Kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-04-09
Data składania ofert	17/04/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6179131

<div>
    <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 4/S/PCE na kompleksową usługę zorganizowania 5 wydarzeń w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1968626">Zapytanie ofertowe z załącznikami 4 S PCE 2025</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1968627">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 4 S PCE 2025</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1968628">Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy 4 S PCE 2025</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1968629">Załącznik nr 3 Wzór umowy 4 S PCE 2025</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń </h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Seminaria” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.<br />
<br />
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Wydarzenia odbędą się w II, III i IV kwartale 2025 r. Każde z nich planowane jest dla ok. 25 uczestników. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzeń. <br />
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. <br />
<br />
1.	Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku: <br />
a)	wynajęcie sali konferencyjnej na 5 jednodniowych wydarzeń, które odbędą się w II, III i IV kwartale 2025 r.,<br />
b)	dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,<br />
c)	sala zapewniająca min. 25 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem oraz zachowaniem wymaganego reżimu sanitarnego, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami; ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem,<br />
d)	dostępność sali w godzinach 9.30-14.00,<br />
e)	sala konferencyjna zlokalizowana w Białymstoku, w hotelu o standardzie co najmniej  3* lub w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.),  <br />
f)	spełnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w konferencji),<br />
g)	wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury,<br />
h)	przed wejściem na salę zapewnienie 1 stołu/lady oraz 2 krzeseł na stanowisko recepcji,<br />
i)	zapewnienie na sali dodatkowych 5 stołów/stolików oraz 10 krzeseł, przeznaczonych do rozmów B2B,<br />
j)	możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli do panelu dla 2-4 panelistów,<br />
k)	na trzech wydarzeniach: stoły i krzesła dla uczestników ustawione konferencyjnie,<br />
l)	na dwóch wydarzeniach: stoły i krzesła dla uczestników ustawione na planie kwadratu/podkowy lub podobnie (w sposób umożliwiający swobodną rozmowę), z formułą śniadania biznesowego, dodatkowo przyciszona muzyka w tle (preferowane gatunki: jazz, chill out, R`n`B itp.),<br />
m)	zapewnienie wody dla prelegentów i panelistów,<br />
n)	zapewnienie co najmniej 2 mikrofonów przenośnych,<br />
o)	możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojaków z plakatem/programem wydarzenia;<br />
p)	możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów,<br />
q)	dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia,<br />
r)	zapewnienie miejsca na catering.<br />
<br />
2. Zapewnienie wyżywienia<br />
a)	zapewnienie wyżywienia na 5 wydarzeniach w II, III i IV kwartale 2025 r.,<br />
b)	dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,<br />
c)	liczba uczestników jednego wydarzenia: ok. 25 osób,<br />
d)	ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br />
e)	w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania danym wydarzeniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia na wyżywienie oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia,<br />
f)	zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa z ekspresu, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 3 rodzaje ciastek kruchych i 3 rodzaje ciasta domowego, min. 4 rodzaje owoców,<br />
g)	zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 5 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 3 sztuki/osoba, <br />
h)	zapewnienie dodatkowej tematycznej przekąski regionalnej na 1 wydarzeniu - kuchnia japońska oraz na 1 wydarzeniu - kuchnia chińska w ilości min. 2 przekąski po min. 3 sztuki/osoba, <br />
i)	dodatkowo na 2 wydarzeniach dania powinny być rozmieszczone na stole na planie kwadratu/podkowy lub podobnie, przykrytym obrusem, w sposób umożliwiający dostęp uczestników, serwowane w formule śniadania biznesowego,<br />
j)	zapewnienia niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami,<br />
k)	wszystkie produkty powinny być świeże i najwyższej jakości.<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena brutto - 100%<br />
LP = Cmin/Co *100<br />
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto<br />
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br />
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej<br />
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn.<br />
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. <br />
3.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie:<br />
a)	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub<br />
b)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub<br />
c)	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy.<br />
4.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.<br />
5.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę:<br />
a)	Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki.<br />
b)	Płatność po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, określonych we Wzorze umowy – załącznik nr 3.</p>
    </div>