Opracowanie, instalacja i wdrożenie dedykowanego oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Opracowanie, instalacja i wdrożenie dedykowanego oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Jaworzno
Data publikacji	2025-02-13
Data składania ofert	24/02/2025, Godzina 13:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	487810006 Pakiety oprogramowania do zarządzania systemem 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania
Numer przetargu	6054473

<div>
<h1>Opracowanie, instalacja i wdrożenie dedykowanego oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem w AUTO &bdquo;FIKO&rdquo; Sp. z o.o. w Jaworznie przy ulicy J.U. Niemcewicza 2A.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1834409">Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego - Projekt umowy 13.02.2025</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1834411">Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego - Oświadczenie o zachowaniu poufności 13.02.2025</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1834674">ZAPYTANIE OFERTOWE AUTO FIKO Jaworzno oprogramowanie 13.02.2025</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1834676">Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego - FORMULARZ OFERTOWY 13.02.2025</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Opracowanie, instalacja i wdrożenie dedykowanego oprogramow.</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Funkcjonalności min.: I. Zarządzanie serwisem ciężarowym i osobowym: Rozbudowany system zarządzania praca mechanik&oacute;w serwis&oacute;w obu dział&oacute;w i obsługi floty własnej. 1. System zarządzania pracą mechanik&oacute;w wspomagający komunikacje pomiędzy biurem obsługi klienta, kierownikiem serwisu a warsztatem. Najważniejsze cele projektu: - obsługa zleceń napraw, wymiana informacji, adnotacje zapotrzebowania na części, rozliczenie pracy mechanika, dodatkowe opisy prac wynikłe podczas naprawy, odczyty licznik&oacute;w, wprowadzanie termin&oacute;w kolejnych napraw (interwał&oacute;w), 2. Obsługa floty samochod&oacute;w osobowych i ciężarowych - system zawierający informacje związane z eksploatacja pojazd&oacute;w, historii napraw. Najważniejsze dane: terminy obsług, przegląd&oacute;w pojazd&oacute;w, zakres prac i części, naprawy wynikłe w czasie eksploatacji, raportowanie przebieg&oacute;w w zadanym czasookresie, raportowanie koszt&oacute;w wynikłych z eksploatacji pojazd&oacute;w II. Zarządzanie stacją kontroli pojazd&oacute;w Narzędzie wspierające organizację pracy, rejestrowanie przegląd&oacute;w technicznych oraz analizowanie efektywności pracownik&oacute;w i stacji. 1. Zarządzanie kadrami i grafikiem pracy - informacje o pracownikach stacji kontroli pojazd&oacute;w - tworzenie grafik&oacute;w pracy: planowanie harmonogramu pracy dla diagnost&oacute;w oraz innych pracownik&oacute;w stacji, z możliwością definiowania zmian, przerw oraz nadgodzin - dynamiczne zarządzanie grafikami: możliwość szybkiego wprowadzania zmian w harmonogramie, np. w przypadku nieobecności pracownika lub dodatkowych przegląd&oacute;w 2. Analizy - raportowanie liczby przegląd&oacute;w: generowanie raport&oacute;w dotyczących liczby wykonanych przegląd&oacute;w w wybranym okresie (np. dziennym, tygodniowym, miesięcznym), co pozwala ocenić obłożenie stacji i efektywność pracy 3. Obsługa klient&oacute;w - rezerwacje przegląd&oacute;w: możliwość umawiania wizyt przez klient&oacute;w na konkretną godzinę, co zmniejsza czas oczekiwania i poprawia organizację pracy stacji System pozwali efektywnie zarządzać zespołem oraz monitorować jakość i efektywność przegląd&oacute;w technicznych. Dzięki analizie danych i raportom, można lepiej dostosować ofertę do potrzeb klient&oacute;w i zwiększyć rentowność stacji. III.Zarządzanie sprzedażą samochod&oacute;w ciężarowych: Kompleksowe zarządzanie procesem sprzedaży oraz relacjami z klientami. Umożliwi śledzenie transakcji, zarządzanie danymi klient&oacute;w oraz monitorowanie historii sprzedaży. 1. Zarządzanie klientami - dane kontaktowe: możliwość wprowadzenia kluczowych informacji o firmie - priorytetyzacja klient&oacute;w: ustawienie priorytetu dla firmy, co pozwoli lepiej zarządzać działaniami sprzedażowymi w zależności od ważności klienta. - historia kontakt&oacute;w: rejestrowanie pierwszego wpisu z danymi osoby kontaktowej oraz szczeg&oacute;ł&oacute;w wsp&oacute;łpracy 2. Przypomnienia i historia sprzedaży - przypomnienia o aktywnościach: możliwość ustawiania przypomnień dotyczących kluczowych wydarzeń lub zadań związanych z danym klientem - historia aktywności: rejestrowanie daty dodania aktywności, kto ją dodał, oraz szczeg&oacute;łowych informacji kontaktowych 3. Informacje o sprzedanych pojazdach Rejestrowanie transakcji sprzedaży: śledzenie szczeg&oacute;ł&oacute;w dotyczących sprzedanych samochod&oacute;w dla poszczeg&oacute;lnych klient&oacute;w 4. Monitorowanie sprzedaży i analiza wynik&oacute;w - raportowanie zysk&oacute;w i koszt&oacute;w: System pozwoli na szczeg&oacute;łową analizę poszczeg&oacute;lnych transakcji Celem jest zapewnienie przejrzystości działań, lepszej organizacji oraz możliwość analizy wynik&oacute;w sprzedażowych. Dzięki temu można zwiększyć efektywność działań sprzedażowych oraz poprawić relacje z klientami. IV. Zarządzanie flotą własnych pojazd&oacute;w: Kompleksowe narzędzie umożliwiające efektywne zarządzanie pojazdami firmowymi. 1. Pojazdy - możliwość dodawania i edytowania podstawowych danych pojazdu, takich jak marka, model, numer rejestracyjny, numer VIN, rok produkcji, oraz dodatkowych notatek - kategoryzacja pojazd&oacute;w: wyb&oacute;r rodzaju pojazdu, co ułatwia segmentację i zarządzanie flotą - status pojazdu: oznaczenie pojazdu jako aktywnego lub nieaktywnego w systemie - miniatury pojazd&oacute;w: możliwość dodania miniatury pojazdu dla łatwej identyfikacji - zarządzanie widocznością pojazd&oacute;w: opcje pokazywania lub ukrywania pojazd&oacute;w w r&oacute;żnych widokach systemu (np. awizacje, przebiegi roczne) 2. Ważne terminy - przeglądy i ubezpieczenia: możliwość śledzenia termin&oacute;w ważnych dokument&oacute;w i przegląd&oacute;w, takich jak przegląd techniczny, ubezpieczenie 3. Wyposażenie pojazd&oacute;w Rejestrowanie dostępnych element&oacute;w wyposażenia, takich jak gaśnice, kliny, łańcuchy, pasy, klucze, podnośnik itp. 4. Tagi i klasyfikacja - tagowanie: możliwość dodawania tag&oacute;w do pojazd&oacute;w, co ułatwia ich wyszukiwanie oraz grupowanie w systemie Tworzenie własnych tag&oacute;w: Opcja dodawania nowych tag&oacute;w, dopasowanych do specyfiki floty 5. Zarządzanie dokumentacją - przechowywanie plik&oacute;w powiązanych z pojazdem (np. polisy ubezpieczeniowe, dowody rejestracyjne). 6. Opony i zarządzanie ich historią - rejestracja danych opon: prowadzenie historii wymian opon, w tym daty wymiany, przebiegu, numeru opony, lokalizacji, osi, strony (lewa/prawa) oraz pozycji (zewnętrzna/wewnętrzna) 7. Historia serwis&oacute;w i koszt&oacute;w - wprowadzanie danych dotyczących typ&oacute;w serwis&oacute;w, dat, przebieg&oacute;w, kwot oraz uwag. - monitorowanie koszt&oacute;w: prowadzenie historii wszystkich koszt&oacute;w związanych z pojazdem, z możliwością przeglądu typ&oacute;w, dat, przebieg&oacute;w oraz wartości wydatk&oacute;w. System zapewnia pełną kontrolę nad flotą, minimalizując ryzyko przegapienia ważnych termin&oacute;w, a także ułatwiając śledzenie koszt&oacute;w oraz stanu technicznego pojazd&oacute;w. V. Dział zarządzania flotą pojazd&oacute;w przeznaczonych na wynajem: 1. Możliwość rezerwacji pojazdu online 2. Zarządzanie terminami wynajm&oacute;w poszczeg&oacute;lnych pojazd&oacute;w 3. Baza pojazd&oacute;w 4. Rejestrowanie termin&oacute;w i przypomnień o obsłudze pojazdu 5. Zarządzanie serwisem 6. Zarządzanie dodatkowymi kosztami Graficznie opracowany terminarz wspomagający proces wypożyczenia samochod&oacute;w firmowych, począwszy od budowania bazy klient&oacute;w (dane teleadresowe kontaktowe), rejestrowanie aktualnych status&oacute;w pojazdu po możliwość rezerwacji danego samochodu. System zawiera r&oacute;wnież wszelkie informacje wspomagające proces wydania i przyjęcia pojazdu po wynajmie (daty, stany licznik&oacute;w, poziom paliwa, uszkodzenia, standardowe wyposażenie, opcje ubezpieczenia). VI. Zarządzanie myjnią samochodową Rozwiązanie wspierające codzienne zarządzanie myjnią, w tym kontrolę stan&oacute;w płyn&oacute;w, zarządzanie kadrą oraz tworzenie grafik&oacute;w pracy. Zapewnia łatwy monitoring zasob&oacute;w, planowanie pracę zespołu oraz zapewni wysoką jakość obsługi klient&oacute;w. 1. Monitorowanie stan&oacute;w płyn&oacute;w - zarządzanie stanami środk&oacute;w chemicznych: Śledzenie poziomu dostępności r&oacute;żnych płyn&oacute;w używanych w myjni 2. Zarządzanie kadrami myjni - informacje o pracownikach myjni 3. Zarządzanie grafikiem - tworzenie grafik&oacute;w pracy: planowanie harmonogramu pracy dla pracownik&oacute;w myjni, z możliwością definiowania zmian oraz przerw - dynamiczne zarządzanie grafikami: szybkie wprowadzanie zmian w grafiku, np. w przypadku nieobecności lub dodatkowych zam&oacute;wień. 4. Rezerwacje online - możliwość wprowadzenia opcji rezerwacji wizyt w myjni przez klient&oacute;w, co zwiększa wygodę i skraca czas oczekiwania System zapewnia pełną kontrolę nad procesami zachodzącymi w myjni samochodowej, od zarządzania zasobami po organizację pracy zespołu. Umożliwia efektywne planowanie, minimalizuje ryzyko przestoj&oacute;w oraz zwiększa satysfakcję klient&oacute;w dzięki lepszej organizacji i przejrzystości działań. VII. Zarządzanie sprzedażą płyn&oacute;w: Umożliwi efektywne zarządzanie zar&oacute;wno zakupami, sprzedażą jak i dystrybucją płyn&oacute;w. Jego gł&oacute;wnym celem jest optymalizacja operacji związanych z obsługą klient&oacute;w, transportem oraz logistyką. System oferuje pełne wsparcie w zarządzaniu procesem, począwszy od zakupu i sprzedaży, aż po szczeg&oacute;łowe planowanie tras dostaw. 1. Zarządzanie zakupami płyn&oacute;w - rejestracja danych dotyczących zakup&oacute;w, w tym daty zakupu, ilości litr&oacute;w, ceny, faktury oraz statusu realizacji - możliwość dodawania uwag oraz przypisywania zakup&oacute;w do konkretnych dostaw - system oblicza średnią cenę zakupu na podstawie ostatnich pięciu transakcji, co ułatwia monitorowanie koszt&oacute;w 2. Obsługa sprzedaży i rozładunk&oacute;w - funkcjonalność umożliwi rejestrację sprzedaży, w tym daty, ilości sprzedawanego płynu oraz numeru dokumentu - możliwość przypisania sprzedanego towaru do konkretnego klienta oraz określenie, z kt&oacute;rego zbiornika dokonano wydania - obsługa nieplanowanych rozładunk&oacute;w z opcją dodania nowego klienta bezpośrednio z poziomu interfejsu 3. Część dla kierowc&oacute;w - widok na urządzeniu mobilnym dla kierowc&oacute;w, kt&oacute;ry pozwoli na bieżąco rejestrować informacje o załadunkach i rozładunkach - możliwość zamknięcia trasy, wraz z wprowadzeniem końcowych danych dotyczących licznika oraz godziny zakończenia - kierowcy mogą rejestrować tankowania, podając liczbę litr&oacute;w, nazwę stacji paliw oraz bieżący stan licznika - planowanie tras i wyświetlanie planu na dziś, jutro oraz na kolejne dni, z możliwością szybkiego reagowania na zmiany 4. Statystyki i raporty - pełna analiza statystyczna dotycząca zakup&oacute;w i sprzedaży, pozwalająca na bieżące śledzenie efektywności oraz koszt&oacute;w - generowanie raport&oacute;w dotyczących sprzedaży 5. Korzyści z wdrożenia systemu: Oszczędność czasu i redukcja koszt&oacute;w operacyjnych dzięki uporządkowaniu proces&oacute;w. Zwiększenie kontroli nad logistyką i transportem poprzez dokładne planowanie tras. Poprawa jakości obsługi klienta dzięki szybkiej reakcji na zam&oacute;wienia i możliwość elastycznego planowania dostaw. VIII. Rozbudowany system uprawnień 1. Analizy: - czasu pracy - obrotu - zysku Ostatni moduł systemu zarządzania przedsiębiorstwem kt&oacute;ry szczeg&oacute;łowo rozdziela poszczeg&oacute;lne funkcje i grupuje dane, na kt&oacute;rych podstawie administrator systemu bądź osoba upoważniona przydziela uprawnienia użytkownikom (pracownikom) w zależności od stanowiska pracy. Podstawowe założenia techniczne: 1. Oprogramowanie będzie zaimplementowane w technologii PHP. Pozostały opis przedmiotu zam&oacute;wienia w Zapytaniu ofertowym pkt. IV OPIS PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA.
Okres gwarancji: min. 2 lata
<h2>Kryteria oceny</h2>
Wartość punktowa w niniejszym kryterium obliczana będzie w spos&oacute;b następujący: = najniższa cena netto spośr&oacute;d ofert niepodlegających odrzuceniu x 70 -------------------------------- cena netto zaproponowana w badanej ofercie Oferta może otrzymać w kryterium &bdquo;Całkowita cena netto&rdquo; maksymalnie 70 pkt
Okres gwarancji wskazany w formularzu oferty &ndash; liczba punkt&oacute;w 2 lata &ndash; 10 punkt&oacute;w 3 lata &ndash; 20 punkt&oacute;w 4 lata &ndash; 30 punkt&oacute;w Oferta może otrzymać w kryterium &bdquo;Okres gwarancji&rdquo; maksymalnie 30 punkt&oacute;w.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunk&oacute;w Umowy podpisanej z Wykonawcą zam&oacute;wienia w wyniku przeprowadzonego postępowania, jeżeli zmiana uzasadniona będzie sytuacją, kt&oacute;rej Zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć &ndash; szczeg&oacute;ły we wzorze umowy, stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Wszystkie istotne warunki udzielenia zam&oacute;wienia, ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY, WARUNKI ZMIANY POSTANOWIEŃ UMOWY ORAZ WARUNKI EWENTUALNEGO ODSTĄPIENIA OD ZAWARCIA UMOWY zostały określone we wzorze umowy, stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
</div>