Obsługa XV Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2025 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu – Państwowy Instytut Badawczy w dniach 20-22 października 2025 r.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Obsługa XV Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2025 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu – Państwowy Instytut Badawczy w dniach 20-22 października 2025 r.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2025-04-07
Data składania ofert	15/04/2025
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 920000001 Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe
Numer przetargu	6174356

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Obsługa XV Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2025 organizowanej przez  Instytut Nafty i Gazu – Państwowy Instytut Badawczy w dniach 20-22 października 2025 r.</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Instytut Nafty i Gazu- Pań stwowy Instytut Badawczy</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 000023136</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Lubicz</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Kraków</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>31-503</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>małopolskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL213 - Miasto Kraków</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>przetargi@inig.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.inig.pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Inna działalność</span></h3><p>Prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych w dziedzinie nafty i gazu w ramach nauk przyrodniczych i technicznych</p><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Obsługa XV Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2025 organizowanej przez  Instytut Nafty i Gazu – Państwowy Instytut Badawczy w dniach 20-22 października 2025 r.</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-402838b7-a139-46ec-9da0-956ac930f930</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00178600</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2025-04-07</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Nie</span></h3><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://inig.ezamawiajacy.pl/pn/inig/demand/204634/notice/public/details<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>https://inig.ezamawiajacy.pl/pn/inig/demand/204634/notice/public/details</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>Wymagania określono w Rozdziale IX<br>SWZ</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h3>3.15.) RODO (obowiązek informacyjny):<span>Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych określona została w Rozdziale XVIII SWZ</span></h3><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>DZ 2710-10/25</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>Przedmiotem zamówienia jest usługa:<br>obsługi XV Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2025 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu – Państwowy Instytut Badawczy w dniach 20-22 października 2025 r.,<br>polegająca na:<br>- rezerwacji i udostępnieniu sal konferencyjnych,<br>- zapewnieniu usługi restauracyjnej/cateringowej,<br>- zapewnieniu bazy noclegowej uczestnikom konferencji.<br>Miejsce: Hotel o standardzie co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany na terytorium Polski.<br>Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji</span></h3><h3>4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:</h3><p>55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków</p><p>92000000-1 - Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe</p><p>55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe</p><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Tak</span></h3><h3>4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:</h3>PRAWO OPCJI<br>Zamawiający na podstawie art. 441 Ustawy Pzp - prawo opcji - zastrzega sobie prawo rezygnacji:<br>- z usługi zapewnienia dodatkowych atrakcji (opisanych w pkt D załącznika nr 1),<br>- z usługi oprawy muzycznej (opisanej w pkt E załącznika nr 1),<br>- z usługi udostępnienia kabiny do tłumaczeń symultanicznych wraz z wyposażeniem opisanej w pkt A6 załącznika nr 1).<h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>od 2025-10-20 do 2025-10-22</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Procentowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>60</span></h3><h3>Kryterium 2</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Ocena obiektu</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>20</span></h3><h3>Kryterium 3</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Ocena zaproponowanego menu</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>10</span></h3><h3>Kryterium 4</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Ocena zaproponowanych atrakcji</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>10</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Tak</span></h3><h3>5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:</h3><p>Art. 109 ust. 1 pkt 4</p><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Nie</span></h3><h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h3>5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:<span>1)	odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;<br>Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej– składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokumenty, o których mowa, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.<br>2)	oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu Ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.</span></h3><h3>5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:</h3>opis obiektu (w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym pokoi, foyer, sal konferencyjnych, parkingu oraz najbliższego otoczenia hotelu),<br>proponowane szczegółowe menu – zgodnie z wymaganiami zał. 1,<br>szczegółowy opis dodatkowych atrakcji – zgodnie z wymaganiami zał. 1.<h3>5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>1. Dopuszczalna jest zmiana Umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej, tj. zdarzenia zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i niemożliwego do zapobieżenia (niemożliwość zapobieżenia nie tyle samemu zjawisku, co jego następstwom, na które Strona nie ma wpływu i której nie można przypisać drugiej Stronie), w tym m.in. katastrofa naturalna, katastrofalne działanie ustanowienie stanu klęski żywiołowej, epidemia, ograniczenia z powodu kwarantanny, strajk, zamieszki uliczne, pożar, eksplozja, wojna lub rewolucja, atak terrorystyczny. Jeżeli siła wyższa uniemożliwia lub przewiduje się, że uniemożliwi którejkolwiek ze Stron wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, to Strona ta powiadomi niezwłocznie drugą Stronę o zaistniałym wydarzeniu lub okolicznościach i wyszczególni zobowiązania, których wykonanie będzie uniemożliwione w ich wyniku.<br>Zmiana Umowy zostanie dokonana drogą wprowadzenia aneksu do Umowy.<br>2. Stosownie do treści art. 439 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia, dla oddania wzrostów lub spadków kosztów związanych z realizacją zamówienia.<br>W przypadku, o którym mowa w niniejszym punkcie, wynagrodzenie może podlegać waloryzacji 1 raz.<br>Zmiana zostanie skalkulowana według wskaźnika wyliczonego:<br>w oparciu o miesięczne wskaźniki cen towarów i usług konsumpcyjnych GUS (tabela: Rok poprzedni = 100),  jako  średnia arytmetyczna tych wskaźników dla pełnych miesięcy w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia dokonywania waloryzacji wynagrodzenia.<br>Warunkiem zastosowania mechanizmu waloryzacji jest złożenie przez Stronę wniosku o zmianę wysokości wynagrodzenia. Wniosek powinien zawierać uzasadnienie oraz dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia należnego Wykonawcy po zmianie Umowy.<br>Zmiana Umowy zostanie dokonana drogą wprowadzenia aneksu do Umowy.<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2025-04-15 10:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>https://inig.ezamawiajacy.pl/pn/inig/demand/204634/notice/public/details</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2025-04-15 10:15</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2025-05-15</span></h3></body>