Dostawa i kompleksowe wdrożenie oprogramowania

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Dostawa i kompleksowe wdrożenie oprogramowania
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2025-03-24
Data składania ofert	31/03/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 722600005 Usługi w zakresie oprogramowania 722680001 Usługi dostawy oprogramowania 722300006 Usługi w zakresie rozbudowy oprogramowania
Numer przetargu	6140839

<div>
 <h1>Przedmiotem zamówienia jest dostawa i kompleksowe wdrożenie specjalistycznego oprogramowania CRM wraz z platformą elektronicznego obiegu dokumentów, które umożliwią obsługę procesów biznesowych Kancelarii BUDZOWSKA FIUTOWSKI I PARTNERZY. RADCOWIE PRAWNI.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1929200">Zapytanie ofertowe nr 02_03_2025</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1929202">Zal1_Formularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1929203">Zal2_Oświadczenie o spełnieniu warunków</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1929205">Zal3_Oświadczenie o braku powiązań</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1929207">Zal4_Obowiązek informacyjny</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Dostawa i kompleksowe wdrożenie oprogramowania</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest dostawa i kompleksowe wdrożenie dedykowanego systemu CRM oraz elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) umożliwiającego obsługę procesów biznesowych Kancelarii BUDZOWSKA FIUTOWSKI I PARTNERZY. RADCOWIE PRAWNI. System ten ma na celu usprawnienie bieżącego funkcjonowania Kancelarii oraz zapewnienie jej możliwości dalszego dynamicznego rozwoju poprzez automatyzację i digitalizację procesów biznesowych, integrację z istniejącymi systemami oraz zapewnienie zgodności z wymaganiami prawnymi i bezpieczeństwa danych. 
W ramach zamówienia uwzględniono zakup podstawowej wersji oprogramowania (tzw. silnika) oraz potrzebnych modułów i komponentów dodatkowych wraz z wykonaniem prac programistycznych związanych z jego dostosowaniem do specyficznych potrzeb kancelarii BUDZOWSKA FIUTOWSKI I PARTNERZY. RADCOWIE PRAWNI. Oprogramowanie powinno bazować na gotowym rozwiązaniu, które zostanie rozbudowane o dodatkowe funkcjonalności wymagane przez Zamawiającego. 
Realizacja zamówienia obejmuje poniżej wskazane etapy: 
1) Analizę przedwdrożeniową – obejmującą warsztaty w siedzibie Zamawiającego, przygotowanie wstępnej dokumentacji przez Wykonawcę oraz dwukrotne opiniowanie raportu z przeprowadzonej analizy przez Zamawiającego celem szczegółowego doprecyzowania wymagań. 
2) Instalację podstawowej wersji oprogramowania CRM i EOD - obejmujące dostawę i instalację oprogramowania na serwerze Zamawiającego wraz ze wsparciem w konfiguracji kopii zapasowych oraz urządzeń druk skan. 
3) Personalizacja oprogramowania pod wymagania użytkownika – w ramach, którego przewidziane jest: 
• Dostosowanie modułów i funkcjonalności do specyficznych potrzeb kancelarii; 
• Wdrożenie dedykowanych modułów wspierających procesy administracyjne, księgowe i prawne; 
• Konfiguracja zabezpieczeń oraz dostępu użytkowników; 
• Personalizacja interfejsu, uzupełnienie słowników, dostosowanie nazewnictwa; 
• Proces obsługi korespondencji przychodzącej w oparciu o matryce automatyzujące wybór odbiorcy pisma na podstawie typu lub kontrahenta; 
• Proces obsługi i przygotowania korespondencji wychodzącej; 
• Integracja z E-Nadawcą Poczty Polskiej; 
• Dedykowana karta atrybutów kontrahenta wynikająca ze specyfiki branży; 
• Agregowanie informacji o formie rozliczenia klienta; 
• Ewidencja i prowadzenie Spraw; 
• Mechanizm logowania czasu pracy z dedykowanego zbiorczego widoku, a także manualnie pod konkretnymi projektami i zadaniami; 
• Matryca akceptacji i modyfikacji logowanego czasu pracy; 
• Zbiorczy kalendarz kancelarii oraz terminów w formie graficznej; 
• Kalendarz terminów danego prawnika w formie graficznej; 
• Dekretacja i powiązanie faktur kosztowych ze Sprawami; 
• Raport rentowności Spraw i całej kancelarii (ujęcie kosztów wynikających z czasu pracy oraz faktur w zestawieniu z przychodami); 
• Eksport faktur kosztowych do systemu księgowego (plikowo lub bazodanowo); 
• Obsługa automatyzacji generowania faktur przychodowych w kontekście czasu logowanego w ramach danego projektu; 
• Integracja z KSeF - Krajowym Systemem e-Faktur w zakresie importu faktur kosztowych i eksportu faktur przychodowych; 
• Implementacja wydruku faktury przychodowej w języku polskim oraz angielskim; 
• Automatyczne generowanie załącznika do faktury w formacie .PDF z opcją wcześniejszego wprowadzenia zmian; 
• Powiązanie faktury przychodowej ze Sprawą; 
• Jednorazowy import danych (spraw, kontrahentów) na podstawie danych z aktualnie używanego oprogramowania (dostarczenie danych w formacie bazodanowym, CSV lub XML po stronie Zamawiającego); 
• Raport zbiorczego zestawienia faktur przychodowych; 
• Raport zestawienia czasu pracy per klient, sprawa, prawnik; 
• Proces rejestracji i obsługi zgłoszeń w Dziale Medycznym; 
• Cykliczne statusy projektu na etapie wdrażania oprogramowania. 
4) Szkolenie i asysta wdrożeniowa: 
W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia szkolenia dla użytkowników w siedzibie Zamawiającego oraz zapewnienia zdalnej asysty wdrożeniowej tj.: 
• Co najmniej 8h szkolenia użytkowników w siedzibie Zamawiającego; 
• Co najmniej 30h zdalnej asysty wdrożeniowej świadczonej na etapie testów oprogramowania przez Zamawiającego. 
 
 
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiono w ramach załącznika Zapytanie ofertowe nr 02_03_2025. Oferent składając ofertę potwierdza, że złożona oferta spełnia określone w zapytaniu ofertowym wymagania.

Okres gwarancji: co najmniej 12 miesięcy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto przedmiotu zamówienia (KC) 
Punkty będą przyznawane według następującej formuły: 
 
(cena brutto najtańszej spośród złożonych ofert )/(cena brutto rozpatrywanej oferty) x 100 x 60% =KC 
 
KC – liczba punktów oferty rozpatrywanej.
 Dostęp do aktualizacji w ramach zaoferowanej ceny (KA) – max. 30 pkt. 
Okres, przez który Oferent zobowiązuje się zapewniać aktualizacje oprogramowania w ramach podanej ceny, licząc od dnia odbioru końcowego zamówienia bez zastrzeżeń. 
Szczegółowy opis znajduje się w zał. Zapytanie ofertowe.
 Okres gwarancji liczony od dnia podpisania bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wad w przedmiocie zamówienia, które ujawnią się w okresie gwarancji. 
•	2 lata (24 miesiące) – 10 pkt. 
•	1 rok (12 miesięcy) – 0 pkt.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany umowy zawartej z wybranym w toku postępowania Wykonawcą, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: 
1) Zamawiający przewiduje zmianę terminu realizacji zamówienia w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: 
a) wystąpienia siły wyższej, uniemożliwiającej terminowe wykonanie przedmiotu Umowy, przy czym Wykonawca zobowiązany jest do udowodnienia wystąpienia takiej siły wyższej oraz wskazania wpływu, jaki to zdarzenie miało na przebieg realizacji zamówienia; 
b) zaistnienia innych nadzwyczajnych okoliczności niż siła wyższa, uniemożliwiających terminowe wykonanie przedmiotu Umowy, których Strony, przy dochowaniu należytej staranności, nie przewidziały przy zawarciu Umowy i nie są przez nich zawinione; 
c) w przypadku nieprzekazania lub nieterminowego przekazania Wykonawcy materiałów, danych wejściowych i dokumentów w terminach określonych w umowie lub innych opóźnień po stronie Zamawiającego pod warunkiem, że zmiana terminu wynika z okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć na etapie prowadzenia postępowania, działając z należytą starannością; 
d) w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w przedmiocie Umowy na skutek okoliczności, których Zamawiający lub Wykonawca nie mogli, działając z należytą starannością przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, w szczególności grożących rażącą stratą, niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem przedmiotu Umowy, przy czym zmiany te nie prowadzą do zmiany charakteru Umowy; 
e) Wydłużenia postępowań w sprawie wydawania decyzji administracyjnych związanych z przedmiotem umowy, o ile nie zostało to spowodowane z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 
f) W przypadku gdy zachodzić będzie konieczność wykonania zamówień nieobjętych Umową, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej do przewidzenia, a wykonanie zamówień objętych Umową będzie uzależnione od uprzedniego wykonania zamówień nieobjętych Umową. 
 
2) Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w Umowie lub rezygnacji przez Zamawiającego z realizacji części przedmiotu Umowy w przypadku: 
a) wystąpienia siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu Umowy, przy czym Wykonawca zobowiązany jest do udowodnienia wystąpienia takiej siły wyższej oraz wskazania wpływu, jakie zdarzenie miało na przebieg realizacji zamówienia; 
b) zaistnienia innych nadzwyczajnych okoliczności niż siła wyższa, w szczególności grożących rażącą stratą, niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem przedmiotu Umowy, których Strony, przy dochowaniu należytej staranności, nie przewidziały przy zawarciu Umowy i nie są przez nich zawinione; 
c) w każdym przypadku, gdy przedmiot umowy może zostać osiągnięty w inny niż wskazany w umowie sposób, przy czym zmiana sposobu realizacji umowy jest racjonalna finansowo i rzetelnie uzasadniona, np. w przypadku możliwości modyfikacji parametrów technicznych przedmiotu umowy, której efektem nie będzie pogorszenie jakości przedmiotu dostawy (przedmiot dostawy nie będzie gorszy niż założony pierwotnie w umowie); 
d) zaistnienia okoliczności (zjawisk makroekonomicznych) niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia Umowy i niezależnych od Stron, takich jak: gwałtowna dekoniunktura, ograniczenie dostępności materiałów, istotny wzrost cen materiałów, gwałtowna inflacja, istotny spadek cen, które będą wymagały waloryzacji wynagrodzenia. (podwyższenia bądź obniżenia wynagrodzenia wykonawcy). W przypadku waloryzacji wynagrodzenia, wzrost/spadek ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie może przekraczać 50% wartości pierwotnej umowy. 
e) otrzymania decyzji od właściwej Instytucji udzielającej dofinansowania na realizowanie przedmiotu zamówienia, zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe wymogi; 
f) zmiany w obowiązujących przepisach prawa, mającej wpływ na przedmiot i warunki umowy oraz zmiana sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy i/lub Zamawiającego skutkująca niemożliwością realizacji przedmiotu umowy. 
g) Wprowadzona zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w Umowie. 
 
3) Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia istotnych zmian do umowy na zasadach przewidzianych w pkt 4 lit. b) – e) rozdziału 3.2.4 Umowa w sprawie zamówienia Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, w tym Zamawiający dopuszcza zlecenie Wykonawcy dodatkowych zamówień (lit. b), przy czym po łącznym spełnieniu poniżej wskazanych warunków: 
o zamówienia dodatkowe są niezbędne dla prawidłowego wykonania podstawowego zadania; 
o wykonanie zamówień dodatkowych stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej do przewidzenia przed zawarciem Umowy przez strony; 
o realizacja zamówień dodatkowych przed ich wykonaniem, zostanie w formie pisemnej zaakceptowana przez obie strony; 
o zmiana Wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego; 
o zmiana Wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla Zamawiającego; 
o wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 
 
Szczegółowe warunki dokonywania zmian opisano w załączniku Zapytanie ofertowe nr 02_03_2025.
 </div>