Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-02-14
Data składania ofert	24/02/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6057767

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 7/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich na targi Interpack 2026 w Düsseldorfie, Niemcy, w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1837371">Zapytanie ofertowe 7 IW PCE z załacznikami</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1837373">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 7 IW PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1837374">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 7 IW PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1837377">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 7 IW PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1837382">Załącznik 4 Wzór umowy warunkowej 7 IW PCE</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. 
1.	Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich na targi Interpack 2026 w Düsseldorfie, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy EXISTO Sp. z.o.o., NIP 8442358375 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targach Interpack 2026, Düsseldorf, Niemcy, które odbędą się 7–13 maja 2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. 
 
A.	Wynajęcie powierzchni targowej: 
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Interpack 2026, Düsseldorf, Niemcy, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 20,25 m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: 
•	wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20,25 m2 (+/-2m2) - pod stoisko rzędowe H2, narożne, 2 boki otwarte, o wymiarach: 4,5 m (długość) x 4,5 m (szerokość); 
•	pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (np. opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, opłata za usługi marketingowe, wpis do katalogu targowego, ubezpieczenie, składka na rzecz Niemieckiego Związku Targów i Wystaw (AUMA), itp.); 
•	montaż przyłącza energii elektrycznej, podłączenie prądu trójfazowego do 5,2 kW / 400 V; 2x gniazdo z dwoma okrągłymi pinami, 230 V ; 2x złącze Wieland 230V,10A do 2,3 KW.aB; 1x złącze uziemiające; opłata podstawowa za podłączenie; pokrycie opłat za energię. 
 
B.	Wykonanie projektu zabudowy: 
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy zabudowy: 
1.	Stoisko w zabudowie gotowej – wybrana opcja: stoisko rzędowe H2 lub podobne; 
2.	Dodatkowe niezbędne wyposażenie stoiska: 
•	Systemu stojaków: System aluminiowy, ściany z płyt pilśniowych laminowanych, wysokość 250 cm, ściana wysoka pokryta okleiną 360 cm; 
•	Konstrukcja stoiska: 
	Zamykana kabina z drzwiami; 
	1 punkt oświetleniowy na 3m² powierzchni; 
	Dywan Fair-Rips; 
•	Podstawowe wyposażenie stojaka narożnego: 
	1x wieszak na płaszcze; 
	2x krzesło barowe; 
	8x krzesło tapicerowane; 
	2x stół okrągły; 
	1x stolik barowy; 
	1x kosz na makulaturę; 
	1x kabina (zaplecze); 
	4x reflektor; 
	cyfrowy nadruk (wg. projektu dostarczonego przez Wnioskodawcę) na tekstyliach typu block out, łącznie z wykończeniem i montażem; 
•	kolorystyka: 
	kolor ścian (stand color): biały (white); 
	kolor elementów (secondary color): żółty (sunny yellow); 
	kolor wykładziny (floor color): szary (grey); 
•	elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; 
•	przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; 
•	wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. 
 
C.	Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: 
•	montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Interpack 2026, Düsseldorf, Niemcy, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; 
•	sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; 
•	przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; 
•	przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów w godz. 16.00- 18.00; 
 
D.	Zakup usług hotelarskich 
•	rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w terminie w terminie 6–14 maja 2026 r. (8 noclegów) 
•	3 pokoje 1-osobowe; 
•	cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; 
•	hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek; 
•	hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów i lotniska; dojazd na miejsce targów taksówką lub komunikacją ogólno-dostępną max. do 60 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego; 
•	hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; 
•	koszt noclegów nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto - 100% 
LP = Cmin/Co *100 
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto 
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej 
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3.	Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą EXISTO Sp. z.o.o., NIP 8442358375, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 
4.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
a)	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub 
b)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
c)	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 
5.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
6.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a)	Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki. 
b)	Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej – załącznik nr 4.
 </div>