Organizacja wyjazdowej misji gospodarczej toruńskich MŚP do Wilna

Usługi transportowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja wyjazdowej misji gospodarczej toruńskich MŚP do Wilna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	kujawsko-pomorskie
Data publikacji	2025-04-04
Data składania ofert	11/04/2025, Godzina 00:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	601700000 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 635100007 Usługi biur podróży i podobne 665100008 Usługi ubezpieczeniowe 799970009 Usługi organizowania podróży służbowych 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6169320

<div>
<h1>Organizacja wyjazdowej misji gospodarczej toruńskich MŚP połączonej z udziałem w międzynarodowych wydarzeniach: Baltic Miltech Summit 2025 i Live Firing Show 2025</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1958564">Zapytanie ofertowe</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1958569">Załącznik 2</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1958572">Organizacja wyjazdowej misji gospodarczej toruńskich MŚP połączonej z udziałem w międzynarodowych w</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1958573">Załącznik 1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1958575">Załącznik 1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1958576">Załącznik 3</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1958577">Załącznik 3</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Organizacja wyjazdowej misji gospodarczej toruńskich MŚP</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zapytania ofertowego przeprowadzanego zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach projektu pn. &bdquo;Postaw na #bizneswtoruniu!&rdquo; realizowanego z programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027, jest organizacja wyjazdowej misji gospodarczej toruńskich MŚP połączonej z udziałem w międzynarodowych wydarzeniach: Baltic Miltech Summit 2025 i Live Firing Show 2025 (realizacja usługi w dniach 6-9 maja 2025). Szczeg&oacute;łowy zakres: Usługa obejmuje organizację wyjazdu dla 12 os&oacute;b, w tym m.in.: zakup bilet&oacute;w wstępu na Live Firing Show 2025 dla uczestnik&oacute;w (bilety na Baltic Miltech Summit są bezpłatne). Wykonawca realizując zam&oacute;wienie poza kwotą całkowitą usługi skalkuluje wynagrodzenie przypadające na jednego uczestnika wyjazdowej misji gospodarczej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewyczerpania całości przedmiotu zam&oacute;wienia bez żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy. Kwota przeznaczona na powyższe usługi uzależniona zostanie od liczby uczestnik&oacute;w. Usługa transportu autokarowego z Torunia do Wilna (Litwa) i z Wilna do Torunia w terminie 6 maja - 9 maja 2025 r. 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia środka transportu wraz z kierowcą/kierowcami, kt&oacute;ry/kt&oacute;rzy wykona/ją usługę transportu uczestnik&oacute;w zgodnie z przedstawionym programem. 2. Zadaniem Wykonawcy jest: 1) Zapewnienie środka transportu wraz z kierowcą/kierowcami. Pojazd powinien mieć nie więcej niż 10 lat, posiadać sprawną klimatyzację, ważny przegląd techniczny, musi posiadać r&oacute;wnież miejsce na bagaż podręczny i bagaż podstawowy chowany w luku bagażowym oraz pasy bezpieczeństwa; być w pełni sprawny, schludny i czysty. Usługa objęta zam&oacute;wieniem ma być świadczona środkiem transportu przystosowanym do przewozu ludzi, spełniającym wszystkie wymogi bezpieczeństwa oraz wymogi prawne, prowadzonym przez osoby mające odpowiednie uprawnienia do świadczenia usług; nie jest dopuszczalne użycie przerobionego środka transportu z pojazdu o homologacji pojazd&oacute;w ciężarowych. 2) Zapewnienie na własny koszt pojazdu zastępczego spełniającego warunki zam&oacute;wienia, w przypadku wystąpienia w czasie świadczenia usługi zdarzeń uniemożliwiających jej kontynuację dotychczasowym pojazdem. 3) Zapewnienie punktualności kierowcy/kierowc&oacute;w. 4) Wykonawca zobowiązany jest dysponować osobą/osobami &ndash; kierowcą/kierowcami, kt&oacute;ry/kt&oacute;rzy posiadać będzie/będą kwalifikacje niezbędne do wykonywania zawodu kierowcy, tj. ważne prawo jazdy kategorii właściwej ze względu na rodzaj pojazdu, za pomocą kt&oacute;rego realizowany będzie przedmiot niniejszego zapytania ofertowego, niezbędne badania lekarskie oraz aktualne przeszkolenie w zakresie zasad BHP i ochrony przeciwpożarowej. 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania tras przejazdu autokaru na bieżąco, w razie potrzeby, w ramach przewidzianych kilometr&oacute;w. Usługa powinna być świadczona z uwzględnieniem najkr&oacute;tszej trasy pod względem czasu przejazdu. 6) Wykonawca pokryje koszty dodatkowe związane z ewentualnymi przejazdami drogami płatnymi, postojami na parkingach oraz innymi opłatami niezbędnymi do prawidłowej realizacji usługi. 7) Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo pasażer&oacute;w oraz ubezpiecza pojazd i pasażer&oacute;w od wszelkich szk&oacute;d mogących powstać podczas przewozu i pozostających w związku z przewozem. 8) Koszty związane z postojami, parkingami, opłatami drogowymi, płatnościami za autostrady oraz innymi opłatami drogowymi, jak r&oacute;wnież noclegi kierowcy/kierowc&oacute;w, koszty pracy kierowc&oacute;w, koszty diet, wyżywienia kierowcy/kierowc&oacute;w leżą po stronie Wykonawcy. Koszty te są wliczone w wynagrodzenie za wyjazd. 9) Wykonawca zapewni środek transportu, kt&oacute;ry objęty jest stosownym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej (ubezpieczenie OC). Koszt ten jest wliczony w wynagrodzenie za wyjazd. 10) Czas postoj&oacute;w pomiędzy poszczeg&oacute;lnymi segmentami podr&oacute;ży uwzględniony jest w ramach wynagrodzenia za realizację przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego, a Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu roszczenie o zapłatę dodatkowego wynagrodzenia. 11) Zabrania się nocowania kierowcy/kierowc&oacute;w w pojeździe. 12) Kierowca środka transportu musi posiadać znajomość języka miejscowego (jeśli jest Polakiem) lub angielskiego w stopniu co najmniej komunikatywnym i znać topografię miasta i aglomeracji, w kt&oacute;rych odbywać się będą wydarzenia będące przedmiotem wizyty. 13) Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną, nie p&oacute;źniej niż na 5 dni przed planowanym rozpoczęciem wyjazdu, numer telefonu kontaktowego do kierowcy. 14) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia (a jeśli to konieczne do zakupienia) miejsca parkingowego dla środka transportu, kt&oacute;rym realizowany będzie przedmiot umowy, w każdym dniu w kt&oacute;rym będzie realizowana usługa, w odległości nie większej niż 500 m od miejsca docelowego. Ewentualne koszty miejsca parkingowego pokrywa Wykonawca. Ramowy program wyjazdu: 6.05.2025 r. wyjazd z Torunia w godzinach porannych, przyjazd do hotelu, zakwaterowanie 7 - 8.05.2025 r. pobyt z możliwością wykorzystania przez Zamawiającego środka transportu do przejazd&oacute;w na miejscu docelowym wyjazdu 7.05.2025 r. uczestnictwo w Baltic Miltech Summit w Wilnie 8.05.2025 r. wykwaterowanie z hotelu, przejazd do Podbrodzia (miejsce odbywania się wydarzenia Live Firing Show) 8.05.2025 r. wyjazd w godzinach popołudniowych z Podbrodzia do Polski 9.05.2025 r. przyjazd do Torunia w godzinach nocnych Transfery miejscowe 1. Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie transportu miejscowego do wyłącznej dyspozycji grupy (środek transportu z kierowcą/kierowcami wraz z bagażami), zgodnie z szczeg&oacute;łowym harmonogramem, kt&oacute;ry zostanie przekazany w ciągu 7 dni przed wyjazdem drogą mailową. Przejazd tam i z powrotem w ramach jednej usługi transportu lokalnego będzie odbywał się o r&oacute;żnych porach dnia. 2. Zamawiający przewiduje, że łączny limit dystans przewidziany na transfery miejscowe wyniesie około 250 km (w przedmiotowym limicie mieści się transfer do Pobrodzia). Usługi noclegowe 1. Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie 2 nocleg&oacute;w, tj. 2 doby hotelowe (ze śniadaniem), w hotelu na terenie Wilna dla wszystkich uczestnik&oacute;w wyjazdu. W formularzu ofertowym należy wskazać propozycję hotelu. 2. Usługi hotelowe będą świadczone w hotelu spełniającym wymogi - co do wielkości, jego wyposażenia i zakresu świadczonych usług - odpowiadające kategorii obiekt&oacute;w hotelarskich w Polsce o standardzie min. trzygwiazdkowym, wedle stosownych regulacji obowiązujących na gruncie prawa właściwego miejscowo według siedziby hotelu. 3. Wszyscy uczestnicy wyjazdu zostaną zakwaterowani w tym samym hotelu. 4. Wykonawca zapewni zakwaterowanie każdego z uczestnik&oacute;w w pokoju jednoosobowym z prywatną łazienką, lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania. Pokoje powinny być przeznaczone dla os&oacute;b niepalących, być czyste, posprzątane i przygotowane do przyjęcia gości w dniu ich przyjazdu i zameldowania. 5. Usługi hotelowe w ramach opłaty za nocleg powinny obejmować wszelkie opłaty miejscowe, w tym opłaty miejskie/klimatyczne oraz darmowy i nieograniczony dostęp do Internetu (Wi-Fi). 6. Nie dopuszcza się możliwości organizacji nocleg&oacute;w w motelach, hostelach, ani apartamentowcach. 7. Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestnik&oacute;w, obejmujące śniadanie w restauracji hotelowej. W przypadku ograniczeń sanitarnych i braku możliwości realizacji usługi w danej formie Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o zaistniałej sytuacji na piśmie. W takiej sytuacji Zamawiający, po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą, dopuści inną formę zrealizowania danej usługi. 8. Hotel nie może żądać od gości okazania karty kredytowej/płatniczej, ani uiszczenia opłaty got&oacute;wkowej w celu zabezpieczenia płatności za skorzystanie z dodatkowych usług hotelowych nieobjętych niniejszą umową. W przypadku skorzystania przez uczestnik&oacute;w wyjazdu z dodatkowych usług hotelowych nieobjętych niniejszą umową, koszty z nich wynikające zostaną pokryte indywidualnie przez uczestnika, kt&oacute;ry te dodatkowe usługi zam&oacute;wił, w momencie wymeldowywania z hotelu. Ubezpieczenie 1. Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umowy ubezpieczenia, obejmującej w szczeg&oacute;lności: koszty hospitalizacji i leczenia, transport medyczny do Polski, transport zwłok - min. suma ubezpieczenia 300 000 zł, następstwa nieszczęśliwych wypadk&oacute;w - min. suma ubezpieczenia 30 000 zł, odpowiedzialność cywilna - min. suma ubezpieczenia 100 000 zł, ubezpieczenie bagażu - min. suma ubezpieczenia 500 zł. 2. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu kopię polisy w terminie nie p&oacute;źniejszym niż na 2 dni przed rozpoczęciem wyjazdu. Zakup wejści&oacute;wek na wydarzenie 1. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia koszt&oacute;w zakupu wejści&oacute;wek na Live Firing Show 2025 dla grupy 12 os&oacute;b. Koszty wejści&oacute;wek doliczone zostaną do faktury zbiorczej za kompleksową usługę. Pozostałe wymagania wobec Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) Zapewnienia stałego nadzoru nad prawidłową realizację misji i harmonogramem wyjazdu, ewentualnego podejmowania działań w syt. problemowych lub awaryjnych oraz innych niezbędnych z punktu widzenia prawidłowości real. wyjazdu oraz wynikających z optymalizacji cel&oacute;w wyjazdu; 2) Zapewnienia opieki posprzedażowej polegającej m.in. na przyjęciu obowiązk&oacute;w w zakresie składania ewentualnych odwołań i reklamacji, reprezentowania Zamawiającego w procesie reklamacyjnym, pomocy w trakcie trwania podr&oacute;ży w zakresie rozwiązywania problem&oacute;w powstałych w podr&oacute;ży; 3) Dostarczania oryginał&oacute;w faktur, potwierdzających wysokość wszelkich koszt&oacute;w poniesionych w związku z realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia, do siedziby Zamawiającego; 4) Niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w jak najkr&oacute;tszym czasie, nie p&oacute;źniej jednak niż w ciągu 48 godzin od jego otrzymania; 5) Priorytetowej realizacji przedmiotu umowy Zamawiającego; 6) Wykonawca real. zam&oacute;wienie zapewni zgodność z minimalnymi wymaganiami określonymi w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności os. ze szczeg&oacute;lnymi potrzebami (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2240).
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto za realizację całości usługi (waga 100%). C &ndash; cena za wykonanie całej usługi (100%) &ndash; 100 punkt&oacute;w; C = (Cm / Cb) * 100 C - ilość punkt&oacute;w przyznanych za spełnienie kryt. ceny, Cm - Cena najniższa spośr&oacute;d kompletnych i poprawnie nadesłanych ofert, Cb - Cena analizowanej oferty.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w przypadku: 1) zmiany powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa, kt&oacute;re mają wpływ na realizację przedmiotu umowy, 2) wystąpienia istotnych zdarzeń losowych, 3) zaistnienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;re nie były możliwe do przewidzenia na etapie przygotowania postępowania ofertowego. Zamawiający przewiduje możliwość rozwiązania umowy w przypadku: 1) rezygnacji Zamawiającego z udziału w wydarzeniu, 2) wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej realizację umowy.
</div>