Zakup aplikacji DMS (Document Management Software)

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zakup aplikacji DMS (Document Management Software)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-04-11
Data składania ofert	22/04/2025, Godzina 16:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia
Numer przetargu	6186460

<div>
 <h1>„Zakup aplikacji DMS (Document Management Software)”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1963820">Zał. 3. Formularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1963821">Zał. 1. Opis przedmiotu zamówienia</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1963830">Zał. 2. powiązania kapitałowe oświadczenie</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1963832">Zał. 4 Wykaz usług</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1963833">Zał. 6. Wykaz osób</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1963834">Zał. 7. Oświadczenie dot. sankcji</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1963835">Zał. 5. Oświadczenie RODO</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zakup aplikacji DMS (Document Management Software)</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Załącznik nr 2 do szacowania 
 
Opis Przedmiotu Zamówienia 
Tytuł: „Zakup aplikacji DMS (Document Management Software)”. 
 
W ramach projektu: 
&quot;Wzrost konkurencyjności Kancelarii Prawnej poprzez cyfryzację procesów biznesowych&quot; 
 
Przedmiotem zamówienia jest stworzenie, dostarczenie oraz uruchomienie zaawansowanej aplikacji DMS (Document Management Software), która umożliwi optymalizację procesu świadczenia usług prawniczych. Oprogramowanie będzie służyło do zarządzania dokumentacją, mając za zadanie cyfryzację i usprawnienie procesów wewnętrznych zachodzących w Kancelarii Prawnej takich jak tworzenie, przechowywanie, przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów, co pozwoli na szybki dostęp do potrzebnych informacji i usprawni przepływ pracy. 
 
Dodatkową kwestią jest wprowadzenie chmury dla lepszej skalowalności i elastyczności, umożliwiającej efektywniejsze zarządzanie dużymi ilościami danych, integracja nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych, w tym aplikacji mobilnych, które zapewnią lepszą dostępność usług Kancelarii Prawnej dla klientów, pracowników i współpracowników. 
 
Wdrożenie oprogramowania będzie miało na celu poprawę efektywności i redukcję kosztów operacyjnych, ale również zwiększenie satysfakcji klientów przez oferowanie spersonalizowanych usług i produktów. 
 
Istotnym założeniem jest aby moduł DMS współpracował z platformą Microsoft 365 funkcjonującą już u Zamawiającego. Wymiana platformy jest możliwa pod warunkiem zapewnienia przez Wykonawcę rozwiązania równoważnego, spełniającego wymagania określone w załączniku A do niniejszego dokumentu. 
DMS ma zostać zaprojektowany tak, aby umożliwić kontrolę procesu tworzenia, gromadzenia i przetwarzania dokumentów. Obejmie to również kontrolę obiegu dokumentów, ich udostępniania, współużytkowania i indeksowania dla łatwego wyszukiwania informacji. DMS musi mieć także funkcjonalność wersjonowania dokumentów oraz umożliwiać równoległą pracę nad dokumentami wielu użytkownikom z jednoczesnym zapewnieniem możliwości identyfikacji twórców poszczególnych wersji oraz zmian. 
DMS ma zawierać dedykowane oprogramowanie wykonywania cyklicznych kopii zapasowych danych DMS w chmurze, które będą zapisywane na serwerze kopii zapasowych. Oprogramowanie zapewni cykliczne wykonywanie kopii offline danych DMS zgromadzonych na platformie odwzorowując strukturę danych (klient, sprawa, foldery, pliki) w chmurze. 
DMS musi pozwalać na wsparcie zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i obsługę nietypowych procesów biznesowych dzięki czemu możliwe będzie wykorzystanie jednego systemu do usprawnienia procesów w wielu obszarach pracy Kancelarii Prawnej. 
 
Założenia funkcjonalne dla aplikacji: 
 
klient będzie mógł uzyskać indywidualny dostęp do dokumentów VDR (Virtual Data Room); 
oprogramowanie ma zapewnić wspólną pracę nad dokumentami (pracownicy, współpracownicy, klient); 
oprogramowanie ma zapewnić automatyczne katalogowanie/kategoryzowanie danych i informacji (pliki, dokumenty, nazwy dokumentów, kontekst, itp.); 
oprogramowanie ma zapewnić bezpieczny dostęp do dokumentów z urządzeń mobilnych (np. dostęp online do akt sprawy w trakcie trwającej rozprawy sądowej), jak również z poziomu przeglądarek www i aplikacji desktop; 
oprogramowanie musi umożliwiać łatwiejszą współpracę z Kancelarią oraz śledzenie realizacji zleconych usług; 
wszyscy pracownicy i współpracownicy w ramach swoich dostępów będą mieli na bieżąco dostęp do zleconych zadań i będą informowani o nich dzięki systemowi powiadomień mobilnych i mailowych; 
system ma zapewnić sprawniejszą realizację procesów poprzez definiowanie czasu na ich realizację, automatyczną eskalację i raportowanie informacji 
system musi zapewniać wyeliminowanie możliwości zagubienia dokumentów, rezygnując z analogowego/papierowego obiegu na rzecz elektronicznego archiwum z pełnym dostępem do skanów i załączników; 
współpraca modułu/aplikacji DMS z aktualnym systemem Rejestracji Czasu Pracy (uruchomionego na Microsoft Power Platform) w skład którego wchodzą moduły: Rejestracja Czasu Pracy, Akceptacja Czasu Pracy, Zarządzanie Użytkownikami i ich uprawnieniami 
Wykonawca musi wykonać wdrożenie modułu/aplikacji DMS z uwzględnieniem importu danych z obecnie użytkowanego systemu wersjonowania dokumentów Time Frame DMS (system działa w oparciu o bazę SQL, w której są przechowywane wszystkie właściwości plików, same pliki są zapisywane na dysku w formie plików, których nazwy to ID przechowywane w bazie SQL). 
 
Wykonawca w ramach umowy opracuje instrukcję użytkowania, przygotuje filmy szkoleniowe oraz zagwarantuje przeprowadzenie cyklu szkoleń pracowników i współpracowników kancelarii SPCG. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Załącznik A - opis parametrów równoważności dla Platformy Microsoft 365 
 
Platforma pracy biurowej w chmurze, umożliwiająca współpracę zespołową oraz zarządzanie danymi i dokumentami w środowisku chmurowym. Oferowane rozwiązanie równoważne powinno spełniać następujące wymagania funkcjonalne i techniczne: 
 
1. Dostęp do narzędzi biurowych online i offline 
Oprogramowanie umożliwiające tworzenie, edycję i zarządzanie dokumentami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami multimedialnymi oraz notatkami. 
Możliwość korzystania zarówno w wersji desktopowej, jak i w przeglądarce internetowej. 
 
2. Usługa przechowywania danych w chmurze 
Dostępna przestrzeń chmurowa dla każdego użytkownika, nie mniejsza niż 1 TB. 
Funkcja synchronizacji plików między urządzeniami oraz możliwość współdzielenia dokumentów. 
 
3. Platforma do komunikacji zespołowej 
Narzędzie do obsługi wideokonferencji, komunikacji tekstowej i głosowej oraz współdzielenia plików. 
Możliwość tworzenia zespołów roboczych i integracji z innymi aplikacjami biurowymi. 
 
4. System poczty elektronicznej i zarządzania kalendarzami 
Usługa poczty elektronicznej z przestrzenią nie mniejszą niż 50 GB na użytkownika. 
Funkcjonalności obsługi kontaktów oraz integracji z kalendarzami. 
 
5. System zarządzania dokumentami i witrynami firmowymi 
Narzędzie umożliwiające tworzenie przestrzeni roboczych, zarządzanie zasobami i organizację dokumentów w strukturze hierarchicznej. 
Możliwość udostępniania zasobów wybranym grupom użytkowników. 
 
 
6. Funkcje bezpieczeństwa danych 
Szyfrowanie przesyłanych i przechowywanych danych. 
Ochrona przed zagrożeniami w sieci, w tym zaawansowane mechanizmy filtrowania wiadomości e-mail i plików. 
Zarządzanie tożsamościami użytkowników, w tym wielopoziomowa autoryzacja dostępu. 
 
7. Mechanizmy zarządzania użytkownikami i dostępem 
Usługa pozwalająca na centralne zarządzanie użytkownikami, ich urządzeniami oraz uprawnieniami. 
Obsługa mechanizmu jednokrotnego logowania (SSO). 
 
8. Panel administracyjny 
Narzędzie umożliwiające zarządzanie użytkownikami, licencjami oraz monitoring funkcjonalności platformy. 
Wbudowane raportowanie i analiza wykorzystania zasobów. 
 
9. Narzędzia do automatyzacji procesów 
Funkcjonalność umożliwiająca tworzenie automatycznych przepływów pracy. 
Możliwość budowy dedykowanych aplikacji biznesowych wspierających procesy wewnętrzne. 
 
10. Dostępność na wielu urządzeniach i systemach operacyjnych 
Obsługa systemów Windows, MacOS, iOS, Android oraz przeglądarek internetowych. 
Synchronizacja dokumentów i danych w czasie rzeczywistym między różnymi urządzeniami. 
 
Wymagania dodatkowe: 
Platforma powinna być dostępna w modelu subskrypcyjnym, umożliwiającym rozliczanie w cyklu miesięcznym lub rocznym. 
Zamawiający oczekuje pełnego wsparcia w procesie wdrożenia, szkoleń dla użytkowników oraz świadczenia pomocy technicznej w okresie obowiązywania umowy. 
Proponowane rozwiązanie musi być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i cyberbezpieczeństwa.

Okres gwarancji: 24 miesiące
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Opis 
Cena netto– 70 pkt.(70%) Liczba pkt. w kryterium „cena&quot; będzie przyznawana wg. poniższego wzoru: C = 
C_min/C_oferty x 70; 
gdzie C - liczba pkt. dla danej oferty C_min - najmniejsza cena z otrzymanych ofert C_oferty - cena oferty badanej
 Opis 
Dodatkowe kryterium: Skrócenie terminu realizacji o: 
- 0 dni kalendarzowych realizacji – 0 pkt, 
- 30 dni kalendarzowych realizacji – 10 pkt, 
- 60 dni kalendarzowych realizacji – 20 pkt, 
- 90 dni kalendarzowych realizacji - 30 pkt. 
30 pkt=30%
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

- Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 
- Jeżeli inne zapisy Umowy nie stanowią inaczej, zmiany w Umowie mogą w szczególności dotyczyć: 
1. Wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie w szczególności wojna, klęska, epidemia; 
2. Zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy; 
3. Zmiany ceny (brutto) wynikającej ze zmiany obowiązujących przepisów dotyczących podatku VAT; 
4. Zmiany harmonogramu realizacji umowy wynikającej z postanowień umowy Zamawiającego z Instytucją Pośredniczącą (Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości), jeżeli umowa ta została zawarta lub zmieniona aneksem po udzieleniu zamówienia; 
5. Zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy, w szczególności w sytuacji kiedy otrzymanie 
dofinansowania przez Zamawiającego ulegnie opóźnieniu; 
6.Rezygnacji z części przedmiotu umowy, lub zastąpienie je innymi, jeżeli spowoduje to optymalizację 
dopasowania Przedmiotu Umowy jako całości do potrzeb Zamawiającego (z uwagi na planowane 
przeznaczenie Przedmiotu Umowy). 
W takim przypadku wynagrodzenie Wykonawcy nie może zostać zmienione o więcej niż 20%. 
7. Zmiany parametrów przedmiotu zamówienia w przypadku wystąpienia okoliczności, których 
Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, a wartość zmiany nie przekracza 
30% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 
8. Zaistnienie innej okoliczności prawnej, ekonomicznej lub technicznej, skutkującej niemożliwością wykonania lub należytego wykonania przedmiotu Umowy, której Zamawiający ani Wykonawca, działając z należytą starannością, nie mogli przewidzieć. 
9. Zmian polegających na ograniczeniu zakresu przedmiotowego Umowy z przyczyn niezależnych lub sił wyższych, co nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnienia Zamawiającego do odstąpienia od Umowy. 
- Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności.
 </div>