Organizacja seminarium dla 25 przedsiębiorców

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja seminarium dla 25 przedsiębiorców
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-04-16
Data składania ofert	25/04/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 800000004 Usługi edukacyjne i szkoleniowe
Numer przetargu	6196623

<div>
    <h1>Kompleksowa usługa organizacji seminarium pod nazwą „Vademecum rynków zagranicznych – kraje Bliskiego Wschodu i Azji”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1984757">Zapytanie ofertowe - Vademecum rynków zagranicznych - Kraje Bliskiego Wschodu i Azji</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1984758">Zał. 1 - Formularz ofertowy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1984759">Zał. 2 - Oświadczenie Wykonawcy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1984760">Zał. 3 - Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1984764">Zał. 4 - Wzór umowy</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja seminarium dla 25 przedsiębiorców</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania seminarium pod nazwą „Vademecum rynków zagranicznych – kraje Bliskiego Wschodu i Azji”, w ramach projektu „Promocja gospodarcza MSP — Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Wydarzenie odbędzie się w dniu 14 maja 2025 r. Planowane jest dla ok. 25 uczestników. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzenia. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.<br />
<br />
1. Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku – preferowana lokalizacja – Pałac Hasbacha w Białymstoku, ul. Dojlidy Fabryczne 23<br />
a) wynajęcie sali konferencyjnej na wydarzeniu w dniu 14 maja 2025 r.;<br />
b) sala zapewniająca min. 25 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami; ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem, <br />
c) dostępność sali w godzinach 16.00-20.00. <br />
d) w przypadku braku możliwości wynajęcia sali w preferowanej lokalizacji, sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w Białymstoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3* lub w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.), <br />
e) spełnione powinny być warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w wydarzeniu), <br />
f) wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury, <br />
g) przed wejściem na salę zapewnienie 1 stołu/lady oraz 2 krzeseł na stanowisko recepcji, <br />
h) zapewnienie na sali dodatkowych 5 stołów/stolików oraz 10 krzeseł, przeznaczonych do rozmów B2B, <br />
i) możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli do seminarium dla 3-4 Prelegentów, <br />
j) zapewnienie wody dla Prelegentów, <br />
k) zapewnienie co najmniej 4 mikrofonów przenośnych, <br />
l) możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojaków z plakatem/ programem wydarzenia, <br />
ł) możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów, <br />
m) dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia, <br />
n) zapewnienie miejsca na catering.<br />
<br />
2. Zapewnienie wyżywienia: <br />
a) zapewnienie wyżywienia na wydarzeniu w dniu 14.05.2025 r., <br />
b) liczba uczestników wydarzenia: ok. 25 osób, <br />
c) ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem; <br />
d) w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania danym wydarzeniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia ilości wyżywienia oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia, <br />
e) zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 3 rodzaje ciastek kruchych i 3 rodzaje ciasta domowego, min. 4 rodzaje owoców, <br />
f) zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 5 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 5 sztuk/osoba– propozycja menu powinna być dostarczona do Zamawiającego najpóźniej 4 dni przed wydarzeniem, <br />
g) zapewnienie niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów, pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami.<br />
<br />
3. Zapewnienie 3 Prelegentów (ekspertów w danej dziedzinie) legitymujących się odpowiednim przygotowaniem oraz doświadczeniem i wiedzą w zakresie niniejszego zapytania: seminarium pod nazwą „Vademecum rynków zagranicznych – kraje Bliskiego Wschodu i Azji”, tj. co najmniej: przedstawiciela przedsiębiorstw sektora MŚP/praktyka specjalizującego się w danym zakresie (min. 1 osoby), przedstawiciela instytucji związanych z rynkami zagranicznymi/przedstawiciela uczelni wyższych (min. 1 osoby). <br />
Doświadczenie każdego z prelegentów w zakresie tematyki wydarzenia, jak również w zakresie wystąpień publicznych, rozumiane jest jako wygłoszenie co najmniej 3 prelekcji /prezentacji/wykładów wygłoszonych w ramach spotkań/szkoleń/konferencji/kongresów, realizowanych w ostatnich 5 latach przed upływem terminu składania ofert. Prelekcja każdego z Prelegentów powinna trwać ok. 15-20 minut. Po prelekcji Prelegenci zobowiązani są do odpowiedzi na pytania uczestników w trakcie sesji pytań i odpowiedzi, która potrwa maksymalnie do 30 minut. <br />
<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena netto - 100%<br />
LP = Cmin/Co *100<br />
LP - liczba punktów za kryterium cena netto<br />
Cmin – najniższa wartość netto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br />
Co – wartość netto oferty rozpatrywanej<br />
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>Zamawiający nie przewiduje zmian warunków umowy</p>
    </div>