Dostawa oprogramowania oraz usługi szkoleniowe

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Dostawa oprogramowania oraz usługi szkoleniowe
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kielnarowa
Data publikacji	2025-02-19
Data składania ofert	27/02/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 805000009 Usługi szkoleniowe
Numer przetargu	6066992

<div>
 <h1>Dostawa oprogramowania oraz usługi szkoleniowe</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1849257">Zapytanie ofertowe Why Not Fly 19.02.2025</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1849258">Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1849260">Załącznik nr 2 Wykaz zrealizowanych zamówień doświadczenie Wnioskodawcy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1849287">Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1849289">Załącznik nr 4 Wzór umowy</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Dostawa oprogramowania oraz usługi szkoleniowe</h3>
 Przedmioty zamówienia
 IV.	OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
1.	Przedmiotem zamówienia jest WNIP-oprogramowanie (z wdrożeniem i integracją) w formie wieczystej licencji składające się z modułów: 
1.1 Moduł rezerwacji 
- Lista rezerwacji przypisanych do danej firmy 
- Szczegółowy podgląd i informacje o każdej rezerwacji 
- Pobranie szczegółów rezerwacji w pliku PDF 
- Informacja czy dana rezerwacja została połączona z rozliczeniem 
 
1.2 Moduł Podróże Biznesowe 
a) Polecenie podróży biznesowej: 
- Lista wszystkich poleceń 
- Tworzenie polecenia dla siebie lub innej osoby w systemie 
- Automatyczna lub ręczna numeracja poleceń wyjazdu z możliwością konfigurowania daty bazowej i wyglądu numeracji (system sam dba o ciągłość numeracji) 
- Dodawanie zaliczek w PLN i innych walutach 
- Wprowadzenie ograniczeń dopuszczalnych środków transportu i kwoty limitu na transport 
- Pobieranie podglądu polecenia/zaakceptowanego polecenia w formacie PDF 
- Ścieżka akceptacyjna z panelem do wydawania decyzji, gdzie znajdują się wszystkie informacje o poleceniu, historii statusu, polecenie możemy zaakceptować lub odrzucić albo zwrócić do poprawy (bez lub z komentarzem) 
- Tworzenie szablonów polecenia 
- Udostępnienie szablonu polecenia 
- Tworzenie polecenia podróży służbowej na podstawie szablonu 
- Ustawienie miejsca powstawania kosztów zgodnie z przynależnością wybranego użytkownika 
- Powiadomienia mailowe dotyczące polecenia 
- Akceptacja mailowa bez logowania lub z logowaniem 
b) Rozliczanie podróży służbowych 
- Lista wszystkich rozliczeń 
- Tworzenie rozliczenia dla siebie lub innej osoby w systemie/na podstawie zaakceptowanego polecenia 
- Automatyczna lub ręczna numeracja rozliczeń wyjazdu z możliwością konfigurowania daty bazowej i wyglądu numeracji (system sam dba o ciągłość numeracji) za pomocą predefiniowanych masek 
- Dodawanie zaliczek w PLN i innych walutach 
- Wybór różnych środków transportu: samochód, samolot, koleje, bus, komunikacja miejska, inne – rozliczenie adekwatne dla wybranego środka transportu (drzewo decyzyjne np. samochód prywatny/służbowy, skan biletu/zagubiony bilet itp.) 
- Import danych z rezerwacji 
- Automatyczne obliczanie dystansu 
- Dodawanie innych kosztów np. parking 
- Wybór formy zapłaty 
- Rozliczenie noclegów 
- Automatycznie zaciąganie stawek diet i limitów po wyboru kraju 
 
1.3 Faktur 
- Lista faktur 
- Szczegółowy podgląd faktury z informacją o kwocie, jaka pozostała do zapłaty, kwocie netto, kwocie brutto, numerze faktury i szczegółach poszczególnych pozycji fv 
- Opcja pobrania faktury w formacie zwracanym przez obecny system 
- Wyświetlenie płatności przypisanych do faktury 
 
1.4 Raporty 
- Tworzenie raportów dot. delegacji za dany okres z podziałem na osoby delegowane, działy ze struktury organizacyjnej, nr MPK, okresy, koszty diet, noclegów, transportu, dodatkowych kosztów oraz ilość wyjazdów, kierunki/cele podróży, środki transportu, wykorzystanie budżetu 
 
1.5 Ofertowania 
- Dodawanie zapytań dot. rezerwacji różnego typu 
- Wybór otrzymanych opcji z oferty 
- Powiadomienia mailowe wraz z załączonymi potwierdzeniami oferty 
- Tworzenie kompleksowych ofert 
- Dodawanie kilku opcji dla danej usługi 
- Wysyłanie oferty bezpośrednio z systemu 
 
1.6 Administracji i bazy danych 
Użytkownicy 
- Lista 
- Dodawanie 
- Edycja danych podstawowych i delegacyjnych 
- Nadawanie ról i uprawnień 
- Reset hasła 
 
Miejsce powstawania kosztów 
- Dodawanie i edycja nr MPK 
- Przypisywanie nr MPK do użytkowników 
 
Role i uprawnienia 
- Dodawanie, usuwanie i edycja ról 
 
Ustawienia 
- dot. rozliczeń, poleceń, szablonu numeracji 
- języka dokumentów (polski lub dwujęzyczny) 
- wymagalności nr MPK/załączników, nr rachunków/ polecenia podróży służbowej/potwierdzenia wyjazdu służbowego 
- dopuszczalnych typów transportu/rozliczeń 
- weryfikacji dystansu rozliczenia ryczałtowego 
- API 
 
Stawki 
- Podgląd i edycja podstawowych stawek 
- Dodawanie własnych stawek i limitów 
- Określanie stawek ryczałtów dotyczących przejazdów samochodami 
- Dodawanie grup użytkowników 
- Dodawanie stawek specjalnych dla wybranych grup użytkowników 
 
Polityka podróży 
- Edycja polityki podróży 
 
Cele podróży 
- Lista celów 
- Dodawanie, edycja i usuwanie celów 
- Określanie kolejności celów na liście 
- Określanie wymagalności szczegółowego komentarza 
- Blokada przed usunięciem wykorzystanego już celu 
 
Pojazdy 
- Lista pojazdów 
- Dodawanie, edycja i usuwanie pojazdów 
- Określanie wartości ryczałtu za przejazd pojazdem na podstawie pojemności silnika 
- Określenie, czy należy się zwrot kosztów delegowanemu na podstawie rodzaju pojazdu (prywatny/służbowy) 
 
Struktura organizacyjna 
- Tworzenie, edycja i usuwanie struktury 
- Przypisywanie użytkowników do struktury 
 
1.7 Informacje dotyczące podróży 
- Podgląd polityki podróży, celów podróży, pojazdów, kursów walut z NBP, stawek i limitów 
 
1.8.Ustawienia konta 
- Podgląd własnych ustawień i uprawnień 
- Edycja własnych danych 
 
1.9.Zastępstw 
- Podgląda zastępstw 
- Dodawanie zastępstw za siebie 
- Zastępstwa czasowe lub bezterminowe 
- Podgląd przeniesionych uprawnień 
- Oddelegowywanie własnych uprawnień/czasowe/ bezterm. 
 
WNIP - Oprogramowanie (z wdrożeniem i integracją) w formie wieczystej licencji z modułami opisanymi w pkt. 1.1-1.9 pozwali na wprowadzenie nowej usługi: usługi rozliczania rezerwacji w ramach delegacji klientów biznesowych - usługa będzie uzupełnieniem dotychczasowej oferty w zakresie rezerwacji dokonywanych za pośrednictwem naszego systemu dotyczących podróży służbowych. Nowe oprogramowanie poprzez integrację z dotychczasowym pozwoli na łatwe i szybkie rozliczanie rezerwacji w kontekście odbytych delegacji pracowników/klientów. Celem w tym zakresie jest z jednej strony zapewnienie kompleksowego zakresu usług związanych z wyjazdami służbowymi i realizowanymi w związku z nimi delegacjami, a z drugiej maksymalne skrócenie czasu związanego z obsługą całego procesu. Kluczowymi funkcjonalnościami udostępnianymi w ramach usługi będą: 
- możliwość zaimportowania danych na formularz rozliczenia z rezerwacji (uprzednio pobranych z obecnie posiadanego systemu); 
- automatyczne wyliczanie odległości na podstawie Google Maps; 
- automatyczne kalkulacje w zakresie odpowiednich dla danego kraju stawek diet, limitów hotelowych; 
- integracja z systemem księgowym. 
System musi być zintegrowany z systemem Zamawiającego. Integracja ma być przeprowadzona z system mid-office, które posiada uniwersalne API. Pobierane będą dane o rezerwacjach i fakturach. Protokoły komunikacyjne - https, walidacja poprawności certyfikatu SSL, restapi, zabezpieczone basic http + whitelista IP. Wymiana danych asynchroniczna w oparciu o webhook. Od mid-office otrzymywane będą webhooki (powiadomienia) że pojawiły się nowe dane, które będą odkładane na kolejkę przetwarzania i cyklicznie co 5 minut ma następować przetwarzanie kolejki zgodnie z możliwościami przetwarzania serwerów systemów. 
 
Integracja z systemem księgowym poprzez eksport do xml do Optimy oraz uniwersalne API. Eksportowane będą dane dotyczące rozliczonych delegacji. Protokoły komunikacyjne - https, walidacja poprawności certyfikatu SSL, restapi, zabezpieczone basic http + whitelista IP. Wymiana danych asynchroniczna w oparciu o webhook. System musi mieć możliwość zarejestrowania klienta webhooków i powiadamiania API klienta o rozliczeniu delegacji. Klient wtedy ma mieć możliwość odpytać API systemu do rozliczania rezerwacji o szczegóły takiego rozliczenia. Każdy klient ma mieć też możliwość zintegrowania tego API po swojej stronie z systemem księgowym. 
 
Rozliczanie rezerwacji – proces finansowego i dokumentacyjnego uregulowania kosztów związanych z rezerwacjami dokonanymi w ramach delegacji służbowej. Obejmuje przypisanie rezerwacji (np. biletów lotniczych, noclegów, wynajmu samochodu itp.) do konkretnej delegacji, weryfikację zgodności kosztów, a następnie rozliczenie ich względem budżetu firmy oraz zasad polityki podróży służbowych. Rezerwacja jest rozumiana nie jako bezpłatny etap sprzedaży (czynność) polegający na założeniu rezerwacji w systemie rezerwacyjnym, tylko zarezerwowaną usługę, np. lot, hotel, wynajem auta, której koszt jest rozliczany w procesie rozliczania delegacji. 
 
Z systemu może korzystać maksymalnie 1000 użytkowników. Użytkownikami będą również wybrane przez Zamawiającego podmioty. 
 
Oprogramowanie będzie na serwerach wirtualnych Zamawiającego. 
 
Gwarancja minimum 36 miesięcy. Wsparcie techniczne minimum 10 lat. 
 
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę zarówno 
na oprogramowanie i usługi szkoleniowe. Niniejsze zamówienie ma charakter niepodzielny, ze 
względów organizacyjnych i funkcjonalnych. Wybrany Wykonawca ma zapewnić przeszkolenie 
pracownikom Zamawiającego z oprogramowania. Zamawiający wskazuje, że wartość zamówienia 
umożliwia złożenie ofert przedsiębiorstwom z sektora MŚP. 
Szczegółowy opis znajduje się w załączniku zapytanie ofertowe Why Not Fly 19.02.2025

IV.	OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
2. Usługi szkoleniowe – usługi szkoleniowe w zakresie obsługi systemu opisanego w pkt. 1. Szkolenie ma na celu przygotowanie pracowników do świadczenia nowej usługi rozliczania rezerwacji w ramach delegacji klientów biznesowych 
Ilość przeszkolonych osób 2. 
 
Tematyka podczas szkolenia: 
- przegląd funkcjonalności w systemie – 7h; 
- zarządzanie i administracja systemem – 2h; 
- zasady zapewnienie bezpieczeństwa danych i informacji – 1h; 
Szkolenie potrwa 10 h i będzie obejmowało część wykładową oraz ćwiczenia. 
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę zarówno 
na oprogramowanie i usługi szkoleniowe. Niniejsze zamówienie ma charakter niepodzielny, ze 
względów organizacyjnych i funkcjonalnych. Wybrany Wykonawca ma zapewnić przeszkolenie 
pracownikom Zamawiającego z oprogramowania. Zamawiający wskazuje, że wartość zamówienia 
umożliwia złożenie ofert przedsiębiorstwom z sektora MŚP. 
Szczegółowy opis znajduje się w załączniku zapytanie ofertowe Why Not Fly 19.02.2025

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Punkty = Łączna wartość oferty wg najtańszej ważnej oferty na oprogramowanie i usługi szkoleniowe netto (w PLN) / Łączna wartość oferty badanej netto na oprogramowanie i usługi szkoleniowe (w PLN) * 65 punktów 
Szczegółowy opis znajduje się w załączniku zapytanie ofertowe Why Not Fly 19.02.2025
 - gwarancja od 60 miesięcy lub więcej: 35 punktów wagowych 
- gwarancja od 48 do 59 miesięcy włącznie: 18 punkty wagowe. 
- gwarancja od 36 do 47 miesięcy włącznie: 0 punkty wagowe. 
Szczegółowy opis znajduje się w załączniku zapytanie ofertowe Why Not Fly 19.02.2025
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

XI.	OKREŚLENIE WARUNKÓW ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 
1.	Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, za obopólną zgodą Stron, w następującym zakresie: 
a)	Umowa może zostać zmieniona w sytuacji wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności. Pojęcie to Zamawiający będzie interpretował w sposób odpowiadający postanowieniu pkt. 109 preambuły Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE. W świetle tego postanowienia, „Pojęcie niemożliwych do przewidzenia okoliczności odnosi się do okoliczności, których nie można było przewidzieć pomimo odpowiednio starannego przygotowania pierwotnego postępowania o udzielenie zamówienia przez instytucję zamawiającą, z uwzględnieniem dostępnych jej środków, charakteru i cech tego konkretnego projektu, dobrych praktyk w danej dziedzinie oraz konieczności zagwarantowania odpowiedniej relacji pomiędzy zasobami wykorzystanymi na przygotowanie postępowania a jego przewidywalną wartością. Nie może to jednak mieć zastosowania w sytuacjach, w których modyfikacja powoduje zmianę charakteru całego zamówienia, na przykład przez zastąpienie zamawianych robót budowlanych, dostaw lub usług innym przedmiotem zamówienia lub przez całkowitą zmianę rodzaju zamówienia (…)”. 
W takim przypadku, umowa zostanie zmieniona w ten sposób, by możliwe było odwrócenie lub naprawienie skutków wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności. 
W przypadku wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności, możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. 
b)	Umowa może zostać zmieniona w przypadku zmiany Wykonawcy, gdy wynika ona z sukcesji uniwersalnej lub częściowej w prawa i obowiązki pierwotnego Wykonawcy, w wyniku restrukturyzacji, w tym przejęcia, połączenia, nabycia lub upadłości, przez innego Wykonawcy, który spełnia pierwotnie ustalone kryteria kwalifikacji podmiotowej, pod warunkiem, że nie pociąga to za sobą innych istotnych modyfikacji umowy i nie ma na celu obejścia zasad, wynikających z niniejszego zapytania ofertowego, umowy o dofinansowanie zawartej z Rzeszowską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. oraz Przewodnika kwalifikowalności do delegacji wydatków z dnia 2 kwietnia 2024. 
c)	Umowa może zostać zmieniona w przypadku, gdy zachodzi konieczność przedłużenia terminu wykonania zamówienia lub terminu wykonania obowiązku wynikającego z umowy z powodu wystąpienia siły wyższej. Przez siłę wyższą Zamawiający będzie rozumiał nieprzewidywalną, wyjątkową sytuację lub takie zdarzenie będące poza kontrolą stron niniejszej Umowy, które uniemożliwiają którejkolwiek z nich wywiązanie się ze swoich obowiązków na podstawie niniejszej Umowy, i które nie były wynikiem błędu lub zaniedbania po ich stronie lub po stronie ich podwykonawców, i których nie można było uniknąć przez postępowanie z odpowiednią i uzasadnioną należytą starannością. W takim wypadku, umowa zostanie wydłużona o czas trwania siły wyższej lub czas niezbędny do odwrócenia skutków wystąpienia siły wyższej lub zostanie zmieniony termin wykonania obowiązku wynikającego z umowy, o czas trwania siły wyższej lub czas niezbędny do odwrócenia skutków wystąpienia siły wyższej. 
W przypadku wystąpienia siły wyższej możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. 
d)	Umowa może zostać zmieniona w przypadku, gdy zachodzi konieczność przedłużenia terminu wykonania zamówienia lub terminu wykonania obowiązku wynikającego z umowy z powodu działania osoby lub osób trzecich, za których nie ponosi odpowiedzialności ani Wykonawca, ani Zamawiający. W przypadku potwierdzenia przez Zamawiającego, że ziścił się ten warunek, umowa zostanie wydłużona o czas niezbędny do odwrócenia skutków działania osoby lub osób trzecich. 
W takim przypadku możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. 
Umowa może zostać zmieniona w sytuacji, gdy dojdzie do zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wprowadzenia nowych regulacji prawnych, mających wpływ na wykonanie niniejszej Umowy. W takim przypadku, umowa zostanie zmieniona w ten sposób, by opowiadała obowiązującym regulacjom prawnym. W takim przypadku możliwa jest także zmiana terminu realizacji umowy. 
e)	Umowa z Wykonawcą może zostać zmieniona w sytuacji, gdy dojdzie do zmiany umowy o dofinansowanie, zawartej przez Zamawiającego z Rzeszowską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. W takim przypadku, umowa z Wykonawcą zostanie zmieniona w ten sposób, by odpowiadała obowiązującym postanowieniom umowy o dofinansowanie. 
f)	zmiany wartości umowy w przypadku zwiększenia bądź zmniejszenia stawek podatku od towarów i usług, dotyczących Przedmiotu Zamówienia w wyniku zmian ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, które wejdą w życie po dniu zawarcia umowy, a przed wykonaniem przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia, po wykonaniu którego Wykonawca jest uprawniony do uzyskania wynagrodzenia, wynagrodzenie Wykonawcy może ulec odpowiedniemu zwiększeniu bądź zmniejszeniu, jeżeli w wyniku zastosowania zmienionych stawek ww. podatku ulega zmianie kwota podatku oraz wynagrodzenie wykonawcy uwzględniające podatek od towarów i usług. Przy czym Wykonawca jest uprawniony do uzyskania zwiększonego wynagrodzenia wyłącznie w sytuacji, gdy dotrzymał terminu realizacji umowy oraz przekazał Zamawiającemu prawidłowo wystawioną fakturę VAT niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 14 dni od dnia, w którym uzyskał uprawnienie do wystawienia faktury. 
Szczegółowy opis znajduje się w załączniku zapytanie ofertowe Why Not Fly 19.02.2025
 </div>