Obsługa wydarzeń w zakresie zapewnia pobytu, wyżywienia, sal

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Obsługa wydarzeń w zakresie zapewnia pobytu, wyżywienia, sal
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-03-27
Data składania ofert	07/04/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	552700003 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6150232

<div>
<h1>Świadczenie kompleksowej obsługi wydarzeń w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych dla uczestnik&oacute;w Spotkań organizowanych w ramach projektu &bdquo;Katalizator innowacji społecznych 2&rdquo;</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1938242">Zapytanie ofertowe 02/KIS2/FISE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1938248">Formularz oferty</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1938263">Wykaz usług</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1938276">Oświadczenie o niepodleganiu sankcjom</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1938279">Oświadczenie o braku powiązań</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1938282">Wz&oacute;r umowy</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Obsługa wydarzeń w zakresie zapewnia pobytu, wyżywienia, sal</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Świadczenie kompleksowej obsługi wydarzeń w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych . Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zapewnienie: 1. usług noclegowych (noclegi ze śniadaniem w wersji wegetariańskiej z opcją wegańską) dla uczestnik&oacute;w od 8 do 26 Spotkań organizowanych przez Zamawiającego (dalej jako: &ldquo;Spotkania&rdquo;). Spotkania będą jedno, dwu lub trzydniowe, 2. wyżywienia dla uczestnik&oacute;w Spotkań, obejmujące śniadania, obiady i kolacje, wszystkie w wersji wegetariańskiej (bez mięsa i ryb) z opcją wegańską oraz serwis kawowy, 3. odpowiednio wyposażonych minimum 3 sal szkoleniowych, jedna sala powinna pomieścić minimum 30 os&oacute;b (w ustawieniu krzeseł w okręgu), druga i trzecia minimum 10 os&oacute;b. 4. Cała usługa musi być świadczona w jednym obiekcie. 5. Spotkania te odbywać się będą w okresie od 22 kwietnia 2025 r. do 31 marca 2027 r. Spotkania będą trwały jeden, dwa lub trzy dni, a średnia liczba uczestnik&oacute;w każdego Spotkania wyniesie około 22 osoby. 6. Planowane są spotkania średnio dwa w miesiącu z wyłączeniem okresu wakacyjnego. 7. Dokładne terminy realizacji usług będą uzgadniane przez Zamawiającego z Wykonawcą z co najmniej dziesięciodniowym (dni kalendarzowe) wyprzedzeniem drogą mailową. 8. Wykonawca składając ofertę oświadcza, że dysponuje miejscami noclegowymi oraz salami szkoleniowymi w terminie od 22 kwietnia 2025 r. do 31 marca 2027 r., a kompleksowa usługa świadczona będzie na terenie jednego obiektu. WARUNKI REALIZACJI ZAM&Oacute;WIENIA: 1. Obiekt może znajdować się na terenie Warszawy lub poza Warszawą, ale nie może być oddalony więcej niż 25 kilometr&oacute;w w linii prostej od centrum Warszawy (przyjmując jako centrum Dworzec Centralny), a średni czas przejazdu komunikacją publiczną w dni powszednie w godzinach 8:00-18:00 od Dworca Centralnego nie przekroczy 60 minut, odległość sprawdzana będzie za pomocą serwisu Mapy Google a czas przejazdu z wykorzystaniem serwis&oacute;w Mapy Google oraz jakdojade.pl. 2. Wykonawca zapewni realizację usługi w obiekcie o standardzie hotelu maksymalnie 3*. 3. Wykonawca zapewni miejsca noclegowe dla uczestnik&oacute;w/czek w pokojach jedno lub dwuosobowych. W przypadku pokoi dwuosobowych muszą być zapewnione pojedyncze ł&oacute;żka. Obiekt musi dysponować pokojami do wykorzystania przez jedną osobę. 4. Obiekt i co najmniej część pokoi powinny być dostosowane, najp&oacute;źniej od dnia 22 kwietnia 2025 roku, do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową, (czyli np. mieć windę, nie mieć wysokich prog&oacute;w, dostosowane łazienki w pokojach, pokoje, sale i miejsce podawania posiłk&oacute;w dostępne na parterze). Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiekt&oacute;w pod kątem dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, na co Wykonawca wyraża zgodę. 5. Pokoje w standardowym wyposażeniu powinny posiadać pościel i ręczniki, łazienkę, bezpłatne wifi. 6. Cena pokoju zawiera koszt śniadania w opcji wegetariańskiej i wegańskiej. 7. Wyżywienie wegańskie i wegetariańskie w ciągu pełnego dnia pobytu powinno obejmować: a) śniadanie, obejmujące dania zimne i ciepłe w formie stołu szwedzkiego w tym: ● świeżo parzone, gorące napoje: herbata czarna (klasyczna czarna i earl grey, zielona oraz owocowa) i kawa z ekspresu, ● napoje zimne: sok i woda w pojemnikach szklanych, ● dodatki: cukier, cytryna, mleko do kawy krowie i roślinne, ● dania śniadaniowe ciepłe i zimne, na przykład: r&oacute;żnorodne świeże pieczywo, jajecznica, twarożek, konfitury, sery, pasty roślinne, warzywa, minimum 4 potrawy na zimno i 1 danie na ciepło, minimum 3 rodzaje świeżych warzyw. b) obiad składający się z dw&oacute;ch dań (zupa i drugie danie) i napoj&oacute;w, obejmujący: ● napoje zimne, np. woda w pojemnikach szklanych i/lub kompot, ● I danie: dwa rodzaje zup do wyboru (min. 300 g/os) &ndash; minimum 1 opcja wegetariańska i 1 opcja wegańska, ● II danie: dania gł&oacute;wne na gorąco minimum 2 opcje wegetariańskie i 1 opcja wegańska (min. 300 g/os), ● do każdego obiadu powinny być serwowane 2 rodzaje dodatk&oacute;w (np. kasza, ryż, ziemniaki) oraz 2 sur&oacute;wki ze świeżych warzyw. c) kolację, obejmującą: ● świeżo parzone, gorące napoje: herbata (klasyczna czarna i earl grey, zielona oraz owocowa), ● napoje zimne: soki i woda w pojemnikach szklanych ● co najmniej 2 dania na ciepło (co najmniej 1 opcja wegańska i 1 opcja wegetariańska) oraz potrawy na zimno (minimum 4 rodzaje), takie jak np., sałatki, przystawki, sery, pasty roślinne, świeże warzywa (minimum 3 rodzaje), oraz r&oacute;żnorodne pieczywo. d) serwis kawowy dostępny dla uczestnik&oacute;w bez ograniczeń przez cały czas trwania Spotkania, obejmujący: ● świeżo parzone, gorące napoje: herbata czarna (klasyczna czarna i earl grey), zielona oraz owocowa) i kawa z ekspresu, ● napoje zimne: woda, soki w pojemnikach szklanych ● dodatki: cukier, cytryna, mleko do kawy krowie i roślinne, ● przekąski: ciasta pieczone (minimum 2 rodzaje); świeże owoce (minimum 2 rodzaje); orzechy niesłodzone, niesolone (minimum 2 rodzaje). 8. Dania wegetariańskie i wegańskie należy oznaczyć na czas ich podania. 9. Serwis kawowy będzie serwowany w wydzielonym do tego miejscu w sąsiedztwie sal, w kt&oacute;rych będą się odbywać Spotkania. Posiłki i serwis kawowy powinny być serwowane w pomieszczeniach dostępnych dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. 10. Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji przez Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie 7 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia Spotkania. Zamawiający zatwierdzi menu zaproponowane przez Wykonawcę do 4 dni kalendarzowych przed Spotkaniem. 11. Wykonawca zobowiązuje się, w razie wystąpienia takiej potrzeby, do przygotowania menu uwzględniającego specjalne potrzeby uczestnik&oacute;w dotyczących diety (np. bezglutenowa, dla os&oacute;b chorujących na cukrzycę), kt&oacute;re zostaną mu przedstawione przez Zamawiającego do 7 dni kalendarzowych przed planowanym Spotkaniem. 12. Wykonawca świadcząc usługę wyżywienia, zobowiązany jest do: a) świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produkt&oacute;w spełniających normy jakości produkt&oacute;w spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepis&oacute;w prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykuł&oacute;w spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z p&oacute;źn. zm.), b) świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produkt&oacute;w żywnościowych, c) przygotowywania potraw z surowc&oacute;w wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych, d) serwowania jedzenia i napoi w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. 13. Wykonawca zapewni niezbędną obsługę podczas podawania posiłk&oacute;w oraz serwisu kawowego. 14. Obiekt powinien posiadać co najmniej 3 sale szkoleniowe: jedna sala, kt&oacute;ra pomieści minimum 30 os&oacute;b, (w ustawieniu krzeseł w okręgu), druga i trzecia sala dla około 10 os&oacute;b każda. Wyposażenie sali do 30 os&oacute;b powinno umożliwiać pracę w grupach, a także pozwalać na swobodne ustawienie 4-5 stoł&oacute;w i krzeseł &ndash; w zależności od potrzeb. 15. W obiekcie będzie zapewniona przestrzeń wsp&oacute;lna z dostępem do światła dziennego, kt&oacute;ra będzie udostępniona w czasie wydarzenia i po kolacji, żeby uczestnicy mogli spędzić razem czas i sieciować się po zajęciach. Przestrzeń powinna zapewniać udogodnienia (np. komplety wypoczynkowe, pufy) i atrakcje urozmaicające wsp&oacute;lne spędzanie czasu poza godzinami zajęć (np. gry planszowe, kręgle, kominek) umożliwiające spędzanie razem czasu przez większą liczbę os&oacute;b. 16. Każda sala szkoleniowa będzie mieć dostęp do elektryczności (gniazda i przedłużacze), wifi, okien otwieranych oraz światła dziennego i być wyposażona w stoły, krzesła, tablicę flipchart wraz z papierem lub tablicę suchościeralną, flamastry do flipcharta/tablicy. Sala dla minimum 30 os&oacute;b wyposażona będzie w rzutnik multimedialny z ekranem. 17. Sale muszą być dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową. Dojście do sal musi zapewniać dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.) bez konieczności pomocy osoby trzeciej. Wymagana jest dostępność toalety na tym samym poziomie (piętrze) lub innym, do kt&oacute;rego będzie zapewnione dotarcie za pomocą windy/podjazdu. 18. Wykonawca zapewni osobę do obsługi technicznej podczas Spotkania (np. podłączenia rzutnika). 19. Podczas trwania Spotkania w obiekcie nie powinny odbywać się inne wydarzenia, kt&oacute;re mogą zakł&oacute;cić przeprowadzenie Spotkania przez Zamawiającego, takie jak: wesela, imprezy integracyjne itp. lub Zamawiający otrzyma informację o innym wydarzeniu w dniu uzgadniania terminu realizacji. 20. Obiekt musi świadczyć usługi całorocznie. 21. W trakcie realizacji zam&oacute;wienia w obiektach nie mogą być prowadzone żadne nieuzgodnione wcześniej z Zamawiającym remonty lub podobne prace, z wyłączeniem zdarzeń losowych i awarii, kt&oacute;re wymagają natychmiastowego usunięcia. 22. Miejsca zakwaterowania (nocleg&oacute;w) wszystkich uczestnik&oacute;w, serwowania posiłk&oacute;w i sale na Spotkania muszą znajdować się w tym samym obiekcie. 23. Zamawiający będzie finansował wyłącznie faktycznie zrealizowane usługi. Wykonawca za wykonanie usługi otrzyma wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestnik&oacute;w Spotkania. W przypadku zwiększenia bądź zmniejszenia zam&oacute;wienia, ceny jednostkowe nie będą większe niż te wskazane przez Wykonawcę w ofercie. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
1) AS: aspekt społeczny i środowiskowy &ndash; 15% (max. 15 pkt)
2) AD: Atrakcyjność i dostępność przestrzeni wsp&oacute;lnych &ndash; 15% (max. 15 pkt)
3) L: lokalizacja, odległość od dr&oacute;g o dużym natężeniu ruchu &ndash; 10% (max 10 pkt)
4) CP: cena brutto usługi: pobyt &ndash; 50% (max 50 pkt)
5) CS: cena brutto usługi &ndash; wynajem sal &ndash; 10% (max 10 pkt)
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Dopuszcza się zmianę istotnych warunk&oacute;w Umowy w przypadku: a) zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy; b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, c) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy, e) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy, d) zmiany dotyczącej realizacji dodatkowych usług, nieobjętych zam&oacute;wieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: i) zmiana Wykonawcy nie może zostać dokonana z powod&oacute;w ekonomicznych lub technicznych, w szczeg&oacute;lności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zam&oacute;wionych w ramach zam&oacute;wienia podstawowego, ii) zmiana Wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie koszt&oacute;w dla Zamawiającego, iii) wartość zmian nie przekracza 50% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie, e) zmiana nie prowadzi do zmiany og&oacute;lnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: i) konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, kt&oacute;rych Zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć, ii) wartość zmian nie przekracza 50% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie, f) Wykonawcę, kt&oacute;remu Zamawiający udzielił zam&oacute;wienia, ma zastąpić nowy Wykonawca: i) w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki Wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub ii) w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań Wykonawcy względem jego podwykonawc&oacute;w &ndash; w przypadku zmiany podwykonawcy, Zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunk&oacute;w realizacji zam&oacute;wienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, iii) zmiana nie prowadzi do zmiany og&oacute;lnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 382 000 EUR w przypadku rob&oacute;t budowlanych, a 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zam&oacute;wień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zam&oacute;wień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie. 2. Zmiana Umowy może zostać zainicjowana zar&oacute;wno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez Strony negocjacji i ustaleń. 3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Zmiana Umowy może nastąpić r&oacute;wnież w innych przypadkach określonych w &bdquo;Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021 &ndash; 2027&rdquo; Wersja obowiązująca od 25.11.2022 r
</div>