Organizacja i przeprowadzenie pikniku

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja i przeprowadzenie pikniku
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Włoszczowa
Data publikacji	2025-03-17
Data składania ofert	25/03/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553200009 Usługi podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6124396

<div>
 <h1>Część 1 Organizacja i przeprowadzenie pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego
Część 2 Organizacja i zapewnienie placu zabaw na pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego
Część 3 Organizacja i zapewnienie punktów małej gastronomii na pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego

na potrzeby projektu pn. „PODZIEL SIĘ DOMEM” który jest realizowany w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytetu 9. Usługi społeczne i zdrowotne, Działanie 09.05 Wsparcie rodzin oraz pieczy zastępczej</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910851">Zaproszenie do złożenia oferty cenowej</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910857">Załącznik Nr 1 - formularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910860">Załącznik Nr 2 - projekt umowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910862">Załącznik Nr 3 - wykaz osób</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1910865">Załącznik Nr 4 - doświadczenie osób</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja i przeprowadzenie pikniku </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część 1 Organizacja i przeprowadzenie pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego 
Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i przeprowadzenie pikniku dla około 300 osób w dniu 25 maja 2025 r. w godzinach: 14.00 – 19.00. 
Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: 
- teren przy Powiatowym Centrum Kulturalno – Rekreacyjnym we Włoszczowie, ul. Koniecpolska 42 
w sytuacji dobrych warunków pogodowych 
albo 
- hala Powiatowego Centrum Kulturalno – Rekreacyjnego we Włoszczowie, ul. Koniecpolska 42 w sytuacji złych warunków pogodowych (deszcz, silny wiatr, itp.). 
Zorganizowanie i przeprowadzenie zabaw animacyjnych i edukacyjnych podczas pikniku odbędzie się zgodnie z zaproponowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem. Atrakcje będą adresowane do rodzin z dziećmi w wieku od 2 do 16 lat. 
W związku z powyższym, Wykonawca zapewni: 
1)	Stanowiska animacyjne dla dzieci: min. 4 plastikowych stoliczków dla dzieci, 20 krzesełek dla dzieci, min. 4 parasoli przeciwsłonecznych. Sprzęt powinien być czysty, zadbany, bez żadnych usterek, parasole muszą być stabilne, niezagrażające zdrowiu i życiu uczestników i bezpiecznie przymocowane do podłoża. Na stoliczkach winny znajdować się do dyspozycji dzieci kolorowanki, kredki i flamastry oraz inne akcesoria niezbędne do kolorowania. 
 
2)	Doświadczony zespół animacyjny (min. 10 osób, prowadzących animacje w godz. 14:00 – 19:00), który zorganizuje następujące atrakcje: 
a)	pokaz wielkich baniek mydlanych + wytwornice baniek na statywach 
b)	zabawa taneczna dla dzieci 
c)	zabawy z chustą animacyjną 
d)	3 stanowiska z malowaniem twarzy 
e)	3 stanowiska z zaplataniem włosów (warkoczyków) 
f)	stanowisko ze zmywalnymi tatuażami 
g)	szczudlarza przebranego za klauna 
h)	mini-olimpiada sportowa (zadania sprawnościowe dla dzieci i młodzieży, w 2 kategoriach wiekowych 4-8 lat, 9-15 lat np. wyścigi w workach, hula-hop, skakanka, guma do skakania, rzut do celu, tor przeszkód, itp.) – 2 konkurencje (po 1 dla każdej kategorii wiekowej). Mini – olimpiada odbywać się będzie w trybie ciągłym. Osoby chętne do wzięcia udziału w konkurencjach będą miały możliwość zgłoszenia się w określonym w regulaminie mini-olimpiady czasie. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i stosowania Regulaminu mini – olimpiady. 
i)	minimum 2 gigantyczne gry planszowe i plenerowe, np. mega szachy, chińczyk gigant, kręgle, klocki, itp. 
Wykonawca zapewni nagrody za 3 pierwsze miejsca w poszczególnych kategoriach wiekowych i konkurencjach, tj.: 
I kategoria wiekowa – 1 miejsce: Słuchawki nauszne JBL JR310BT czerwony, 2 miejsce: NILS Zestaw Kask Ochronny +Ochraniacze dla dzieci na rolki, rower, deskorolkę; 3 miejsce: Piłka do piłki nożnej dla dzieci od 4 do 8 lat adidas Tiro Match rozmiar 3, 300-330g. 
II kategoria wiekowa - 1 miejsce: Słuchawki nauszne JBL Tune 520BT czarny; 2 miejsce: Głośnik mobilny JBL Go3 Niebiesko – różowy, 3 miejsce: Piłka do siatkówki dla dzieci od 9 do 15 lat Mikasa V360W rozmiar 5 260-267g. 
 
 
Jeśli w niniejszym zaproszeniu, wskazana jest nazwa handlowa firmy, towaru lub produktu, zamawiający w odniesieniu do wskazanych wprost parametrów, czy danych (technicznych lub jakichkolwiek innych), identyfikujących pośrednio lub bezpośrednio towar bądź produkt dopuszcza rozwiązania równoważne zgodne z danymi technicznymi i parametrami zawartymi w zaproszeniu. Jako rozwiązania równoważne, należy rozumieć rozwiązania charakteryzujące się parametrami nie gorszymi od wymaganych, znajdujących się w zaproszeniu. 
Jeżeli zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym w zaproszeniu, ale nie podaje minimalnych parametrów, które by tę równoważność potwierdzały Wykonawca obowiązany jest zaoferować produkt o właściwościach zbliżonych, nadający się funkcjonalnie do zapotrzebowanego zastosowania. 
Wykonawca przedstawi szczegółowy program animacji do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zapewnia uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych, w tym opłacenie ZAIKS, a także kosztów pokrewnych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa (w tym ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych) materiałów wykorzystywanych przez Wykonawcę podczas trwania całej imprezy. 
W celu dobrej identyfikacji, zespół animacyjny powinien być ubrany w jednolite koszulki (np. z napisem ANIMATOR). Stroje powinny być czyste, schludne, bez logotypów producenta. Zaopatrzenie zespołu animacyjnego w materiały niezbędne do prowadzenia ww. animacji leży po stronie Wykonawcy. 
Wszystkie materiały używane przez zespół animacyjny powinny posiadać atesty bezpieczeństwa. 
Wykonawca zapewni Konferansjera podczas trwania całej imprezy. Osoba ta, korzystając z nagłośnionej przestrzeni scenicznej, będzie informowała uczestników o kolejnych punktach programu i atrakcjach oraz będzie angażowała uczestników pikniku do aktywnego udziału w proponowanych zabawach, które będą się odbywać na terenie pikniku. Konferansjerem może być didżej, o którym mowa poniżej lub jeden z animatorów. 
Wykonawca zapewni didżeja, którego zadaniem będzie zabawianie uczestników pikniku w przerwach wolnych od konkursów, zajęć, prezentacji w godzinach trwania imprezy. Powinna być grana muzyka popularna, rozrywkowa, dostosowana do odbiorców czyli dzieci (bez użycia wulgaryzmów). 
Wykonawca zapewni uczestnikom ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). 
Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich działań związanych z realizacją zamówienia zgodnie z przepisami BHP. 
Wykonawca jest zobowiązany do posiadania ubezpieczenia OC. 
 
W sytuacji złych warunków pogodowych (deszcz, silny wiatr, śnieg itp.) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z: 
minimum 2 gigantycznych gier planszowych i plenerowych, np. mega szachy, chińczyk gigant, kręgle, klocki, itp. 
W takim przypadku wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zmniejszone o wartość w/w atrakcji. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Punkty za kryterium „Cena” zostaną przyznane w skali do 70 punktów i obliczone według wzoru: 
Cena oferty najtańszej 
------------------------------- x 70 = liczba punktów – dotyczy Części 1 
 Cena oferty badanej
 Doświadczenie osób.Punkty za kryterium „Doświadczenie osób” zostaną przyznane w skali punktowej do 20 punktów. Szczegóły pkt. 4.4 Zaproszenia.
 Liczba osób niepełnosprawnych zatrudnionych do realizacji zamówienia 
Punkty za kryterium „Aspekt społeczny - Liczba osób niepełnosprawnych zatrudnionych do realizacji zamówienia” zostaną przyznane w skali punktowej do 10 pkt. Szczegóły pkt. 4.5 Zaproszenia.
 <h3>Organizacja i zapewnienie placu zabaw </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część 2 Organizacja i zapewnienie placu zabaw na pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego 
Zapewnienie w dniu 25 maja 2025 r. w godzinach: 14.00 – 19.00 dmuchanego placu zabaw dla dzieci składającego się z co najmniej: 
1.	dużej zjeżdżalni o wymiarach: długość 11 m, szerokość 6 m, wysokość 9 m; 
2.	zadaszonego suchego basenu z kulkami w wymiarach 5 m x 5 m, wysokość 3 m; 
3.	małej zjeżdżalni dla dzieci w wieku 1-5 lat o wymiarach: 3 m x 5m, wysokość 5 m; 
4.	eurobungee – 4 stanowiskowe. 
Zamawiający dopuszcza tolerancję względem podanych wymiarów +/- 80 cm. 
 
W sytuacji złych warunków pogodowych (deszcz, silny wiatr, śnieg itp.) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z: 
1.	zadaszonego suchego basenu z kulkami; 
2.	eurobungee – 4 stanowiskowe 
W takim przypadku wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zmniejszone o wartość w/w atrakcji. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia. 
Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich działań związanych z realizacją zamówienia zgodnie z przepisami BHP. Do realizacji wyżej wymienionej imprezy Wykonawca winien dysponować odpowiednim sprzętem, odpowiednio wykwalifikowaną kadrą wykonującą starannie i priorytetowo obowiązki związane z obsługą techniczną (minimum 4 osoby do obsługi dmuchanego placu zabaw tj, do każdego stanowiska 1 osoba).

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru: 
Cena oferty najtańszej 
------------------------------- x 90 = liczba punktów 
 Cena oferty badanej 
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
 Liczba osób niepełnosprawnych zatrudnionych do realizacji zamówienia. 
Punkty za kryterium „Aspekt społeczny - Liczba osób niepełnosprawnych zatrudnionych do realizacji zamówienia” zostaną przyznane w skali punktowej do 10 pkt. Szczegóły pkt. 4.5 Zaproszenia.
 <h3>Organizacja i zapewnienie punktów małej gastronomii </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część 3 Organizacja i zapewnienie punktów małej gastronomii na pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego 
 
Zapewnienie bezpłatnego poczęstunku dla uczestników w ramach zorganizowanych punktów małej gastronomii w dniu 25.05.2025 r. w godz. od 14.00 do 19.00 w następujących ilościach oraz formie: 
1.	wata cukrowa – 300 szt. skład: cukier 100%, 
2.	popcorn (min. 30 g.) – 300 szt. skład: kukurydza (85%), olej rzepakowy, sól (1,6%), 
3.	woda mineralna niegazowana 0,5 L – 300 szt., 
4.	kiełbaska wiejska pieczona na grillu (skład: min. 90 % mięsa wieprzowego, osłonka naturalna, waga 50g. - 1 porcja, zawartość i skład potwierdzony etykietą) wraz z dodatkami (keczup, musztarda), oraz pieczywo (1 kromka chleba jasnego albo bułka), podane na papierowym talerzyku wraz ze sztućcami, – 300 porcji każdego produktu.

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian do zawartej umowy w stosunku do treści oferty cenowej, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy w zakresie opisanym we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 2 do zaproszenia do złożenia oferty cenowej.
 </div>