Usługa hotelarsko-gastronomiczna

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa hotelarsko-gastronomiczna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-04-10
Data składania ofert	18/04/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 551300000 Inne usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6182555

<div>
 <h1>Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1971585">Zapytanie ofertowe_usługa hotelarska</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1971587">Zał. 1 Formularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1971588">Zał. 2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1971593">Zał. 3 Oświadczenie przepisy sankcyjne</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1971595">Zał. 4 Informacja o przetwarzaniu danych</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usługa hotelarsko-gastronomiczna</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń. 
 
Nazwa zamówienia: 
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi hotelarsko – gastronomiczne w związku z organizacją spotkań zespołu eksperckiego w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. 
 
Czas trwania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 30.06.2026 roku 
 
Miejsce realizacji zamówienia: Warszawa (woj. mazowieckie) 
 
Opis przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych w związku z organizacją spotkań zespołu eksperckiego w ramach projektu: . „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. 
 
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia: 
- zakwaterowania uczestników spotkań, 
- zapewnienia pełnego wyżywania uczestników spotkań, 
- zapewnienia serwisu kawowego podczas spotkań, 
- zapewnienie sali na spotkanie. 
 
Wymagania dotyczące zakwaterowania: 
	obiekt zlokalizowany na terenie Warszawy (województwo mazowieckie) w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca); 
	obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami, 
	obiekt spełniający standard dla obiektu 2-gwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, 
	obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań, 
	liczba noclegów na 1 uczestnika spotkania: jeden nocleg. 
	pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko), 
	wszyscy uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w tym samym obiekcie; 
	pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), 
	Wi-fi w cenie pokoju; 
	ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie; 
	śniadanie kontynentalne, w formie bufetu, w cenie pokoju; 
	rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00; 
	zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10.00; 
	dostępność sali szkoleniowej od 10.00 pierwszego dnia do 18.00 drugiego dnia; 
	pokoje dla niepalących; 
	bezpłatny parking; 
	obiekt powinien posiadać salę szkoleniową zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowane jest zakwaterowanie. Sala winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do internetu, ekran, projektor, flipchart, pisaki. 
 
Wymagania dotyczące wyżywienia: 
 
Obiad (dwa obiady – w pierwszym i drugim dniu spotkania): 
Wymagania: 
	obiad dwudaniowy serwowany na talerzu, 
	porcja na osobę powinna obejmować dwa dania: 
	zupę (min. 0,25 l na osobę), 
	drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml. 
 
Ponadto: 
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi, użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. 
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewanych pojemnikach lub podawane bezpośrednio do stołu. 
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę na rzecz Zamawiającego Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego. 
 
Wymagania dotyczące serwisu kawowego: 
Serwis kawowy (dwa serwisy kawowe - 1 serwis kawowy pierwszego i 1 drugiego dnia spotkania). 
Wymagania: 
	podany w formie ciągłej w sali szkoleniowej na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z zamawiającym), 
	porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum: 
	zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę), 
	kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę), 
	cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę), 
	cytrynę pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę), 
	mleko serwowane w dzbankach, 
	wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana w butelkach), 
	sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach), 
	ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę). 
 
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących wyżywania należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego. 
Daty spotkań zespołu eksperckiego: 
25 - 26.04.2025 
16 - 17.05.2025 
11 – 12.07.2025* 
03 – 04.10.2025* 
07 – 08.11. 2025 * 
12 – 13.12.2025* 
09 – 10.01.2026 * 
Marzec 2026* 
* terminy mogą ulec zmianie. Zamawiający uzgodni z Wykonawcą poszczególne terminy realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia z co najmniej 3 tygodniowym terminem przed realizacją danej usługi. 
 
Miejsce spotkań: Warszawa 
Szacowana liczba uczestników każdego ze spotkań wraz z kadrą zamawiającego: 6 - 10 osób.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 100 pkt. otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego zamówienia, 
a każda następna według poniższego wzoru: 
(najniższa oferowana cena brutto/cena brutto oferty ocenianej) x 100 pkt 
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy w sytuacji gdy okoliczności niezależne od Zamawiającego, a wynikające z realizacji projektu „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus) w ramach którego ogłoszono zapytanie ofertowe, uniemożliwią realizację tych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy lub renegocjacji umowy z Wykonawcami w trakcie jej realizacji. 
2.	Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że: 
a)	zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian, 
b)	zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
i.	zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, 
ii.	zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego, 
iii.	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
c)	zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
i.	konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, 
ii.	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
d)	wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca: 
i.	w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub 
ii.	w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, 
e)	zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 382 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 
 
Zmiana umowy w sprawie zamówienia jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczególności jeżeli zmiana: wprowadza warunki, które gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy; polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych, niż wskazane w lit. d.
 </div>