Usługa archiwistyczna

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa archiwistyczna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2025-04-04
Data składania ofert	14/04/2025
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799951006 Usługi archiwizacyjne 983920007 Usługi relokacji
Numer przetargu	6170054

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Usługa archiwistyczna</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 357114075</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Plac Na Stawach</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Kraków</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>30-107</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>małopolskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL213 - Miasto Kraków</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>przetargi@wup-krakow.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>https://bip.malopolska.pl/wupwkrakowie</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Ogólne usługi publiczne</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Nie</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Usługa archiwistyczna</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-ab8dcc6d-6f02-4846-9eb5-79c2779e9b79</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00177830</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2025-04-04</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.9.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2025/BZP 00069747/02/P</span></h3><h3>2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.37 Usługa przechowywania i udostępniania dokumentów archiwalnych wraz z przewozem dokumentów</p><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-ab8dcc6d-6f02-4846-9eb5-79c2779e9b79<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>Komunikacja między Zamawiającym, a wykonawcami odbywa się przy użyciu<br>Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach,<br>uniemożliwiających komunikację za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą<br>poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@wup-krakow.pl (nie dotyczy składania ofert w postępowaniu). Szczegółowe<br>informacje dotyczące środków komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami<br>oraz za pomocą których składane będą oferty zostały określone w pkt VII i VIIII specyfikacji warunków zamówienia, zwanej dalej<br>"swz".</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>Wykonawca składa ofertę oraz<br>wymagane oświadczenia i dokumenty za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.<br>Zgodnie z art. 63 ust. 2 ustawy Pzp, w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę oraz<br>oświadczenia, składane na postawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej<br>(opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem<br>osobistym. Wymagana forma wszystkich dokumentów i oświadczeń składanych przez Wykonawcę w postępowaniu została<br>określona szczegółowo w pkt VI.7. swz. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej oraz złożenia<br>oferty zostały szczegółowo określone w pkt VII i VIII swz.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h3>3.15.) RODO (obowiązek informacyjny):<span>Klauzula informacyjna RODO znajduje się w pkt XXIII swz.</span></h3><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>PZ.271.1.8.2025</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.5.) Wartość zamówienia:<span>404527,72                    PLN</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>1)	Przedmiotem umowy jest usługa archiwistyczna dla archiwum zakładowego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie.<br>Na przedmiot zamówienia składają się następujące działania:<br>a)	Przewiezienie wraz z przyjęciem dokumentacji (która jest przechowywana<br>w pudłach archiwalnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie) do przechowywania w archiwum depozytowym Wykonawcy.<br>b)	Przechowywanie wraz z udostępnianiem, wypożyczaniem oraz wycofywaniem akt w archiwum depozytowym Wykonawcy.<br>c)	Przewiezienie wraz z ułożeniem dokumentacji (która jest przechowywana<br>w pudłach archiwalnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie) pomiędzy magazynami archiwum zakładowego Zamawiającego.<br>d)	Przewiezienie wraz z ułożeniem dokumentacji (która jest zapakowana<br>w pudłach archiwalnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie) z archiwum depozytowego do archiwum zakładowego Zamawiającego.<br>Warunki realizacji zamówienia oraz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zostały określone w załącznikach do swz: zał.<br>nr A do swz – opis przedmiotu zamówienia (OPZ), zał. nr B do swz - wzór umowy.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>79995100-6 - Usługi archiwizacyjne</span></h3><h3>4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:</h3><p>98392000-7 - Usługi relokacji</p><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Tak</span></h3><h3>4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:</h3>1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, w całości lub w części, zgodnie z następującymi zasadami:<br>1)	prawo opcji będzie polegało na wydłużeniu okresu przechowywania akt<br>w magazynie depozytowym o kolejne maksymalne 12 miesięcy liczone od dnia następnego po upływie okresu w ramach zamówienia podstawowego w zakresie przechowywania dokumentacji.<br>2)	Wartość przedmiotu umowy zleconego w ramach opcji nie może przekroczyć maksymalnej wartości określonej w § 6 ust. 5.<br>3)	prawo opcji realizowane będzie na takich samych warunkach jak zamówienie podstawowe w zakresie przechowywania akt tj. działań opisanych § 1 ust. 2, pkt. 2).<br>4)	W przypadku skorzystania z prawa opcji działanie opisane w § 1 ust. 2 pkt. 4) będzie wykonane i rozliczone po zakończeniu okresu przechowywania akt w magazynie depozytowym zleconym  w ramach prawa opcji.<br>5)	W przypadku skorzystania z prawa opcji działanie opisane w § 1 ust. 2 pkt. 4)  zostanie zrealizowane w terminie 1 miesiąca po zakończeniu okresu przechowywania akt w magazynie depozytowym zleconym w ramach prawa opcji.<br>6)	prawo opcji będzie wyliczone proporcjonalnie do ilości wydłużonych miesięcy przechowywanie akt (podana wartość miesięcznej wyceny x ilość miesięcy).<br>7)	warunkiem skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania<br>z prawa opcji.<br>8)	o zamiarze skorzystania z prawa opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę odrębnym pisemnym oświadczeniem, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do umowy, z co najmniej 1-miesięcznym wyprzedzeniem przed zakończeniem okresu przechowywania dokumentacji w ramach zamówienia podstawowego. Do pisemnego oświadczenia dołączony będzie aneks regulujący kwestię skorzystania z prawa opcji.<br>9)	skorzystanie z możliwości prawa opcji nie wymaga podpisania dodatkowej umowy.<br><br>Maksymalna wartość zamówienia opcjonalnego (bez VAT) wynosi 130 776,16 zł.<h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>20 miesiące</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.1.) Sposób oceny ofert:<span>Sposób oceny ofert został określony w pkt XV swz.</span></h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>60</span></h3><h3>Kryterium 2</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Termin udostępnienia dokumentacji</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>20</span></h3><h3>Kryterium 3</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:</h3>inne.<h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Termin wypożyczenia i dostarczenia dokumentacji</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>20</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Nie</span></h3><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.</h3>Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający wyznacza warunek w tym zakresie:<br>Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie uprawnień do prowadzenia działalności regulowanej, jeżeli wykonawca wykaże, że posiada wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zgodnie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U.2020.164)<h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h3>5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:<span>I. W terminie wyznaczonym na składanie ofert, wraz z formularzem oferty oraz pełnomocnictwem do reprezentowania w postępowaniu (por. pkt VI.1 swz),<br>Wykonawca jest zobowiązany złożyć:<br>1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału<br>w postępowaniu – odpowiednio samego Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie<br>zamówienia. Oświadczenie należy złożyć wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 A/B do swz.<br>II. Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona najwyżej (jako najkorzystniejsza) zostanie wezwany do złożenia aktualnych na<br>dzień złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia z postępowania (podmiotowe środki<br>dowodowe):<br>1) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniach, o których mowa w pkt VI.1.4  i VI.8.3 swz -<br>w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w pkt IV swz – odpowiednio:<br>a) Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;<br>warunków udziału w postępowaniu – jeżeli dotyczy.<br>- wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do swz.</span></h3><h3>5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:<span>I. W terminie wyznaczonym na składanie ofert, wraz z formularzem oferty oraz pełnomocnictwem do reprezentowania w postępowaniu (por. pkt VI.1 swz), Wykonawca jest zobowiązany złożyć:<br>1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – odpowiednio samego Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - wg wzoru stanowiącego zał. 2 A/2B do swz.<br>2) JEŻELI DOTYCZY - wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy. Przy sporządzaniu zobowiązania, o którym mowa powyżej, zaleca się skorzystanie ze wzoru stanowiącego zał. 4 do swz.<br>II. Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona najwyżej (jako najkorzystniejsza) zostanie wezwany do złożenia aktualnych na dzień złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu (podmiotowe środki dowodowe): Zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zgodnie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U.2020.164)</span></h3><h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:</h3>Informacje dotyczące wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, m.in. dotyczące wymogu ustanowienia<br>Pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu o<br>udzielenie zamówienia i do zawarcia umowy, wynikające z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp, zostały określone w pkt VI.8 swz.<h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>1. Zasady zmian zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego określone zostały w art. 455 ustawy Pzp.<br>2. Dopuszczalne zmiany treści zawartej umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp oraz rodzaj, zakres i warunki<br>dokonania takich zmian zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr B do swz.<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Tak</span></h3><h3>7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:</h3><p>w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy</p><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2025-04-14 09:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy e-Zamowienia. Sposób składania ofert został określony w pkt VIII swz.</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2025-04-14 10:00</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2025-05-13</span></h3><h2>SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE</h2>Termin wykonania zamówienia: maksymalnie do 20 miesięcy od dnia podpisania umowy , z tym że działania określone w pkt. III.1. ppkt.1) lit. a) i pkt. III.1. ppkt. 1) lit. c)  SWZ powinny być zrealizowane w terminie do 26 maja 2025 r. natomiast  działania określone w pkt. III.1., ppkt. 1 ) lit. b) SWZ maksymalnie do 18 miesięcy od dnia przywiezienia dokumentacji do magazynu depozytowego Wykonawcy w ramach zamówienia podstawowego.</body>