Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Usługi transportowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-02-27
Data składania ofert	07/03/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	604000002 Usługi transportu lotniczego 601800003 Wynajem pojazdów do transportu towarów wraz z kierowcą 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6085454

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 3/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi MIPEL 2026, Mediolan, Włochy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1870326">Zapytanie ofertowe 3 IW PCE z załacznikami</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1870330">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 3 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1870331">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 3 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1870332">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 3 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1870340">Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 3 IW PCE</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi MIPEL 2026, Mediolan, Włochy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Wings Sp. z o.o., NIP 542 326 10 87 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targach MIPEL 2026, Mediolan, Włochy, kt&oacute;re odbędą się w lutym 2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach MIPEL 2026, Mediolan, Włochy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 24m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 24 m2 (+/-2m2); &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (np. opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, opłata za usługi marketingowe, wpis do katalogu targowego, ubezpieczenie, itp.); &bull; montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię. B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy zabudowy: 1. Stoisko w zabudowie gotowej &ndash; wybrana opcja &bdquo;Totally decorated booths&rdquo;; 2. Dodatkowe niezbędne wyposażenie stoiska: &bull; telewizor ze statywem, parametry: telewizor 55" Full HD, kolor czarny, USB, HDMI, pilot, kabel HDMI, przew&oacute;d zasilający, statyw o wysokości 200 cm; &bull; ekspres ciśnieniowy, parametry: ekspres na kawę ziarnistą z funkcją spieniania mleka; &bull; stolik pod ekspres do kawy, wymiary: ok. 70cm długości, ok. 70 cm szerokości, wysokość około 75 cm; materiał: drewniany lub laminowany, stabilny i przystosowany do obciążenia ekspresu do kawy, kolor: biały lub neutralny (business white); &bull; stojak na katalogi A4, materiał: przezroczysty lub srebrny, umożliwiający ekspozycję katalog&oacute;w w formacie A4; wysokość: około 140 cm; &bull; regał, wymiary: ok. długość 90-100 cm, szerokość ok. 50 -60cm, wysokość ok. 140-160 cm; kolor: biały; materiał: metalowy z p&oacute;łkami lub drewniany; rodzaj: regał umiejscowiony będzie na zapleczu w celu przechowywania materiał&oacute;w promocyjnych i akcesori&oacute;w; &bull; wieszak na ubrania: Stabilny stojak do zawieszania odzieży, niezbędny do uzupełnienia wyposażenia stoiska; &bull; kosz na zaplecze: przeznaczony do odpad&oacute;w i zachowania porządku na stoisku; &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: Logo/ grafiki firmy Wings - 3 sztuki; &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach MIPEL 2026, Mediolan, Włochy, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w do godz. 12.00; &bull; transport eksponat&oacute;w w obsłudze door-to-door na trasie: Ż&oacute;łtki-Kolonia (siedziba Wnioskodawcy) &ndash; Mediolan, Włochy (lokalizacja targ&oacute;w MIPEL 2026, Mediolan, Włochy) - Ż&oacute;łtki-Kolonia (siedziba Wnioskodawcy), przy użyciu samochodu dostawczego/ciężarowego; &bull; wymagamy samoch&oacute;d: sol&oacute;wka z windą 6,5 m; &bull; usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w w&oacute;zkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targ&oacute;w; &bull; dostawa eksponat&oacute;w na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w do godz. 12.00; odbi&oacute;r eksponat&oacute;w z targ&oacute;w &ndash; po zakończeniu targ&oacute;w. Załadunek i odbi&oacute;r eksponat&oacute;w &ndash; do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej. D. Zakup usług transportu os&oacute;b: &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla 3 os&oacute;b na trasie Warszawa &ndash; Mediolan &ndash; Warszawa (przelot bezpośredni, bez przesiadki), wylot z Warszawy: 2 dni przed targami i wylot z Mediolanu: dzień po targach; &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. E. Zakup usług hotelarskich &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla 3 os&oacute;b w lutym 2026 r.; 5 nocleg&oacute;w w terminie 2 dni przed targami i 1 dzień po targach; &bull; 3 pokoje 1-osobowe; &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; &bull; hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek; &bull; hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w i lotniska; dojazd na miejsce targ&oacute;w taks&oacute;wką lub komunikacją og&oacute;lno-dostępną max. do 30 minut &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego; &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Włoch (192 euro przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania). 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą Wings Sp. z o.o., NIP 542 326 10 87, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>