WNIP-oprogramowanie (z wdrożeniem i integracją) w postaci licencji wieczystej

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	WNIP-oprogramowanie (z wdrożeniem i integracją) w postaci licencji wieczystej
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Lublin
Data publikacji	2025-02-21
Data składania ofert	03/03/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 726110006 Usługi w zakresie wsparcia technicznego
Numer przetargu	6073141

<div>
<h1>Dostawa oprogramowania i usługi szkoleniowe</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1854815">Zapytanie ofertowe Tripnet 21.02.2025</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1854825">Załącznik nr 1 Wz&oacute;r formularza ofertowego</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1854826">Załącznik nr 2 Wykaz zrealizowanych usług doświ&zwnj;adczenie Wnioskodawcy</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1854828">Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1854829">Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Dostawa oprogramowania i usługi szkoleniowe</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest WNIP-oprogramowanie (z wdrożeniem i integracją) w postaci licencji wieczystej składające się z moduł&oacute;w: 1.1Rezerwacji: - Lista rezerwacji przypisanych do danej firmy - Szczeg&oacute;łowy podgląd i informacje o każdej rezerwacji - Pobranie szczeg&oacute;ł&oacute;w rezerwacji w pliku PDF - Informacja czy dana rezerwacja została połączona z rozliczeniem 1.2.Podr&oacute;że Biznesowe a) Polecenie podr&oacute;ży biznesowej: - Lista wszystkich poleceń - Tworzenie polecenia dla siebie lub innej osoby w systemie - Automatyczna lub ręczna numeracja poleceń wyjazdu z możliwością konfigurowania daty bazowej i wyglądu numeracji (system sam dba o ciągłość numeracji) - Dodawanie zaliczek w PLN i innych walutach - Wprowadzenie ograniczeń dopuszczalnych środk&oacute;w transportu i kwoty limitu na transport - Pobieranie podglądu polecenia/zaakceptowanego polecenia w formacie PDF - Ścieżka akceptacyjna z panelem do wydawania decyzji, gdzie znajdują się wszystkie informacje o poleceniu, historii statusu, polecenie możemy zaakceptować lub odrzucić albo zwr&oacute;cić do poprawy (bez lub z komentarzem) - Tworzenie szablon&oacute;w polecenia - Udostępnienie szablonu polecenia - Tworzenie polecenia podr&oacute;ży służbowej na podstawie szablonu - Ustawienie miejsca powstawania koszt&oacute;w zgodnie z przynależnością wybranego użytkownika - Powiadomienia mailowe dotyczące polecenia - Akceptacja mailowa bez logowania lub z logowaniem b) Rozliczanie podr&oacute;ży służbowych - Lista wszystkich rozliczeń - Tworzenie rozliczenia dla siebie lub innej osoby w systemie/na podstawie zaakceptowanego polecenia - Automatyczna lub ręczna numeracja rozliczeń wyjazdu z możliwością konfigurowania daty bazowej i wyglądu numeracji (system sam dba o ciągłość numeracji) za pomocą predefiniowanych masek - Dodawanie zaliczek w PLN i innych walutach - Wyb&oacute;r r&oacute;żnych środk&oacute;w transportu: samoch&oacute;d, samolot, koleje, bus, komunikacja miejska, inne &ndash; rozliczenie adekwatne dla wybranego środka transportu (drzewo decyzyjne np. samoch&oacute;d prywatny/służbowy, skan biletu/zagubiony bilet itp.) - Import danych z rezerwacji - Automatyczne obliczanie dystansu - Dodawanie innych koszt&oacute;w np. parking - Wyb&oacute;r formy zapłaty - Rozliczenie nocleg&oacute;w - Automatycznie zaciąganie stawek diet i limit&oacute;w po wyboru kraju 1.3.Faktur - Lista faktur - Szczeg&oacute;łowy podgląd faktury z informacją o kwocie, jaka pozostała do zapłaty, kwocie netto, kwocie brutto, numerze faktury i szczeg&oacute;łach poszczeg&oacute;lnych pozycji fv - Opcja pobrania faktury w formacie zwracanym przez obecny system - Wyświetlenie płatności przypisanych do faktury 1.4.Raporty - Tworzenie raport&oacute;w dot. delegacji za dany okres z podziałem na osoby delegowane, działy ze struktury organizacyjnej, nr MPK, okresy, koszty diet, nocleg&oacute;w, transportu, dodatkowych koszt&oacute;w oraz ilość wyjazd&oacute;w, kierunki/cele podr&oacute;ży, środki transportu, wykorzystanie budżetu 1.5.Ofertowania - Dodawanie zapytań dot. rezerwacji r&oacute;żnego typu - Wyb&oacute;r otrzymanych opcji z oferty - Powiadomienia mailowe wraz z załączonymi potwierdzeniami oferty - Tworzenie kompleksowych ofert - Dodawanie kilku opcji dla danej usługi - Wysyłanie oferty bezpośrednio z systemu 1.6.Administracji i bazy danych Użytkownicy - Lista - Dodawanie - Edycja danych podstawowych i delegacyjnych - Nadawanie r&oacute;l i uprawnień - Reset hasła Miejsce powstawania koszt&oacute;w - Dodawanie i edycja nr MPK - Przypisywanie nr MPK do użytkownik&oacute;w Role i uprawnienia - Dodawanie, usuwanie i edycja r&oacute;l Ustawienia - dot. rozliczeń, poleceń, szablonu numeracji - języka dokument&oacute;w (polski lub dwujęzyczny) - wymagalności nr MPK/załącznik&oacute;w, nr rachunk&oacute;w/ polecenia podr&oacute;ży służbowej/potwierdzenia wyjazdu służbowego - dopuszczalnych typ&oacute;w transportu/rozliczeń - weryfikacji dystansu rozliczenia ryczałtowego - API Stawki - Podgląd i edycja podstawowych stawek - Dodawanie własnych stawek i limit&oacute;w - Określanie stawek ryczałt&oacute;w dotyczących przejazd&oacute;w samochodami - Dodawanie grup użytkownik&oacute;w - Dodawanie stawek specjalnych dla wybranych grup użytkownik&oacute;w Polityka podr&oacute;ży - Edycja polityki podr&oacute;ży Cele podr&oacute;ży - Lista cel&oacute;w - Dodawanie, edycja i usuwanie cel&oacute;w - Określanie kolejności cel&oacute;w na liście - Określanie wymagalności szczeg&oacute;łowego komentarza - Blokada przed usunięciem wykorzystanego już celu Pojazdy - Lista pojazd&oacute;w - Dodawanie, edycja i usuwanie pojazd&oacute;w - Określanie wartości ryczałtu za przejazd pojazdem na podstawie pojemności silnika - Określenie, czy należy się zwrot koszt&oacute;w delegowanemu na podstawie rodzaju pojazdu (prywatny/służbowy) Struktura organizacyjna - Tworzenie, edycja i usuwanie struktury - Przypisywanie użytkownik&oacute;w do struktury 1.7.Informacje dotyczące podr&oacute;ży - Podgląd polityki podr&oacute;ży, cel&oacute;w podr&oacute;ży, pojazd&oacute;w, kurs&oacute;w walut z NBP, stawek i limit&oacute;w 1.8.Ustawienia konta - Podgląd własnych ustawień i uprawnień - Edycja własnych danych 1.9.Zastępstw - Podgląda zastępstw - Dodawanie zastępstw za siebie - Zastępstwa czasowe lub bezterminowe - Podgląd przeniesionych uprawnień - Oddelegowywanie własnych uprawnień/czasowe/ bezterm. Oprogramowanie (z wdrożeniem) pozwali na wprowadzenie innowacji usługowej usługi rozliczania rezerwacji. Poprzez integrację z dotychczas wykorzytsywanym systemem pozwoli na szybkie i łatwe rozliczanie rezerwacji w kontekście odbytych delegacji pracownik&oacute;w/klient&oacute;w. Celem usługi rozliczania delegacji jest z jednej strony zapewnienie kompleksowego zakresu usług związanych z wyjazdami służbowymi i realizowanymi w związku z nimi delegacjami, a z drugiej maksymalne skr&oacute;cenie czasu związanego z obsługą całego procesu. Kluczowymi funkcjonalnościami udostępnianymi w ramach usługi będą: - możliwość zaimportowania danych na formularz rozliczenia z rezerwacji (uprzednio pobranych z obecnie posiadanego systemu); - automatyczne wyliczanie odległości na podstawie Google Maps; - automatyczne kalkulacje w zakresie odpowiednich dla danego kraju stawek diet, limit&oacute;w hotelowych; - integracja z systemem księgowym klienta. System musi być zintegrowany z systemem Zamawiającego. Integracja ma być przeprowadzona z system mid-office, kt&oacute;re posiada uniwersalne API. Pobierane będą dane o rezerwacjach i fakturach. Protokoły komunikacyjne - https, walidacja poprawności certyfikatu SSL, restapi, zabezpieczone basic http + whitelista IP. Wymiana danych asynchroniczna w oparciu o webhook. Od mid-office otrzymywane będą webhooki (powiadomienia) że pojawiły się nowe dane, kt&oacute;re będą odkładane na kolejkę przetwarzania i cyklicznie co 5 minut ma następować przetwarzanie kolejki zgodnie z możliwościami przetwarzania serwer&oacute;w system&oacute;w. Integracja z systemem księgowym poprzez eksport do xml do Optimy oraz uniwersalne API. Eksportowane będą dane dotyczące rozliczonych delegacji. Protokoły komunikacyjne - https, walidacja poprawności certyfikatu SSL, restapi, zabezpieczone basic http + whitelista IP. Wymiana danych asynchroniczna w oparciu o webhook. System musi mieć możliwość zarejestrowania klienta webhook&oacute;w i powiadamiania API klienta o rozliczeniu delegacji. Klient wtedy ma mieć możliwość odpytać API systemu do rozliczania rezerwacji o szczeg&oacute;ły takiego rozliczenia. Każdy klient ma mieć też możliwość zintegrowania tego API po swojej stronie z systemem księgowym. Rozliczanie rezerwacji &ndash; proces finansowego i dokumentacyjnego uregulowania koszt&oacute;w związanych z rezerwacjami dokonanymi w ramach delegacji służbowej. Obejmuje przypisanie rezerwacji (np. bilet&oacute;w lotniczych, nocleg&oacute;w, wynajmu samochodu itp.) do konkretnej delegacji, weryfikację zgodności koszt&oacute;w, a następnie rozliczenie ich względem budżetu firmy oraz zasad polityki podr&oacute;ży służbowych. Rezerwacja jest rozumiana nie jako bezpłatny etap sprzedaży (czynność) polegający na założeniu rezerwacji w systemie rezerwacyjnym, tylko zarezerwowaną usługę, np. lot, hotel, wynajem auta, kt&oacute;rej koszt jest rozliczany w procesie rozliczania delegacji. Z systemu może korzystać maksymalnie 1000 użytkownik&oacute;w. Użytkownikami będą r&oacute;wnież wybrane przez Zamawiającego podmioty. Oprogramowanie będzie na serwerach wirtualnych Zamawiającego. Gwarancja minimum 36 miesięcy. Wsparcie techniczne minimum 10 lat. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę zar&oacute;wno na oprogramowanie i usługi szkoleniowe. Niniejsze zam&oacute;wienie ma charakter niepodzielny, ze względ&oacute;w organizacyjnych i funkcjonalnych. Wybrany Wykonawca ma zapewnić przeszkolenie pracownikom Zamawiającego z oprogramowania. Zamawiający wskazuje, że wartość zam&oacute;wienia umożliwia złożenie ofert przedsiębiorstwom z sektora MŚP. 
IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA 2. Usługi szkoleniowe &ndash; usługi szkoleniowe w zakresie obsługi wdrożonego systemu informatycznego opisanego w pkt. 1. Szkolenie ma na celu przygotowanie pracownik&oacute;w do świadczenia nowej usługi rozliczania rezerwacji. Ilość przeszkolonych os&oacute;b 3. Tematyka podczas szkolenia: - przegląd funkcjonalności w systemie &ndash; 7h; - zarządzanie i administracja systemem &ndash; 2h; - zasady zapewnienie bezpieczeństwa danych i informacji &ndash; 1h; Szkolenie potrwa 10 h i będzie obejmowało część wykładową oraz ćwiczenia. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę zar&oacute;wno na oprogramowanie i usługi szkoleniowe. Niniejsze zam&oacute;wienie ma charakter niepodzielny, ze względ&oacute;w organizacyjnych i funkcjonalnych. Wybrany Wykonawca ma zapewnić przeszkolenie pracownikom Zamawiającego z oprogramowania. Zamawiający wskazuje, że wartość zam&oacute;wienia umożliwia złożenie ofert przedsiębiorstwom z sektora MŚP. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Punkty = Łączna wartość oferty wg najtańszej ważnej oferty na oprogramowanie i usługi szkoleniowe netto (w PLN) / Łączna wartość oferty badanej netto na oprogramowanie i usługi szkoleniowe (w PLN) * 70 punkt&oacute;w Szczeg&oacute;łowy opis znajduje się z załączniku Zapytanie ofertowe Tripnet 21.02.2025.
- gwarancja od 60 miesięcy lub więcej: 30 punkt&oacute;w wagowych - gwarancja od 48 miesięcy do 59 miesięcy włącznie: 15 punkt&oacute;w wagowych - gwarancja od 36 do 47 miesięcy włącznie: 0 punkty wagowe. Szczeg&oacute;łowy opis znajduje się z załączniku Zapytanie ofertowe Tripnet 21.02.2025.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
XI. OKREŚLENIE WARUNK&Oacute;W ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAM&Oacute;WIENIA 1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy, za obop&oacute;lną zgodą Stron, w następującym zakresie: a) Umowa może zostać zmieniona w sytuacji wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności. Pojęcie to Zamawiający będzie interpretował w spos&oacute;b odpowiadający postanowieniu pkt. 109 preambuły Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zam&oacute;wień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE. W świetle tego postanowienia, &bdquo;Pojęcie niemożliwych do przewidzenia okoliczności odnosi się do okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć pomimo odpowiednio starannego przygotowania pierwotnego postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia przez instytucję zamawiającą, z uwzględnieniem dostępnych jej środk&oacute;w, charakteru i cech tego konkretnego projektu, dobrych praktyk w danej dziedzinie oraz konieczności zagwarantowania odpowiedniej relacji pomiędzy zasobami wykorzystanymi na przygotowanie postępowania a jego przewidywalną wartością. Nie może to jednak mieć zastosowania w sytuacjach, w kt&oacute;rych modyfikacja powoduje zmianę charakteru całego zam&oacute;wienia, na przykład przez zastąpienie zamawianych rob&oacute;t budowlanych, dostaw lub usług innym przedmiotem zam&oacute;wienia lub przez całkowitą zmianę rodzaju zam&oacute;wienia (&hellip;)&rdquo;. W takim przypadku, umowa zostanie zmieniona w ten spos&oacute;b, by możliwe było odwr&oacute;cenie lub naprawienie skutk&oacute;w wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności. W przypadku wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności, możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. b) Umowa może zostać zmieniona w przypadku zmiany Wykonawcy, gdy wynika ona z sukcesji uniwersalnej lub częściowej w prawa i obowiązki pierwotnego Wykonawcy, w wyniku restrukturyzacji, w tym przejęcia, połączenia, nabycia lub upadłości, przez innego Wykonawcy, kt&oacute;ry spełnia pierwotnie ustalone kryteria kwalifikacji podmiotowej, pod warunkiem, że nie pociąga to za sobą innych istotnych modyfikacji umowy i nie ma na celu obejścia zasad, wynikających z niniejszego zapytania ofertowego, umowy o dofinansowanie zawartej z Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. oraz Przewodnika kwalfikowalności wydatk&oacute;w z dnia 2 kwietnia 2024. c) Umowa może zostać zmieniona w przypadku, gdy zachodzi konieczność przedłużenia terminu wykonania zam&oacute;wienia lub terminu wykonania obowiązku wynikającego z umowy z powodu wystąpienia siły wyższej. Przez siłę wyższą Zamawiający będzie rozumiał nieprzewidywalną, wyjątkową sytuację lub takie zdarzenie będące poza kontrolą stron niniejszej Umowy, kt&oacute;re uniemożliwiają kt&oacute;rejkolwiek z nich wywiązanie się ze swoich obowiązk&oacute;w na podstawie niniejszej Umowy, i kt&oacute;re nie były wynikiem błędu lub zaniedbania po ich stronie lub po stronie ich podwykonawc&oacute;w, i kt&oacute;rych nie można było uniknąć przez postępowanie z odpowiednią i uzasadnioną należytą starannością. W takim wypadku, umowa zostanie wydłużona o czas trwania siły wyższej lub czas niezbędny do odwr&oacute;cenia skutk&oacute;w wystąpienia siły wyższej lub zostanie zmieniony termin wykonania obowiązku wynikającego z umowy, o czas trwania siły wyższej lub czas niezbędny do odwr&oacute;cenia skutk&oacute;w wystąpienia siły wyższej. W przypadku wystąpienia siły wyższej możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. d) Umowa może zostać zmieniona w przypadku, gdy zachodzi konieczność przedłużenia terminu wykonania zam&oacute;wienia lub terminu wykonania obowiązku wynikającego z umowy z powodu działania osoby lub os&oacute;b trzecich, za kt&oacute;rych nie ponosi odpowiedzialności ani Wykonawca, ani Zamawiający. W przypadku potwierdzenia przez Zamawiającego, że ziścił się ten warunek, umowa zostanie wydłużona o czas niezbędny do odwr&oacute;cenia skutk&oacute;w działania osoby lub os&oacute;b trzecich. W takim przypadku możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. Umowa może zostać zmieniona w sytuacji, gdy dojdzie do zmiany powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa lub wprowadzenia nowych regulacji prawnych, mających wpływ na wykonanie niniejszej Umowy. W takim przypadku, umowa zostanie zmieniona w ten spos&oacute;b, by opowiadała obowiązującym regulacjom prawnym. W takim przypadku możliwa jest także zmiana terminu realizacji umowy. e) Umowa z Wykonawcą może zostać zmieniona w sytuacji, gdy dojdzie do zmiany umowy o dofinansowanie, zawartej przez Zamawiającego z Rzeszowską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A.. W takim przypadku, umowa z Wykonawcą zostanie zmieniona w ten spos&oacute;b, by odpowiadała obowiązującym postanowieniom umowy o dofinansowanie. f) zmiany wartości umowy w przypadku zwiększenia bądź zmniejszenia stawek podatku od towar&oacute;w i usług, dotyczących Przedmiotu Zam&oacute;wienia w wyniku zmian ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towar&oacute;w i usług, kt&oacute;re wejdą w życie po dniu zawarcia umowy, a przed wykonaniem przez Wykonawcę przedmiotu zam&oacute;wienia, po wykonaniu kt&oacute;rego Wykonawca jest uprawniony do uzyskania wynagrodzenia, wynagrodzenie Wykonawcy może ulec odpowiedniemu zwiększeniu bądź zmniejszeniu, jeżeli w wyniku zastosowania zmienionych stawek ww. podatku ulega zmianie kwota podatku oraz wynagrodzenie wykonawcy uwzględniające podatek od towar&oacute;w i usług. Przy czym Wykonawca jest uprawniony do uzyskania zwiększonego wynagrodzenia wyłącznie w sytuacji, gdy dotrzymał terminu realizacji umowy oraz przekazał Zamawiającemu prawidłowo wystawioną fakturę VAT niezwłocznie, lecz nie p&oacute;źniej niż w ciągu 14 dni od dnia, w kt&oacute;rym uzyskał uprawnienie do wystawienia faktury. Szczeg&oacute;łowy opis znajduje się z załączniku Zapytanie ofertowe Tripnet 21.02.2025.
</div>