Zapewnienie sal i wyżywienia

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie sal i wyżywienia
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Poznań
Data publikacji	2025-03-27
Data składania ofert	03/04/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 553200009 Usługi podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Numer przetargu	6150136

<div>
<h1>Zapewnienie sal i wyżywienia dla uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1939370">20250327_zapytanie ofertowe</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1939373">20250327_zał. nr 2 oświadczenia</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1939375">20250327_zał. nr 1 formularz ofertowy</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zapewnienie sal i wyżywienia</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem niniejszego postępowania jest usługa zapewnienia przez Wykonawcę: 1. wyżywienia, 2. sal na warsztaty Projekt realizowany jest na terenie CAŁEGO WOJEW&Oacute;DZTWA WIELKOPOLSKIEGO. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia sali i wyżywienia dla uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w dotyczących budowania modelu polityki r&oacute;wnych szans. Proces budowania modelu r&oacute;wności szans będzie realizowany w okresie od 7 kwietnia do 31 lipca 2025 r. W ramach budowania modelu zaplanowano organizację 5 warsztat&oacute;w: 1. Warsztat 1 (W1) odbędzie się w dniu 08.04.2025 r., w kt&oacute;rym udział weźmie 40 os&oacute;b. 2. Warsztat 2 (W2), warsztat 3 (W3), warsztat 4 (W4) &ndash; Zamawiający wskaże terminy realizacji warsztat&oacute;w na 7 dni przed planowanym terminem. 3. Warsztat 5 (W5) planowane terminy realizacji opisane są w szczeg&oacute;łach dotyczących organizacji warsztat&oacute;w. Zamawiający potwierdzi Wykonawcę na 7 dni przed planowanym terminem warsztatu. 4. Warsztat 6 (W6) zrealizowany zostanie 26 czerwca 2025 r., w kt&oacute;rym weźmie udział 40 os&oacute;b. Zamawiający wymaga, aby sale wraz z budynkiem (piętrem), na kt&oacute;rym będą odbywały się warsztaty były dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Dostępność pomieszczeń powinna zostać zapewniona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, w szczeg&oacute;lności załącznikiem nr 2 standardami dostępności. Zamawiający zastrzega sobie weryfikację dostępności ww. pomieszczeń na etapie oceny ofert. Szczeg&oacute;ły dotyczące organizacji warsztatu 1 (W1): 1. Czas trwania: 1 dzień x 8 h 2. Liczba uczestnik&oacute;w: 40 os&oacute;b 3. Liczba godzin zapewnienia sali: 1 dzień x 8 h, łącznie 8 h wynajmu 4. Miejsce realizacji: Poznań 5. Liczba wyżywienia: 40 sztuk. SALA Sala warsztatowa, powinna zawierać:  odpowiednią liczbę stoł&oacute;w mobilnych i krzeseł z miękkimi obiciami z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia (w tym ustawienie stoł&oacute;w w podkowę) dla średnio 20 uczestnik&oacute;w i trenera,  sala musi być ogrzewana, cicha, niedzielona, klimatyzowana/posiadająca system wentylacji, wyposażona w niezbędny sprzęt: projektor multimedialny z ekranem lub tablicę, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego (sieć wi-fi),  sala powinna posiadać okna z naświetleniem naturalnym i dodatkowo oświetlenie sztuczne g&oacute;rne, powinna istnieć możliwość zaciemnienia pomieszczenia dla zapewnienia komfortu pracy trenerowi oraz uczestnikom,  powierzchnia sali nie powinna być mniejsza niż 40 m2 i nie większa niż 70 m2. Sala nie może być zlokalizowana w piwnicy lub suterenie, ani na poddaszu, dodatkowo sala musi spełniać warunki umożliwiające przeprowadzenie dynamicznych części warsztatu (praca w grupach, przy użyciu rekwizyt&oacute;w),  stanowiska nie mogą być ustawione w bezpośredniej bliskości klimatyzatora (lub innego urządzenia chłodzącego) ani rzutnika,  Wykonawca zapewni możliwość wygodnego powieszenia okrycia wierzchniego przez uczestnik&oacute;w w sali bądź pomieszczeniu odpowiednio zabezpieczonym, w tym przed dostępem os&oacute;b trzecich,  Budynek, w kt&oacute;rym jest sala musi być dostępny dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami w tym wyposażone w odpowiednie podjazdy, windy, zapewnienie szatni lub wieszak&oacute;w na kurtki,  zaplecze higieniczno-sanitarne będzie znajdowało się w bezpośredniej bliskości sali (na tej samej kondygnacji),  zapewniona zostanie toaleta dostępna dla os&oacute;b z niepełnosprawnością, a także oddzielna męska i damska.  Wykonawca zapewni r&oacute;wnież dostęp do oddzielnego, zamykanego na klucz pomieszczenia (np. biuro, kantorek lub magazyn), w kt&oacute;rym Zamawiający będzie m&oacute;gł przechowywać materiały i informacyjno-promocyjne projektu w okresach pomiędzy warsztatami,  ze względu na konieczność przygotowania sali do warsztat&oacute;w Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość dostępu do sali na 2 godziny przed i po warsztacie (warsztat będzie odbywać się w godzinach 09:00-16:00, w&oacute;wczas sala musi zostać udostępniona od godziny 07:00 do 18:00),  Wykonawca zapewni możliwość oznakowania miejsca realizacji warsztatu odpowiednią tabliczką zawierającą informację o wsp&oacute;łfinansowaniu projektu ze środk&oacute;w Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego.  Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w oraz trenera na terenie obiektu.  Lokalizacja:  obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Gł&oacute;wnego PKP w Poznaniu, mierzonej według najkr&oacute;tszej trasy drogowej wyznaczonej na mapach Google. Odległość ta będzie weryfikowana poprzez wprowadzenie lokalizacji obiektu oraz Dworca PKP w narzędzie Google Maps, przy założeniu, że trasa jest przejezdna zgodnie z normalnym ruchem drogowym i/lub,  obiekt musi mieć dogodny dojazd komunikacją publiczną z Dworca Gł&oacute;wnego PKP, z czasem podr&oacute;ży nieprzekraczającym 20 minut. Czas ten będzie weryfikowany przy użyciu strony ztm.poznan.pl. WAŻNE: Sale warsztatowe powinny być zadbane i czyste. Wizualna strona powinna być zbliżona do sal, kt&oacute;re oferują obiekty 3 gwiazdkowe i centra konferencyjno-szkoleniowe. Zamawiający zastrzega, aby przed dokonaniem rezerwacji sali szkoleniowej Wykonawca przedłożył szczeg&oacute;łowe informacje nt. standardu sal, np. w postaci zdjęć. WYŻYWIENIE Wyżywienie dla każdego z uczestnik&oacute;w obejmuje: a. całodniowy serwis kawowy odpowiadający następującym kryteriom, przy czym kryteria liczone są dla jednego uczestnika szkolenia i na jeden dzień warsztatu:  skład: gorąca kawa i herbata serwowane w termosach lub z ekspresu, woda i naturalne soki podane w szklanych dzbankach oraz ciastka i owoce,  kawa i herbata muszą być przygotowane w ilości minimum 450 ml na osobę,  ciasta i owoce muszą być przygotowane w ilości minimum 250g na osobę,  do kawy i herbaty muszą być podane cukier, cytryna i śmietanka/mleko,  woda i naturalne soki muszą być przygotowane w ilości minimum 450 ml na osobę,  jest dostępy na 30 minut przed rozpoczęciem warsztat&oacute;w, przez cały dzień, aż do ich zakończenia. Serwis kawowy musi być zorganizowany w pobliżu sali (w&oacute;wczas odpowiednio oznakowany i zabezpieczony, do dyspozycji wyłącznie grupy szkoleniowej), w kt&oacute;rej będzie odbywało się szkolenie lub bezpośrednio w sali. b. obiady dwudaniowy (zupa, danie gł&oacute;wne) odpowiadające następującym kryteriom:  zupa, porcja o wielkości min. 350 ml na osobę,  produkty białkowe, najlepiej pochodzenia zwierzęcego (mięso lub ryba) o masie minimum 150g na osobę,  dodatki w postaci: ziemniak&oacute;w, kaszy, ryżu lub makaronu o masie minimum 200g na osobę,  dodatki warzywne: sur&oacute;wka lub warzywa gotowane o masie minimum 100g na osobę,  nap&oacute;j: woda minimum 250 ml. W przypadku obecności na warsztatach os&oacute;b o specjalnych wymogach żywieniowych (wegetarianizm, alergie pokarmowe), Wykonawca zapewni odpowiedni dla nich posiłek. Obiad dwudaniowy obejmuje przygotowanie posiłk&oacute;w porcjowanych, a przed warsztatem Wykonawca prześle Zamawiającemu propozycję 3 r&oacute;żnych menu do wyboru, spośr&oacute;d kt&oacute;rych, Zamawiający wybierze jedną propozycję w terminie do 2 dni kalendarzowych przed dniem warsztatu. Ponadto, Wykonawca odpowiadał będzie za obsługę, rozstawienie oraz bieżącą wymianę naczyń oraz dbał będzie o estetykę miejsca podawanych posiłk&oacute;w. Obiad dwudaniowy wydawany będzie w oddzielnym pomieszczeniu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wydawania posiłk&oacute;w na naczyniach jednorazowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośr&oacute;d propozycji przedstawianych przez wybranego Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do:  Świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produkt&oacute;w spełniających normy jakości produkt&oacute;w spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepis&oacute;w prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykuł&oacute;w spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z p&oacute;źn. zm.),  Świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produkt&oacute;w żywnościowych,  Przygotowywania potraw z surowc&oacute;w wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych,  Jedzenie i napoje powinny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. W przypadku wydarzeń, podczas kt&oacute;rych nie będzie możliwe użycie naczyń wielorazowych, jedzenie i napoje powinny być serwowane w jednorazowych naczyniach przyjaznych dla środowiska,  Wykonawca zapewni niezbędne do wykonania usługi wyposażenie (w szczeg&oacute;lności: urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, obrusy, naczynia, sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby Uczestnik&oacute;w/Uczestniczek warsztat&oacute;w  Zamawiający zastrzega, że w ramach zamawianej usługi zmianie może ulec liczba uczestnik&oacute;w - o max. 5 os&oacute;b (w d&oacute;ł lub w g&oacute;rę). Ostateczna liczba uczestnik&oacute;w będzie potwierdzana przez Zamawiającego na max. 2 dni przed planowanym terminem wydarzenia,  Zamawiający zastrzega sobie prawo ingerowania w przebieg realizacji zam&oacute;wienia na każdym jego etapie i zgłaszania zastrzeżeń oraz sugestii, do stosowania kt&oacute;rych Wykonawca jest zobowiązany.  Zamawiający zastrzega sobie prawo rozliczenia z Wykonawcą za faktyczną liczbę wydanych posiłk&oacute;w zgodnie z listą obecności podpisaną przez uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w. PEŁEN OPIS PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA ZNAJDUJE SIĘ W FORMULARZU OFERTOWYM
Okres gwarancji: nie dotyczy
<h2>Kryteria oceny</h2>
An = Cmin / Cr * 100 * 60% Cmin &ndash; cena minimalna w zbiorze spośr&oacute;d ofert niepodlegających odrzuceniu Cr &ndash; cena oferty rozpatrywanej An &ndash; liczba punkt&oacute;w przyznana ofercie
Liczba punkt&oacute;w = ( Emin/Cof ) * 100 * 40 gdzie: - Emin - najmniejsza liczba dni kalendarzowych (pełne dni) przed szkoleniem, w kt&oacute;rej dopuszcza się zmianę terminu jego realizacji (nie dłuższa niż 7 dni kalendarzowych) - Cof - liczba dni w ofercie
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy. W szczeg&oacute;lności postanowienia umowy mogą ulec zmianie w następującym zakresie oraz na następujących warunkach: a) ograniczenie zakresu rzeczowego i zmianę wynagrodzenia maksymalnie o 50% w sytuacji gdy wykonanie określonych usług będzie zbędne do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy lub w sytuacji gdy Wojew&oacute;dzki Urząd Pracy nie zatwierdzi wprowadzonych zmian do projektu w zakresie organizacji warsztat&oacute;w. b) zmiana wynagrodzenia w związku ze zmianą opisu przedmiotu zam&oacute;wienia, w szczeg&oacute;lności z powodu braku rozwiązań projektowych, konieczności usunięcia błęd&oacute;w lub wprowadzenia zmian w dokumentacji projektowej lub technicznej, na podstawie kt&oacute;rej realizowany jest Przedmiot Umowy a) zmiana warunk&oacute;w płatności (poprzez kt&oacute;re rozumie się zmianę częstotliwości płatności lub zmianę zasad wypłaty wynagrodzenia &ndash; bez jego zwiększania), poprzez zmianę przyjętego w Umowie harmonogramu płatności, w szczeg&oacute;lności w sytuacji, w kt&oacute;rej zmianie ulega harmonogram realizacji Umowy lub ze względu na uzasadnioną sytuację finansową wykonawcy konieczna jest zmiana częstotliwości płatności wynagrodzenia lub wprowadzenie płatności częściowych. Jeżeli wykonawca wnioskuje o zmianę warunk&oacute;w płatności, musi udowodnić, iż występują okoliczności uzasadniające zmianę warunk&oacute;w płatności b) wystąpienie siły wyższej pod pojęciem kt&oacute;rej rozumie się wszystkie zdarzenia zewnętrzne i niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia przez stronę lub strony Umowy, a zaistniałe po zawarciu Umowy, w szczeg&oacute;lności takie jak: wojny, działania wojenne, inwazje, terroryzm, rewolucje, powstania, wojny domowe, rozruchy, z wyjątkiem tych, kt&oacute;re są ograniczone wyłącznie do pracownik&oacute;w wykonawcy lub jego podwykonawc&oacute;w lub zamawiającego, zanieczyszczenie i inne podobne niebezpieczne skutki spowodowane przez substancje toksyczne, z wyjątkiem tych, kt&oacute;re mogą być przypisane użyciu przez wykonawcę, działania sił przyrody, w tym huragany lub powodzie, a kt&oacute;rym Strona Umowy nie mogła zapobiec, stan nadzwyczajny (np. stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy). Zamawiający dopuszcza zmianę terminu zakończenia realizacji Przedmiotu umowy, poprzez przedłużenie o okres takiego op&oacute;źnienia c) zmiana wykonawcy realizacji zam&oacute;wienia publicznego w przypadku, gdy wykonawca z kt&oacute;rym została zawarta Umowa wykaże i wyjaśni, że nie jest w stanie zrealizować zam&oacute;wienia zgodnie z umową. Umowa może być wtedy zawarta z innym wykonawcą na tych samych warunkach. Nowy wykonawca musi wykazać spełnienie warunk&oacute;w udziału w postępowaniu oraz kryteri&oacute;w oceny ofert określonych w dokumentach zam&oacute;wienia w zakresie nie mniejszym niż dotychczasowy wykonawca. Nowy wykonawca musi także wykazać brak podstaw do wykluczenia w zakresie określonym w dokumentach zam&oacute;wienia. Nowy wykonawca odpowiada solidarnie z dotychczasowym wykonawcą za zakres umowy dotychczas zrealizowany 2. Zamawiający przewiduje następujące postanowienia dotyczące działania &bdquo;Siły wyższej: a) Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyżej. Przez siłę wyższą strony rozumieją zdarzenie o charakterze przypadkowym lub naturalnym, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia, w szczeg&oacute;lności zdarzenia takie jak pożar, pow&oacute;dź, atak terrorystyczny, klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, w tym pandemia COVID-19 b) Strona, kt&oacute;ra nie może prawidłowo wykonywać umowy wskutek działania siły wyższej jest obowiązana do bezzwłocznego poinformowania drugiej Strony o niemożliwości prawidłowego wykonywania umowy wskutek działania siły wyższej, pod rygorem utraty uprawnienia do powoływania się na tę okoliczność c) W przypadku wystąpienia siły wyższej termin realizacji Umowy może zostać przedłużony o liczbę dni odpowiadającą okresowi op&oacute;źnienia wywołanego działaniem siły wyższej d) W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony mogą odstąpić od naliczania kar umownych, kt&oacute;rych podstawa naliczania powstała w związku z działaniem siły wyższej
</div>