Organizacja II spotkania formacyjnego w tym wynajem sali konferencyjnej, sal warsztatowych, zapewnienie wyżywienia i przerw kawowych oraz zapewnienie kolacji i noclegów

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja II spotkania formacyjnego w tym wynajem sali konferencyjnej, sal warsztatowych, zapewnienie wyżywienia i przerw kawowych oraz zapewnienie kolacji i noclegów
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Wrocław
Data publikacji	2025-02-14
Data składania ofert	21/02/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 555200001 Usługi dostarczania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6057676

<div> <h1>Organizacja II spotkania formacyjnego w ramach projektu "SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne" dla maksymalnie 200 uczestnik&oacute;w w dniach 3-4.04.2025r. (w tym: wynajem sali konferencyjnej, sal warsztatowych, zapewnienie wyżywienia i przerw kawowych oraz zapewnienie kolacji i nocleg&oacute;w)</h1> <h2>Załączniki</h2> <ul> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1839045">Zapytanie ofertowe</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1839046">Załącznik 1 - oświadczenie o braku powiązań</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1839047">Wz&oacute;r umowy</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1839048">wz&oacute;r oferty - element A</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1839049">wz&oacute;r oferty - element B</a></li> </ul> <h2>Części zam&oacute;wienia</h2> <h3>element A</h3> <strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong> <p>Wynajem sali konferencyjnej i sal do pracy warsztatowej oraz zapewnienie wyżywienia i przerw kawowych podczas spotkania w dniach 3 i 4.04.2025r. (element A) ;<br /> podczas II spotkania formacyjnego projektu &bdquo;SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne&rdquo; dla maksymalnie 200 uczestnik&oacute;w spotkania.<br /> Termin: 3-4.04.2025r. <br /> Miasto: Wrocław<br /> Opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia (element A): <br /> A. Szczeg&oacute;łowe wymagania Zamawiającego dotyczące sali konferencyjnej i sal warsztatowych<br /> 1. Zapewniony przez Wykonawcę obiekt musi być usytuowany we Wrocławiu w odległości maksymalnej 5 km od Dworca kolejowego &bdquo;Wrocław Gł&oacute;wny&rdquo; &ndash; odległość mierzona według Google Maps (opcja &bdquo;droga najkr&oacute;tsza&rdquo;), w miejscu zapewniającym możliwość swobodnego dojazdu transportem publicznym. <br /> 2. Obiekt musi spełniać kryterium dostępności, zgodnie z &bdquo;Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027&rdquo;, m.in. w zakresie dostosowania do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami (w tym os&oacute;b poruszających się na w&oacute;zkach inwalidzkich). <br /> 3. Podczas obu dni spotkania (3 i 4.04.2025r.) Wykonawca zapewni jedną salę konferencyjną do wyłącznej dyspozycji uczestnik&oacute;w spotkania oraz 2 dodatkowe sale do pracy warsztatowej<br /> 4. Sala konferencyjna powinna mieścić swobodnie 200 uczestnik&oacute;w w ustawieniu &bdquo;teatralnym&rdquo;.<br /> 5. Sale warsztatowe powinny mieścić swobodnie po 65 uczestnik&oacute;w w ustawieniu &bdquo;wyspowym&rdquo; (6 wysp po 11-12 os&oacute;b każda). <br /> 6. Sala konferencyjna zostanie udostępniona Zamawiającemu w godzinach 9:00 &ndash; 18:00 w dniu 3.04.2025r. oraz w godzinach 8:00-15:00 w dniu 4.04.2025r. <br /> 7. Sale warsztatowe zostaną udostępnione Zamawiającemu w godzinach 14:00 &ndash; 18:00 w dniu 3.04.2025r. oraz w godzinach 8:00-15:00 w dniu 4.04.2025r.<br /> 8. Sala konferencyjna w dniach 3 i 4.04.2025r. musi spełniać wymagania BHP i p. poż., być dostosowana do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami oraz być wyposażona w:<br /> a. podest z m&oacute;wnicą, <br /> b. krzesła z możliwością aranżacji ustawienia,<br /> c. sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, mikrofony, pilot do zmiany slajd&oacute;w, nagłośnienie, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych,<br /> d. klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestnik&oacute;w spotkania,<br /> e. dostęp do bezprzewodowego internetu,<br /> f. dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami,<br /> g. zaplecze sanitarne.<br /> 9. Sale do pracy warsztatowej w dniach 3 i 4.04.2025r. muszą spełniać wymagania BHP i p. poż., być dostosowane do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami oraz być wyposażone w:<br /> a. krzesła i stoły z możliwością aranżacji ustawienia,<br /> b. sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, mikrofony, pilot do zmiany slajd&oacute;w, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych,<br /> c. klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestnik&oacute;w spotkania,<br /> d. dostęp do bezprzewodowego internetu,<br /> e. dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami,<br /> f. zaplecze sanitarne.<br /> 10. Wykonawca zapewni przestrzeń do serwowania ciągłych przerw kawowych oraz dw&oacute;ch posiłk&oacute;w w formie bufetu (obiad w dniach 3 i 4.04.2025r.)<br /> 11. Sala konferencyjna i sale warsztatowe, a także pomieszczenia, w kt&oacute;rych będą serwowane posiłki i przerwy kawowe muszą znajdować się w tym samym budynku.<br /> 12. Przestrzeń do serwowania przerw kawowych musi znajdować się poza salą konferencyjną, w jej bezpośrednim sąsiedztwie i być zapewniona na wyłączność uczestnik&oacute;w spotkania. <br /> 13. Wykonawca zapewni wyodrębnioną przestrzeń do przechowywania bagażu podczas trwania spotkania w dniach 3 i 4.04.2025r.<br /> <br /> B. Szczeg&oacute;łowe wymagania Zamawiającego dotyczące wyżywienia i przerw kawowych w dniach 3 i 4.04.2025 r.<br /> 1. Wykonawca zapewni wyżywienie dla maksymalnie 200 uczestnik&oacute;w spotkania - tj. przerwy kawowe ciągłe oraz dwa obiady w formie bufetu w dniach 3 i 4.04.2025r. z uwzględnieniem posiłk&oacute;w wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłk&oacute;w dla os&oacute;b, kt&oacute;re zgłoszą inne szczeg&oacute;lne potrzeby żywieniowe. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłk&oacute;w, wraz z określeniem ich ilości, najp&oacute;źniej do dnia 31.03.2025r. włącznie. Szczeg&oacute;łowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontakt&oacute;w roboczych. <br /> 2. Usługa zostanie zrealizowana w miejscu, w kt&oacute;rym odbędzie się spotkanie w dniach 3 i 4.04.2025r.<br /> 3. Informacja nt. ostatecznej liczby uczestnik&oacute;w spotkania zostanie przekazana do Wykonawcy w dniu 31.03.2025r.<br /> 4. Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania.<br /> 5. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w ilości os&oacute;b niezbędnej do zrealizowania danego elementu przedmiotu zam&oacute;wienia. <br /> 6. Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w pomieszczeniach, w kt&oacute;ry serwowane będą posiłki (przerwy kawowe oraz obiady), w tym m.in. sprzątanie stoł&oacute;w, podł&oacute;g, zabranie śmieci, itp.).<br /> 7. Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji danego elementu przedmiotu zam&oacute;wienia, w tym stoły pod catering, obrusy, bemary, podgrzewacze, ekspresy ciśnieniowe do kawy, warniki, ew. przedłużacze, itd.).<br /> 8. Orientacyjny plan oraz zakres serwowanych posiłk&oacute;w ma charakter wstępny i może ulec zmianie. Ostateczny program spotkania uwzględniający godziny serwowania posiłk&oacute;w zostanie przekazany najp&oacute;źniej do dnia 31.03.2025r.<br /> A. I dzień &ndash; 3.04.2025r.<br /> a. Przerwa kawowa ciągła (w godzinach 10:00-17:00), dla max 200 os&oacute;b, w czasie kt&oacute;rej podane zostaną:<br /> - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana - filtrowana &ndash; w szklanych dzbankach (bez ograniczeń),<br /> - co najmniej 2 rodzaje świeżych owoc&oacute;w (min. 150 g dla każdego uczestnika),<br /> - co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika) <br /> - ciasteczka kruche (co najmniej 150g dla każdego uczestnika).<br /> <br /> <br /> b. Obiad w formie bufetu (około godz. 14:00), dla max 200 os&oacute;b, podczas kt&oacute;rego podane zostaną:<br /> - dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegetariańska), <br /> - dwa dania gł&oacute;wne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegetariańskie),<br /> - minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru,<br /> - minimum dwa dodatki warzywne do wyboru,<br /> - 2 desery do wyboru;<br /> - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń),<br /> <br /> B. II dzień &ndash; 4.04.2025r.<br /> a. Przerwa kawowa ciągła (w godzinach: 8:30-14:30), dla max 200 os&oacute;b, w czasie kt&oacute;rej podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane):<br /> - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana &ndash; w szklanych dzbankach (bez ograniczeń),<br /> - co najmniej 2 rodzaje świeżych owoc&oacute;w (co najmniej 200g dla każdego uczestnika);<br /> - co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika);<br /> - ciasteczka kruche (co najmniej 150g dla każdego uczestnika);<br /> b. Obiad w formie bufetu (około godz. 14:30), dla max 200 os&oacute;b, podczas kt&oacute;rego podane zostaną:<br /> - dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegetariańska), <br /> - dwa dania gł&oacute;wne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegetariańskie),<br /> - minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru,<br /> - minimum dwa dodatki warzywne do wyboru,<br /> - 2 desery do wyboru,<br /> - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń)<br /> Pozostałe warunki realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia znajdują się w załączonym zapytaniu ofertowym.</p> <h2>Kryteria oceny</h2> <p>Ocenie podlega kwota brutto oferty. Maksymalna liczba punkt&oacute;w w tym kryterium to 55. Spos&oacute;b przyznawania punktacji: (cena oferty najtańszej / cena oferty badanej) x waga 55%</p> <p>Odległość obiektu od Dworca kolejowego &bdquo;Wrocław Gł&oacute;wny&rdquo; we Wrocławiu. Ocena odległości do 1 miejsca po przecinku, na podstawie Google Maps, mierzona według opcji &bdquo;droga najkr&oacute;tsza&rdquo;. Maksymalna liczba punkt&oacute;w w tym kryterium to 45<br /> do 1,0 km&ndash;45p; 1,1&ndash;2,0 km&ndash;36p; 2,1-3,0km-27p; 3,1-4,0-18p; 4,1-5,0 -9p</p> <h3>element B</h3> <strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong> <p>Zapewnienie kolacji zasiadanej w dniu 3.04.2025r. oraz noclegu w dniu 3.04.2025 r. ze śniadaniem w dniu 4.04.2025 r. (element B) dla maksymalnie 200 uczestnik&oacute;w II spotkania formacyjnego w ramach projektu "SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne"<br /> Termin: 3-04.04.2025r.<br /> Miejsce: Wrocław<br /> Opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia (element B):<br /> 1. Wykonawca zapewni organizację kolacji zasiadanej w dniu 3.04.2025r. w godzinach 19:00-22:00 dla maksymalnie 200 os&oacute;b w formie bufetu lub kolacji serwowanej.<br /> 2. Wykonawca zapewni 1 nocleg w dniu 3.04.2025 (data zameldowania) ze śniadaniem w dniu 4.04.2025 (data wymeldowania), łącznie dla maksymalnie 200 os&oacute;b, w tym: <br /> a) nocleg w pokojach dwuosobowych z pojedynczymi ł&oacute;żkami dla maksymalnie 190 os&oacute;b.<br /> b) nocleg w pokojach jednoosobowych dla maksymalnie 10 os&oacute;b. <br /> 3. Informacja nt. ostatecznej liczby nocleg&oacute;w (ze wskazaniem zapotrzebowania na pokoje jedno- i dwuosobowe) oraz liczby uczestnik&oacute;w kolacji zostanie przekazana do Wykonawcy w dniu 31.03.2025r.<br /> 4. Kolacja i nocleg muszą być zapewnione w tym samym hotelu.<br /> 5. Zagwarantowany przez Wykonawcę hotel o standardzie odpowiadającym przynajmniej trzem gwiazdkom musi być wpisany do Centralnego Wykazu Obiekt&oacute;w Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Standard hotelu musi być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. 2017 poz. 2166). <br /> 6. Hotel, w kt&oacute;rym zostanie zapewniony nocleg i kolacja musi spełniać standardy dostępności zgodnie z &bdquo;Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027&rdquo;, w tym m.in. musi być dostosowany do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami (w tym os&oacute;b poruszających się na w&oacute;zkach inwalidzkich).<br /> 7. Hotel, w kt&oacute;rym zostanie zapewniony nocleg i kolacja musi być usytuowany we Wrocławiu w odległości maksymalnej 5 km od Dworca kolejowego &bdquo;Wrocław Gł&oacute;wny&rdquo; &ndash; odległość mierzona według Google Maps (opcja &bdquo;droga najkr&oacute;tsza&rdquo;), w miejscu zapewniającym możliwość swobodnego dojazdu transportem publicznym. <br /> 8. Na potrzeby zorganizowania kolacji Wykonawca zapewni salę na wyłączność gości Zamawiającego oraz obsługę kelnerską w ilości os&oacute;b niezbędnej do zrealizowania danego elementu przedmiotu zam&oacute;wienia. <br /> 9. W czasie kolacji podane zostaną:<br /> - przystawki - minimum dwa rodzaje do wyboru (w tym 1 wariant wegetariański),<br /> - minimum dwa rodzaje dań gł&oacute;wnych do wyboru (w tym jeden wariant mięsny i jeden wegetariański),<br /> - dodatki warzywne &ndash; minimum dwa rodzaje do wyboru,<br /> - dwa rodzaje dodatk&oacute;w skrobiowych do wyboru, <br /> - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje: czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń),<br /> - dwa desery do wyboru.<br /> 10. Pokoje noclegowe będą wyposażone w dostęp do bezprzewodowego internetu oraz pełne zaplecze sanitarne.<br /> 11. Wykonawca zapewni dostępność pokoi nie p&oacute;źniej niż od godz. 16:00 w dniu zakwaterowania (3.04.2025r.). Wykwaterowanie nastąpi w dniu 4.04.2024r. zgodnie z dobą hotelową obowiązującą w danym obiekcie.<br /> 12. W przypadku kompleksowej organizacji wszystkich element&oacute;w przedmiotu zam&oacute;wienia (element A i element B) w jednym obiekcie (hotelu), Wykonawca zapewni przestrzeń do przechowywania bagażu do momentu zameldowania w dniu 3.04.2025r. i po wymeldowaniu w dniu 4.04.2025r. <br /> Pozostałe warunki realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia znajdują się w załączonym zapytaniu ofertowym.</p> <h2>Kryteria oceny</h2> <p>Ocenie podlega kwota brutto oferty. Maksymalna liczba punkt&oacute;w w tym kryterium to 55. Spos&oacute;b przyznawania punktacji: (cena oferty najtańszej / cena oferty badanej) x waga 55%</p> <p>Odległość obiektu od Dworca kolejowego &bdquo;Wrocław Gł&oacute;wny&rdquo; we Wrocławiu. Ocena odległości do 1 miejsca po przecinku, na podstawie Google Maps, mierzona według opcji &bdquo;droga najkr&oacute;tsza&rdquo;. Maksymalna liczba punkt&oacute;w w tym kryterium to 45<br /> do 1,0 km&ndash;45p; 1,1&ndash;2,0 km&ndash;36p; 2,1-3,0km-27p; 3,1-4,0-18p; 4,1-5,0 -9p</p> <h2>Warunki zmiany umowy</h2> <p>Zamawiający nie przewiduje istotnych zmian umowy. Wz&oacute;r umowy został zamieszczony w bazie<br /> konkurencyjności.</p> </div>