Kompleksowa usługa organizacji 2 spotkań w 2025 r.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa usługa organizacji 2 spotkań w 2025 r.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-02-24
Data składania ofert	04/03/2025, Godzina 14:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6076331

<div>
    <h1>Zapytanie ofertowe nr 1/S/IPH/PCE/2025 na kompleksową organizację 2 wydarzeń pn. &quot;Seminarium&quot; (Klub Eksportera) w 2025 roku w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera&quot;</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1858862">Załącznik nr 1 - Formularz ofertowo-cenowy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1858870">Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1858893">Załącznik nr 3 - Wzór umowy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1858966">Zapytanie ofertowe nr 1/S/IPH/PCE/2025</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa usługa organizacji 2 spotkań w 2025 r.</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Zamówienie będzie udzielone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe  traktowanie wykonawców, a  także w sposób przejrzysty i proporcjonalny – zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027. Wybór wykonawcy zostanie dokonany zgodnie z zasadą konkurencyjność. Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowy, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym <br />
w ramach Zadania „Seminaria” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.<br />
<br />
1.	Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania 2 spotkań dla przedsiębiorców z zakresu internacjonalizacji przedsiębiorstw pn. „Seminarium” (Klub Eksportera) w 2025 roku w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP, każde dla ok. 25 uczestników w 2025 roku w Białymstoku (dokładne terminy zostaną ustalone w Wykonawcą, planowane jest po 1 spotkaniu w każdym półroczu 2025 roku).<br />
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.<br />
<br />
1.1. Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku:<br />
• wynajęcie sali konferencyjnej na 2 wydarzenia pn. „Seminarium” (Klub Eksportera) w 2025 r.,<br />
•dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem;<br />
• sala zapewniająca ok. 25 miejsc siedzących w układzie kameralnym (przy stole), z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem oraz zachowaniem wymaganego reżimu sanitarnego, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami - ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br />
• dostępność sali w godzinach 9.30-14.30; (dokładne godziny spotkania ustalane będą na bieżąco, a planowany czas trwania to ok. 2 - 3h).<br />
• sala konferencyjna zlokalizowana w Białystoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3* lub <br />
w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.);<br />
• spełnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w konferencji);<br />
• wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury;<br />
• przy wejściu na salę zapewnienie 1 stołu/lady na stanowisko recepcji;<br />
• możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli dla osoby prezentującej;<br />
• zapewnienie wody dla prelegenta/prelegentów<br />
• zapewnienie co najmniej 2 mikrofonów przenośnych;<br />
• możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojaków z plakatem/programem wydarzenia<br />
• możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów;<br />
• dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia;<br />
• dodatkowo zapewnienie miejsca ze stoikami koktajlowymi, wysokimi (min. 3 sztuki)<br />
<br />
1.2. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników wydarzenia<br />
• zapewnienie wyżywienia na 2 wydarzeniach w 2025 r.,<br />
•dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, <br />
w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,<br />
• liczba uczestników: ok. 25 osób;<br />
• ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br />
• zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 3 rodzaje ciastek kruchych i 4 rodzaje ciasta domowego, min. 4 rodzaje owoców,<br />
• zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 6 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 5 sztuki/osoba – każdorazowo propozycja menu powinna być przekazana Zamawiającemu na 7 dni przed spotkaniem.<br />
• zapewnienia niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami, zapewnienia odpowiedniej wizualizacji na dokumentach oraz informowania o źródle finansowania.<br />
• w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania spotkaniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia na przekąski (szczegóły zostaną ustalone z zamawiającym po wyborze oferty).</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena netto - 100%<br />
LP = Cmin/Co *100<br />
LP - liczba punktów za kryterium cena netto<br />
Cmin – najniższa wartość netto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br />
Co – wartość netto oferty rozpatrywanej<br />
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn.<br />
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.<br />
3.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego. <br />
4.	Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Oferentowi zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. <br />
5.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienie, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. <br />
6.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę:<br />
a)	Płatność przelewem w terminie 10 dni od otrzymania faktury VAT<br />
b)	Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi określonych we Wzorze umowy – załącznik nr 3.</p>
    </div>