musi być́ wyposażona w: 
●	klimatyzację, 
●	dostęp do bezprzewodowego Internetu, 
●	dostęp do światła dziennego z możliwością̨ zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami, 
●	zaplecze sanitarne, 
●	sprzęt szkoleniowy i multimedialny, m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność́ prezentowanych materiałów multimedialnych,					 	 
●	obsługę̨ techniczną dostępną podczas trwania szkolenia, 
●	stoły i krzesła, ustawione w układzie sprzyjającym szkoleniom (np. w kształcie litery U lub teatralnym). 
●	możliwość oznaczenia przestrzeni przed salą szkoleniową informacją identyfikującą szkolenie, poprzez wywieszenie wydrukowanej informacji w postaci kartki formatu A4 np. na stojaku umieszczonym przed salą lub na drzwiach do sali lub na ścianie obok drzwi do sali lub w inny równoważny sposób.					 
3.2. Miejsca noclegowe 
Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników/uczestniczek szkolenia w tym samym kompleksie hotelowym, w którym jest organizowane szkolenie. 
 
Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestników/uczestniczek szkolenia w dniach: 
●	z piątku na sobotę (dzień poprzedzający szkolenie / 1 dzień szkoleniowy), co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestników/uczestniczek szkolenia, w związku z tym usługę w tym zakresie należy traktować jako dodatkową opcję 
●	z soboty na niedzielę (pierwszy dzień szkolenia / 2 dzień szkolenia) 
 
Zamawiający w terminie do 3 dni przed przyjazdem uczestników/uczestniczek przedstawi ostateczną liczbę osób, które skorzystają z noclegu w poszczególnych dniach. 
 
Wykonawca zapewni nocleg: 
●	W pokojach 2-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu z zachowaniem podziału na pokoje dla kobiet i mężczyzn. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu. 
●	W pokojach 1-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu – dla nie więcej niż 20% uczestników/uczestniczek szkolenia, co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestników/uczestniczek szkolenia lub nieparzystej liczby uczestników/uczestniczek. Zamawiający dopuszcza pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu. 
3.3. Wyżywienie 
 							 
Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników/uczestniczek szkolenia w tym samym kompleksie hotelowym, w którym jest organizowane szkolenie. 
Menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji szkolenia. Zamawiający na 3 dni kalendarzowe przed szkoleniem wskaże liczbę̨ osób, które muszą mieć́ zapewnione wszystkie posiłki w specjalnej diecie. 
Wszystkie posiłki w ramach usługi gastronomicznej będą̨ serwowane w standardzie, odpowiadającym standardowi świadczenia usług wybranego hotelu. 
Przerwa na obiad trwa 45 minut, natomiast przerwa kawowa będzie ciągła (uzupełniana) przez cały okres trwania szkoleń. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić́ wyżywienie dla każdego uczestnika/uczestniczki szkolenia.				 
Wykonawca zapewni podczas trzech dwudniowych zjazdów					 							 
a) śniadanie hotelowe (I i II dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie osób zakwaterowanych danego dnia w hotelu) – przez śniadanie zamawiający rozumie podanie m.in. pieczywa, masła, co najmniej dwóch rodzajów wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz min. 1 danie gorące. 
 					 							 
b) przerwy kawowe (I i II dzień́) – kącik kawowy dostępny podczas wszystkich dni szkolenia: świeżo parzona kawa, herbata w torebkach (min. 3 rodzaje, w tym co najmniej jedna czarna); dodatki – cukier, mleko do kawy, cytryna; soki owocowe; woda mineralna gazowana i niegazowana; świeże owoce; ciastka kruche. 
 	 
c) obiad (I i II dzień́) – w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dwóch dań z każdego rodzaju. Obiad będzie się̨ składał z zupy, dania głównego z dodatkami skrobiowymi oraz surówkami/ warzywami gotowanymi, deseru, napojów (w tym m.in. kawy, herbaty, soków, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla osób na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe. 
 	 
d) kolacja (I dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie osób zakwaterowanych danego dnia w hotelu) – w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dwóch dań z każdego rodzaju. Kolacja będzie się̨ składała z przystawek, dania głównego z dodatkami skrobiowymi oraz surówkami/ warzywami gotowanymi, napojów (w tym m.in. kawy, herbaty, soków, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla osób na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.			 					 
Zamawiający wymaga, aby posiłki były podawane w naczyniach wielokrotnego użytku w celu minimalizacji odpadów zgodnie z polityką zrównoważonego rozwoju. 
3.4. Zapewnienie przestrzeni wspólnej i dodatkowych usług 
•	Hotel powinien dysponować przestrzenią wspólną, dostępną uczestnikom/uczestniczkom szkolenia w trakcie ich pobyty w hotelu (np. lobby, kawiarnia, bar). 
•	Hotel musi zapewniać dostęp do parkingu dla uczestników/uczestniczek szkolenia lub zorganizować miejsca parkingowe w pobliżu obiektu. 
3.5. Zasady obsługi i bezpieczeństwo 
●	Personel hotelu musi być dostępny całodobowo, aby zapewnić wsparcie i rozwiązywać ewentualne problemy gości. 
●	Obiekt musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia, w tym monitoring w częściach wspólnych, dostęp do pokoi na karty magnetyczne lub inny zabezpieczony system zamków. 
●	Hotel musi przestrzegać wszelkich norm higienicznych i sanitarnych. 
3.6. Zmiana miejsca realizacji usługi 
W uzasadnionych przypadkach Wykonawca może zaproponować realizację usługi w innym obiekcie hotelowym niż wskazany pierwotnie w ofercie, pod warunkiem że: 
●	nowy obiekt będzie spełniał wszystkie wymagania określone w punkcie 1 (Lokalizacja) oraz punkcie 3 (Standard hotelu), 
●	nowy obiekt będzie oferował standard nie gorszy niż pierwotnie wskazany, 
●	zmiana wynika z okoliczności niezależnych od Wykonawcy, których nie można było przewidzieć w chwili składania oferty, w szczególności: 
○	działania siły wyższej (np. klęska żywiołowa, pożar, zalanie, awaria techniczna), 
○	decyzji administracyjnych uniemożliwiających realizację usługi w pierwotnym obiekcie, 
○	nagłych ograniczeń epidemicznych, 
○	nieprzewidzianej niedostępności obiektu z przyczyn losowych lub kadrowych. 
Wykonawca może skorzystać z tej możliwości wyłącznie w przypadku, gdy zmiana terminu realizacji szkolenia nie będzie możliwa. Każda zmiana miejsca realizacji usługi musi zostać uprzednio zaakceptowana przez Zamawiającego. 
 
4. Termin i czas trwania 
 
Zjazdy szkoleniowe odbędą się w następujących terminach: 
17-18 maja 2025 r., 7-8 czerwca 2025 r., 28-29 czerwca 2025 r. 
 
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany powyższych terminów zjazdów, o czym Wykonawca zostanie poinformowany nie później niż na 5 dni przed planowaną datą szkolenia.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która będzie miała najkorzystniejszy bilans punktowy, a więc oferta z najniższą ceną.
 
 </div>