System wewnętrzny biura

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	System wewnętrzny biura
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Chrzanów
Data publikacji	2025-04-10
Data składania ofert	17/04/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	484300001 Pakiety oprogramowania do zarządzania zapasami 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania 722241002 Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu
Numer przetargu	6182598

<div>
 <h1>&quot;Zrównoważony Biznes: Efektywna Produkcja, Systemy i Energia&quot;</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1970402">ZAPYTANIE OFERTOWE03POLSKOK2025</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1970403">zał. 1 Formularz oferty</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1970405">zał. 2 Oświadczenie o braku powiązań</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1970407">zał. 3 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>System wewnętrzny biura</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu wewnętrznego. 
 
Planowany do zakupu system wewnętrzny dla firmy będzie obejmował zakres i usprawnienia dla firmy takie jak: 
Sprzedaż- skuteczne wsparcie zadań sprzedażowych i około sprzedażowych, od zarządzania cenami i promocjami, poprzez realizację transakcji, po obsługę reklamacyjną. 
Zakupy- planowanie odpowiedniego poziomu zapasów i obsługa procesów związanych z dostarczeniem niezbędnych artykułów do przedsiębiorstwa. 
Produkcja- obsługa obszaru związanego z planowaniem, realizacją oraz rozliczaniem produkcji, zarówno jednostkowej, jak i seryjnej. 
Serwis- kompleksowe zarządzanie zleceniami serwisowymi oraz parkiem maszynowym 
Mobilność- realizacja procesów sprzedażowych, magazynowych oraz zarządczych z wykorzystaniem urządzeń przenośnych. 
Księgowość- usprawnienie obowiązkowej ewidencji zdarzeń gospodarczych oraz dostarczenie kompleksowej informacji zarządczej 
HR- pełne wsparcie procesów kadrowo-płacowych bez względu na formę zatrudnienia 
Środki trwałe- skuteczne zarządzanie środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz wyposażeniem 
 
Zakres pracy / funkcjonalności oprogramowania: 
- LICENCJA DOSTEPOWA - zawiera kalendarz CRM 
- SPRZEDAŻ – moduł powinien obsługiwać dokumentowo operacje magazynowe i handlowe jak faktury, dokumenty WZ, PZ i inne dokumenty magazynowe w tym dokumenty logistyczne. 
- ZAKUPY (ZAMÓWIENIA) – moduł powinien obejmować procesy i dokumentacje dotyczące zamówień do dostawców oraz ofert do odbiorców tj. klientów. 
- PRODUKCJA –moduł powinien obsługiwać planowanie i nadzorowanie procesów produkcji w oparciu o zadane receptury produktów oraz posiadane zasoby. 
- SERWIS – moduł do obsługi procesów i dokumentacji i serwisowej , kosztów i planowania oraz rozliczania przeglądów 
- MOBILNOŚĆ – tutaj przez mobilność uznajemy: 
 - licencję MESS (lub równoważna) 
 - moduł HRM (lub równoważny) 
- MESS – narzędzie do raportowania realizacji postępów produkcji przez pracowników online 
- HRM - to narzędzie informatyczne wspierające kadry i płace w zarządzaniu zasobami ludzkimi poprzez zdalny dostęp pracownika 
- Księgowość 
- HR – inaczej KADRY 
- Środki Trwałe 
- e sprawozdania – moduł do wysyłania e-sprawozdań – nie był opisany we wniosku ale jest jakoby wymagany księgowo 
 
Ilość wymaganych licencji: 
- LICENCJA DOSTEPOWA (jeśli wymagana): 17 
- SPRZEDAŻ: 3 
- ZAKUPY (ZAMÓWIENIA): 7 
- PRODUKCJA: 4 
- SERWIS: 1 
- MESS: 2 
- HRM: 1 (do min 50 pracowników)	 
- Księgowość: 2 
- HR (Kadry i płace): 2 
- Środki Trwałe: 1 
- e sprawozdania : 1 
 
Cena powinna obejmować licencje oraz koszt wdrożenia w siedzibie Zamawiającego , uruchomieniem oraz szkoleniem. 
Oprogramowanie powinno być dostosowane do bieżącej działalności Zamawiającego oraz zachodzących procesów i obiegu dokumentacji oraz receptur produkcyjnych. 
Wdrożenie powinno obejmować przeniesienie aktualnych baz danych klientów, produktów aby nowe oprogramowanie płynnie zastąpiło obecne posiadane. 
W cenie wdrożenia powinien być zawarty koszt: 
- wywiad wdrożeniowy – celem poznania specyfiki firmy Zamawiającego, potrzeb i konfiguracji systemu 
- przygotowanie i konfiguracja platformy sprzętowo-programowej – instalacja programu oraz baz danych 
- przygotowanie struktur systemu – modelowanie procesów, konfiguracja struktury organizacyjnej, nadania uprawnień , dostosowanie widoków itd. 
- migracja danych z obecnego systemu 
- szkolenia 
- asysta po starcie - nadzór nad rozruchem, Wsparcie pracy przez pierwsze 3 dni funkcjonowania systemu. Asysta powdrożeniowa odbywa się w siedzibie Zamawiającego (może być rozbite w czasie, nie muszą to być kolejne, następujące po sobie dni) 
 
Wymaga się, aby wszystkie moduły będące przedmiotem zamówienia pochodziły od jednego dostawcy. 
Wymaga się, aby moduły dotyczące obsługi księgowości były w pełni zgodne z Ustawą o Rachunkowości oraz zapewniały regularne aktualizacje i dostosowanie do dynamicznie zmieniających się przepisów podatkowych (obsługa KSeF) 
System powinien mieć zapewnioną możliwość zmian i modyfikacji programistycznych 
Liczba jednoczesnych użytkowników – min. 15. Każdy użytkownik powinien mieć dostęp do pełnego zakresu dokumentów generowanych w systemie. 
Poziom dostępu oraz uprawnień użytkowników do wskazanych modułów ma być ściśle konfigurowalny. 
Oprogramowanie musi być dostosowane do posiadanego przez Zamawiającego zaplecza serwerowego. 
 
Oferent ma obowiązek wskazać w załączonych specyfikacjach do oferty WSZYSTKIE powyższe parametry/funkcjonalności minimalne, celem potwierdzenia, że zaproponowane rozwiązanie spełnia minimalne parametry wskazane w zapytaniu ofertowym. 
 
W przypadkach, gdy w Dokumentacji projektowej Zamawiającego oraz innych dostępnych dla Oferenta dokumentach, opisach lub specyfikacjach, zostało wskazane pochodzenie (marka, znak towarowy, producent, dostawca) materiałów lub normy, aprobaty, specyfikacje i systemy należy przyjąć, że wskazane patenty, znaki towarowe, pochodzenie określają parametry techniczne, eksploatacyjne, użytkowe a Zamawiający dopuszcza zaoferowanie materiałów lub rozwiązań równoważnych, pod względem konstrukcji, materiałów, funkcjonalności, jakości, parametrów technicznych, eksploatacyjnych i użytkowych. 
Zastosowanie materiałów i rozwiązań równoważnych, o których mowa w ust. powyżej, musi skutkować realizacją dostaw w sposób zapewniający uzyskanie parametrów technicznych i jakościowych nie gorszych od założonych w wyżej wymienionych dokumentach. 
Obowiązek wykazania równoważności spoczywa na Wykonawcy. Wykonawca jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. W razie wątpliwości, co do równoważności poszczególnych elementów, Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów. 
W przypadku, gdy opis przedmiotu zamówienia odnosi się do norm, ocen technicznych, metod pomiarowych, protokołów, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym, a odniesieniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważne”. Wykonawca, który oferuje rozwiązania równoważne do wskazanych norm jest obowiązany wykazać w ofercie, że oferowane przez niego rozwiązanie równoważne spełnia wymagania określone przez Zamawiającego, poprzez wskazanie normy równoważnej do oferowanego produktu.

Okres gwarancji: 30 miesięcy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Wykonawca, który przedstawi najniższą całkowitą cenę brutto, otrzyma 70 pkt. Pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej w oparciu o wzór: 
 
Całkowita cena brutto oferty najtańszej 
----------------------------------------------------------------- * 70 
Całkowita cena brutto oferty badanej
 Czas reakcji serwisu (liczony w dniach roboczych od zgłoszenia do przyjazdu na miejsce zgłoszonej awarii): 
• Do 1 dnia roboczego od zgłoszenia – 10 pkt. 
• Powyżej 1 dnia do 3 dni roboczych od zgłoszenia – 5 pkt. 
• Powyżej 3 dni roboczych od zgłoszenia – 0 pkt. 
więcej w pliku ZAPYTANIEOFERTOWE.PDF
 Termin realizacji od podpisania umowy (w dniach kalendarzowych): 
• Do 150 dni kalendarzowych od podpisania umowy – 10 pkt. 
• Powyżej 150 dni kalendarzowych od podpisania umowy – 0 pkt. 
więcej w pliku ZAPYTANIEOFERTOWE.PDF
 Długość gwarancji (w m-c): 
 
Okres gwarancji oferty badanej 
-------------------------------------------------------------------------- x 10 
Najdłuższy oferowany okres gwarancji 
 
*W okresie gwarancji cena jest niezmienna i obejmuje wszystkie składowe licencji. 
 
więcej w pliku ZAPYTANIEOFERTOWE.PDF
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Informujemy, że powyższe zapytanie nie stanowi oferty zawarcia umowy ani też oferty prowadzenia negocjacji w tym celu i jest skierowane do wielu adresatów. 
2.	Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania bez podania przyczyny. 
3.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieskorzystania z otrzymanej oferty bez podania przyczyny oraz do wystąpienia z zapytaniem dotyczącym dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień. 
4.	W przypadku zakwalifikowania do dalszego postępowania, wybrany Wykonawca zostanie powiadomiony indywidualnie. 
5.	Aneksowanie warunków umowy z wykonawcą jest dopuszczalne pod następującymi warunkami: 
a)	W zakresie zmiany terminów realizacji usług w przypadku działania siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie umowy w terminie. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie, którego strony nie mogły przewidzieć, któremu nie mogły zapobiec ani przeciwdziałać, a które uniemożliwia stronom wykonanie w części lub w całości ich zobowiązań, w szczególności: wojna, działania wojenne, działania wrogów zewnętrznych; terroryzm, rewolucję, przewrót wojskowy lub cywilny, wojnę domową; skutki zastosowania amunicji wojskowej, materiałów wybuchowych, skażenie radioaktywne, z wyjątkiem tych, które mogą być spowodowane użyciem ich przez Oferenta; klęski żywiołowe, jak huragany, powodzie, trzęsienie ziemi; bunty, niepokoje, strajki, okupacje budowy przez osoby inne niż pracownicy Oferenta; inne wydarzenia losowe. Termin wykonania przedmiotu zamówienia może ulec odpowiedniemu przedłużeniu o okres niezbędny do usunięcia skutków działania siły wyższej. 
b)	W uzasadnionych zmianach w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia wynikających np. z przyczyn technicznych. 
c)	W wyniku zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy. 
d)	W przypadku otrzymania decyzji jednostki finansującej projekt zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany. 
e)	Gdy postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia. 
f)	Gdy wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego. 
pod warunkiem, iż zmiany nie spowodują podwyższenia wynagrodzenia. 
 
Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez wyboru oferty. 
 
Zamawiający określa następujące okoliczności, które mogą powodować konieczność wprowadzenia zmian w treści zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty: 
1.	zmiana terminu realizacji umowy – gdy zaistnieje inna, niemożliwa wcześniej do przewidzenia okoliczność prawna, ekonomiczna, techniczna, lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zamówieniem, 
2.	zmiana osób odpowiedzialnych za kontakty i nadzór nad realizacją przedmiotu umowy, 
3.	wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy. 
 
Zmiany, o których mowa powyżej dopuszczone będą wyłącznie pod warunkiem złożenia wniosku przez Wykonawcę i po akceptacji przez Zamawiającego, a ich wprowadzenie wymagać będzie formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług podatek akcyzowy, cło, a także inne podatki przewidziane prawem, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. 
Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru, którego dostawa będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując jej wartość bez kwoty podatku. 
6.	Za uchylanie się od zawarcia umowy z Zamawiającym, na warunkach określonych w ofercie oraz w zapytaniu ofertowym, lub nienależytym wykonaniu Przedmiotu Umowy lub jego części, jak również niedotrzymania terminu wykonania umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% ceny brutto za realizację zamówienia obliczonej na podstawie oferty złożonej przez Zamawiającego. 
7.	Zapłata kar umownych nie pozbawia Zamawiającego prawa dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
 </div>