Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2025-2027

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2025-2027
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-04-14
Data składania ofert	23/04/2025
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Sprostowania do zamówienia	19-04-2025/6203514
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 983400008 Usługi miejsc noclegowych oraz biur
Numer przetargu	6190574

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2025-2027</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>INSTYTUT ADAMA MICKIEWICZA</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 528511890</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>ul. Mokotowska 25</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Warszawa</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>00-560</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>mazowieckie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL911 - Miasto Warszawa</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>zamowieniap@iam.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>https://iam.pl/pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Rekreacja, kultura i religia</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2025-2027</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-9618e206-553f-4b09-8183-46334e53c01c</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00189763</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2025-04-14</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.9.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2025/BZP 00083343/04/P</span></h3><h3>2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.32 Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza</p><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://iam.ezamawiajacy.pl<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>https://iam.ezamawiajacy.pl</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>1.	Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513 z poźn. zm.).<br>2.	Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.<br>3.	Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują poprzez Platformę, dostępną pod adresem: https://iam.ezamawiajacy.pl ;<br>4.	Rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, wymaga założenia konta.<br>5.	Rejestracja i korzystanie z Platformy zostały szczegółowo opisane w Instrukcji dla Wykonawcy, która jest dostępna na Platformie w zakładce Regulacje i procedury procesu zakupowego/Plan zamówień publicznych.<br>6.	Zgodnie z 67 ustawy Pzp., Zamawiający podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy:<br>stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż<br>512 kb/s;<br>komputer klasy PC lub PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Osx10,4, Linux, lub ich nowsze wersje;<br>zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w tym: Chrome; Mozilla Firefox; Internet Explorer minimalna wersja 10.0, zaleca się jej aktualną wersję;<br>włączona obsługa JavScript;<br>zainstalowany program Acrobat Reader lub inny odczytujący pliki .pdf.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>3/IAM/II/2025/3</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2025-2027</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>55100000-1 - Usługi hotelarskie</span></h3><h3>4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:</h3><p>98340000-8 - Usługi miejsc noclegowych oraz biur</p><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Tak</span></h3><h3>4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:</h3>1.	Zamawiający przy realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji.<br>2.	Zamówienie objęte prawem opcji dotyczy zwiększenia zakresu usługi będącej przedmiotem zamówienia podstawowego, zgodnie z OPZ, za cenę wskazaną w Ofercie, a w konsekwencji zwiększenia maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy o wartość nie większą niż 50% wartości zamówienia podstawowego (§ 6 ust. 1), w terminie do 15 miesięcy od dnia zakończenia obowiązywania umowy lub zamówienie objęte prawem opcji dotyczy zwiększenia wartości  usługi będącej przedmiotem zamówienia podstawowego, zgodnie z OPZ, za cenę wskazaną w Ofercie, a w konsekwencji zwiększenia maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy o wartość nie większą niż 50% wartości zamówienia podstawowego (§ 6 ust. 1), w przypadku wykorzystania podstawowego maksymalnego wynagrodzenia.<br>3.	Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego. Nie skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego.<br>4.	Zamówienie objęte opcją Wykonawca będzie zobowiązany wykonać w okresie do 15 miesięcy od dnia zakończenia świadczenia usługi w ramach zamówienia podstawowego lub od dnia wyczerpania środków wartości zamówienia podstawowego, o którym mowa w § 6 ust. 1<br>5.	Zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego prawem opcji, w tym zasady realizacji zleceń, terminy szczegółowe, a także odpowiedzialności, w tym kar umownych, będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego.<br>6.	Zamawiający nie później niż do 15 dni od dnia zakończenia umowy dotyczącej zamówienia podstawowego złoży zawiadomienie o skorzystaniu z prawa opcji lub Zamawiający nie później niż do 80% wykorzystania maksymalnej wartości zamówienia podstawowego złoży zawiadomienie o skorzystaniu z prawa opcji. Zawiadomienie zostanie złożone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi reprezentantów Zamawiającego.<h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>30 miesiące</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Kryterium ceny i kosztu</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>80</span></h3><h3>Kryterium 2</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Koszt</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>20</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Tak</span></h3><h3>5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:</h3><p>Art. 109 ust. 1 pkt 4</p><p>Art. 109 ust. 1 pkt 5</p><p>Art. 109 ust. 1 pkt 7</p><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.</h3>VII.	WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU<br>1.	O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu (rozdział VI SWZ) oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu (poniżej).<br>2.	O udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:<br>2.1.	zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: „Nie dotyczy”<br>2.2.	uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:<br>Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.<br>2.3.	sytuacji ekonomicznej lub finansowej:<br>Warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w kwocie nie mniejszej niż 1 000 000,00 PLN (jeden milion złotych) na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia i zobowiązują się do utrzymania ochrony ubezpieczeniowej co najmniej na tym samym poziomie w okresie obowiązywania umowy.<br>2.4.    zdolności technicznej lub zawodowej:<br>2.4.1.	dotyczącej Wykonawcy:<br>O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który w okresie ostatnich trzech lat  przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie – wykonał co najmniej trzy (3) usługi w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w hotelach krajowych i zagranicznych w ramach umów trwających nieprzerwanie przez co najmniej  24 miesiące o wartości min. 1 000 000,00 zł brutto każda (całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące usługę rezerwacji miejsc hotelowych oraz ceny noclegów). Przez jedną usługę Zamawiający rozumie jeden/ą kontrakt/umowę. Za jedną umowę będzie uważana także umowa ramowa lub wiele zleceń realizowanych na rzecz jednego podmiotu, pod warunkiem zgodności z treścią warunku co do ich przedmiotu, okresu realizacji (wszystkie zlecenia muszą być zrealizowane w okresie nie dłuższym niż 24 miesięcy) i wartości zamówienia.<br>2.4.2.	dotyczy personelu Wykonawcy<br>Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia co najmniej trzy osoby odpowiedzialne za realizację zamówienia, w tym jedną pełniącą rolę opiekuna Zamawiającego, posiadające co najmniej roczne doświadczenie w obsłudze zamówień dotyczących rezerwacji hoteli w kraju i za granicą<br>2.4.3.	dotyczy potencjału technicznego Wykonawcy<br>Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje własnym systemem rezerwacyjnym typu on – line, za pomocą którego możliwe będzie dokonywanie oraz modyfikacja rezerwacji przez upoważnionych pracowników IAM, o funkcjonalnościach co najmniej:<br>- sprawnie działa we wszystkich przeglądarkach internetowych,<br>- zawiera listę ofert wszystkich hoteli dostępnych u operatora,<br>- zawiera sprawnie działające filtry: standard, cena, lokalizacja, śniadania, internet (minimum),<br>- umożliwia wyszukiwanie hoteli z poziomu mapy,<br>- zawiera informację o limitach diet zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,<br>- umożliwia generowanie potwierdzeń oraz voucherów w językach polskim i angielskim.<br>W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:<br>warunek określony w pkt 2.3. musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie,<br>warunek określony w pkt 2.4.1 musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie.<br>warunek określony w pkt 2.4.2 musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie<br>warunek określony w pkt 2.4.3 musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie.<br>3.	W odniesieniu do warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.<br>4.	Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.<h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>Zmiany umowy wskazane w § 14 Załącznika nr 2 do SWZ<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2025-04-23 10:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>https://iam.ezamawiajacy.pl</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2025-04-23 10:15</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>30 dni</span></h3></body>