Organizacja II spotkania formacyjnego

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja II spotkania formacyjnego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Łódź
Data publikacji	2025-02-25
Data składania ofert	04/03/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 555200001 Usługi dostarczania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6079353

<div>
<h1>Organizacja II spotkania formacyjnego w ramach projektu "SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne" dla maksymalnie 200 uczestnik&oacute;w (w tym: wynajem sali konferencyjnej, sal warsztatowych, zapewnienie wyżywienia i przerw kawowych oraz zapewnienie kolacji i nocleg&oacute;w)</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1864278">Zapytanie ofertowe</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1864280">wz&oacute;r oferty - element A</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1864282">wz&oacute;r oferty - element B</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1864284">zał. 1 - oświadczenie oferenta - wykluczenia</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1864287">zał. 2 - oświadczenie oferenta - sankcje RU</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1864289">wz&oacute;r umowy</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>element A (sale konferencyjne, catering, przerwy kawowe)</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
a) Wynajem sali konferencyjnej i sal do pracy warsztatowej oraz zapewnienie wyżywienia i przerw kawowych podczas dw&oacute;ch (następujących po sobie) dni (element A) ; podczas II spotkania formacyjnego projektu &bdquo;SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne&rdquo; dla maksymalnie 200 uczestnik&oacute;w spotkania. Termin: 2-3.04.2025r. lub 3-4.04.2025r. lub 7-8.04.2025r. lub 8-9.04.2025r. lub 9-10.04.2025r. lub 10-11.04.2025r. Miasto: Ł&oacute;dź (woj. ł&oacute;dzkie) Opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia (element A): 1. Zapewniony przez Wykonawcę obiekt musi być usytuowany w Łodzi w odległości maksymalnej 6 km od Dworca kolejowego &bdquo;Ł&oacute;dź Fabryczna&rdquo; &ndash; odległość mierzona według Google Maps (opcja &bdquo;droga najkr&oacute;tsza&rdquo;), w miejscu zapewniającym możliwość swobodnego dojazdu transportem publicznym. 2. Obiekt musi spełniać kryterium dostępności, zgodnie z &bdquo;Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027&rdquo;, m.in. w zakresie dostosowania do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami (w tym os&oacute;b poruszających się na w&oacute;zkach inwalidzkich). 3. Podczas obu dni spotkania Wykonawca zapewni jedną salę konferencyjną do wyłącznej dyspozycji uczestnik&oacute;w spotkania oraz 2 dodatkowe sale do pracy warsztatowej 4. Sala konferencyjna powinna mieścić swobodnie 200 uczestnik&oacute;w w ustawieniu &bdquo;teatralnym&rdquo;. 5. Sale warsztatowe powinny mieścić swobodnie po 65 uczestnik&oacute;w w ustawieniu &bdquo;wyspowym&rdquo; (6 wysp po 11-12 os&oacute;b każda). 6. Sala konferencyjna zostanie udostępniona Zamawiającemu pierwszego dnia spotkania w godzinach 9:00 &ndash; 18:00 oraz drugiego dnia w godzinach 8:00-15:00 7. Sale warsztatowe zostaną udostępnione Zamawiającemu pierwszego dnia spotkania w godzinach 14:00 &ndash; 18:00. Oraz drugiego dnia w godzinach 8:00-15:00 8. Sala konferencyjna musi spełniać wymagania BHP i p. poż., być dostosowana do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami oraz być wyposażona w: a. podest z m&oacute;wnicą, b. krzesła z możliwością aranżacji ustawienia, c. sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, mikrofony, pilot do zmiany slajd&oacute;w, nagłośnienie, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych, d. klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestnik&oacute;w spotkania, e. dostęp do bezprzewodowego internetu, f. dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami, g. zaplecze sanitarne. 9. Sale do pracy warsztatowej muszą spełniać wymagania BHP i p. poż., być dostosowane do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami oraz być wyposażone w: a. krzesła i stoły z możliwością aranżacji ustawienia, b. sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, mikrofony, pilot do zmiany slajd&oacute;w, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych, c. klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestnik&oacute;w spotkania, d. dostęp do bezprzewodowego internetu, e. dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami, f. zaplecze sanitarne. 10. Wykonawca zapewni przestrzeń do serwowania ciągłych przerw kawowych oraz dw&oacute;ch posiłk&oacute;w w formie bufetu (obiad) podczas obu dni spotkania 11. Sala konferencyjna i sale warsztatowe, a także pomieszczenia, w kt&oacute;rych będą serwowane posiłki i przerwy kawowe muszą znajdować się w tym samym budynku. 12. Przestrzeń do serwowania przerw kawowych musi znajdować się poza salą konferencyjną, w jej bezpośrednim sąsiedztwie i być zapewniona na wyłączność uczestnik&oacute;w spotkania. 13. Wykonawca zapewni wyodrębnioną przestrzeń do przechowywania bagażu podczas obu dni spotkania. 14. Wykonawca wskaże oferowany termin realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia. Możliwe jest zaoferowanie więcej niż jednego, dwudniowego terminu realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia, spośr&oacute;d termin&oacute;w określonych przez Zamawiającego w punkcie 2.3 zapytania ofertowego. 15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru terminu realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia spośr&oacute;d termin&oacute;w zaoferowanych przez Wykonawcę. B. Szczeg&oacute;łowe wymagania Zamawiającego dotyczące wyżywienia i przerw kawowych podczas dw&oacute;ch (następujących po sobie) dni spotkania. 1. Wykonawca zapewni wyżywienie dla maksymalnie 200 uczestnik&oacute;w spotkania - tj. przerwy kawowe ciągłe oraz dwa obiady w formie bufetu podczas obu dni spotkania z uwzględnieniem posiłk&oacute;w wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłk&oacute;w dla os&oacute;b, kt&oacute;re zgłoszą inne szczeg&oacute;lne potrzeby żywieniowe. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłk&oacute;w, wraz z określeniem ich ilości, najp&oacute;źniej na 3 dni robocze przed terminem spotkania. Szczeg&oacute;łowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontakt&oacute;w roboczych. 2. Usługa zostanie zrealizowana w miejscu, w kt&oacute;rym odbędzie się spotkanie. 3. Informacja nt. ostatecznej liczby uczestnik&oacute;w spotkania zostanie przekazana do Wykonawcy najp&oacute;źniej na 3 dni robocze przed terminem spotkania. 4. Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania. 5. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w ilości os&oacute;b niezbędnej do zrealizowania danego elementu przedmiotu zam&oacute;wienia. 6. Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w pomieszczeniach, w kt&oacute;ry serwowane będą posiłki (przerwy kawowe oraz obiady), w tym m.in. sprzątanie stoł&oacute;w, podł&oacute;g, zabranie śmieci, itp.). 7. Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji danego elementu przedmiotu zam&oacute;wienia, w tym stoły pod catering, obrusy, bemary, podgrzewacze, ekspresy ciśnieniowe do kawy, warniki, ew. przedłużacze, itd.). 8. Orientacyjny plan oraz zakres serwowanych posiłk&oacute;w ma charakter wstępny i może ulec zmianie. Ostateczny program spotkania uwzględniający godziny serwowania posiłk&oacute;w zostanie przekazany najp&oacute;źniej na 3 dni robocze przed terminem spotkania. A. I dzień spotkania a. Przerwa kawowa ciągła (w godzinach 10:00-17:00), dla max 200 os&oacute;b, w czasie kt&oacute;rej podane zostaną: - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana - filtrowana &ndash; w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), - co najmniej 2 rodzaje świeżych owoc&oacute;w (min. 150 g dla każdego uczestnika), - co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika) - ciasteczka kruche (co najmniej 150g dla każdego uczestnika). b. Obiad w formie bufetu (około godz. 14:00), dla max 200 os&oacute;b, podczas kt&oacute;rego podane zostaną: - dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegetariańska), - dwa dania gł&oacute;wne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegetariańskie), - minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru, - minimum dwa dodatki warzywne do wyboru, - 2 desery do wyboru; - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), B. II dzień spotkania a. Przerwa kawowa ciągła (w godzinach: 8:30-14:30), dla max 200 os&oacute;b, w czasie kt&oacute;rej podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane): - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana &ndash; w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), - co najmniej 2 rodzaje świeżych owoc&oacute;w (co najmniej 200g dla każdego uczestnika); - co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika); - ciasteczka kruche (co najmniej 150g dla każdego uczestnika); b. Obiad w formie bufetu (około godz. 14:30), dla max 200 os&oacute;b, podczas kt&oacute;rego podane zostaną: - dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegetariańska), - dwa dania gł&oacute;wne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegetariańskie), - minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru, - minimum dwa dodatki warzywne do wyboru, - 2 desery do wyboru, - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń). Pozostałe warunki realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia znajdują się w załączonym zapytaniu ofertowym.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Ocenie podlega kwota brutto oferty. Maksymalna liczba punkt&oacute;w w tym kryterium to 100. Spos&oacute;b przyznawania punktacji: (cena oferty najtańszej / cena oferty badanej) x waga 100%
<h3>element B (kolacja i noclegi)</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
b) Zapewnienie kolacji oraz noclegu podczas pierwszego dnia spotkania ze śniadaniem w dniu kolejnym (element B); podczas II spotkania formacyjnego projektu &bdquo;SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne&rdquo; dla maksymalnie 200 uczestnik&oacute;w spotkania. Termin realizacji: 2-3.04.2025r. lub 3-4.04.2025r. lub 7-8.04.2025r. lub 8-9.04.2025r. lub 9-10.04.2025r. lub 10-11.04.2025r. Miejsce realizacji: Ł&oacute;dź (woj. ł&oacute;dzkie) 1. Wykonawca zapewni organizację kolacji zasiadanej podczas pierwszego dnia spotkania w godzinach 19:00-22:00 dla maksymalnie 200 os&oacute;b w formie bufetu lub kolacji serwowanej. 2. Wykonawca zapewni 1 nocleg podczas pierwszego dnia spotkania (dzień zameldowania) ze śniadaniem w dniu kolejnym (data wymeldowania), łącznie dla maksymalnie 200 os&oacute;b, w tym: a) nocleg w pokojach dwuosobowych z pojedynczymi ł&oacute;żkami dla maksymalnie 190 os&oacute;b. b) nocleg w pokojach jednoosobowych dla maksymalnie 10 os&oacute;b. 3. Informacja nt. ostatecznej liczby nocleg&oacute;w (ze wskazaniem zapotrzebowania na pokoje jedno- i dwuosobowe) oraz liczby uczestnik&oacute;w kolacji zostanie przekazana do Wykonawcy na 3 dni robocze przed terminem spotkania. 4. Kolacja i nocleg muszą być zapewnione w tym samym hotelu. 5. Zagwarantowany przez Wykonawcę hotel o standardzie odpowiadającym przynajmniej dw&oacute;m gwiazdkom musi być wpisany do Centralnego Wykazu Obiekt&oacute;w Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Standard hotelu musi być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. 2017 poz. 2166). 6. Hotel, w kt&oacute;rym zostanie zapewniony nocleg i kolacja musi spełniać standardy dostępności zgodnie z &bdquo;Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027&rdquo;, w tym m.in. musi być dostosowany do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami (w tym os&oacute;b poruszających się na w&oacute;zkach inwalidzkich). 7. Hotel, w kt&oacute;rym zostanie zapewniony nocleg i kolacja musi być usytuowany w Łodzi w odległości maksymalnej 6 km od Dworca kolejowego &bdquo;Ł&oacute;dź Fabryczna&rdquo; &ndash; odległość mierzona według Google Maps (opcja &bdquo;droga najkr&oacute;tsza&rdquo;), w miejscu zapewniającym możliwość swobodnego dojazdu transportem publicznym. 8. Na potrzeby zorganizowania kolacji Wykonawca zapewni salę na wyłączność gości Zamawiającego oraz obsługę kelnerską w ilości os&oacute;b niezbędnej do zrealizowania danego elementu przedmiotu zam&oacute;wienia. 9. W czasie kolacji podane zostaną: - przystawki - minimum dwa rodzaje do wyboru (w tym 1 wariant wegetariański), - minimum dwa rodzaje dań gł&oacute;wnych do wyboru (w tym jeden wariant mięsny i jeden wegetariański), - dodatki warzywne &ndash; minimum dwa rodzaje do wyboru, - dwa rodzaje dodatk&oacute;w skrobiowych do wyboru, - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje: czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), - dwa desery do wyboru. 10. Pokoje noclegowe będą wyposażone w dostęp do bezprzewodowego internetu oraz pełne zaplecze sanitarne. 11. Wykonawca zapewni dostępność pokoi nie p&oacute;źniej niż od godz. 16:00 w dniu zakwaterowania Wykwaterowanie nastąpi dnia kolejnego zgodnie z dobą hotelową obowiązującą w danym obiekcie. 12. W przypadku kompleksowej organizacji wszystkich element&oacute;w przedmiotu zam&oacute;wienia (element A i element B) w jednym obiekcie (hotelu), Wykonawca zapewni przestrzeń do przechowywania bagażu do momentu zameldowania w pierwszym dniu spotkania i po wymeldowaniu w drugim dniu spotkania. 13. Wykonawca wskaże oferowany termin realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia. Możliwe jest zaoferowanie więcej niż jednego, dwudniowego terminu realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia, spośr&oacute;d termin&oacute;w określonych przez Zamawiającego w punkcie 2.3 zapytania ofertowego. 14. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru terminu realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia spośr&oacute;d termin&oacute;w zaoferowanych przez Wykonawcę. Szczeg&oacute;łowe warunki udzielenia zam&oacute;wienia zostały opisane w załaczonym zapytaniu ofertowym.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Ocenie podlega kwota brutto oferty. Maksymalna liczba punkt&oacute;w w tym kryterium to 100. Spos&oacute;b przyznawania punktacji: (cena oferty najtańszej / cena oferty badanej) x waga 100%
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zamawiający nie przewiduje istotnych zmian umowy. Wz&oacute;r umowy został zamieszczony w bazie konkurencyjności.
</div>