Usługa zorganizowania jednodniowego EKO pikniku

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa zorganizowania jednodniowego EKO pikniku
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kielce
Data publikacji	2025-04-01
Data składania ofert	10/04/2025, Godzina 09:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6160076

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/EFS+/SNR/NdR/2025 z dnia 01.04.2025 r. dotyczące wyboru wykonawcy usługi zorganizowania jednodniowego EKO pikniku integracyjnego</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1949025">Zapytanie ofertowe</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1949045">Załącznik nr 1 Formularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1949053">Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1949075">Załącznik nr 2a Oświadczenie PZP</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1949077">Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań i klauzula informacyjna</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1949081">Załącznik nr 4 Wzór umowy z Wykonawcą</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usługa zorganizowania jednodniowego EKO pikniku </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i zrealizowanie EKO Pikniku Rodzinnego - spotkania integrująco – edukacyjnego w plenerze, wraz z poczęstunkiem i atrakcjami dla dzieci i młodzieży, grami i zabawami. W ramach zamówienia wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia warsztatów, konkursów, gier lub zabaw dla uczestników o charakterze edukacyjnym z zakresu antydyskryminacji poszerzających także wiedzę proekologiczną i budowania poczucia odpowiedzialności za nadmierne zużycie zasobów naturalnych oraz troskę o kondycję środowiska (zrównoważony model życia, odzyskiwanie surowców, ograniczenie nadmiernego zużycia wody, energii, segregacji odpadów itd.). Celem jest stworzenie warunków do integracji, wzmacniania pozytywnych relacji wewnątrz rodzin, wymiana doświadczeń, możliwość obserwacji funkcjonowania innych rodzin, kształtowanie prawidłowych postaw społecznych oraz edukacja i rozwijanie nastawienia przyjaznego środowisku naturalnemu oraz promowanie równości i różnorodności, szacunku i tolerancji wobec innych. Uczestnikami będzie co najmniej 200 osób – głównie dzieci i młodzież z pieczy zastępczej biorące udział w projekcie „Nadzieja dla Rodziny” i ich rodziny biologiczne i zastępcze. 
Preferowana data pikniku: 13 czerwca 2025 r. w godzinach 15:00–20:00. 
Wykonawca, realizując przedmiot zamówienia, zapewnia: 
1. Miejsce pikniku – oddalone nie dalej niż 35 km od Kielc, o charakterze turystycznym i z funkcjami edukacyjnymi, zapewniające dostępność dla osób z ograniczeniami w poruszaniu się. Powinno być atrakcyjne dla dzieci oraz znajdować się na terenie instytucji kultury, turystycznej lub rekreacyjnej. Musi zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki, co oznacza spełnienie wymagań ochrony przeciwpożarowej, ochrony środowiska oraz norm higieniczno-sanitarnych. Powinno również oferować odpowiednią liczbę miejsc w stosunku do liczby uczestników, w tym: 
- zadaszoną przestrzeń na wypadek deszczu (wiaty, altany lub namioty ogrodowe), 
- wystarczającą liczbę ławek, krzeseł i stołów umożliwiających spożycie posiłków w pozycji siedzącej (np. w ramach dodatkowej sali dla grupy), 
- odpowiednią liczbę toalet lub przenośnych kabin WC, 
- parking dla autokarów i samochodów uczestników. 
2. Poczęstunek – przygotowany i serwowany zgodnie z zasadami higieny żywienia, określonymi 
 w Ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. Posiłki powinny być dopasowane do różnych preferencji żywieniowych uczestników, uwzględniając dania bezglutenowe, wegetariańskie i wegańskie. Wydarzenie promuje ekologiczny i zdrowy styl życia, co oznacza rezygnację z plastikowych talerzy i sztućców (zgodnie z zasadą zero waste) oraz serwowanie owoców 
 i warzyw w różnych formach. Menu obejmuje: 
- bufet kawowo-herbaciany (kawa, herbata), 
- wodę w dzbankach, 
- dania grillowe: pieczone ziemniaki (2–3 szt./porcja), karczek (200 g/porcja), kiełbaskę (ok. 120 g/porcja), pieczywo i sosy (ketchup, musztarda). 
- Wykonawca zapewni minimum 250 porcji kiełbasek (dopuszcza się możliwość samodzielnego smażenia przez uczestników – w takim przypadku Wykonawca dostarczy niezbędne wyposażenie, np. kijki ogniskowe) oraz 200 porcji karczku oraz pieczonych ziemniaków (wydawanych przez obsługę). 
3. Transport uczestników na miejsce pikniku i z powrotem do Kielc (jeśli wydarzenie odbędzie się poza Kielcami). Szczegóły przewozu (miejsce, godziny itp.) zostaną ustalone z wybranym Wykonawcą nie później niż 5 dni przed realizacją. Transport musi być zgodny z aktualnymi przepisami: 
-Ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1047, z późn. zm.), 
-Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473, z późn. zm.). 
Zamawiający dokona ostatecznej weryfikacji przed wyjazdem i zleci kontrolę techniczną pojazdu przez policję. Wymagane jest wykorzystanie co najmniej dwóch autokarów, każdy o pojemności minimum 50 osób. 
4. Atrakcje dostosowane do dzieci i młodzieży – minimum 10 z poniższej listy: 
- Aleja Miniatur 
- Gra terenowa 
- Strefa dmuchańców (min. 5 urządzeń) 
- Tor przeszkód (np. tunele z piłeczkami) 
- Grupowe zwiedzanie atrakcji turystycznej 
- Ludzka katapulta 
- Warsztaty tematyczne (np. survivalowe, robotyka) 
- Łódeczki 
- Ekolabirynt 
- Karuzela łańcuchowa 
- Atrakcje typu gladiatorzy 
- Zajęcia z Virtual Reality 
- Zorbing 
- Kino plenerowe 
- Segway 
- Eurobungee 
- Symulatory bezpiecznej jazdy 
- Elektryczne skutery 
- Karuzela gondolowa (np. Crazy Yacht) 
- Park linowy 
- Kino 6D 
5. Warsztaty, konkursy, gry i zabawy o charakterze edukacyjnym – dotyczące budowania postaw antydyskryminacyjnych oraz ekologii i ograniczania zużycia zasobów naturalnych. Mogą mieć formę prac plastycznych, utworów muzycznych lub gier terenowych, zawierać prelekcję na temat promowania równości, różnorodności i przeciwdziałania dyskryminacji. Wykonawca zapewni minimum 30 upominków o wartości nie mniejszej niż 20 zł każdy. 
6. Nagłośnienie – umożliwiające przeprowadzenie części oficjalnej wydarzenia. 
7. Manager wydarzenia – odpowiedzialny za koordynację prac Wykonawcy oraz kontakt 
z przedstawicielami Zamawiającego, w szczególności za rozwiązywanie problemów zgłaszanych przez uczestników. 
8. Zabezpieczenie medyczne – obecność dwóch ratowników i karetki. 
W przypadku niesprzyjających warunków atmosferycznych Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeniesienia wydarzenia o tydzień (w tych samych godzinach). Decyzja o zmianie terminu zostanie przekazana do 10 czerwca 2025 r. do godziny 12:00. 
Wszystkie aktywności muszą być dostosowane do wieku i możliwości uczestników. Wykonawca, we współpracy z Zamawiającym, przygotuje program pikniku (z podziałem na bloki czasowe i aspekty organizacyjne) nie później niż 5 dni przed realizacją. Program musi obejmować: 
- powitanie, 
- konkursy i zabawy, 
- wręczanie nagród, 
- elementy edukacyjne dotyczące ekologii i budowania postaw antydyskryminacyjnych. 
Podczas pikniku manager przedstawi informacje promujące projekt „Nadzieja dla rodziny” oraz Fundusze Europejskie (materiały przekaże Zamawiający na 2 dni przed wydarzeniem). 
Dodatkowo Wykonawca zobowiązuje się do: 
- realizacji imprezy z należytą starannością, 
- oznaczenia miejsc związanych z projektem logotypami Funduszy Europejskich dla Świętokrzyskiego 2021–2027, 
- współpracy z kierownikiem i personelem projektu, 
- zapewnienia ubezpieczenia NNW dla uczestników (minimum 10 000 zł na osobę) oraz OC (minimum 250 000 zł).

<h2>Kryteria oceny</h2>
 2.	Zamawiający wybierze oferty na realizację Zadania w oparciu o kryterium cenowe – 
za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną brutto na realizację Zadania.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy. Dopuszczalne będą zmiany w szczególności, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy tj.: 
a)	Zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień Umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego. 
b)	Siłą wyższą – rozumianą jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu należytej staranności, a które uniemożliwia Zleceniobiorcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części. W przypadku wystąpienia siły wyższej Wykonawca zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałego na skutek działania siły wyższej. 
c)	Zmianą wniosku o dofinansowanie projektu zaakceptowaną przez Instytucję Zarządzającą w zakresie, w jakim zmiana ta ma wpływ na wykonanie przedmiotu Umowy.
 </div>