Zapewnienie sal szkoleniowych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Wynik
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie sal szkoleniowych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-04-15
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 983410005 Usługi miejsc noclegowych
Numer wyniku	6192615

<div>
 <h1>Zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu oraz noclegów w związku z przeprowadzeniem szkoleń w projekcie „Akademia Dostępności”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980650">Zapytanie ofertowe</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980652">Formularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980656">Wykaz usług - zadanie 1</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980661">Wykaz usług - zadanie 2</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980667">Wzór umowy - zadanie 1</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980670">Wzór umowy - zadanie 2</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980671">Wzór umowy - zadanie 3</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980674">Klauzula informacyjna IZ</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1980675">Klauzula informacyjna IP</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zapewnienie sal szkoleniowych</h3>
 Przedmioty zamówienia
 UWAGA 
Zamawiający opublikował dnia 24.02.2025 r. zmianę Zapytania Ofertowego. Wszelkie zmiany oznaczone zostały kolorem czerwonym. 
 
ZADANIE NR 1 
 
Zapewnienie sal szkoleniowych 
1.	W ramach Zadania nr 1 przewiduje się organizację: 
a)	21 szkoleń dwudniowych. Każdy dzień szkolenia będzie trwał 6 godzin szkoleniowych (1h = 45 minut) – łącznie 12 godzin w ramach jednego szkolenia. Dodatkowo uczestnicy projektu w trakcie każdego dnia szkolenia będą mieli co najmniej 1 przerwę 15 minut oraz przerwę obiadową – 30 minut. 
2.	Szkolenia odbywać się będą w dni powszednie (w zależności od grupy uczestników, którą zrekrutuje Zamawiający) na terenie całej Polski. O miejscu i terminie prowadzenia szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w uzasadnionych okolicznościach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skróceniu - w takim przypadku, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie prowadzenia szkolenia z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający zakłada, że szkolenia odbywać się będą w miastach wojewódzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Zamawiający zbierze grupę w innej miejscowości, wówczas Wykonawca zobowiązany jest również do zapewnienia sali szkoleniowej w tym miejscu. Szkolenia odbywać się będą w łatwo dostępnym miejscu, do którego można się dostać korzystając z transportu publicznego. 
3.	W przypadku uczestnictwa w szkoleniu osoby z niepełnosprawnością Zamawiający może zobowiązać Wykonawcę do zapewnienia: 
- pętli indukcyjnej lub 
- warunków dla psa przewodnika (jeśli osobie z niepełnosprawnościami towarzyszy pies asystujący, Wykonawca powinien zadbać również o jego potrzeby w porozumieniu z właścicielem, na przykład: podać miskę z wodą, koc, na którym pies może się położyć lub wskazać najbliższe miejsce, gdzie można wyprowadzić psa na spacer) lub 
- miejsca wyznaczonego dla tłumacza na język migowy, które powinno być wcześniej przygotowane i dobrze oświetlone (oświetlenie punktowe), tak aby był on dobrze widoczny i sam dobrze słyszał lub 
- przygotowania w terminie zgodnym z pkt 2 przewodnika/planu sytuacyjnego objaśniającego w jaki sposób można korzystać z danej placówki. Minimalny zakres przewodnika/planu sytuacyjnego zawierał będzie: 
informacje na temat potencjalnych sytuacji awaryjnych, na przykład poprzez wskazanie wyjścia ewakuacyjnego; mapę oraz sposób dojazdu na miejsce wydarzenia publicznymi środkami transportu i z różnych kierunków samochodem; dostępność parkingu, w tym liczby miejsc postojowych dla osób z niepełnosprawnościami informacje dotyczące dostępności budynku (miejsca), w którym ma odbyć się wydarzenie. 
 
4.	Łącznie przewiduje się 42 dni szkoleniowe. 
5.	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku uzbierania minimalnej liczebności grupy przewidzianej w pkt 6 tj. poniżej 6 osób. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem. 
6.	Sala szkoleniowa dostosowana musi być dla min 6 osobowej max. 16 osobowej grupy uczestników, średnio 8 osobowej grupy (plus 2 trenerów). W przypadku, gdy liczba uczestników danego szkolenia zadeklarowana przez Zamawiającego będzie większa tj. więcej niż średnio 8 osób, lecz nie więcej niż 16 osób, sala szkoleniowa dostosowana musi być dla liczby osób wskazanej przez Zamawiającego. 
7.	Wymagania odnoszące się do sali szkoleniowej: 
a)	powierzchnia min. 2m2 na osobę; 
b)	sala z wyposażeniem w nowoczesny sprzęt techniczny i audiowizualny: projektor multimedialny (wraz z bezprzewodowym pilotem do prezentacji), laptop oraz ekran, flamastry, tablice flipchart lub tablice sucho ścieralne lub tablice tradycyjne, sala musi mieć dostęp do Internetu bezprzewodowego; 
c)	sala musi spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne, oświetleniowe, musi być ogrzewana (w okresie zimowym) oraz klimatyzowana w okresie letnim; 
d)	sala oraz budynek, w którym się znajduje, musi zapewniać dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne); 
e)	wszystkie miejsca, w których będą odbywać się szkolenia będą odpowiednio oznakowane przez Wykonawcę (zgodnie z wymaganiami Zamawiającego); 
f)	posiadać zaplecze sanitarne dostępne dla osób z niepełnosprawnością; 
g)	sala musi mieć dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali do potrzeb prezentacji multimedialnych oraz możliwość zapewnienia oświetlenia sztucznego; 
h)	sala musi posiadać stoły i krzesła dla wszystkich uczestników szkolenia oraz miejsce dla trenerów; 
i)	cena wynajmu musi uwzględniać koszty utrzymania sali, w tym energii elektrycznej; 
j)	w każdym miejscu, w którym będzie odbywać się szkolenie zostanie zapewniony taki sam standard sal (nie gorszy). 
 
8.	Sala oraz budynek, w którym się ona znajduje, zapewnia dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne). Należy przestrzegać wymogów związanych z dostępnością ujętych w standardzie architektonicznym, szkoleniowym, stanowiących zał. nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027. Jeżeli na danym terenie nie istnieje miejsce spełniające warunki, o których mowa w Załączniku nr 2. Standardów dostępności dla polityki spójności 2021-2027 lub Wykonawca ma do dyspozycji kilka miejsc w różnym stopniu spełniającym te warunki, wybiera to miejsce, które w pełni spełnia kryteria dostępności lub jest im najbliższe przy zastosowaniu racjonalnych usprawnień. 
9.	Zamawiający szacuje, iż udział osób z niepełnosprawnością wyniesie ok. 3% w ogólnej liczbie uczestników szkoleń. 
10.	Wykonawca zobowiązany jest również do zapewnienia pomieszczenia przystosowanego do podawania posiłków (w pomieszczeniu muszą znajdować się stoły i krzesła). Pomieszczenie, w którym serwowany będzie catering nie musi znajdować się bezpośrednio obok sali szkoleniowej, jednakże w tym samym budynku. Posiłki (zarówno w trakcie przerwy jak i w trakcie obiadu) nie mogą być podawane w pomieszczeniu, w którym odbywać się będzie szkolenie.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Ocenie w ramach tego kryterium podlegać będzie całkowita cena brutto za całość zamówienia. 
 
Ocena danego kryterium następować będzie zgodnie ze wzorem: (*cena oferty z najniższą ceną / cena oferty badanej) * 100 *45% - max. 45 pkt.
 Opracowanie dokumentu wskazującego na zagrożenia związane z realizacją zamówienia oraz propozycją ich rozwiązania przez Wykonawcę.
 Zapewnienie opiekuna osób z niepełnosprawnościami.
 <h3>Zapewnienie cateringu na szkolenia</h3>
 Przedmioty zamówienia
 UWAGA 
Zamawiający opublikował dnia 24.02.2025 r. zmianę Zapytania Ofertowego. Wszelkie zmiany oznaczone zostały kolorem czerwonym. 
 
ZADANIE NR 2 
I.	Zapewnienie cateringu na szkolenia 
1.	Wykonawca zapewni catering w miejscu, w którym odbywać się będą szkolenia, w osobnym od sali szkoleniowej pomieszczeniu przystosowanym do podawania posiłków (w pomieszczeniu muszą znajdować się stoły i krzesła), przy czym pomieszczenie, w którym będzie catering nie musi znajdować się bezpośrednio obok sali szkoleniowej, jednakże w tym samym budynku. Pomieszczenie do podawania posiłków zapewnia podmiot odpowiedzialny za Zadanie nr 1. Posiłki (zarówno w trakcie przerwy jak i w trakcie obiadu) nie mogą być podawane w pomieszczeniu, w którym odbywać się będzie szkolenie. 
2.	W ramach zamówienia przewiduje się zapewnienie cateringu dla 21 grup szkoleniowych (21 szkoleń dwudniowych). Łącznie przewiduje się 42 dni szkoleniowe, w trakcie których zapewniony zostanie catering. 
3.	Szkolenia odbywać się będą (w zależności od grupy uczestników, którą zrekrutuje Zamawiający) na terenie całej Polski. O miejscu i terminie dostarczenia cateringu na szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w uzasadnionych okolicznościach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skróceniu - w takim przypadku, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie prowadzenia szkolenia z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający zakłada, że szkolenia odbywać się będą w miastach wojewódzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Zamawiający zbierze grupę w innej miejscowości, wówczas Wykonawca zobowiązany jest również do zapewnienia cateringu we wskazanym miejscu. 
4.	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku uzbierania minimalnej liczebności grupy przewidzianej w pkt 5 poniżej tj. 6 osób. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem. 
5.	Wykonawca w każdym dniu szkolenia zobowiązany jest zapewnić catering dla 6-16 osób (min. 6 – max. 16 uczestników, średnio 8 osób), chyba że zgodnie z pkt 7 liczba uczestników ulegnie zmianie. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku zmiany grupy uczestników szkolenia, Wykonawca w każdym dniu szkolenia zobowiązany jest zapewnić catering dla liczby osób wskazanej przez Zamawiającego. 
6.	Jeżeli Zamawiający najpóźniej na 1 dzień przed szkoleniem nie powiadomi Wykonawcy o mniejszej lub większej ilości uczestników szkolenia, wówczas przyjmuje się, że Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć catering dla liczby osób ustalonej z Zamawiającym na początku każdego cyklu szkoleniowego. W przypadku zgłoszenia mniejszej lub większej ilości osób w ww. terminie Zamawiający uiści wynagrodzenie za faktyczną liczbę uczestników. 
7.	Wykonawca ustali z Zamawiającym na 3 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia liczbę osób biorących udział w danym szkoleniu, godziny, w których zapewni catering oraz konieczność przygotowania posiłków specjalnych. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany godzin, w których zapewniany będzie catering, jeżeli będzie to uzasadnione względami organizacyjnymi. 
8.	Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 
9.	W każdym dniu szkoleniowym Wykonawca jest zobowiązany zapewnić: 
a)	serwis kawowy jednorazowy, 
b)	lunch. 
Wymagania dotyczące cateringu (posiłków): 
 
Serwis kawowy jednorazowy: 
W ramach jednorazowego serwisu kawowego zapewnione będą: 
a)	kawa, herbata, woda (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), 
b)	mleko, cukier lub jego zamiennik, cytryny, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce 
 
Pozostałe wymogi: 
a)	uwzględnia specjalne potrzeby osób (np. wegetariańskie, bezglutenowe) w przypadku zgłoszenia przez uczestników takiej potrzeby, 
 
Ww. produkty muszą być zapewnione dla wymaganej liczby osób. 
Lunch: 
Lunch będzie obejmował: 
a)	Zupę i drugie danie – z możliwością dostosowania zupy i drugiego dania jako posiłków specjalnych opisanych poniżej, 
b)	posiłki specjalne (np. bezglutenowe, bez laktozy, koszerne) w przypadku zgłoszenia przez uczestników takiej potrzeby, 
c)	napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), 
 
Ww. produkty muszą być zapewnione dla wymaganej liczby osób. 
 
Harmonogram: 
 
1 dzień szkoleniowy trwa 6 godzin (6 x 45 min tj. 4,5 godz.). Dodatkowo uczestnikom przysługuje 15 min na przerwę kawową oraz 30 min na przerwę obiadową. Łącznie 1 dzień szkoleniowy musi trwać 5 godz. 15 min. 
 
Szkolenia będą odbywały się w przedziale godzinowym 7.00 – 16.00 każdego z dni szkoleniowych, w zależności od potrzeb zrekrutowanej grupy.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Ocena danego kryterium następować będzie zgodnie ze wzorem: (*cena oferty z najniższą ceną / cena oferty badanej) * 100 *45% - max. 45 pkt.
 Opracowanie dokumentu wskazującego na zagrożenia związane z realizacją zamówienia oraz propozycją ich rozwiązania przez Wykonawcę.
 Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością.
 <h3>Zapewnienie noclegów w kraju</h3>
 Przedmioty zamówienia
 UWAGA 
Zamawiający opublikował dnia 24.02.2025 r. zmianę Zapytania Ofertowego. Wszelkie zmiany oznaczone zostały kolorem czerwonym. 
 
ZADANIE NR 3 
 
II.	Zapewnienie noclegu w kraju 
1.	W ramach Zadania nr 3 Wykonawca zapewni nocleg dla 56 Uczestników szkoleń w pokojach dwuosobowych (28 pokoi dwuosobowych). Nocleg dotyczy uczestników, którzy posiadają miejsce zamieszkania w miejscowości innej niż ta miejscowość, w której odbywa się wsparcie. 
2.	Noclegi zapewnione zostaną (w zależności od grupy uczestników, którą zrekrutuje Zamawiający, max. 16 uczestników) na terenie całej Polski zgodnie z miejscem realizacji szkolenia. O miejscu i terminie oraz ilości noclegów Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w uzasadnionych okolicznościach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skróceniu - w takim przypadku, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie oraz ilości noclegów z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). 
Zamawiający zakłada, że nocleg zapewniony zostanie w miastach wojewódzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Zamawiający zbierze grupę w innej miejscowości, wówczas Wykonawca zobowiązany jest również do zapewnienia noclegu dla uczestników w łatwo dostępnym miejscu, do którego można się dostać korzystając z transportu publicznego, możliwie jak najbliżej miejsca szkolenia. 
3.	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku uzbierania minimalnej liczebności grupy tj. 6 osób. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem. 
4.	Zapewniony nocleg musi być w standardzie hotelu max. 3* zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie wraz ze śniadaniem. 
5.	Noclegi w pokojach jedno- lub dwuosobowych (z pełnym węzłem sanitarnym), spełniających co najwyżej standardy hotelu trzygwiazdkowego. Nocleg w pokojach 1-osobowych tylko w uzasadnionych przypadkach. O ewentualnej potrzebie rezerwacji pokoju 1-osobowego/ pokoi 1-osobowych Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego w terminie określonym w pkt 2. Budynek i pokoje, w których zapewniony jest nocleg powinny spełniać wymogi dostępności dla osób z niepełnosprawnością. 
6.	Jeżeli na danym terenie nie istnieje miejsce spełniające warunki, o których mowa w Załączniku nr 2. Standardów dostępności dla polityki spójności 2021-2027 lub Wykonawca ma do dyspozycji kilka miejsc w różnym stopniu spełniającym te warunki, wybiera to miejsce, które w pełni spełnia kryteria dostępności lub jest im najbliższe przy zastosowaniu racjonalnych usprawnień. 
Zamawiający szacuje, iż udział osób z niepełnosprawnością wyniesie ok. 3% w ogólnej liczbie uczestników szkoleń.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Ocenie w ramach tego kryterium podlegać będzie całkowita cena brutto za całość zamówienia. 
Ocena danego kryterium następować będzie zgodnie ze wzorem: (*cena oferty z najniższą ceną / cena oferty badanej) * 100 *45% - max. 45 pkt.
 Opracowanie dokumentu wskazującego na zagrożenia związane z realizacją zamówienia oraz propozycją ich rozwiązania przez Wykonawcę.
 Zapewnienie opiekuna osób z niepełnosprawnościami.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Warunki zmiany umowy oraz dokładne informacje na temat realizacji zamówień określają wzory umów stanowiące załączniki do niniejszego Zapytania Ofertowego wzór umowy.
 </div>