Zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu oraz noclegów

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu oraz noclegów
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-04-17
Data składania ofert	28/04/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 983410005 Usługi miejsc noclegowych
Numer przetargu	6200023

<div>
<h1>Zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu oraz nocleg&oacute;w w związku z przeprowadzeniem szkoleń w projekcie &bdquo;Akademia Dostępności &ndash; Dyrektywa EAA&rdquo;</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987861">Zapytanie ofertowe</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987866">zał. nr 1 - formularz ofertowy</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987869">zał. nr 2 - Wykaz usług - zadanie 1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987872">zał. nr 3 - wykaz usług - zadanie 2</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987873">zał. nr 4 - wz&oacute;r umowy dla zadania 1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987875">zał. nr 5 - wz&oacute;r umowy dla zadania 2</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987876">zał. nr 6 - wz&oacute;r umowy dla zadania 3</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987877">zał. nr 7 - klauzula informacyjna IZ</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1987878">zał. nr 8 - klauzula informacyjna IP</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>ZAPEWNIENIE SAL NA SZKOLENIA</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZAPEWNIENIE SAL NA SZKOLENIA 1. Przewiduje się organizację 112 szkoleń 2-dniowych. Każdy dzień szkolenia będzie trwał 6 godzin szkoleniowych (1h szkoleniowa to 45 minut) &ndash; łącznie 12 godzin szkoleniowych w ramach jednego szkolenia. Dodatkowo uczestnicy projektu w trakcie każdego dnia szkoleniowego będą mieli co najmniej 1 przerwę 15-minutową oraz 30-minutową przerwę obiadową (niewliczane do czasu części szkoleniowej). 2. Szkolenia będą odbywały się w przedziale czasu 7:00 &ndash; 16:00 każdego dnia szkoleniowego, w zależności od potrzeb zrekrutowanej grupy. 3. Szkolenia odbywać się będą w dni powszednie (w zależności od grupy uczestnik&oacute;w, kt&oacute;rą zrekrutuje Zamawiający) na terenie całej Polski. O miejscu i terminie prowadzenia szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w wyjątkowo uzasadnionych przypadkach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skr&oacute;ceniu - w takim przypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie prowadzenia szkolenia z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający zakłada, że szkolenia odbywać się będą w miastach wojew&oacute;dzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Zamawiający zbierze grupę w innej niż miasto wojew&oacute;dzkie miejscowości, w&oacute;wczas Wykonawca zobowiązany będzie r&oacute;wnież do zapewnienia sali szkoleniowej w tym miejscu. Szkolenia odbywać się będą w łatwo dostępnym miejscu, do kt&oacute;rego można się dostać korzystając z transportu publicznego. 4. W przypadku uczestnictwa w szkoleniu osoby z niepełnosprawnością Zamawiający może zobowiązać Wykonawcę do zapewnienia: - pętli indukcyjnej lub - warunk&oacute;w dla psa przewodnika (jeśli osobie z niepełnosprawnościami towarzyszy pies asystujący, Wykonawca powinien zadbać r&oacute;wnież o jego potrzeby w porozumieniu z właścicielem, na przykład: podać miskę z wodą, koc, na kt&oacute;rym pies może się położyć lub wskazać najbliższe miejsce, gdzie można wyprowadzić psa na spacer) lub - miejsca wyznaczonego dla tłumacza na język migowy, kt&oacute;re powinno być wcześniej przygotowane i dobrze oświetlone (oświetlenie punktowe), tak aby był on dobrze widoczny i sam dobrze słyszał lub - przygotowania w terminie zgodnym z pkt. 3 przewodnika/planu sytuacyjnego objaśniającego w jaki spos&oacute;b można korzystać z danej plac&oacute;wki. Minimalny zakres przewodnika/planu sytuacyjnego zawierał będzie: informacje na temat potencjalnych sytuacji awaryjnych, na przykład poprzez wskazanie wyjścia ewakuacyjnego; mapę oraz spos&oacute;b dojazdu na miejsce wydarzenia publicznymi środkami transportu oraz samochodem z r&oacute;żnych kierunk&oacute;w; informację o dostępności parkingu, w tym liczbie miejsc postojowych dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami; informacje dotyczące dostępności budynku (miejsca), w kt&oacute;rym ma odbyć się wydarzenie. 5. Łącznie przewiduje się 224 dni szkoleniowe. 6. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku zebrania minimalnej liczby os&oacute;b przewidzianej w grupie zgodnie z pkt. 7, tj. 6 os&oacute;b. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem. Zamawiający przewiduje r&oacute;wnież możliwość zmiany zgłoszonej wcześniej lokalizacji szkolenia i zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o tym fakcie z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. 7. Sala szkoleniowa musi być dostosowana do grupy uczestnik&oacute;w liczącej od 6 do 16 os&oacute;b (średnio 8-osobowej) oraz 2 trener&oacute;w. W przypadku, gdy liczba uczestnik&oacute;w danego szkolenia będzie większa od zadeklarowanej przez Zamawiającego średniej, tj. większa niż 8 os&oacute;b, ale nie większa niż 16 os&oacute;b, sala szkoleniowa dostosowana musi być do liczby os&oacute;b wskazanej przez Zamawiającego. 8. Wymagania niezbędne odnoszące się do sal szkoleniowych, w kt&oacute;rych będą odbywać się szkolenia: a) powierzchnia min. 2 m2 na osobę; b) wyposażenie w nowoczesny sprzęt techniczny i audiowizualny: projektor multimedialny (wraz z bezprzewodowym pilotem do prezentacji), laptop oraz ekran, flamastry, tablice flipchart lub tablice sucho ścieralne lub tablice tradycyjne, dostęp do Internetu bezprzewodowego; c) spełnianie wymog&oacute;w bezpieczeństwa, akustycznych, oświetleniowych, ogrzewanie w okresie zimowym oraz klimatyzacja w okresie letnim; d) sale oraz budynki, w kt&oacute;rych sale się znajdują, muszą zapewniać dostęp dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową (dostosowanie architektoniczne); e) miejsca, w kt&oacute;rych będą odbywać się szkolenia, muszą zostać odpowiednio oznakowane przez Wykonawcę (zgodnie z wymaganiami Zamawiającego); f) wyposażenie w zaplecze sanitarne dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnością; g) dostępem do światła dziennego, możliwość zaciemnienia sali do potrzeb prezentacji multimedialnych oraz możliwość zapewnienia oświetlenia sztucznego; h) wyposażenie w stoły i krzesła dla wszystkich uczestnik&oacute;w szkolenia oraz miejsce dla trener&oacute;w; i) cena wynajmu musi uwzględniać koszty utrzymania sali, w tym energii elektrycznej; j) powyższy, minimalny standard sal należy zapewnić bez względu na miejsce odbywania się szkolenia. 9. Sala oraz budynek, w kt&oacute;rym się ona znajduje, muszą zapewniać dostęp dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne). Należy przestrzegać wymog&oacute;w związanych z dostępnością ujętych w standardzie architektonicznym, szkoleniowym, stanowiących zał. nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027. Jeżeli na danym terenie nie istnieje miejsce spełniające warunki, o kt&oacute;rych mowa w Załączniku nr 2. Standard&oacute;w dostępności dla polityki sp&oacute;jności 2021-2027 lub Wykonawca ma do dyspozycji kilka miejsc w r&oacute;żnym stopniu spełniającym te warunki, wybiera to miejsce, kt&oacute;re w pełni spełnia kryteria dostępności lub jest im najbliższe przy zastosowaniu racjonalnych usprawnień. 10. Szkolenia stacjonarne, kt&oacute;rych dotyczą zadania stanowiące przedmiot niniejszego postępowania, stanowią 80% og&oacute;łu szkoleń zaplanowanych do przeprowadzenia w ramach całego Projektu. Zamawiający szacuje, iż udział os&oacute;b z niepełnosprawnością może wynieść ok. 3% og&oacute;lnej liczby uczestnik&oacute;w Projektu, tj. biorąc pod uwagę łącznie wszystkie działania szkoleniowe &ndash; stacjonarne i zdalne. Zamawiający na etapie postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia nie dysponuje wiedzą i nie jest w stanie oszacować ile os&oacute;b z niepełnosprawnością weźmie udział tylko szkoleniach stacjonarnych. 11. Wykonawca zobowiązany jest r&oacute;wnież do zapewnienia pomieszczenia przystosowanego do podawania posiłk&oacute;w (w pomieszczeniu muszą znajdować się stoły i krzesła). Pomieszczenie, w kt&oacute;rym serwowany będzie catering nie musi znajdować się bezpośrednio obok sali szkoleniowej, jednakże musi być zlokalizowane w tym samym budynku. Posiłki (zar&oacute;wno w trakcie przerwy jak i w trakcie obiadu) nie mogą być podawane w pomieszczeniu, w kt&oacute;rym odbywać się będzie szkolenie.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena - waga 45%
Opracowanie dokumentu wskazującego na zagrożenia związane z realizacją zam&oacute;wienia wraz z propozycją ich rozwiązania przez Wykonawcę - waga 45%
Zapewnienie opiekuna os&oacute;b z niepełnosprawnościami - waga 10%
<h3>ZAPEWNIENIE CATERINGU PODCZAS SZKOLEŃ</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZAPEWNIENIE CATERINGU PODCZAS SZKOLEŃ 1. Wykonawca zapewni catering w miejscu, w kt&oacute;rym odbywać się będą szkolenia, w osobnym w stosunku do sali szkoleniowej pomieszczeniu, przystosowanym do podawania posiłk&oacute;w (w pomieszczeniu muszą znajdować się stoły i krzesła), przy czym pomieszczenie, w kt&oacute;rym będzie serwowany catering nie musi znajdować się bezpośrednio obok sali szkoleniowej, jednakże musi być zlokalizowane w tym samym budynku. Pomieszczenie do podawania posiłk&oacute;w zapewnia podmiot odpowiedzialny za realizację zadania 1. Posiłki (zar&oacute;wno w trakcie przerwy jak i w trakcie obiadu) nie mogą być podawane w pomieszczeniu, w kt&oacute;rym odbywać się będzie szkolenie. 2. W ramach zam&oacute;wienia przewiduje się zapewnienie cateringu dla 112 grup szkoleniowych (112 szkoleń 2-dniowych). Łącznie przewiduje się 224 dni szkoleniowe, w trakcie kt&oacute;rych zapewniony zostanie catering. Minimalna liczba os&oacute;b, dla kt&oacute;rych należy zapewnić catering może wynieść 1 344 (w przypadku 6-osobowych grup), a maksymalna 3 584 (w przypadku 16-osobowych grup). Przyjmując średnią liczebność grupy na poziomie 8 os&oacute;b, średnia liczba os&oacute;b, dla kt&oacute;rych należy zapewnić catering, może wynieść 1 792. 3. Szkolenia odbywać się będą (w zależności od grupy uczestnik&oacute;w, kt&oacute;rą zrekrutuje Zamawiający) na terenie całej Polski, w dni powszednie. O miejscu i terminie dostarczenia cateringu na szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w wyjątkowo uzasadnionych przypadkach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skr&oacute;ceniu - w takim przypadku, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie prowadzenia szkolenia z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający zakłada, że szkolenia odbywać się będą w miastach wojew&oacute;dzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli charakter zrekrutowanej grupy uczestnik&oacute;w wymusi odbycie szkolenia w innej niż miasto wojew&oacute;dzkie miejscowości, w&oacute;wczas Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia cateringu we wskazanym przez Zamawiającego miejscu. 4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku zebrania minimalnej liczby os&oacute;b przewidzianej w grupie zgodnie z pkt. 5, tj. 6 os&oacute;b. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem. Zamawiający przewiduje r&oacute;wnież możliwość zmiany zgłoszonej wcześniej lokalizacji szkolenia i zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o tym fakcie z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. 5. Wykonawca w każdym dniu szkolenia zobowiązany jest zapewnić catering dla grupy liczącej od 6 do 16 os&oacute;b (min. 6 &ndash; max. 16 uczestnik&oacute;w, średnio 8 os&oacute;b), chyba że wskazana zgodnie z pkt. 7 liczba uczestnik&oacute;w ulegnie zmianie. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku zmiany liczebności grupy uczestnik&oacute;w szkolenia, Wykonawca w każdym dniu szkolenia zobowiązany będzie zapewnić catering dla liczby os&oacute;b wskazanej przez Zamawiającego. 6. Jeżeli Zamawiający - najp&oacute;źniej na 1 dzień przed szkoleniem - nie powiadomi Wykonawcy o zmianie wskazanej wcześniej liczby uczestnik&oacute;w szkolenia, w&oacute;wczas przyjmuje się, że Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć catering dla liczby os&oacute;b ustalonej z Zamawiającym na początku każdego cyklu szkoleniowego. W przypadku zgłoszenia mniejszej lub większej liczby os&oacute;b w ww. terminie, Zamawiający uiści wynagrodzenie za faktyczną liczbę uczestnik&oacute;w. 7. Na 3 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia, Wykonawca ustali z Zamawiającym liczbę os&oacute;b biorących udział w danym szkoleniu, godziny, w kt&oacute;rych zapewni catering oraz zapotrzebowanie na posiłki specjalne. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany godzin, w kt&oacute;rych zapewniany będzie catering, jeżeli będzie to uzasadnione względami organizacyjnymi. 8. Jedzenie i napoje serwowane będą w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. 9. W każdym dniu szkoleniowym Wykonawca jest zobowiązany zapewnić: a) serwis kawowy jednorazowy, b) lunch. Wymagania dotyczące cateringu (posiłk&oacute;w): Serwis kawowy jednorazowy: w ramach jednorazowego serwisu kawowego zapewnione będą: a) kawa, herbata, woda (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), b) mleko, cukier lub jego zamiennik, cytryny, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce, c) w przypadku zgłoszenia przez uczestnik&oacute;w specjalnych potrzeb żywieniowych (np. dieta wegetariańska, bezglutenowa), Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić je w składzie serwisu kawowego. Powyższe produkty należy zapewnić dla zgłoszonej liczby os&oacute;b. Lunch: lunch będzie obejmował: a) zupę i drugie danie &ndash; z możliwością dostosowania zupy i drugiego dania jako posiłk&oacute;w specjalnych opisanych poniżej, b) posiłki specjalne (np. bezglutenowe, bez laktozy, koszerne, wegetariańskie) w przypadku zgłoszenia przez uczestnik&oacute;w takiej potrzeby, c) napoje (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach). Powyższe produkty należy zapewnić dla zgłoszonej liczby os&oacute;b. Harmonogram szkolenia: 1. Jeden dzień szkoleniowy będzie trwał 6 godzin lekcyjnych (6 x 45 min tj. 4,5 godz.). Dodatkowo uczestnikom przysługują dwie przerwy &ndash; 15-minutowa przerwa kawowa oraz 30-minutowa przerwa obiadowa. Łącznie 1 dzień szkoleniowy będzie trwać min. 5 godz. 15 min zegarowych. 2. Szkolenia będą odbywały się w przedziale czasu 7:00 &ndash; 16:00 każdego dnia szkoleniowego, w zależności od potrzeb zrekrutowanej grupy.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena - waga 45%
Opracowanie dokumentu wskazującego na zagrożenia związane z realizacją zam&oacute;wienia wraz z propozycją ich rozwiązania przez Wykonawcę - waga 45%
Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością - waga 10%
<h3>ZAPEWNIENIE NOCLEG&Oacute;W DLA UCZESTNIK&Oacute;W SZKOLEŃ</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZAPEWNIENIE NOCLEG&Oacute;W PODCZAS SZKOLEŃ 1. Wykonawca zapewni nocleg dla 60 uczestnik&oacute;w szkoleń. Nocleg przysługuje po pierwszym dniu szkolenia uczestnikom, kt&oacute;rzy posiadają miejsce zamieszkania w miejscowości innej niż miejscowość, w kt&oacute;rej odbywa się szkolenie. 2. Noclegi zapewnione zostaną (w zależności od grup uczestnik&oacute;w, kt&oacute;re zrekrutuje Zamawiający, max. 16 os&oacute;b na grupę) na terenie całej Polski zgodnie z miejscami realizacji szkoleń. O miejscu i terminie oraz liczbie nocleg&oacute;w Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w szczeg&oacute;lnie uzasadnionych okolicznościach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skr&oacute;ceniu - w takim przypadku, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie oraz liczbie nocleg&oacute;w z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający zakłada, że noclegi zapewnione zostaną w miastach wojew&oacute;dzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Zamawiający zbierze grupę w innej niż miasto wojew&oacute;dzkie miejscowości, w&oacute;wczas Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia noclegu dla uczestnik&oacute;w w łatwo dostępnym pod względem komunikacyjnym miejscu (do kt&oacute;rego można się dostać korzystając z transportu publicznego), możliwie jak najbliżej miejsca szkolenia. 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku zebrania minimalnej liczby os&oacute;b przewidzianej w grupie, tj. 6 os&oacute;b, a także zmiany deklarowanej wcześniej liczby os&oacute;b korzystających z noclegu. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem. Zamawiający przewiduje r&oacute;wnież możliwość zmiany zgłoszonej wcześniej lokalizacji szkolenia i zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o tym fakcie z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. 4. Noclegi należy zapewnić w standardzie odpowiadającym kategorii zaszeregowania hotelu max. 3* zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych są świadczone usługi hotelarskie wraz ze śniadaniem (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166 &ndash; tj.). 5. Noclegi należy zapewnić w pokojach 2-osobowych (z pełnym węzłem sanitarnym), spełniających co najwyżej standardy hotelu trzygwiazdkowego. Noclegi w pokojach 1-osobowych dopuszcza się tylko w uzasadnionych przypadkach. O ewentualnej potrzebie rezerwacji pokoju 1-osobowego/pokoi 1-osobowych Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego w terminie określonym w pkt 2, przy czym Zamawiający zastrzega, iż w&oacute;wczas obowiązuje stawka jak dla pokoju 2-osobowego, wskazana w formularzu ofertowym. Budynki i pokoje, w kt&oacute;rych zapewniane będą noclegi, powinny spełniać wymogi dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnością. 6. Jeżeli na danym terenie nie istnieje miejsce spełniające warunki, o kt&oacute;rych mowa w Załączniku nr 2. Standard&oacute;w dostępności dla polityki sp&oacute;jności 2021-2027 lub Wykonawca ma do dyspozycji kilka miejsc w r&oacute;żnym stopniu spełniających te warunki, wybiera to miejsce, kt&oacute;re w pełni spełnia kryteria dostępności lub spełnia je w stopniu najbliższym przy zastosowaniu racjonalnych usprawnień.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena - waga 45%
Opracowanie dokumentu wskazującego na zagrożenia związane z realizacją zam&oacute;wienia oraz propozycją ich rozwiązania przez Wykonawcę - waga 45%
Zapewnienie opiekuna os&oacute;b z niepełnosprawnościami - waga 10%
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Określono we wzorach um&oacute;w stanowiących załączniki do zapytania ofertowego
</div>