Zakup, wdrożenie i obsługa techniczna (help-desk) oprogramowania do inteligentnego zarządzania obiegiem dokumentów, zakup usługi MS OpenAI oraz przygotowanie użytkowników do korzystania z bazy

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zakup, wdrożenie i obsługa techniczna (help-desk) oprogramowania do inteligentnego zarządzania obiegiem dokumentów, zakup usługi MS OpenAI oraz przygotowanie użytkowników do korzystania z bazy
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-02-24
Data składania ofert	03/03/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 723200004 Usługi bazy danych 722680001 Usługi dostawy oprogramowania 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania 722300006 Usługi w zakresie rozbudowy oprogramowania
Numer przetargu	6076402

<div> <h1>Zakup, wdrożenie i obsługa techniczna (help-desk) oprogramowania do inteligentnego zarządzania obiegiem dokument&oacute;w, zakup usługi MS OpenAI oraz przygotowanie użytkownik&oacute;w do korzystania z bazy w projekcie &bdquo;Inteligentna Baza Wiedzy &ndash; wsparcie Pracodawc&oacute;w RP w procesie monitorowania prawa&rdquo;.</h1> <h2>Załączniki</h2> <ul> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1860024">Zapytanie ofertowe nr 3/2025/DFE</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1860068">Załączniki 1-2 do zapytania ofertowego nr 3/2025/DFE</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1860070">Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna Instytucji Zarządzającej</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1860072">Załącznik nr 4 - Klauzula informacyjna Instytucji Pośredniczącej</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1860073">Załącznik nr 5 - Wz&oacute;r Umowy</a></li> </ul> <h2>Części zam&oacute;wienia</h2> <h3>-</h3> <strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong> <p>Dotyczy: zakupu, wdrożenia i obsługi technicznej (help-desk) oprogramowania do inteligentnego zarządzania obiegiem dokument&oacute;w, zakupu usługi MS OpenAI oraz przygotowania użytkownik&oacute;w do korzystania z bazy w projekcie &bdquo;Inteligentna Baza Wiedzy &ndash; wsparcie Pracodawc&oacute;w RP w procesie monitorowania prawa&rdquo;.<br /> <br /> Projekt realizowany jest przez Pracodawc&oacute;w RP przy wsp&oacute;łfinansowaniu ze środk&oacute;w Unii Europejskiej, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 wsp&oacute;łfinansowanego ze środk&oacute;w Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.<br /> <br /> I. INFORMACJE O PROJEKCIE, W RAMACH KT&Oacute;REGO POWSTANIE INTELIGENTNA BAZA WIEDZY:<br /> 1. Kr&oacute;tki opis i cel projektu:<br /> Celem działań jest wdrożenie narzędzia (Inteligentna Baza Wiedzy) niezbędnego do efektywnego pozyskiwania, przetwarzania, analizy danych i formułowania wniosk&oacute;w w procesie stanowienia oraz monitorowania prawa/polityk publicznych oraz przygotowanie użytkownik&oacute;w do korzystania z bazy.<br /> W ramach Projektu zostanie wdrożona, przetestowana i przystosowana do potrzeb uczestnik&oacute;w Projektu Inteligenta Baza Wiedzy [IBW]. Narzędzie posłuży do usprawnienia udziału w stanowieniu i monitorowaniu prawa/polityk publicznych w zakresie zatrudniania i umiejętności. Do 31.12.2027 r. minimum 225 os. (135K, 90M) spośr&oacute;d objętych wsparciem 250 przedstawicieli (150K, 100M), min. 19 organizacji partner&oacute;w społ. z obszaru całej Polski wyposażonych zostanie w dostęp do narzędzia (Inteligentna Baza Wiedzy) i umiejętności jego obsługi w zakresie pozyskiwania, przetwarzania, analizy danych i formułowania wniosk&oacute;w w procesie konsultacji akt&oacute;w prawnych.<br /> <br /> IBW ma umożliwiać m.in.:<br /> - gromadzenie i przechowywanie i przetwarzanie w jednym systemie raport&oacute;w, stanowisk i innych dok z zasob&oacute;w PRP,<br /> - identyfikację sł&oacute;w kluczowych, nazw własnych, stron www występujących w dokumentacji,<br /> - inteligentny search po całej bazie,<br /> - szukanie sł&oacute;w, zdań i związk&oacute;w frazeologicznych,<br /> - filtrowanie według r&oacute;żnych kryteri&oacute;w (język dokumentu, typ, data, autor, itp.),<br /> - szukanie semantyczne,<br /> - automatyczne klasyfikowanie dokumentacji,<br /> - tworzenie wirtualnych katalog&oacute;w dokument&oacute;w,<br /> - dodawanie i usuwanie dokument&oacute;w,<br /> - indywidualne tagowanie dokument&oacute;w przez użytkownika,<br /> - dodawanie informacji o dokumentach, autora dokument&oacute;w,<br /> - przechowywanie historii przeglądanych dokument&oacute;w,<br /> - tworzenie bazy znaczeń charakterystycznych dla organizacji/wiedzy,<br /> - sporządzanie podsumowań w języku polskim (lub angielskim) wszystkich dokument&oacute;w (z wykorzystaniem zewnętrznego modelu językowego Open AI),<br /> - możliwość chat&rsquo;u w języku polskim z bazą wiedzy (z wykorzystaniem zewnętrznego modelu językowego Open AI),<br /> - przechowywanie historii chat&oacute;w IBW, dzięki wykorzystaniu AI &ndash; możliwość uczenia się i dostosowywania działania do proces&oacute;w w organizacji na podstawie interakcji z użytkownikami.<br /> <br /> Realizowany Projekt przyczyni się do:<br /> - intensyfikacji i zwiększenia jakości aktywności uczestnik&oacute;w Projektu w monitorowaniu procesu legislacyjnego,<br /> - wzrostu skuteczności i efektywności podejmowanych statutowych działań (zajmowanie stanowisk i prezentowanie opinii w sprawach związanych z gospodarką, stosunkiem pracy, warunkami działań pracodawc&oacute;w, promowaniem i inicjowaniem działań w zakresie zatrudnienia i umiejętności w odpowiedzi na wyzwania demograficzne wpływające na rynek pracy) i zadań (formułowanie i publiczne prezentowanie opinii i stanowisk zgodnych z interesami pracodawc&oacute;w, oddziaływanie na polityki społeczno-gospodarczej, identyfikowanie zagrożeń i proponowanie rozwiązań na rzecz wyzwań związanych ze zmianami na rynku pracy).<br /> <br /> Grupa docelowa: <br /> Grupa docelowa obejmuje 250 przedstawicieli (150K, 100M) z min. 19 organizacji partner&oacute;w społecznych, w tym: <br /> - 20 przedstawicieli (10K, 10M) - Pracodawcy RP (PRP), reprezentatywna org. pracodawc&oacute;w w rozumieniu art 24 ust. 2-4 ustawy z 24.07.2015 o RDS i innych instytucjach dialogu społ.),<br /> - 230 przedstawicieli (140K, 90M) z min. 18 organizacji członkowskich z obszaru całej Polski (regionalnych lub branżowych), zrzeszonych w strukturach PRP, zaangażowanych w ramach struktur PRP w proces stanowienia oraz monitorowania prawa/polityk publicznych w zakresie zatrudnienia i umiejętności.<br /> <br /> II. OPIS PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA:<br /> Cel zam&oacute;wienia: wdrożenie narzędzia (Inteligentna Baza Wiedzy) niezbędnego do efektywnego pozyskiwania, przetwarzania, analizy danych i formułowania wniosk&oacute;w w procesie stanowienia oraz monitorowania prawa/polityk publicznych oraz przygotowanie użytkownik&oacute;w do korzystania z bazy.<br /> <br /> 1. Przedmiot zam&oacute;wienia:<br /> 1) Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zakup, wdrożenie i obsługa techniczna (help-desk) oprogramowania do inteligentnego zarządzania obiegiem dokument&oacute;w, zakup usługi MS OpenAI oraz przygotowanie użytkownik&oacute;w do korzystania z bazy (szkolenia).<br /> 2) Okres realizacji zam&oacute;wienia: od 03.2025 do dnia 31.12.2027 r.<br /> <br /> 2. Minimalne wymagania dotyczące możliwości oprogramowania - m.in.:<br /> - dostęp do nieograniczonych zasob&oacute;w wiedzy zgromadzonej w postaci nieustrukturyzowanych dokument&oacute;w, składowanych w zasobach lokalnych oraz w chmurach prywatnych i publicznych,<br /> - inteligentny obieg dokument&oacute;w, w oparciu o zaawansowane technologie wykorzystujące sztuczną inteligencję,<br /> - automatyzacja proces&oacute;w, przetwarzanie i zarządzanie dokumentami,<br /> - rozpoznawanie tekstu, rozumienie jeżyka naturalnego, uczenie maszynowe i automatyczną klasyfikację dokument&oacute;w,<br /> - możliwość zasilenia wewnętrznymi zasobami &ndash; dokumentami oraz możliwość rozszerzenia o zewnętrzne zasoby internetowe,<br /> - połączenie mechanizm&oacute;w przetwarzania danych nieustrukturalizowanych z repozytorium udostępniającym swoją zawartość poprzez inteligentna wyszukiwanie oraz chat (z wykorzystaniem zewnętrznego modelu językowego Open AI),<br /> - możliwość inteligentnego rozwoju bazy wiedzy, tj. z każdym nowym dokumentem uczenie się danej dziedziny (tworzenie baz referencyjnych nazw własnych, sł&oacute;w kluczowych, generowanie odpowiedzi na pytania, przygotowywanie dla użytkownika rekomendacji interesujących treści).<br /> <br /> 3. Zadania przewidziane w Projekcie w związku z wdrożeniem Inteligentnej Bazy Wiedzy (dalej: "IBW")<br /> I kwartał 2025:<br /> 1.1. Zakup usługi MS OpenAI.<br /> 1.2. Zakup, dostawa i uruchomienie serwera w sieci PRP.<br /> 1.3. Uruchomienie IBW: Instalacja i konfiguracja platformy dla IBW na serwerze Zamawiającego z zapewnieniem pełnej funkcjonalności opisanej w rozdz. III ust. 2 powyżej, instruktaż dla Administrator&oacute;w IT w PRP, określenie danych do zasilania IBW, zasilenie platformy danymi, przetestowanie działania IBW.<br /> 1.4. Instruktaż dl Administrator&oacute;w IBW w PRP.<br /> II kwartał 2025 &ndash; IV kwartał 2027:<br /> 1.1. Działanie IBW (aktualizacje, korekty, zasilanie dok., dodawanie funkcjonalności zgodnie z potrzebami UP, nadawanie login&oacute;w, help-desk, szkolenia).<br /> 1.2. Szkolenia wstępne z funkcjonalności, wykorzystania IBW i ChatGPT w stanowieniu i monitorowaniu prawa (4 h, zdalnie).<br /> 1.3. Szkolenie cykliczne z nowych funkcjonalności, obszar&oacute;w problemowych (2 h, zdalnie).<br /> <br /> 3. Zakres usługi:<br /> 1) Zakup praw autorskich majątkowych, dostawa i wdrożenie oprogramowania do inteligentnego zarządzania obiegiem dokument&oacute;w, kt&oacute;re powstanie na etapie wdrożenia,<br /> 2) Licencje dla 250 użytkownik&oacute;w na rozwiązanie służące do budowania Inteligentnych Baz Wiedzy, dla każdego użytkownika na minimum 3 lata (36 miesięcy), wraz z dostawą i wdrożeniem, gdzie koszt licencji obejmuje:<br /> a) instruktaż techniczny dla administratora/administrator&oacute;w IT w organizacji (na etapie konfigurowania oprogramowania, wymiar godzinowy &ndash; według bieżących potrzeb),<br /> b) instruktaż dla administrator&oacute;w bazy w organizacji (1 grupa (min. 3 os.) x 4 h),<br /> c) przeszkolenie użytkownik&oacute;w:<br /> i. szkolenie wstępne z funkcjonalności, wykorzystania IBW i ChatGPT: po 4 h na grupę, zdalne (planowana liczba grup: 25),<br /> ii. szkolenia cykliczne z nowych funkcjonalności, obszar&oacute;w problemowych: 2 szkolenia x 25 grup x 2 h,<br /> iii. przygotowanie i udostępnienie materiał&oacute;w szkoleniowych (podręcznik administratora bazy, podręcznik użytkownika) w formacie pdf, aktualizowany w przypadku dodania nowych funkcjonalności.<br /> 3) Wykonawca zapewni wsparcie techniczne w zakresie obsługi platformy do elektronicznego obiegu dokument&oacute;w (minimum przez 33 miesiące):<br /> a) zapewnienie użytkownikom możliwości korzystania z pomocy (tzw. help-desk), tj. zapewnienie systemu przyjmowania i usuwania awarii platformy, systemu komunikacji z użytkownikami, trybu (niezwłocznego) obsługi problem&oacute;w zgłoszonych przez użytkownik&oacute;w (tj. w ciągu maksymalnie 24h od otrzymania informacji o wystąpieniu awarii),<br /> b) usuwanie awarii w funkcjonowaniu platformy,<br /> c) wsparcie w procesie dodawania nowych funkcjonalności, dokument&oacute;w oraz korygowaniu błęd&oacute;w,<br /> d) za techniczne wprowadzenie (wgranie) dokument&oacute;w do IBW odpowiadać będzie zesp&oacute;ł (administrator IT, administratorzy bazy) we wsp&oacute;łpracy z dostawcą rozwiązania (licencji).<br /> 4) Wykonawca dokona zakupu usługi MS OpenAI:<br /> a) Wydatek jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu, tj. do uruchomienia i funkcjonowania IBW z wykorzystaniem AI. Zakup usługi konieczny jest do działania funkcji Chat i podsumowania dokument&oacute;w w Inteligentnej Bazie Wiedzy.<br /> b) Zamawiający oszacował, że w ciągu 3 lat działania projektu na potrzeby usługi chat GTP potrzebne będzie nie więcej niż 6.500 miliona token&oacute;w Azure OpenAI.<br /> c) Zamawiający zakłada, że:<br /> i. w roku 2025, nie zostanie wykorzystanych więcej niż 2.500 miliona token&oacute;w;<br /> ii. w roku 2026, nie zostanie wykorzystanych więcej niż 2.000 miliona token&oacute;w;<br /> iii. w roku 2027, nie zostanie wykorzystanych więcej niż 2.000 miliona token&oacute;w.<br /> <br /> 4. Szacunkowa całkowita wartość zam&oacute;wienia:<br /> wartość z VAT: 2.300.000,00 zł brutto<br /> <br /> 5. Prawa autorskie:<br /> Szczeg&oacute;ły - Załącznik nr 6 (wz&oacute;r Umowy).<br /> <br /> Więcej informacji - w zapytaniu ofertowym nr 3/2025/DFE.</p> <h2>Kryteria oceny</h2> <p>Kryterium 1 &ndash; Cena<br /> Cena złożonej oferty - 70%, maksymalna ilość punkt&oacute;w: 70, obliczona według następującego wzoru: <br /> <br /> Liczba punkt&oacute;w = (najniższa cena brutto przedstawiona w ofertach / cena brutto oferty badanej) x 70 pkt</p> <p>Kryterium 2 &ndash; Serwis<br /> Czas reakcji na rozpoczęcie likwidacji awarii przedstawiona w ofercie będzie oceniony zgodnie z wzorem: <br /> <br /> Liczba pkt = (najkr&oacute;tszy oferowany czas reakcji na rozpoczęcie likwidacji awarii (dni) / czas reakcji na rozpoczęcie likwidacji awarii z rozpatrywanej oferty (dni)) x 15 pkt</p> <p>Kryterium 3 &ndash; Gwarancja<br /> Długość okresu gwarancji w ofercie będzie oceniana zgodnie z wzorem: <br /> <br /> Liczba pkt = (okres gwarancji z rozpatrywanej oferty w miesiącach / najdłuższy zaoferowany okres gwarancji w miesiącach, licząc od zakończenia realizacji projektu (nie kr&oacute;tszy niż 36 mies.)) x 15 pkt</p> </div>