Kompleksowa usługa zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa usługa zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-02-14
Data składania ofert	21/02/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6057744

<div>
 <h1>ProNGO</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1838838">1. Zapytanie Ofertowe nr 1_02_2025_ProNGO</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1838841">1. zał. 1. Formularz ofertowy do ZO nr 1_02_2025_ProNGO</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1838847">2. zał. 2. Oświadczenia Oferenta do ZO nr 1_02_2025_ProNGO</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1838850">3. zał. 3. Klauzula Informacyjna do ZO nr 1_02_2025_ProNGO</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa usługa zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Opis przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zapewnienia zakwaterowania oraz wyżywienia podczas organizacji wsparcia grupowego (spotkania sieciujące, szkolenia, wizyty studyjne krajowe) w ramach realizacji ww. projektu. 
Zakres przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca: 
1. Łącznie 450 pokoi dwuosobowych ze śniadaniem. Przewidywany zakres usługi: 
a.	Zadanie Sieciowanie współpracy, wsparcie grupowe: spotkania dwudniowe na terenie Dolnego Śląska. 
1 grupa: śr. 17 osób, tj. 9 pokoi dwuosobowych. 
Łącznie 18 grup: 9 grup w 2025 roku oraz 9 grup w 2026. 
RAZEM 162 pokoje dwuosobowe ze śniadaniem dla 306 osób (1 doba). 
b.	Zadanie Szkolenia dla NGO, wsparcie grupowe: spotkania trzydniowe na terenie Dolnego Śląska. 
1 grupa: śr. 10 osób, tj. 5 pokoi dwuosobowych x 2 doby. 
Łącznie 18 grup: 9 grup w 2025 roku oraz 9 grup w 2026. 
RAZEM 180 pokoi dwuosobowych ze śniadaniem dla 180 osób (2 doby). 
c.	Zadanie Wizyty studyjne krajowe, wsparcie grupowe: spotkania dwudniowe na terenie Polski. 
1 grupa: śr. 17 osób, tj. 9 pokoi dwuosobowych. 
Łącznie 12 grup: 6 grup w 2025 roku oraz 6 grup w 2026. 
RAZEM 108 pokoi dwuosobowych ze śniadaniem dla 204 osób (1 doba). 
2. Łącznie: 1668 Obiadów, 942 Kolacji, 1668 Przerw kawowych. Przewidywany zakres usługi: 
a.	Zadanie Sieciowanie współpracy, wsparcie grupowe: spotkania dwudniowe na terenie Dolnego Śląska. 
1 grupa: śr. 17 osób (1 os.: 2 x obiad, 1 x kolacja, 2 x przerwa kawowa). 
Łącznie 18 grup: 9 grup w 2025 roku oraz 9 grup w 2026. 
RAZEM wyżywienie dla 306 osób: a. 612 obiadów, b. 306 kolacji, c. 612 przerw kawowych. 
b.	Zadanie Szkolenia dla NGO, wsparcie grupowe: spotkania trzydniowe na terenie Dolnego Śląska. 
1 grupa: śr. 12 osób (1 os.: 3 x obiad, 2 x kolacja, 3 x przerwa kawowa). 
Łącznie 18 grup: 9 grup w 2025 roku oraz 9 grup w 2026. 
RAZEM wyżywienie dla 216 osób: a. 648 obiadów, b. 432 kolacji, c. 648 przerw kawowych. 
c.	Zadanie Wizyty studyjne krajowe, wsparcie grupowe: spotkania dwudniowe na terenie Polski. 
1 grupa: śr. 17 osób (1 os.: 2 x obiad, 1 x kolacja, 2 x przerwa kawowa). 
Łącznie 12 grup: 6 grup w 2025 roku oraz 6 grup w 2026. 
RAZEM wyżywienie dla 204 osób: a. 408 obiadów, b. 204 kolacje, c. 408 przerw kawowych. 
Okres realizacji usług: od 02.2025 do 12.2026. Zamawiający zastrzega, iż szczegółowy zakres usług będzie wskazywany przez Zamawiającego przed każdym wydarzeniem/daną formą wsparcia dla danej grupy uczestników, nie później niż: 
- 14 dni w zakresie terminu/data i ilość dni; 
- 14 dni w zakresie lokalizacji/województwo i miejscowość; 
- 7 dni liczby uczestników. 
Usługi realizowane na terenie Polski. 
 
Szczegółowe informacje w Zapytaniu Ofertowym i zał.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryteria oceny ofert, zgodnie z Zapytaniem ofertowym i zał.: 
- cena (C), max. 80 pkt. 
- doświadczenie (D), max. 10 pkt. 
- zatrudnienie (Z), max. 5 pkt. 
- bezpłatne udostępnienie sal szkoleniowych (S), max. 5 pkt. 
Ocenie w ramach kryteriów zostaną poddane wyłącznie oferty spełniające wymogi formalne.
 1. Cena, max. 80 pkt.: 
- nocleg, 20 pkt. 
- obiad, 20 pkt. 
- kolacja, 20 pkt. 
- przerwa kawowa, 20 pkt. 
Punkty: 
C=(Cn/Co) x 80 
Gdzie: 
Cn – najniższa cena brutto oferty ze złożonych ważnych ofert; 
Co – cena brutto oferty badanej. 
Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.
 2. DOŚWIADCZENIE w organizacji wyjazdów służbowych, konferencyjnych lub szkoleniowych, max. 20 pkt. 
Punkty: 
- organizacja do 4 oddzielnych usług dla minimum 10 osób - 5 pkt.; 
- organizacja 5 i więcej oddzielnych usług dla minimum 10 osób – 10 pkt. 
Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.
 3. ZATRUDNIENIE pracowników znajdujących się w niekorzystnej sytuacji, max 5 pkt. 
Punkty: 
- brak zatrudnienia - 0 pkt.; 
- zatrudnienie co najmniej 1 osoby – 5 pkt. 
Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.
 4. SALE SZKOLENIOWE bezpłatne udostępnienie, max 5pkt. 
Punkty: 
- brak deklaracji udostępnienia sal, 0 pkt.; 
- deklaracja udostępnienia sal, 5 pkt. 
Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Umowa i Istotne zmiany umowy: 
1. Zamawiający informuje, iż po wyborze najkorzystniejszej oferty z Wykonawcą zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem zapisów Zapytania Ofertowego: pkt. 10 ust. 10.29., ppkt. c). 
2. Projekt umowy nie stanowi załącznika do Zapytania Ofertowego. 
3. Wykonawca zostanie poinformowany o terminie i ewentualnie miejscu podpisania (zawarcia) umowy, chyba że Zamawiający uzgodni z Wykonawcą elektroniczną formę zawarcia umowy. Umowa zostanie podpisana w dogodnym dla obu stron terminie. 
4. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający może wybrać kolejną najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert, o ile nie istnieją podstawy do unieważnienia postępowania. 
5. Zamawiający przewiduje w celu należytego wykonania umowy możliwość istotnej zmiany jej postanowień w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej: 
a) Termin lub zakres realizacji zamówienia może ulec zmianie w następujących sytuacjach: 
- W przypadku zmiany terminów realizacji wynikających z umowy o dofinansowanie projektu uzgodnionych z Instytucją Pośredniczącą/Zarządzającą; 
- W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, na jego uzasadniony wniosek, pod warunkiem, że zmiana ta wynika z okoliczności, których Wykonawca nie mógł przewidzieć na etapie składania oferty i nie jest przez niego zawiniona; 
- Zawieszenia prac przez Zamawiającego z powodu wystąpienia przyczyn technicznych lub organizacyjnych uniemożliwiających kontynuowanie wykonywania przedmiotu umowy, o czas zawieszenia. O zawieszeniu prac Zamawiający powiadomi Wykonawcę wskazując przyczynę zawieszenia; 
- Konieczności wprowadzenia zmian w przedmiocie umowy na skutek okoliczności, których Zamawiający nie mógł obiektywnie przewidzieć w chwili zawarcia umowy o czas niezbędny do wprowadzenia tych zmian; 
- W przypadku wystąpienia zmian w harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, w szczególności w przypadku wystąpienia konieczności wydłużenia/przesunięcia terminów realizacji poszczególnych zadań i etapów, spowodowana obiektywnymi czynnikami, niezależnymi od Zamawiającego lub Wykonawcy, uniemożliwiającymi realizację zamówienia w pierwotnie określonych terminach, mającymi wpływ na jakość realizacji przedmiotu Umowy; 
- W przypadku otrzymania decyzji Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany. 
6. Wynagrodzenie Wykonawcy określone w umowie może ulec zmianom w następujących przypadkach: 
- Rezygnacji z części zadań, których wykonanie nie będzie konieczne lub będzie bezcelowe, w przypadku okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – o wartość niewykonanych zadań; 
- Otrzymania decyzji Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej zawierającej zmiany zakresu zadań lub ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany; 
- Wprowadzeniu aktualizacji do budżetu Projektu, 
- Zmiany terminów płatności wynagrodzenia Wykonawcy w przypadkach uzasadnionych postępem prac. 
7. Zamawiający zastrzega sobie również możliwość zmiany Umowy w przypadku: 
- Zmiany w obowiązujących przepisach prawa, mającej wpływ na przedmiot i warunki umowy oraz zmiana sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy i/lub Zamawiającego skutkująca niemożliwością realizacji przedmiotu umowy; 
- Powstania nadzwyczajnych okoliczności, będących „siłą wyższą” skutkujących niemożliwością realizacji przedmiotu umowy lub grożących rażącą stratą, których Strony nie przewidziały przy zawarciu umowy – jako siłę wyższą rozumie się wydarzenia i okoliczności nadzwyczajne, nieprzewidywalne, niezależne od woli którejkolwiek ze Stron umowy; 
- Powstania nadzwyczajnych okoliczności niebędących „siłą wyższą”, grożących rażącą stratą, których Strony nie przewidziały przy zawarciu umowy; 
- Otrzymania decyzji od Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany; 
8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminów zjazdów realizowanego wsparcia w przypadku, gdy będzie to podyktowane koniecznością dopasowania ich do potrzeb uczestników projektu lub problemów rekrutacyjnych.
 </div>