Zapewnienie sal szkoleniowych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie sal szkoleniowych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Poznań
Data publikacji	2025-03-28
Data składania ofert	07/04/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Numer przetargu	6153163

<div>
<h1>Zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu oraz nocleg&oacute;w w związku z przeprowadzeniem szkoleń w projekcie &bdquo;Akademia Dostępności&rdquo; FERS.01.03-IP.09-0005/24</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941090">Zapytanie Ofertowe Akademia Dostępności</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941095">Formularz ofertowy zał.1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941099">Wykaz usług zadanie nr 1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941105">Wykaz uslug zadanie nr 2</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941106">Wz&oacute;r umowy dla zadania nr 1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941108">Wz&oacute;r umowy dla zadania nr 2</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941110">Wz&oacute;r umowy dla zadania nr 3</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941113">Klauzula informacyjna Instytucji Zarządzającej</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1941115">Klauzula informacyjna Instytucji Pośredniczącej</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Część 1: Zapewnienie sal szkoleniowych</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>Część 1: Zapewnienie sal szkoleniowych<br /> ZADANIE NR 1 Zapewnienie sal szkoleniowych 1. W ramach Zadania nr 1 przewiduje się organizację: a) 9 szkoleń dwudniowych. Każdy dzień szkolenia będzie trwał 6 godzin szkoleniowych (1h = 45 minut) &ndash; łącznie 12 godzin w ramach jednego szkolenia. Dodatkowo uczestnicy projektu w trakcie każdego dnia szkolenia będą mieli co najmniej 1 przerwę 15 minut oraz przerwę obiadową &ndash; 30 minut. <br /> 2. Szkolenia odbywać się będą w dni powszednie (w zależności od grupy uczestnik&oacute;w, kt&oacute;rą zrekrutuje Zamawiający) na terenie całej Polski. O miejscu i terminie prowadzenia szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w uzasadnionych okolicznościach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skr&oacute;ceniu - w takim przypadku, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie prowadzenia szkolenia z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający zakłada, że szkolenia odbywać się będą w miastach wojew&oacute;dzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Zamawiający zbierze grupę w innej miejscowości, w&oacute;wczas Wykonawca zobowiązany jest r&oacute;wnież do zapewnienia sali szkoleniowej w tym miejscu. Szkolenia odbywać się będą w łatwo dostępnym miejscu, do kt&oacute;rego można się dostać korzystając z transportu publicznego. <br /> 3. W przypadku uczestnictwa w szkoleniu osoby z niepełnosprawnością Zamawiający może zobowiązać Wykonawcę do zapewnienia: - pętli indukcyjnej lub - warunk&oacute;w dla psa przewodnika (jeśli osobie z niepełnosprawnościami towarzyszy pies asystujący, Wykonawca powinien zadbać r&oacute;wnież o jego potrzeby w porozumieniu z właścicielem, na przykład: podać miskę z wodą, koc, na kt&oacute;rym pies może się położyć lub wskazać najbliższe miejsce, gdzie można wyprowadzić psa na spacer) lub - miejsca wyznaczonego dla tłumacza na język migowy, kt&oacute;re powinno być wcześniej przygotowane i dobrze oświetlone (oświetlenie punktowe), tak aby był on dobrze widoczny i sam dobrze słyszał lub - przygotowania w terminie zgodnym z pkt 2 przewodnika/planu sytuacyjnego objaśniającego w jaki spos&oacute;b można korzystać z danej plac&oacute;wki. Minimalny zakres przewodnika/planu sytuacyjnego zawierał będzie: informacje na temat potencjalnych sytuacji awaryjnych, na przykład poprzez wskazanie wyjścia ewakuacyjnego; mapę oraz spos&oacute;b dojazdu na miejsce wydarzenia publicznymi środkami transportu i z r&oacute;żnych kierunk&oacute;w samochodem; dostępność parkingu, w tym liczby miejsc postojowych dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami informacje dotyczące dostępności budynku (miejsca), w kt&oacute;rym ma odbyć się wydarzenie. <br /> 4. Łącznie przewiduje się 18 dni szkoleniowych. <br /> 5. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku uzbierania minimalnej liczebności grupy przewidzianej w pkt 6 tj. poniżej 6 os&oacute;b. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem. <br /> 6. Sala szkoleniowa dostosowana musi być dla min 6 osobowej max. 16 osobowej grupy uczestnik&oacute;w, średnio 8 osobowej grupy (plus 2 trener&oacute;w). W przypadku, gdy liczba uczestnik&oacute;w danego szkolenia zadeklarowana przez Zamawiającego będzie większa tj. więcej niż średnio 8 os&oacute;b, lecz nie więcej niż 16 os&oacute;b, sala szkoleniowa dostosowana musi być dla liczby os&oacute;b wskazanej przez Zamawiającego. <br /> 7. Wymagania odnoszące się do sali szkoleniowej: a) powierzchnia min. 2m2 na osobę; b) sala z wyposażeniem w nowoczesny sprzęt techniczny i audiowizualny: projektor multimedialny (wraz z bezprzewodowym pilotem do prezentacji), laptop oraz ekran, flamastry, tablice flipchart lub tablice sucho ścieralne lub tablice tradycyjne, sala musi mieć dostęp do Internetu bezprzewodowego; c) sala musi spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne, oświetleniowe, musi być ogrzewana (w okresie zimowym) oraz klimatyzowana w okresie letnim; d) sala oraz budynek, w kt&oacute;rym się znajduje, musi zapewniać dostęp dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne); e) wszystkie miejsca, w kt&oacute;rych będą odbywać się szkolenia będą odpowiednio oznakowane przez Wykonawcę (zgodnie z wymaganiami Zamawiającego); f) posiadać zaplecze sanitarne dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnością; g) sala musi mieć dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali do potrzeb prezentacji multimedialnych oraz możliwość zapewnienia oświetlenia sztucznego; h) sala musi posiadać stoły i krzesła dla wszystkich uczestnik&oacute;w szkolenia oraz miejsce dla trener&oacute;w; i) cena wynajmu musi uwzględniać koszty utrzymania sali, w tym energii elektrycznej; j) w każdym miejscu, w kt&oacute;rym będzie odbywać się szkolenie zostanie zapewniony taki sam standard sal (nie gorszy). <br /> 8. Sala oraz budynek, w kt&oacute;rym się ona znajduje, zapewnia dostęp dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne). Należy przestrzegać wymog&oacute;w związanych z dostępnością ujętych w standardzie architektonicznym, szkoleniowym, stanowiących zał. nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027. Jeżeli na danym terenie nie istnieje miejsce spełniające warunki, o kt&oacute;rych mowa w Załączniku nr 2. Standard&oacute;w dostępności dla polityki sp&oacute;jności 2021-2027 lub Wykonawca ma do dyspozycji kilka miejsc w r&oacute;żnym stopniu spełniającym te warunki, wybiera to miejsce, kt&oacute;re w pełni spełnia kryteria dostępności lub jest im najbliższe przy zastosowaniu racjonalnych usprawnień. <br /> 9. Zamawiający szacuje, iż udział os&oacute;b z niepełnosprawnością wyniesie ok. 3% w og&oacute;lnej liczbie uczestnik&oacute;w szkoleń. <br /> 10. Wykonawca zobowiązany jest r&oacute;wnież do zapewnienia pomieszczenia przystosowanego do podawania posiłk&oacute;w (w pomieszczeniu muszą znajdować się stoły i krzesła). Pomieszczenie, w kt&oacute;rym serwowany będzie catering nie musi znajdować się bezpośrednio obok sali szkoleniowej, jednakże w tym samym budynku. Posiłki (zar&oacute;wno w trakcie przerwy jak i w trakcie obiadu) nie mogą być podawane w pomieszczeniu, w kt&oacute;rym odbywać się będzie szkolenie.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Ocenie w ramach tego kryterium podlegać będzie całkowita cena brutto za całość zam&oacute;wienia. Ocena danego kryterium następować będzie zgodnie ze wzorem: (*cena oferty z najniższą ceną / cena oferty badanej) * 100 *85% - max. 85 pkt.</p>
<p>Zapewnienie opiekuna os&oacute;b z niepełnosprawnościami.</p>
<h3>Część 2: Zapewnienie cateringu na szkolenia</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>ZADANIE NR 2 <br /> Zapewnienie cateringu na szkolenia <br /> 1. Wykonawca zapewni catering w miejscu, w kt&oacute;rym odbywać się będą szkolenia, w osobnym od sali szkoleniowej pomieszczeniu przystosowanym do podawania posiłk&oacute;w (w pomieszczeniu muszą znajdować się stoły i krzesła), przy czym pomieszczenie, w kt&oacute;rym będzie catering nie musi znajdować się bezpośrednio obok sali szkoleniowej, jednakże w tym samym budynku. Pomieszczenie do podawania posiłk&oacute;w zapewnia podmiot odpowiedzialny za Zadanie nr 1. Posiłki (zar&oacute;wno w trakcie przerwy jak i w trakcie obiadu) nie mogą być podawane w pomieszczeniu, w kt&oacute;rym odbywać się będzie szkolenie. <br /> 2. W ramach zam&oacute;wienia przewiduje się zapewnienie cateringu dla 9 grup szkoleniowych (9 szkoleń dwudniowych). Łącznie przewiduje się 18 dni szkoleniowe, w trakcie kt&oacute;rych zapewniony zostanie catering. <br /> 3. Szkolenia odbywać się będą (w zależności od grupy uczestnik&oacute;w, kt&oacute;rą zrekrutuje Zamawiający) na terenie całej Polski. O miejscu i terminie dostarczenia cateringu na szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w uzasadnionych okolicznościach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skr&oacute;ceniu - w takim przypadku, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie prowadzenia szkolenia z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający zakłada, że szkolenia odbywać się będą w miastach wojew&oacute;dzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Zamawiający zbierze grupę w innej miejscowości, w&oacute;wczas Wykonawca zobowiązany jest r&oacute;wnież do zapewnienia cateringu we wskazanym miejscu. <br /> 4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku uzbierania minimalnej liczebności grupy przewidzianej w pkt 5 poniżej tj. 6 os&oacute;b. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem. <br /> 5. Wykonawca w każdym dniu szkolenia zobowiązany jest zapewnić catering dla 6-16 os&oacute;b (min. 6 &ndash; max. 16 uczestnik&oacute;w, średnio 8 os&oacute;b), chyba że zgodnie z pkt 7 liczba uczestnik&oacute;w ulegnie zmianie. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku zmiany grupy uczestnik&oacute;w szkolenia, Wykonawca w każdym dniu szkolenia zobowiązany jest zapewnić catering dla liczby os&oacute;b wskazanej przez Zamawiającego. <br /> 6. Jeżeli Zamawiający najp&oacute;źniej na 1 dzień przed szkoleniem nie powiadomi Wykonawcy o mniejszej lub większej ilości uczestnik&oacute;w szkolenia, w&oacute;wczas przyjmuje się, że Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć catering dla liczby os&oacute;b ustalonej z Zamawiającym na początku każdego cyklu szkoleniowego. W przypadku zgłoszenia mniejszej lub większej ilości os&oacute;b w ww. terminie Zamawiający uiści wynagrodzenie za faktyczną liczbę uczestnik&oacute;w. <br /> 7. Wykonawca ustali z Zamawiającym na 3 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia liczbę os&oacute;b biorących udział w danym szkoleniu, godziny, w kt&oacute;rych zapewni catering oraz konieczność przygotowania posiłk&oacute;w specjalnych. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany godzin, w kt&oacute;rych zapewniany będzie catering, jeżeli będzie to uzasadnione względami organizacyjnymi. <br /> 8. Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. <br /> 9. W każdym dniu szkoleniowym Wykonawca jest zobowiązany zapewnić: a) serwis kawowy jednorazowy, b) lunch. Wymagania dotyczące cateringu (posiłk&oacute;w): Serwis kawowy jednorazowy: W ramach jednorazowego serwisu kawowego zapewnione będą: a) kawa, herbata, woda (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), b) mleko, cukier lub jego zamiennik, cytryny, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce <br /> Pozostałe wymogi: a) uwzględnia specjalne potrzeby os&oacute;b (np. wegetariańskie, bezglutenowe) w przypadku zgłoszenia przez uczestnik&oacute;w takiej potrzeby, Ww. produkty muszą być zapewnione dla wymaganej liczby os&oacute;b. Lunch: Lunch będzie obejmował: a) Zupę i drugie danie &ndash; z możliwością dostosowania zupy i drugiego dania jako posiłk&oacute;w specjalnych opisanych poniżej, b) posiłki specjalne (np. bezglutenowe, bez laktozy, koszerne) w przypadku zgłoszenia przez uczestnik&oacute;w takiej potrzeby, c) nap&oacute;j (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), Ww. produkty muszą być zapewnione dla wymaganej liczby os&oacute;b. <br /> Harmonogram: 1 dzień szkoleniowy trwa 6 godzin (6 x 45 min tj. 4,5 godz.). <br /> Dodatkowo uczestnikom przysługuje 15 min na przerwę kawową oraz 30 min na przerwę obiadową. Łącznie 1 dzień szkoleniowy musi trwać 5 godz. 15 min. Szkolenia będą odbywały się w przedziale godzinowym 7.00 &ndash; 16.00 każdego z dni szkoleniowych, w zależności od potrzeb zrekrutowanej grupy.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Ocenie w ramach tego kryterium podlegać będzie całkowita cena brutto za całość zam&oacute;wienia. Ocena danego kryterium następować będzie zgodnie ze wzorem: (*cena oferty z najniższą ceną / cena oferty badanej) * 100 *85% - max. 85 pkt.</p>
<p>Zapewnienie opiekuna os&oacute;b z niepełnosprawnościami.</p>
<h3>Część 3: Zapewnienie nocleg&oacute;w w kraju</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>ZADANIE NR 3 Zapewnienie noclegu w kraju <br /> 1. W ramach Zadania nr 3 Wykonawca zapewni nocleg dla 24 Uczestnik&oacute;w szkoleń w pokojach dwuosobowych (12 pokoi dwuosobowych). Nocleg dotyczy uczestnik&oacute;w, kt&oacute;rzy posiadają miejsce zamieszkania w miejscowości innej niż ta miejscowość, w kt&oacute;rej odbywa się wsparcie. <br /> 2. Noclegi zapewnione zostaną (w zależności od grupy uczestnik&oacute;w, kt&oacute;rą zrekrutuje Zamawiający, max. 16 uczestnik&oacute;w) na terenie całej Polski zgodnie z miejscem realizacji szkolenia. O miejscu i terminie oraz ilości nocleg&oacute;w Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający przewiduje, iż w uzasadnionych okolicznościach termin powiadomienia Wykonawcy może ulec skr&oacute;ceniu - w takim przypadku, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu i terminie oraz ilości nocleg&oacute;w z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem (na podany przez Wykonawcę adres e-mail). Zamawiający zakłada, że nocleg zapewniony zostanie w miastach wojew&oacute;dzkich, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Zamawiający zbierze grupę w innej miejscowości, w&oacute;wczas Wykonawca zobowiązany jest r&oacute;wnież do zapewnienia noclegu dla uczestnik&oacute;w w łatwo dostępnym miejscu, do kt&oacute;rego można się dostać korzystając z transportu publicznego, możliwie jak najbliżej miejsca szkolenia. <br /> 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu szkolenia z powodu braku uzbierania minimalnej liczebności grupy tj. 6 os&oacute;b. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem. <br /> 4. Zapewniony nocleg musi być w standardzie hotelu max. 3* zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych są świadczone usługi hotelarskie wraz ze śniadaniem. <br /> 5. Noclegi w pokojach jedno- lub dwuosobowych (z pełnym węzłem sanitarnym), spełniających co najwyżej standardy hotelu trzygwiazdkowego. Nocleg w pokojach 1-osobowych tylko w uzasadnionych przypadkach. O ewentualnej potrzebie rezerwacji pokoju 1-osobowego/ pokoi 1-osobowych Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego w terminie określonym w pkt 2. Budynek i pokoje, w kt&oacute;rych zapewniony jest nocleg powinny spełniać wymogi dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnością. <br /> 6. Jeżeli na danym terenie nie istnieje miejsce spełniające warunki, o kt&oacute;rych mowa w Załączniku nr 2. Standard&oacute;w dostępności dla polityki sp&oacute;jności 2021-2027 lub Wykonawca ma do dyspozycji kilka miejsc w r&oacute;żnym stopniu spełniającym te warunki, wybiera to miejsce, kt&oacute;re w pełni spełnia kryteria dostępności lub jest im najbliższe przy zastosowaniu racjonalnych usprawnień. Zamawiający szacuje, iż udział os&oacute;b z niepełnosprawnością wyniesie ok. 3% w og&oacute;lnej liczbie uczestnik&oacute;w szkoleń.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Ocenie w ramach tego kryterium podlegać będzie całkowita cena brutto za całość zam&oacute;wienia. Ocena danego kryterium następować będzie zgodnie ze wzorem: (*cena oferty z najniższą ceną / cena oferty badanej) * 100 *85% - max. 85 pkt.</p>
<p>Zapewnienie opiekuna os&oacute;b z niepełnosprawnościami.</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>Warunki zmiany umowy oraz dokładne informacje na temat realizacji zam&oacute;wień określa stanowiący załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego wz&oacute;r umowy.</p>
</div>